Приказ в письменном виде. Правила оформления распоряжений

Каждое из управленческих действий начинается с приказа. Это - определенный документ распорядительного характера, издаваемый с целью решения любых задач организации (подразделения) - административных, кадровых и т. п. Приказ относится к числу стандартных документов и обладает четко регламентированной структурой. Правила его оформления изложены в ГОСТ Р 6.30-2003.

О содержимом

Касаться приказы могут чего угодно - порядка работы с документами, взаимоотношений в рабочем коллективе, поощрений либо взысканий и прочих моментов деятельности предприятия. Существует условное деление их на две большие группы - касающиеся процессов делопроизводства (их именуют приказами по основной деятельности) и по кадровым вопросам - относящиеся к личному составу. От назначения приказа зависит и ответственность за его исполнение, возлагаемая на то или иное лицо.

Составляется приказ на специальных бланках, имеющих установленную форму. Такой бланк может содержать герб РФ (если учреждение относится к федеральному уровню) либо собственную эмблему или товарный знак. К числу обязательных реквизитов приказа относится упоминание организационно-правовой формы предприятия с полным его наименованием и регистрационного номера документа, то есть того, в порядке которого приказ регистрируется в специальном журнале. Кроме того, обязательный его реквизит - число и год издания или дата подписи руководителем.

Как они выглядят?

Согласно правилам деловой переписки, бланк приказа по основной деятельности (как и любого другого) имеет поля (10 мм справа, по 20 мм сверху и снизу). В случае большого объема текста отдельные листы принято нумеровать, начиная со второго из них. Проставляется номер в центре верхней строки. Наименование "ПРИКАЗ" целиком печатается прописными буквами. Ниже ставится заголовок приказа без кавычек - это краткий ответ на вопрос о содержании документа.

Дальше излагается основание приказа. Начинают с преамбулы - причины, вызвавшей издание приказа либо события, ему предшествовавшего. Формальное начало данного абзаца обычно звучит как "В целях...", "В соответствии...", "В связи с...", "Во исполнение...". Данный пункт может содержать ссылку на тот официальный документ, что послужил основанием к изданию приказа. В завершение преамбулы ставится слово "приказываю".

Ниже идет распорядительная часть. Она формулируется предельно конкретно и содержит описания тех действий, которые предписаны документом, а также указывает исполнителя, на которого возложен контроль. Если в данной части содержится целый ряд действий, возможна, но не обязательна, их нумерация. Примера оформления приказа в данной его части не существует - каждый конкретный случай зависит от ситуации.

Другие подробности

В роли исполнителей могут выступать подразделения организации либо отдельные люди. Когда речь идет о конкретных сроках исполнения, они должны быть указаны. В случае распоряжения регулярного характера о таких сроках речь не идет. Последний пункт может содержать указание на ответственного за исполнение распоряжения. Завершается приказ подписью руководителя с указанием должности и расшифровкой.

Формулировка "довести до сведения" в приказ обычно не вносится. С данной целью документ сопровождается так называемым листом рассылки, где суть дублируется в произвольной форме с перечислением лиц, обязанных быть ознакомленными с документом. Предназначен такой лист рассылки для дальнейшей работы с приказом в отделе делопроизводства. Без него можно обойтись, если сотрудники расписываются без лишних формальностей в ознакомлении с содержимым документа.

В случае сопровождающего приказ крупного массива информации он оформляется в виде приложения. Оно может состоять из штатных расписаний, графиков, схем, инструкций либо положений. Каждое приложение обязано быть пронумеровано.

У оригиналов приказов сроки хранения - в течение пяти лет. Если речь идёт о приеме на работу и увольнении, данное время составляет 75 лет. При ликвидации организации документы передаются в городской архив.

Пример оформления приказа как такового (независимо от его назначения) вы найдете ниже.

Что такое ПОД?

Рассмотрим подробнее, какими бывают приказы, и остановимся на тех из них, что составляют тему настоящей статьи. Как уже было сказано, номенклатура подобных распоряжений делится на две части - приказы организации по основной деятельности и по личному составу. Сегодня наша задача - рассмотреть первую из категорий. Также мы обязательно предложим читателю для ознакомления образец приказа по основной деятельности.

Такие приказы относятся к числу нормативных документов локального характера, в которых находят отражения управленческие решения, затрагивающие вопросы планирования производственной и хозяйственной деятельности, финансирования, бухгалтерской отчётности, кредитования и т. п. Издает их структурное подразделение, непосредственно занятое соответствующей деятельностью. Отдельное место среди всех приказов раздела ОД (по основной деятельности) можно отвести распоряжениям административно-организационного или хозяйственного характера. Хранятся они раздельно с другими в связи с собственным сроком хранения, не превышающим 5 лет.

Как разобраться?

Порой делопроизводители испытывают сложности в отнесении приказа по ОД или по личному составу. Преодолеть данные затруднения можно, опираясь на основной принцип: если в документе идет речь о трудовых отношениях с организацией определенных лиц (увольнение и прием, командировка, отпуск и т. д.), то он относится к числу распоряжений по личному составу. Когда же говорится об организации целиком - данный приказ относится к распоряжениям по основной деятельности, даже в случае выдачи поручений конкретным работникам и обозначения определённых ответственных лиц.

Примером приказа по основной деятельности может служить документ о вступлении руководителя в должность, о возложении на него обязанностей главного бухгалтера, о наделении правом подписи и т. п. Каждая из трех разновидностей приказов относится к одной из укрупненных документальных групп, оформление которых производится внутри компании. Ниже в нашей статье мы приведем для читателя пример приказа по основной деятельности.

Градация всех приказов на ПОД (приказы по основной деятельности), ПЛС (приказы по личному составу) и ПАД (приказы по административно-хозяйственной деятельности) - общепринятое явление в сфере делопроизводства. Но тем, кто не имеет четкого представления о подобном разграничении, иногда бывает сложно понять, о какой сфере деятельности компании идёт речь и к какой группе приказов следует отнести то или иное распоряжение. Например, приказы школы по основной деятельности зачастую содержат информацию, относящуюся и к учебному процессу, и к графику отпусков педсостава.

О разных видах приказов

Чтобы внести ясность в этот вопрос, попробуем вкратце охарактеризовать каждую из групп для вычленения соответствующей сферы деятельности компании.

Группа ПЛС (по личному составу), как уже упоминалось, непосредственно связана с кадровым составом организации. Помимо "принимающих" и "увольняющих" приказов, туда входят все те, что касаются отпусков и стимулирующих распоряжений, а также дисциплинарных взысканий, отправки работников в командировки и прочих мероприятиях, связанных с деятельностью конкретных сотрудников.

В группу ПАД (административно-хозяйственная деятельность) входит вся совокупность административных распоряжений и приказов, так или иначе касающихся решения вопросов по эксплуатации хозяйственного имущества, охране, внутренней связи и транспортному обеспечению.

Если же приказ никак не относится к тематике одной из двух перечисленных групп, его можно причислить к ПОД (приказам по основной деятельности).

Подробно о ПОД

Теперь перейдем к более подробной расшифровке данной группы, то есть посмотрим, какие приказы по основной деятельности существуют на практике. Она может считаться наиболее объёмной и непредсказуемой по количеству и разнообразию затрагиваемых вопросов. Можно выделить несколько видов приказов по основной деятельности разных подгрупп - приказы структурного характера, нормативного характера, организационного, надзорного, отчётного, финансового, обеспечительного, информационного.

Структурные ПОД издаются с момента создания предприятия. Их содержание отражает видение руководством структуры компании и принятые для ее формирования мероприятия. В данную группу входят все распоряжения, касающиеся важных преобразований, слияний, расширений и т. д.

Под нормативными ПОД понимаются те распоряжения руководства, которые направлены на упорядочение производственной деятельности. Приказом данного раздела бывают утверждены любые внутренние (касающиеся трудового распорядка, положений о премировании и командировках, вопросов оплаты труда, способа учета рабочего времени и т. п.) Сюда же относится всё многообразие инструкций, методических разработок и пр. Для наглядности мы помещаем ниже образец приказа по основной деятельности данной категории.

Какими еще они бывают?

Организационные приказы по основной деятельности состоят из распоряжений, утверждающих штатное расписание, регламентирующих создание структурных подразделений, назначающих состав комиссии для расследования несчастных случаев на производстве и прочих аналогичных актов.

Задача надзорных ПОД, как видно из названия, состоит в обеспечении контрольно-надзорных функций в компании. В качестве примера можно назвать проведение инвентаризации и обязательства по составлению годовой финансовой отчётности, назначение контрольных мероприятий, касающихся охраны труда, регулирование вопросов аттестации кадров и т. д.

ПОД, относящиеся к отчётным, имеют место чаще всего в крупных холдинговых компаниях. В таких организациях, кроме стандартной бухгалтерской отчётности, существует множество и других видов документации финансового, управленческого, статистического, аналитического характера. Подобные распоряжения регламентируют периодичность разных видов отчётов, уточняют назначение исполнителей и ответственных лиц. Порой приказы из этой группы пересекаются по своему содержимому с предыдущей (надзорной) подгруппой.

Другие виды приказов по основной деятельности

ПОД финансового характера относятся к материальной сфере деятельности организации. Их содержание касается стратегии компании в данном вопросе, решений руководства по основным денежным вопросам, видах и формах инвестиций и т. п.

Обеспечительные ПОД. С их помощью администрация ведёт решение вопросов, относящихся к материально-техническому обеспечению деятельности, организует снабжение и регулирует прочие подобные моменты.

ПОД информационного характера могут затрагивать самый широкий спектр решений и вопросов. Именно сюда попадают приказы, например, об организации работы архива или введении в действие графика документооборота, а также множество им подобных.

по основной деятельности?

Как же выглядит типичный ПОД? В своём общем виде формы приказов по основной деятельности достаточно стандартны и состоят из трех компонентов:

Заглавной части, содержащей, кроме наименования компании, название самого документа с датой и номером.
Содержательного раздела с описанием ситуации и соответствующим распоряжением руководства.
Завершающей части, обычно представляющей из себя подписи руководства и прочих лиц, имеющие ознакомительный либо согласовательный характер.

Подобную форму имеют практически все приказы по основной деятельности. Структура их аналогична вышеуказанной. Различия касаются лишь названия и содержания 2-го пункта.

Как нумеруются ПОД?

Процесс присвоения приказу порядкового номера законодательством не регламентирован. В целом принята раздельная нумерация ПОД отдельно от других категорий - ПЛС и ПАД. Отсчет начинается с наступлением нового календарного года. Подобная система нумерации даёт возможность не только навести порядок в журнале приказов по основной деятельности, но и позволяет быстро находить любой нужный приказ по его номеру среди огромного количества управленческих документов организации.

Холдинги масштабного характера, документооборот которых весьма значителен и разнообразен, могут разработать свою собственную систему нумерации документов, правила которой бывают изложены и закреплены в специально изданном локальном акте, содержащем образец приказа по основной деятельности компании. Таким образом на предприятии может существовать своя собственная единая для всех его подразделений система нумерации распорядительных документов.

В таких случаях характерный признак - присвоение номеров, имеющих сложный состав, индексы после дефиса или разделительной черты. Те, кого интересует расшифровка значения каждого индекса, могут ознакомиться со специальной имеющейся на этот счёт отдельной инструкцией либо локальным актом.

Имея представление о том, как выглядит образец приказа по основной деятельности, читателю будет легче сориентироваться в бесконечном море деловой документации, особенно в ситуации защиты собственных трудовых прав.

После предоставления уполномоченному должностному лицу заявления о вступлении в должность, и удостоверения этого заявления руководителем организации, требуется сформировать соответствующий документ, официально удостоверяющий факт трудоустройства.

Таковым будет приказ.

Приказ о приёме на работу – это основной документ, выражающий согласие руководителя организации в официальной форме. Регулируется нормами статьи 68 ТК РФ. Этот документ всегда издается на юридических основаниях, которыми, в данном случае, выступает заявление претендента на должность.

Статья 68. Оформление приема на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

После выхода приказа, просьба изъявленная заявителем считается удовлетворённой. Так же выход документа определяет начало процесса оформления трудовых отношений и разрешение приступить к должностным обязанностям.

СПРАВКА: Независимо от наличия электронного вида документа, обязательно требуются для хранения их оригиналы на бумажном носителе.

Какие существуют формы документа?

Приказы составляются и оформляются при использовании типовых форм, утверждённых Госкомстатом РФ 5.01.04 г, под № 1 .

При приёме на работу используются формы Т-1 и Т-1а.

Если оформление проводится переводом с одной должности на другую, используется форма Т-5.

Фото

Ознакомьтесь как выглядит фото приказа о приеме на работу.

Журнал регистрации приказов о приёме на работу

Каждая организация, независимо от формы собственности и статуса учредителя, обязана вести журнал, где регистрируются приказы. Журнал имеет вид книги и специализированную форму, в которой расположена таблица с колонками, в которые вносятся сведения о каждом документе:

порядковый номер записи;
дата внесения;
номер приказа;
вид (о приёме, увольнении, переводе и т.п.);
Ф.И.О. сотрудника;
табельный номер работника;
основание (ссылка на заявление, договор и т.п.).

Листы в журнале должны быть соблюдать нумерацию, а журнал опломбирован и прошнурован. Опломбировка удостоверяется штампом или печатью, с указанием должности или фамилии лица, проводившего опломбировку.

В небольших компаниях допустимо вести такие журналы, изготовленные самостоятельно. В крупных организациях и учреждениях целесообразно приобрести готовые бланки журналов. Когда все страницы журнала будут заполнены, заводится новый экземпляр, а старый убирается на хранение в архив.

На фото пример документа:

Как оформить приказ о приеме на работу по форме Т-1а?

Эту форму приказа удобно использовать индивидуальным предпринимателям и учредителям, которые набирают рабочих бригадным методом.

В начале формы даются:

реквизиты приказа;
дата выхода;
общие сведения о работодателе: наименование и код.

табельный номер;
фамилия, имя, отчество;
должность с указанием разряда и подразделение;
тарифная ставка, оклад, с надбавками;
основание приказа (трудовой договор);
дата выхода на работу;
условия приёма на работу, период, наличие испытательного срока.

Многие не знают о том, ставится ли печать на приказе о приеме на работу. Последняя колонка в таблице отводится для проставления подписи каждого из работников, об ознакомлении его с приказом. Работодатель подписывает приказ внизу, под таблицей, и удостоверяет его печатью. Ниже вы можете скачать образец и шаблон приказа о приеме на работу.

Как оформить приказ о приеме на работу — смотрите в видео ниже:

Где и какой срок хранятся документы?

Приказы передаются в отдел кадров, где подшиваются в отдельную папку по годам выхода.

Хранятся в несгораемом шкафу, как и прочие документы, относящиеся к повышенной степени сохранности.

Из отдела кадров в архив они могут передаваться только по прошествии 5 лет.

Впоследствии в архиве они должны сохраняться 75 лет. В прошествии данного срока – уничтожаются в установленном законодательством порядке.

ВНИМАНИЕ: Любые нарушения работодателя или уполномоченного должностного лица, в сторону оформления работников, могут рассматриваться административным нарушением по статье 5.27 КоАП РФ , с уплатой штрафа от 10 до 100 000 рублей.

Заключение

Трудовое законодательство предусматривает нормы, которые предъявляются к составлению приказов о трудоустройстве сотрудников, а так же – к регламенту хранения и регистрации кадровых документов.

Если директору (или собственно любому должностному лицу) предстоит командировка, он внезапно заболел или возникла иная причина его временного отсутствия на рабочем месте, то пришло время составить приказ на временное исполнение обязанностей. Требуется издать приказ на замещение даже в случае совсем небольшого отпуска, потому что существует такое понятие как правомерность подписания документов первым (вторым) лицом организации. [...]

Бывают случаи, когда требуется составить приказ о внесении изменений в приказ, уже изданный и в полной мере действующий. Эта тема достаточно пересекается с другой – как оформить приказ об отмене приказа. О порядке составления и оформления приказов по основной деятельности и действиях по их согласованию и регистрации уже детально было изложено в отдельных статьях. В [...]

Для разрешения оперативных вопросов руководитель организации может издавать распоряжение (образец оформления приведен ниже). Распоряжение обычно затрагивает интересы небольшого числа работников, имеет ограниченный и обозримый срок действия. Подготовка и оформление распоряжения проводится почти так же как приказов по основной деятельности, а также имеет смысл прочитать публикацию о порядке согласования и регистрации приказов. Все эти вопросы были [...]

Давайте рассмотрим, как правильно составить приказ об отмене другого приказа. В практической деятельности может возникнуть ситуация, когда требуется отменить или внести изменения в приказ организации (отдельный его пункт). Данные действия возможно произвести только изданием другого приказа. При этом требования к оформлению стандартные – используют бланк приказа с установленным комплексом реквизитов, следуют заведенному порядку составления, согласования [...]

В идеальном случае инструкция по делопроизводству должна быть разработана и утверждена приказом руководителя в каждой организации, даже в небольших фирмах. Так как она устанавливает: внутренние правила работы с документами в соответствии с действующими законодательными и правовыми нормативными актами, ответственность за работу с документами. Поэтому инструкция по делопроизводству предназначена для всех сотрудников организации, работающих с документами, [...]

Приказ о проведении инвентаризации составляется по единому образцу, в котором в обязательном порядке всегда должна отражаться информация: Состав инвентаризационной комиссии, Что конкретно подлежит инвентаризации – имущество, обязательства, Срок проведения – дата начала и окончания, Причина – проверка, переоценка, смена материально-ответственного лица и др., Срок поступления материалов по инвентаризации в бухгалтерию.

Приказной документ представляет собой правовой акт , который издается со стороны руководителя управленческого органа, действующий в целях решения любых оперативных задач, которые перед ним стоят. Подготовка этих бумаг осуществляется на основании поручения генерального руководителя в адрес руководителя отдельных подразделений.

В отдельных ситуациях, которые являются наиболее сложными, может происходить создание дополнительных комиссий, членами которых являются представители нескольких отделов.

Так как задачи могут носить основной и оперативный характер, то приказные документы такого направления могут классифицироваться по двум типам :

основной деятельности , которые издаются в рамках исполнения основных организационных и стратегических задач;
административной и организационной работе – такие приказы относятся непосредственно к оперативным и хозяйственным вопросам.

Нередко у специалистов в сфере делопроизводства появляются сложности касательно того, куда отнести этот документ – к локальным актам или к бумагам по личному составу. Ключевой принцип функционирования является следующим : если документация способствует регулированию трудовых отношений между фирмой и конкретными сотрудниками, то можно отнести документ к личному составу.

Если речь ведется о компании в целом, то это нормативный акт об основной деятельности компании, даже если в нем названы ответственные лица и имеются персональные поручения для определенных сотрудников.

Рассмотрим несколько разновидностей приказов по основной деятельности, к перечню относятся следующие распорядительные бумаги о:

вступлении руководителя в должность;
возложении на главного начальника определенных обязанностей;
назначении временного руководителя, который будет занимать должность в течение определенного кратковременного периода;
наделении правом подписи;
назначении ответственного лица за операции по хранению, учету, выдаче трудовых книг;
утверждении штатного расписания рабочего времени;
формировании подразделения, которое будет функционировать обособленно;
вводе в действие новой редакции инструктажа и внутренних правил;
вариантах выдачи сотрудникам трудовых книг;
обеспечении защиты и охраны конфиденциальных материалов;
применении сотовой связи;
факте утверждения перечня материально ответственных сотрудников;
формировании соглашений, связанных с полной материальной ответственностью;
графике работы по выходным и некоторым предпраздничным дням.

Это далеко не весь список распоряжений, существующих в рамках деятельности предприятий в настоящее время. Но есть несколько иных признаков классификации , которые применяются на практике достаточно часто.

По функциональному назначению :

по вопросам ежедневной работы организации – об утверждении нормативно-правовой документации, о формировании структурных элементов, о подготовке рабочих мест;
по задачам, возникающим внезапно – об организации ликвидационных вопросов, по итогам внеплановых проверок, об отстранении сотрудников от рабочей деятельности;
по кадровому составу – об основных задачах, связанных с управленческой деятельностью и менеджментом, о распределении обязательств между сотрудниками.

Как оформляется

Закрепление набора требований относительно ряда документации, отнесенных к категории организационно-распорядительных моментов, наблюдается в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003.

В рамках этой бумаги указывается состав реквизитов, а также требования к их оформлению. Здесь же размещены и схемы расположения основных реквизитов. Тело документа обычно содержит несколько пунктов :

название компании;
наименование документа;
регистрационный номер, дата, в которую происходит составление;
тема распоряжения;
текст приказной бумаги;
место, в котором будет стоять подпись ответственного лица, а также указание его инициалов и должности;
отметка об исполнителе.

В случае приложения к приказу вспомогательной документации этот факт констатируется в рамках текста.

Реестр изданных приказов и журнал

Изданные на предприятии документы подлежат обязательному процессу регистрации в целях дальнейшего ведения учетных мероприятий. Что касается локальной документации, то она не только должна быть утверждена руководящим звеном, но и иметь собственный номер, под которым вносится информация в журнал, специально предназначенный для подобных целей.

Если на предприятии имеется разделение распоряжений на определенные категории, лучше сразу обеспечить им отдельную регистрацию и хранение. Это позволит избежать дополнительной затраты усилий на проведение классификации бумаг согласно срокам их действия.

В целях регистрации документа применяется специализированный журнал . Что касается законодательного уровня, он не содержит каких-либо прописанных требований к данному документу. Его смысл состоит в обеспечении возможности фиксации определенных данных:

номер регистрации;
дата, в которую документ был подписан;
название и краткая структура;
данные об ответственных лицах;
исполнительские отметки;
примечания.

Заголовок самого рассматриваемого документа должен давать четкий и детальный ответ на вопрос «О чем», в частности – «О назначении ответственного лица» или «Об утверждении правил внутреннего порядка». Суть дела должна быть отражена в одном заголовке, а точка в конце не ставится.

Что касается подготовительных мероприятий по формированию приказа, то они осуществляются в несколько стадий, и вот основные из них:

Изучение существа вопроса, обеспечение сбора необходимого набора сведений . Это нужно для того, чтобы создать мощную базу для дальнейшего формирования приказа.
Подготовка проекта . Составляется «скелет», прописывается текст, разъясняется и определяется основная суть документа.
Согласование . Происходит обсуждение бумаги с представителями отдельных звеньев организации.
Подписание бумаги со стороны руководителя . Руководитель подписывает документ, и это значит, что с данного момента он вступает в силу и начинает действовать.

Таким образом, составление документа – простой, но длительный процесс, который требует определенного количества времени и внимания.

Инструкция по созданию и отправке на согласование приказа по основной деятельности представлена ниже.

Из каких частей состоит

В классическом представлении текст приказа включает в себя в основном два структурных элемента :

Констатирующая часть . Здесь происходит обоснование распорядительных мероприятий. В качестве основного объяснения может выступать необходимость реализации поставленных целей, а также определенные нормативные акты. Если действия, которые осуществляются, не нуждаются в каком-либо пояснении, распорядительная часть может быть опущена.
Распорядительный элемент . Здесь речь идет непосредственно о поручениях. Она начинается со слова «Приказываю», которое указывается прописными буквами в отдельной строке, начинающейся от границы левого поля.

Данная часть подразделяется на пункты, их нумерация осуществляется посредством арабских цифр. Каждый из элементов структуры должен давать четкий ответ на ключевые вопросы «зачем?», «что?», «кому?», «как?», «когда?», «почему?». Если все эти ответы будут даны, приказ можно считать действительным и актуальным.

Основные реквизиты

Оформление приказной бумаги производится на специальном бланке, традиционно этот документ включает в себя определенный набор реквизитов :

постоянные элементы единого бланка – эмблема, название фирмы, описание типа документации;
переменные данные включают в себя такие основные материалы, как дата, номер регистрационного значения, место формирования, название, текстовая часть, приложения, подпись, визы.

Это основа, которую должен знать любой специалист, принимающийся за составление этой уникальной бумаги.

Для чего создается

Приказ по основной деятельности выступает в качестве основного и неотъемлемого элемента любой организационно-распорядительной документации. Ни одна компания не в состоянии обойтись без этой бумаги. Ведь в первую очередь она выступает в качестве эффективного метода обозначения задач, а во вторую – является мощным способом контроля.

Создатели, формируя данный приказ, получают отлаженную коммерческую и хозяйственную деятельность, а исполнители обзаводятся надежной и последовательной инструкцией о мероприятиях, которые следует выполнять.

Образец документа

Документ составляется логично и последовательно , важно, чтобы в него был включен каждый нужный пункт во избежание возникновения лишних вопросов. Мы рассмотрим образец самого простого приказного документа, который может встречаться на практике и используется достаточно часто.

Организационно-правовая форма предприятия указывается сверху посередине, а затем следует описание названия компании.
Далее пишется, что это ПРИКАЗ – заглавными буквами посередине следующей строки. Слева под этим словом проставляется дата, а на следующей строке по центру – название города, в котором он составляется.
Следующий пункт – название приказа, которое начинается с предлога «о» или «об». Строкой ниже пишется, что «в целях совершенствования документооборота» или «для повышения эффективности труда», а затем с новой строки заглавными буквами прописывается слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
Далее отмечается действие, которое необходимо совершить персоналу по распоряжению составителя. Например, разработать проект новой инструкции, создать новое штатное расписание, опробовать внедрение новых технологий производства и так далее. До этого обязательно указывается имя работника или имена группы работников, которым поручается проведение данного мероприятия.
Далее следует подпись и указание должности составителя, например – генеральный директор, начальный управления, старший менеджер и так далее.

Таким образом, документ имеет достаточно простую структуру , поэтому составляется достаточно быстро и просто. Это лишь классический образец, и поскольку унифицированной формы бумаги не существует, в разных компаниях могут составляться другие разновидности приказов.

Особенности для административно-хозяйственного отдела

Административно-хозяйственный отдел является важным структурным звеном в любой организации. В рамках ведения коммерческой и хозяйственной деятельности у специалистов возникает несколько основных вопросов. Например, один из них заключается в том, есть ли необходимость регистрации АХО и основной деятельности по отдельности.

На самом деле, точный ответ может дать только организация, ведь подобные мероприятия происходят строго в соответствии с ее решением. Тем не менее, делать это желательно, ведь приказные документы по Основной деятельности хранятся на постоянной основе, а приказы для административно-хозяйственного отдела действуют всего 5 лет.

Хранение, нумерация, ответственность

Правильное хранение документации в течение нужного времени – залог успеха развития фирмы. Сначала информация лежит на предприятии «под рукой» у ответственного сотрудника, а спустя определенное время она отправляется в архив, где подлежит хранения 75 лет .

Такой длительный срок связан с особой ценностью этой бумаги для масштаба деятельности компании. Страницы распоряжения подлежат нумерации, как и в любом другом документе. Ответственность за сохранность бумаги и за указание в ней тех или иных данных возложена на генерального директора фирмы, а также на высших специалистов отдельных подразделений.

Сроки хранения и учет кадровых приказов есть на данном видео.

Руководитель компании может издавать распоряжения для того, чтобы проводить разрешение оперативных вопросов. Ниже вы можете найти образец оформления такого распоряжения. Как правило, такой документ касается интересов лишь небольшого количества сотрудников, а срок действия его ограничен.

Подготовить и оформить распоряжение можно практически в том же порядке, что аналогичные действия касательно , кроме того, имеет смысл ознакомиться со статьей о порядке . Эти вопросы уже были подробно рассмотрены на нашем ресурсе, и вы сможете легко найти интересующую вас информацию. Поэтому, не будем повторяться, а в случае необходимости вы сможете ознакомиться с данными по приведенным выше ссылкам на соответствующие публикации.

В данной статье мы поговорим о том, как составляются и оформляются распоряжения. Поскольку порядок работы с этими документами аналогичен действиям, проводимым с приказами, мы обсудим только различия.

Распоряжения оформляют на специальном . Первая часть текста этого документа должна содержать изложение причин, которые послужили для составления документа. Эту часть текста принято заканчивать словом «обязываю» или «предлагаю», написанным с новой строки или прописными буквами, то есть:

ОБЯЗЫВАЮ

ПРЕДЛАГАЮ

Также допускается печатать данные слова вразрядку и в продолжение строки. В документах федеральных органов власти подобное написание является обязательным. То есть таким образом: о б яз ы в а ю или же п р е д л а г а ю, а дальше идет основной текст. Документы также могут быть оформлены и без этих слов. В таком случае первая часть должна заканчиваться обычным двоеточием, а затем переходят непосредственно к распорядительной части документа.

Предлагаем вашему вниманию образец оформления распоряжения

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «Торонто»

(ЗАО «Торонто»)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. Мытищи

О замене регистрационного знака на служебном автомобиле Ford Focus

В связи с плохой читаемостью регистрационных знаков на автомобиле Ford Focus, которая усложняет их идентификацию,

ОБЯЗЫВАЮ:

Водителя Петракова И.Ю. оформить замену регистрационного знака на автомобиле Ford Focus № С 284 ЕТ.
Бухгалтера Молитвину Г.Л. внести изменения в данные бухгалтерского учета на основании отметки в паспорте транспортного средства данного автомобиля.
Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела обеспечения Брянского Л.А.

г. Нижнекамск

О назначении ответственных за автотранспорт лиц и выпуск автомобилей на линию в технически исправном состоянии

Для обеспечения сохранности, исправного технического состояния автомобилей и их безаварийной эксплуатации о б я з ы в а ю:

Назначить в качестве ответственных за обеспечение исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации следующих сотрудников:

Бородкина Е.С. за автомобиль Honda Civic № В 089 ОР,

Шумского Н.Т. за автомобиль Mitsubishi Lancer № Е 987 РА.

В случае служебной необходимости предоставить право управления данными автомобилями следующим сотрудниками отдела закупок:

Маркову Г.А. автомобилями Honda Civic № В 089 ОР, Mitsubishi Lancer № Е 987 РА,

Челищеву А.Д. автомобилем Honda Civic № В 089 ОР.

Назначить ответственным за проведение годового технического осмотра данных автомобилей, выпуск на линию автотранспортных средств в технически исправном состоянии, а также регистрацию автотранспорта ЗАО «Банановая роща» в органах ГИБДД специалиста отдела закупок Маркова Г.А., в его отсутствие специалиста отдела закупок Челищева А.Д.
Признать утратившими силу распоряжения ЗАО «Банановая роща» от 17.11.2011 № 62 «О назначении ответственного за автомобиль Honda Civic», от 03.03.2012 № 17 «О предоставлении права управления автомобилем Mitsubishi Lancer».
Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на начальника отдела закупок Пальчикова В.В.

Мы уверены, что предложенные примеры распоряжения помогут вам с легкостью составить свой собственный документ, в соответствии с конкретными условиями вашей организации.