Объяснительная записка. Написание, составление, структура, пример, шаблон, образец, форма, бланк, текст

Объяснительная записка — это внутренний документ организации , который объясняет определенные действия или происшествия.

Унифицированной формы данного документа нет, но руководство, по желанию, может ее утвердить . Объяснительная записка пишется работником организации в единственном экземпляре на чистом листе формата А4. В ней содержится информация о том, кто и к кому обращается, а также само объяснение ситуации.

Написана записка может быть от руки или при помощи печатной техники, главное, чтобы на ней присутствовали все имена, дата и подпись работника .

Виды

В зависимости от своего содержания и причин составления, записка может быть нескольких видов :

1. Оправдательная — содержит информацию, которая объясняет собственное поведение, совершение какого-либо действия или, наоборот, бездействия.
2. Объяснительная — сотрудник объясняет действия, от него не зависящие, которые совершили другие лица, или они сложились по определенным обстоятельствам.

Как правильно написать, чтобы избежать наказания

Большая часть успеха при написании объяснительной записки зависит от ее правильного составления , для этого нужно соблюдать несколько правил :

• не допускать большого количества лишней информации и длительных повествований, информация должна содержать полезные сведения, объясняющие ситуацию;
• не употреблять красноречивых фраз, которые оскорбляют или, наоборот, превозносят другую сторону, принявшую участие в ситуации;
• не скрывать правды и не перекладывать свою вину на кого-либо, чистосердечное признание больше располагает к себе;
• не допускать в объяснительной грамматических и орфографических ошибок и помарок, она должна быть написана на чистом белом листе, аккуратным и разборчивым почерком, документ не должен вызывать раздражение только одним своим видом.

Несмотря на то, что объяснительная не имеет унифицированного бланка, составляется она по определенным правилам :

В случае составления записки в печатном виде подпись все равно ставится от руки .

Составляться объяснительная записка может по разным причинам , чаще всего это:

• отсутствие на рабочем месте;
• совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции;
• невыполнение рабочего плана;
• в налоговую службу;
• от кассира;
• в детский сад;
• в университет;
• классному руководителю в школе;
• отсутствие на родительском собрании.

Отсутствие на рабочем месте

Одно из грубых нарушений, которое может повести за собой увольнение по статье, такой поступок обязательно сопровождается объяснительным документом . В основной части, в первом предложении указывается имя сотрудника и сколько рабочих дней он пропустил, а также даты, выпавшие на эти дни. После этого указывается причина прогула, объяснение должно быть логично связанным и правдивым. Чаще всего, не выход на работу происходит по причинам :

• проблем со здоровьем;
• ухода за одним из членов семьи;
• экстренного ремонта;
• автомобильной аварии;
• ненадлежащих погодных условий;
• временного заключения в месте лишения свободы.

Лучше всего, если записка будет подкреплена каким-либо доказательством, таким как медицинская справка, документ о ДТП или справка из ЖКО, и т.д.

Совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции

Работнику свойственно совершать ошибки, этому способствуют простые человеческие факторы , такие как усталость, плохое самочувствие, переживание, стрессы, невнимательность, проблемы в семье или отсутствие профессионализма.

Также сотрудник по каким-либо причинам может нарушить правила, которые он обязан соблюдать по своей должностной инструкции. Независимо от характера ошибки и причины ее возникновения, эту ситуацию работник обязан пояснить .

В объяснительной сначала указывается то, что было совершенно, а затем по какой причине так вышло. Все написанное должно быть понятно читателю, а объяснение — правдивым.

Невыполнение рабочего плана

Бывают ситуации, когда сотрудник не справился с установленным на определенный период объемом работы. Такая ситуация также должна быть прокомментирована работником. В объяснительной следуют указать то, с чем конкретно не справился работник, какой объем работы был указан по плану, какой был выполнен фактически.

Далее указывается, по какой причине это произошло — нехватка времени, оборудования, влияние прочих факторов или медлительность сотрудника. Также можно кратко указать свои пожелания, направленные на помощь в улучшении производительности.

В налоговую службу

Каждый отчетный период организация обязательно сдает необходимые сведения в налоговую службу , это может произойти в случаях:

• несвоевременной сдачи налоговой декларации в службу;
• выявления ошибок в декларации при написании слов или цифр;
• расхождения между данными, которые имеются в налоговой, и теми, что сданы организацией.

Объяснительная прилагается к исправленной декларации и может быть передана как лично, так и отправлена по почте. В ней нужно подробно, но в не очень большом объеме ответить на возникшие у налогового инспектора вопросы, например, почему получена данная итоговая цифра, методы расчета налогов или по какой причине были допущены ошибки.

От кассира

Работа кассира очень ответственная , так как она осуществляется в тесном контакте с денежными средствами. Поэтому, каждое ошибочное действие должно обязательно сопровождаться объяснительной и, по возможности, прикрепленными к ней доказательствами. Записка составляется в случаях:

• когда чек отбит на неверную сумму;
• осуществления возвратов на чековой ленте;
• неправильного расчета, который повлек за собой недостачу или излишки денежных средств в кассе;
• ненадлежащего ведения кассовых документов.

В основной части объяснительной указывается дата совершения ошибки, неправильная сумма, разница в данных, номера чеков, причина данного действия. Также можно указать, была ли она исправлена и каким способом. После прикрепляются подтверждающие чеки с подписями кассира, если они есть.

В детский сад

Объяснительные в детский сад родители обычно пишут в тех случаях, когда ребенок пропустил несколько дней, но не по причине больничного, или же не посещал врача, а лечился родителями самостоятельно .

Записка пишется не на имя воспитателя, а на имя директора детского сада. В ней указывается имя ребенка, сколько дней он пропустил, на какие даты они выпали и сама причина отсутствия ребенка.

В университет

Студенты часто могут отсутствовать на парах, случиться это может как по уважительной причине, так и просто по нежеланию посещать занятие. Не смотря на ситуацию, студент обязан отчитаться о своем прогуле .

Объяснительная записка пишется от имени самого студента, на имя декана или начальника отделения. В ней указывается количество пропущенных учебных дней, их даты и сама причина пропуска. Если есть какое-либо доказательство, подтверждающее написанное, например больничная справка, его необходимо приложить к документу.

Классному руководителю в школе

При пропуске учеником отдельных уроков или целых учебных дней родитель также должен написать объяснительную, в которой указывается причина данного поступка. Составляется она на имя классного руководителя, от имени родителей или опекунов. В ней указывается имя ученика, дни или наименование пропущенных уроков, дата, на которую они выпали, и, обязательно, причина прогула.

Отсутствие на родительском собрании

Многие классные руководители просят родителей своих учеников писать им объяснительные записки при отсутствии их на родительском собрании. В таком случае в ней нужно указать дату проведения собрания и причину непосещения.

Но следует помнить, что такая объяснительная не является обязательной, так как присутствие на собрании — это добровольное дело, поэтому руководитель не имеет права требовать ее или выяснять личные причины, по которым родитель не явился .

Что влечет за собой отказ от написания

Написание хорошей объяснительной записки, в первую очередь, важно для самого работника, так как она может помочь избежать или смягчить наказание, убедив начальника в серьезности ситуации.

Но в некоторых моментах сотрудник отказывается давать какие-либо объяснения по поводу своего нарушения. В таком случае составляется специальный акт об отказе написания объяснительной записки , в 2 экземплярах, один из которых уходит в отдел кадров, а второй остается у работника.

Акт составляется не только в случае отказа предоставления записки, но и если она не была написана в течение 2 дней с момента совершения проступка сотрудником. В нем указывается следующая информация :

• наименование «Акт об отказе писать объяснительную записку»;
• данные о работнике, наименование организации, занимаемая должность, ФИО;
• данные о свидетелях составления акта, которых должно быть не менее 3 человек;
• дата составления акта;
• нормативная база, поясняющая правонарушение сотрудника и обязывающая его к написанию объяснительной;
• описание ситуации, совершенное сотрудником;
• причина отказа давать какие-либо объяснения, если она есть;
• пояснение, что акт составлен в 2 экземплярах и что работник с ними ознакомлен;
• должности и подписи всех свидетелей и составляющего данный документ.

При отсутствии объяснительной записки работодатель имеет полное право наказать сотрудника соответствующим законодательству образом, вплоть до увольнения по статье.

Сроки хранения документа

Как и любой документ, объяснительная записка подписывается уполномоченными лицами и передается на хранение, чаще всего, в отдел кадров . Храниться записки могут бессрочно . Единственный момент, при истечении срока давности у нарушения необходимость в пояснениях к нему также теряют необходимость.

За любой проступок нужно отвечать, особенно если он касается нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является важным документом , который помогает прояснить ситуацию и, если возможно, оправдать работника и снизить наказание. Поэтому нужно всегда правильно и честно относиться к ее составлению.

Каждому работнику, совершившему проступок, работодатель должен дать возможность объясниться, прежде чем применить наказание. Объяснительная записка об ошибке в работе (образец приводится в статье) составляется работником в течение двух дней со дня предъявления требования её написать.

Действия работодателя, если работник совершил нарушение

Первое, что должен сделать работодатель при обнаружении нарушения со стороны работника, — зафиксировать это нарушение.

В качестве такой фиксации можно применить:

• решение комиссии (например, когда работником был совершён проступок, последствием которого стало нанесение ущерба имуществу компании);
• акт (например, при отказе от прохождения мед. обследования);
• докладная от руководителя отдела (например, в случае, когда его подчинённый не выполнил план).

Установленный порядок применения наказания предусматривает обязательное истребование объяснений от работника. В этих целях работодатель обязан попросить сотрудника написать ему объяснительную записку. Такое требование составляется в свободной форме. Его можно и не оформлять письменно, например, если работник сам готов объясниться. Но бывают конфликтные ситуации. В таких случаях работодателю рекомендуется потребовать объяснений в письменном виде.

Если работник откажется от объяснений, то после двух дней руководство вправе составить об этом акт. На основании объяснения или акта о непредоставлении объяснений руководство должно издать приказ о применении выбранного им дисциплинарного взыскания. Этот приказ в течение трёх рабочих дней нужно объявить нарушителю под подпись. В эти дни не входит отсутствие работника. Если работник откажется от ознакомления с приказом и проставления подписи на приказе, то руководству следует составить акт об этом.

Объяснительная по факту выявленных нарушений

Законодательством не установлена форма объяснения работника о совершенном им нарушении. Не установлены и требования к объяснительной. Но, исходя из сути этого документа, в нем должны быть отражены:

• данные нарушителя (И.Ф.О., должность);
• дата составления документа;
• суть нарушения;
• обстоятельства, при которых нарушение совершено;
• причины проступка.

Объяснительная (образец приводим к данной статье) составляется от первого лица в одном экземпляре. Так как этот документ составляется работником, то работодатель не вправе диктовать его текст и настаивать на включении в него каких-либо обстоятельств.

Образец объяснительной записки

Как определить, был ли проступок?

Для выявления проступка нужно определить:

• нарушены ли работником его трудовые обязанности;
• есть ли вина работника в нарушении правил.

Для того, чтобы работодатель и работник чётко понимали, кто и за что несёт ответственность, трудовые обязанности всех работников должны быть подробно описаны. Все принимающиеся на работу лица должны быть с ними ознакомлены. Трудовые обязанности фиксируются в трудовом договоре. Более подробно они могут быть отражены в индивидуальной должностной инструкции.

Какие меры могут быть приняты?

Если работодатель после получения объяснительной записки и по данным руководителя нарушителя выявит, что действительно был совершён дисциплинарный проступок, то к нарушителю могут быть приняты меры дисциплинарного взыскания.

Предусмотрены следующие виды взысканий:

• замечание (наиболее мягкое наказание);
• выговор;
• увольнение (наиболее строгое наказание).

Работодатель вправе выбрать только одно из наказаний. Уволить же работника за проступок можно только лишь в перечисленных в

Что представляет собой объяснительная директору и в каких случаях ее надо писать? Об этом будет рассказано в данной статье.

Когда пишется объяснительная записка?

Сразу стоит отметить, что объяснительная директору необходима далеко не во всех случаях. Более того, в некоторых ситуациях ее желательно и не писать вовсе. Однако такие случаи являются скорее исключением из правил. Это происходит крайне редко. О том, когда и в каких случаях оформление объяснительной записки является необходимой процедурой, будет рассказано далее.

Первая и наиболее распространенная причина - оценка уважительности мотивов, повлекших за собой проступок или дисциплинарное правонарушение работника. Проще говоря, лицо, задействованное в трудовой организации, должно с помощью объяснительной записки доказать свою причастность или непричастность к тому или иному происшествию. Стоит также отметить, что написание подобного рода документа является наиболее распространенной и официальной формой диалога между начальством и подчиненными.

Руководство требует объяснительную записку: что делать?

В компании, где трудится то или иное лицо, произошла чрезвычайная ситуация, и руководство потребовало от работников объяснений. Многие сотрудники сразу же начинают волноваться и гадать, стоит ли им составлять документ или нет. Сразу необходимо отметить: для конструктивного диалога с начальством составлять объяснительную, конечно же, стоит. Более того, работник будет иметь от этого и некоторые преимущества. Так, во-первых, появится возможность наиболее четко и ясно изложить свою позицию. А во-вторых, написание документа поможет избежать проблем в дальнейшем. Дело в том, что объяснительная директору - это своего рода защита самого себя, возможность смягчить или отдалить возможное наложение санкций. Если же объяснительная не поступит начальству на стол в течение 2 дней, то наказание будет полным и неминуемым.

Таким образом, составлять объяснительный документ все-таки стоит независимо от случившегося. Опоздание, причинение материального ущерба, ненадлежащие действия на рабочем месте и прочее - все это могло произойти совершенно случайно. Руководство дает возможность объяснить свои действия, и ее не стоит упускать.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Разобравшись с тем, что написание объяснительной является процедурой хоть и не обязательной, но желательной, стоит перейти к следующему вопросу: о ее грамотном оформлении. К сожалению, большинство граждан пишут объяснительную совершенно не по правилам. Да, зачастую на многих предприятиях оформление рассматриваемого документа не находится в приоритете. Однако это вовсе не означает, что оформлять записку можно как угодно. директору грамотно и согласно правилам? Об этом далее.

Первое, о чем необходимо поговорить, - на кого необходимо писать объяснительную. Здесь, казалось бы, все просто. Однако у большинства граждан возникают проблемы уже на первом этапе. И проблемы эти оправданы: зачастую руководство представляет собой громадный штаб, и понять, кто является непосредственным начальником, бывает не так уж и просто. Однако разобраться все-таки можно. Для этого необходимо заглянуть в специальный документ, который именуется Именно там и должно быть написано, кто же является непосредственным начальником работающего лица.

О вариантах написания объяснительной записки

Как именно необходимо писать объяснительную: на листе бумаги или на компьютере? Четких требований здесь нет. Закон не запрещает какой-то из этих вариантов. Но все же стоит указать на то, что большинство предприятий принимает объяснительные, написанные от руки. Это даже удобнее.

Естественно, написанный от руки текст должен читаться. Ведь в случае, если у руководства возникнут затруднения с идентификацией написанного, могут возникнуть проблемы.

Итак, принципиальной разницы в том, как именно оформлять документ, конечно же, нет. Но если руководство предъявляет какие-то определенные требования, то их, конечно же, лучше выполнить.

Правила оформления объяснительной записки: шапка

Напечатанная на компьютере объяснительная директору должна иметь определенную структуру. Какой она должна быть? О том, как писать объяснительную на имя директора, будет рассказано далее.

На листе справа сверху пишется, кому адресована записка и от кого она. Здесь указываются организация и подразделение, а также собственная должность и инициалы. Ниже, посередине пишется заголовок: "Объяснительная записка".

Зачастую руководство требует оформления документов в соответствии со всеми возможными и невозможными нормами. Лицам, имеющих подобное начальство, стоит взять на заметку следующее правило: шапка пишется целиком, без каких-либо пробелов. Ниже приведен образец объяснительной директору. Пример верного и неверного оформления показан наглядно.

Правила оформления объяснительной записки: основная часть

После оформления шапки стоит взяться за написание основной части документа. Что именно здесь можно посоветовать? Объяснительная на имя директора должна быть краткой, лаконичной и понятной для чтения. Стоит указать дату события, все необходимые имена и фамилии, а также относительно подробно описать причины произошедшего.

Что не стоит делать ни в коем случае? Во-первых, писать неправду. Собственное руководство недооценивать не стоит. Рано или поздно правда все равно может всплыть. Во-вторых, нельзя употреблять в записке ненормативную лексику и разного рода ненадлежащие слова. Стиль должен быть сугубо деловым и официальным. Абсолютно каждым лицом независимо от его должности должна быть при случае умело и грамотно составлена объяснительная на имя директора.

Дальнейшие действия с объяснительной запиской

С тем, как писать объяснительную на имя директора, разобраться не так уж и сложно. Далее следует понять, куда и в какие инстанции необходимо направлять составленный документ.

Как уже было сказано, работник имеет всего лишь два дня на то, чтобы составить и отослать начальству объяснительную записку. В противном случае работодатель сможет наложить на специалиста полную Написав записку, работник отдает ее в соответствующую инстанцию. Узнать о том, куда именно, можно из специальных локальных актов.

Работнику желательно писать объяснительную в двух экземплярах. Нужно это для того, чтобы в дальнейшем не поступало претензий о том, что специалист подал документ не вовремя. Ведь зачастую объяснительная может очень долго доходить до начальства. В случае если руководитель не удовлетворился показаниями работника и наложил на специалиста полную ответственность, проблема должна решаться на совершенно другом уровне - путем прямого диалога. Стоит также отметить статью 193 Трудового Кодекса РФ, в которой как раз даются все необходимые сведения о таком понятии, как объяснительная на имя директора.

Статья 193 ТК РФ: общая характеристика

Содержится в законе и другая ценная информация. Например, о том, что начальство не может возлагать ответственность на работника спустя шесть месяцев после случившегося, а также накладывать сразу несколько видов взысканий всего лишь за одно правонарушение.

О написании объяснительной записки в учебное заведение

Объяснительная записка директору учебного заведения составляется, как правило, непосредственно участником образовательного процесса. Каких-то общих четких требований здесь тоже нет. Опять-таки, каждое отдельно взятое учебное учреждение способно выдвигать свои индивидуальные требования по оформлению документа.

Объяснительная на имя директора школы составляется примерно тем же образом, что и объяснительная для работников. Шапка должна находиться справа сверху, а основная часть должна быть краткой и лаконичной. Нет особых различий и в видах объяснительных. Не имеет значения, составляется ли она за опоздание, за нарушение дисциплины или за что-либо еще.

Ошибка на работе, в зависимости от последовавших за ней событий, может стать как досадным недоразумением, так и причиной тяжелых и даже драматических последствий. Скорее всего, в порыве сиюминутного гнева, начальство не сможет, да и не захочет, слушать доводы кадровика о том, что неправильное принятое решение сотрудника и халатность в работе – совсем ни одно и то же. Когда эмоции поостынут, правильно оценить произошедшее и его первопричины поможет объяснительная записка об ошибке в работе, предусмотрительно затребованная у работника.

Нормативная база

После обнаружения или признания ошибки, специалист может услышать в свой адрес достаточно нелестных слов: и о халатности, и о штрафах, и о «плохой» статье в трудовой. Даже если руководитель настолько горяч, что начнет грозиться еще до подробного анализа ситуации, работник должен помнить о нормах законодательства, которое в большинстве случаев станет на его защиту.

В первую очередь, нужно уяснить, что Трудовой кодекс не содержит таких понятий как ошибка, халатность или штраф. Самое строгое дисциплинарное наказание – увольнение без предварительных процедур– предусматривает только п.6 ст. 81 ТК РФ за грубые нарушения трудовых обязанностей:

• Прогул;
• Пьянство;
• Разглашение сведений, составляющих тайну или персональную информацию;
• Хищение;
• Пренебрежение к охране труда.

Как видно, единственную ошибку ни под один пункт не подведешь. Для того, чтобы расставание «по статье» стало реальностью, нужно допускать оплошности в работе систематически, да еще и умышленно, п. 3 или п. 5 ст. 81 ТК.

В любом варианте, уволить сразу никто не посмеет, разрешает принимать такое решение только по итогам рассмотрения объяснительной об ошибке в работе. Тот же порядок предусмотрен при разбирательстве в степени виновности и размерах нанесенного поведением работника ущерба, ст. 247 ТК . Руководитель обязан затребовать письменное объяснение и дать сотруднику два рабочих дня на его составление. Отказ от предоставления не препятствует применению в отношении работника дисциплинарной ответственности, если он был оформлен актом и подписан свидетелями, ст. 193 ТК.

Пошаговая инструкция по подготовке объяснительной

В любой неприятной рабочей ситуации, как не было трудно возражать начальству, работнику нужно понимать, что во внимание будут брать только аргументы, изложенные на бумаге. Вот почему устные беседы хороши лишь до того момента, как начнется документальное фиксирование обстоятельств и частностей. Как только работодатель попросил расписаться в требовании об объяснении, слова сразу теряют какой-либо вес.

От того, считает ли сотрудник себя виноватым в произошедшем, или он может выдвинуть контраргументы, будет зависеть и то, как написать объяснительную об ошибке в работе. Однако, принцип ее составления один и тот же:

1. Пишем шапку. Здесь нужно определить адресата, его должность и ФИО. Вполне возможно, что документ будет перенаправлен за пределы компании, например, в ФНС или ФСС.
2. Полностью указываем ФИО и должность работника в родительном падеже.
3. Наименование бумаги «Объяснительная записка об ошибке в работе».
4. Внятно излагаем суть. Придерживаться нужно делового стиля, не допуская пустых обвинений и не подкрепленных документами утверждений. Ситуация должна быть описана объективно и подробно, но без пространных формулировок и рассуждений.
5. Предлагаем пути решения проблемы или описываем уже сделанные в этом направлении шаги. Тут же можно упомянуть о тех мероприятиях, которые были предприняты, чтобы предотвратить ошибку.
6. Делаем вывод. Окончание повествования должно содержать в себе позицию самого сотрудника по поводу виновной стороны.
7. Ставим дату и подпись

Ознакомиться с примером объяснительной можно у нас на сайте ()

После предоставления объяснительной, у работодателя есть 30 дней для рассмотрения и принятия решения о взыскании, ст. 193 ТК.

Особенности объяснительных

Если речь заходит о трудовом праве, то в нем говорится, что решение о предоставлении или непредоставлении объяснительной записки об ошибке в работе принимается работником самостоятельно. Ответственности лишь за то, что сотрудник отказался письменно объяснять свое поведение, кодекс не предусматривает.

Немного другой подход к этому вопросу у контролирующих органов. Например, Налоговый кодекс РФ предполагает финансовый штраф за отказ от предоставления пояснений. Что касается ситуаций с привлечением полиции или расследований несчастных случаев, то тут отказ от дачи показаний может обернуться уголовной ответственностью.

Нужно сказать, что объяснительные в адрес государственных инстанций обычно пишутся не от имени сотрудника, допустившего ошибку, а от имени хозяйствующего субъекта. Объяснение сотрудника, чаще всего, документ для внутреннего использования или основание для принятия кадровых решений. Как вариант, оно может стать полезным для выбора лица, из доходов которого будет удержан наложенный на компанию штраф или другой материальный ущерб.

Разъяснения в налоговую

Как известно, в России взят курс на уменьшении количества проверок для бизнеса. Но мало кто отдает себе отчет в том, что любая предоставленная в ИФНС бумага подвергается камеральной проверке. Это означает, что после сдачи отчетности налоговые инспекторы анализируют ее содержание, сопоставляют показатели внутри самого отчета и с имеющимися в распоряжении ФНС данными. Вплоть до встречных проверок.

Если выявлено расхождение, фискалы имеют право потребовать объяснений, ст. 88 НК РФ . Несмотря на то, что этот документ не является отчетом, его нужно направить инспектору в пятидневный срок, поскольку опоздание или отказ от предоставления может стоить 5000 рублей.

Есть две формы подачи объяснений:

• собственно письмо в произвольной форме с подробным описанием причин возникновения расхождений;
• Направление нового отчетного или уточняющего расчета (декларации), если отклонения стали результатом ошибки ответственного за его составление лица.

Пояснительные документы в ФСС

Если у Фонда нет вопросов к предоставленной отчетности, это не означает, что других объяснений его работники не потребуют. Чаще всего это касается обстоятельств и причин назначения соцпособий по нетрудоспособности в результате бытового травматизма.

Более строгие требования к письменным пояснениям предъявляются к предприятию, если там зафиксирован несчастный случай или факт производственного увечья. Обязательным мероприятием по расследованию этого происшествия считается сбор и анализ объяснительных от потерпевшего и свидетелей, ст. 229.2 ТК.

От того, как сам пострадавший опишет свои действия и соотнесет их с необходимостью выполнять свои должностные обязанности, будет зависеть квалификация его травмы и сумма страховых выплат. Если объяснительная не предоставлена сознательно или получить ее нет возможности, то это не станет основанием для остановки расследования. Тогда выводы будут строить на показаниях очевидцев и результатах экспертиз.

Дисциплинарное взыскание можно применить не позднее полугод после его совершения. Исключение сделали только для тех ошибок, которые выявлены при аудиторской проверке. Наказание за них может быть применено даже спустя два года, ст. 193 ТК.

Объяснительная об ошибке от бухгалтера

Бухгалтерский и налоговый учет таят в себе столько подводных камней и условностей, что редкий специалист в этой области смог избежать ошибок. Опасность этой профессии в том, что любая неточность грозит финансовыми потерями:

• Ошибка в сумме рассчитанной зарплаты – неприятности с работником, вплоть до суда;
• Занижение обязательств по налогам и сборам – неприятности и штрафы от ФНС;
• Опоздание со сроками оплаты или предоставления отчетности – административная ответственность или санкции по НК РФ.

Вот почему ответственный за допущенное нарушение бухгалтер напишет не только объяснительную записку об ошибке на работе на имя директора, но еще должен будет предоставить уточняющую отчетность.

Если трудовой договор специалиста предусматривает возмещение штрафов, вынесенных по вине конкретного бухгалтера, то сумму финансовой санкции удерживают из его зарплаты. В случае отсутствия данного пункта в контракте работника, то удержать можно только сумму среднего заработка за месяц, и только с согласия работника, ст. 137 ТК. Если бухгалтер возражает и в пояснении привел свои аргументы, то возмещение ущерба возможно только через суд.

Письменные пояснения от медсестры

Медицина — еще одна сфера, в которой специалисты всех рангов несут огромную ответственность не только как наемные работники, но и как профессионалы, влияющие на жизнь и здоровье людей. И если цена неправильно заполненных форм и журналов, обычно, невелика, то ошибки в манипуляциях и проведении процедур оборачиваются самыми тяжелыми трагедиями. Это, в равной степени, касается представителей и младшего, и среднего медпесонала.

Чаще всего, объяснения медсестры вынуждены писать по поводу жалоб пациентов или неточностей в работе. Если последствия таких ошибок не выходят за рамки организационных проблем, то письменное покаяние сотрудницы станет основанием для наложения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК) или отказа от него (ст. 192 ТК).

Более серьезные последствия потребуют расследования и могут дойти до судебного разбирательства. Тогда, уже на этапе составления объяснительной записки об ошибке в работе, нужно внимательно сопоставить действия медсестры с утвержденными Минздравом нормативами и должностными обязанностями. Необходимо также заострить внимание на том, что ситуация не стала результатом пренебрежения к своим трудовым функциям или злого умысла.

Особенность профессии медсестры состоит еще и в том, что на них возлагается большая морально-этическая ответственность за самочувствие пациентов. Нарушения в этой области может также стать предметом разбирательства и вынесения взыскания. От того, насколько аргументировано изложит свою позицию медработник, будет зависеть, достаточно ли простых извинений или нужно будет привлекать вышестоящие инстанции.

Одна из попыток определения профессиональной ошибки гласит, что это форма добросовестного заблуждения при выполнении должностных обязанностей. Из этого следует, что человек не преследовал цель навредить и даже не предполагал такого развития событий. И если работнику удается составить объяснительную записку так, чтобы работодатель не усомнился в его искренности, то и наказание, обычно, применяется наиболее щадящее или не применяется вообще.

Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами. Защита в суде, подготовка претензий и других нормативных документов в регулирующие органы.

В жизни любого работника может случиться ситуация, из-за которой он опаздывает на работу, не может выйти на службу или выполнить обязанности надлежащим образом.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Причины, повлёкшие такие нарушения, могут быть уважительными либо неуважительными. Решение будет приниматься на основе представленных объяснений работника.

Ситуацию, повлекшую возникновение подобных нарушений, работник должен изложить в письменном виде.

Для этого он оформляет объяснительную записку. Данный документ может быть оправдательным или пояснительным.

Обратите внимание, что объяснительная записка – официальный документ, который оформляется определённым образом. В нем указывается информация, которая объясняет причины допущенного нарушения.

Ее основное значение – дать возможность работнику представить ситуацию его глазами, рассказать о случившемся и по возможности оправдать себя.

Общие аспекты

Объяснительная записка – это официальный документ. Ее оформление – задача сотрудника, допустившего нарушения. Именно он заинтересован в том, чтобы документ был составлен правильно.

На основании записки будет принято решение, стоит ли накладывать меры взыскания на работника. Грамотное изложение позволит объяснить руководителю причины совершенного нарушения.

По результатам рассмотрения записки работника принимается решение о его вине или невиновности. В первом случае к нему будут применены меры дисциплинарного взыскания.

Именно поэтому надо серьезно отнестись к процессу оформления записки. Передача данного документа может носить обязательный характер в случаях, предусмотренных в законодательстве.

В иных ситуациях работодатель дает возможность работнику объяснить ситуацию, изложив ее в письменном виде, не в силу предписания норм права, а по собственной инициативе.

Если сотрудника при этом волнует вопрос: «Обязан ли я писать объяснительную?» — ему следует знать, что данные действия – это его право.

Что это такое

Понятие «объяснительная записка» в законодательстве отсутствует. В соответствии с действующим ТК РФ речь идет о «затребовании объяснений в письменном виде».

В частности, работник предоставляет их при совершении неправомерных поступков, нарушении трудовой дисциплины, неисполнении обязанностей и пр.

При этом объяснения не могут быть представлены в устном виде. Данную записку оформляют не только при совершении дисциплинарного проступка, но и в некоторых иных случаях.

Всех их объединяет «необходимости оправдаться». Так, объяснительная записка потребуется при расследовании причинения ущерба имуществу работодателя.

Важно понять отличительную особенность данного документа. В нем просто излагается произошедший случай в письменном виде.

Работник не делает каких-либо заявлений и не просит разобраться в спорной ситуации. В этом и есть отличие объяснительной записки от прочих служебных документов, например, докладной или заявления.

Какие могут быть основания

Мы уже упоминали о том, что работник предоставляет объяснительную при проведении расследования дисциплинарного проступка.

Она позволяет взглянуть на ситуацию глазами работниками и вынести объективное решение по его виновности или невиновности в совершении деяния.

Обратите внимание, что работник не обязан писать записку. Однако именно он заинтересован в том, чтобы оправдать себя.

Если сотрудника заставляют писать объяснительную на работе, то он может пожаловаться в надзорные инстанции.

Данный документ формируется, например, при опоздании на работу, прогуле, невыполнении своих обязанностей или их ненадлежащей реализации, повреждении имущества работодателя и пр.

Правовая база

В данной норме определено, что истребование от работника письменного объяснения для выявления причины образования ущерба является обязательным.

Если же сотрудник отказывается писать или уклоняется от передачи этого документа работодателю, то составляется соответствующий акт. Сама форма объяснительной записки не была утверждена на государственном уровне.

Как грамотно написать объяснительную на работе

Объяснительная записка – это специфичная форма делового документа. На нее распространяются правила формирования данного вида актов.

Их соблюдение не является обязанностью для самого работника, но таким образом выше вероятность того, что документ будет подготовлен грамотно и принесет ожидаемую пользу.

Объяснительная записка оформляется на листе формата А4. Работник должен использовать деловой стиль изложения.

В «шапке» документа указывается его получатель (обычно гендиректор фирмы), а также данные самого работника, в том числе ФИО, структурное подразделение и пр.

После этого надо обязательно указать название документа, а затем писать текст записки. Изложение ситуации должно производиться корректно, грамотно, без ошибок.

Нужно ли писать в тексте объяснительной об оценке своих действий? Если работник признает наличие вины, то ему необходимо указать это, а также уточнить, что в будущем нарушений с его стороны допущено не будет.

Обычно объяснительная записка пишется от руки. Можно представлять вариант, набранный на компьютере, но к таким документам недоверчиво относятся сами работодатели.

В каких случаях пишут

Ранее мы уже упоминали о тех случаях, когда с работника может быть затребована объяснительная записка — дисциплинарный проступок, причинение материального ущерба работодателю и пр.

Нами были рассмотрены случаи, когда данный документ требуется в соответствии с предписаниями законодателя.

Но обратите внимание, что иные ситуации могут быть закреплены в локальных документах конкретного предприятия.

Данное обстоятельство должно быть оформлено документально. В противном случае, у работодателя будет отсутствовать доказательство исполнения требований закона.

Документ под названием «Требование» оформляется на фирменном бланке, регистрируется в журнале исходящей корреспонденции и предоставляет работнику под роспись.

В нем обязательно указывается дата передачи акт сотруднику фирмы. Именно она позволяет сориентироваться в сроках представления объяснения.

Что делать если работник отказывается получать требования? В данной ситуации необходимо составить акт.

За невыполнение задания

Объяснительная может быть затребована у работника по причине невыполнения задания. В такой ситуации сотруднику необходимо подробно изложить ситуацию, указать причины совершения проступка, а также предпосылки и иные факты.

Невыполнение задания может быть связано с самыми разнообразными обстоятельствами.

Если вина работника в совершении проступка отсутствует, то необходимо привести убедительные доказательства этого.

Например, можно написать, что задание не было выполнено по причине переутомления. В то же время, не следует писать, что проступок совершен из-за того, что начальник не дает .

Обязательно надо указать в объяснительной, что работник осознает последствия своего проступка, приложит усилия для исправления ситуации и впредь не допустит ее возникновение.

За ошибку

Ошибку может допустить любой работник в процессе своей трудовой деятельности. Причем от нее не застрахованы и опытные сотрудники и новоиспеченные трудящиеся.

Обычно ошибка – это последствие, которое возникает из-за определённых причин объективных и субъективных.

Видео: как написать объяснительную

Именно их должен указать работник в своей объяснительной записке. Следует раскрыть те предпосылки и обстоятельства, которые привели к возникновению ошибки.

Не стоит перекладывать ответственность на своих коллег, но и признавать свою вину, при отсутствии таковой, тоже не рекомендуем.

Следует изложить обстоятельства, которые реально имели место быть на практике.

За опоздание

Опоздание на работу – проступок. Работник должен объяснить причины его совершения. В зависимости от данных обстоятельств будет принято решение о применении мер воздействия.

Объяснительная – кадровый документ, который передается в кадровую службу или непосредственно руководителю.

В нем работник подтверждает факт опоздания, а также указывает причины. Помните о том, что систематическое опоздание может стать основанием для увольнения из-за нарушения дисциплины труда.

Итак, записку об опоздании можно разделить на 2 части:

О прогуле

Понятие «прогул» закреплено в . В соответствии с данной нормой под ним подразумевается отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всей смены или 4 часов подряд в течение одной смены.

Данный проступок может стать причиной расторжения между работником и работодателем.

Именно поэтому работник заинтересован в том, что объяснить факты, которые способствовали его совершению.

Уважительными признаются следующие причины :

• болезнь работника или его близких родственников;
• смерть члена семьи;
• авария;
• стихийное бедствие или несчастный случай.

Уважительная причина должна быть подтверждена не на словах, а реальными доказательствами.

Можно ли не писать

Обязательно ли писать работнику объяснительную записку? Нет, но мы уже упоминали, что именно он должен быть заинтересован в ее оформлении.

Работник не сможет избежать наказания по той лишь причине, что не предоставил свое объяснение. Напротив, он лишается шанса оправдаться.

Чем грозит отказ

Отказ не имеет каких-либо конкретных последствий. Другое дело, что свое мнение и видение ситуации работник не представляет.

Соответственно он сам лишает себя шанса защититься, представить собственные аргументы. Как правило, это негативным образом сказывается на решение по делу о дисциплинарном взыскании.

Отказ будет расценен, как нежелание признавать ошибку или нарушение, что не всегда будет полезно. Особенно, когда речь идет о тех ситуациях, когда вина работника абсолютно очевидна.

Пример документа

Объяснительная записка – документ, который не имеет утвержденного образца. Отсутствуют единые требования к его заполнению, содержанию и пр.

Однако для правильного формирования документа следует придерживаться правил, как писать объяснительную на работе после проверки.

Так, в ней должны содержаться следующие реквизиты:

• кому и кем адресована (сведения о руководителе и работнике);
• название акта;
• сам текст (с изложением ситуации, причин, фактов и пр.);
• приложения (необязательно), которые могут подтвердить сведения, указанные работником;
• подпись и дата.