Какая форма у упд как называется. Переход на упд

Универсальный передаточный документ, полученный от поставщика, подтверждает расходы по налогу на прибыль, обосновывает вычет НДС, на основании него проводятся операции в бухгалтерском учете. Однако существует ряд ситуаций, когда без счета-фактуры компаниям не обойтись

У компаний на общем режиме появилась возможность сократить с помощью универсального передаточного документа (далее - УПД) количество документов, которыми оформляется ряд сделок. Форма этого документа была разработана ФНС России и рекомендована к применению (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Практика показала, что его использование иногда создает для фирм ситуации, сопряженные с налоговыми рисками.

Реквизиты в универсальном передаточном документе

Возможны два значения статуса в универсальном передаточном документе: "1" и "2".

"1" - УПД заменяет счет-фактуру и передаточный акт;

"2" - УПД заменяет только передаточный акт (т.е. является первичкой).

УПД со статусом "2" предполагает наличие еще и счета-фактуры, поскольку в этом случае УПД просто унифицирует форму первичного документа, оформляющего факт хозяйственной деятельности.

ФНС России разрешает компаниям вносить в УПД дополнительные реквизиты и подстраивать его под себя (письмо ФНС России от 24.01.2014 № ЕД-4-15/1121@), рассчитывая на массовое его распространение.

Напомним, что Минфин России обязывал налогоплательщиков придерживаться утвержденной формы счета-фактуры (пост. Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137), при этом позволяя лишь вносить дополнительную информацию (письма Минфина России от 30.10.2012 № 03-07-09/146, от 15.08.2012 № 03-07-09/118, ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 26.01.2012 № ЕД-4-3/1193).

Тем, кто решил разработать УПД самостоятельно, стоит обратить внимание: в пункте 1 статьи 169 Налогового кодекса указано, что только счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм НДС к вычету (п. 1 ст. 169 НК РФ). Косвенно это подтверждает и норма пункта 1 статьи 172 Кодекса. В ней, в частности, сказано, что вычет НДС производится на основании счетов-фактур, выставленных продавцами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом. При этом перечень таких ситуаций ограничен, все они перечислены в пунктах 3, 6-8 статьи 171 Кодекса.

Поэтому в названии УПД, даже если компания будет его дорабатывать для себя, должно обязательно присутствовать слово "счет-фактура" наряду со всеми обязательными реквизитами, указанными в статье 169 Налогового кодекса.

Сложности перехода на использование УПД

Что же мешает всем без исключения перейти на использование универсального передаточного документа? Ведь на первый взгляд достоинства очевидны:

• упрощение документооборота, что, безусловно, отразится на экономии времени подготовки документов и снижении расходов на бумагу и проч.;
• стандартизация оформления операций (если раньше работники должны были знать особенности заполнения форм ТОРГ-12, ОС-1, М-15,
• то теперь все их можно свести к одному документу);
• сокращение ошибок в документах (при оформлении двух документов, да еще и разными лицами, возможны расхождения в наименовании товаров, работ, услуг, количественных показателях).

Однако существуют ситуации, когда для целей бухгалтерского учета документ составлять не требуется, а для правильного расчета НДС это необходимо. Например:

• при авансах. В данном случае получатель предоплаты выставляет авансовый счет-фактуру, а каких-либо бухгалтерских документов к нему не будет (платежное поручение и выписка банка в данном случае не рассматриваются, потому что на их основании в бухучете отражается поступление денег). Следовательно, выставить УПД на аванс не получится;
• корректировка показателей в случае изменения стоимости отгруженных товаров, переданных имущественных прав. При оформлении комплекта документов "ТОРГ 12 + счет-фактура" в бухгалтерском учете накладная не меняется, а составляется документ на разницу показателей, а в налоговом учете для НДС выписывают корректировочный счет-фактуру. Но если отгрузка оформлена с помощью УПД, то скорректировать данные не получится по вышеуказанной причине. ФНС России считает, что при изменении стоимости отгруженных товаров, в том числе из-за изменения цены и (или) изменения количества (объема) отгруженных товаров, выписывают корректировочный счет-фактуру. А изменения в первоначальные первичные учетные документы, в том числе в универсальный передаточный документ, по обычаям делового оборота, не вносят. В целях налогообложения прибыли необходимо составить первичные документы (кредит-ноты, авизо и др.) (письмо Минфина России от 19.12.2006 № 07-05-06/302);
• исправления в документе. Если возникает необходимость внести исправления, то при традиционном оформлении нужно составить новый счет-фактуру по той же форме и с тем же номером и датой, что и неверно составленный документ, но уже с корректными данными. В специальной строке 1а такого счета-фактуры следует указать порядковый номер и дату исправления. Ошибки в первичном учетном документе (например, ТОРГ-12) исправляют проще: неверная сумма зачеркивается и рядом пишется правильная, указывается дата исправления и ставится подпись руководителя организации или предпринимателя с расшифровкой (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Таким образом, универсальный передаточный документ не всегда сможет заменить счет-фактуру.

Помимо вышеуказанных ситуаций, при использовании УПД возрастает цена ошибки в первичном документе. Так, если ошибка допущена в УПД, то компания рискует одновременно не получить вычет по НДС, а также не принять в расходы по налогу на прибыль. В то время как при традиционном формате "первичный документ + счет-фактура" ошибка в одном из документов влечет за собой налоговые риски лишь по одному из налогов.

Еще один нюанс — нумерация универсальных передаточных документов. По всем счетам-фактурам (в т.ч. на аванс, корректировочным) чиновники настаивают на единой сквозной нумерации (письма Минфина России от 16.10.2012 № 03-07-11/427, от 10.08.2012 № 03-07-11/284). Получается, что для сохранения принципа хронологической нумерации счетов-фактур нужно иметь сквозную нумерацию УПД и счетов-фактур на авансы. Однако в случае, когда выписывают УПД со статусом "2", ему не соответствует ни один счет-фактура. То есть требование хронологической регистрации счетов-фактур не выполняется. В то же время нарушение порядка нумерации счетов-фактур не может являться основанием для отказа в вычете НДС. И из положенийНалогового кодекса (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ) следует, и Минфин России в своих разъяснениях (письма Минфина России от 11.10.2013 № 03-07-09/42466, от 22.05.2012 № 03-07-09/59) указывает, что в вычете компании откажут, если ошибка не позволяет налоговой инспекции идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю. Как видим, отсутствие хронологической нумерации в перечне ошибок, влекущих отказ в вычете, не значится. Поэтому нестыковка с хронологической нумерацией не может затруднить применение УПД.

Отметим, что момент принятия к вычету "входного" НДС в случае, когда в универсальном передаточном документе была опечатка (ошибка), остается спорным. Аналогична ситуация и с исправленным счетом-фактурой. ФНС России считает (письмо ФНС России от 21.04.2014 № ГД-4-3/7593), что исправленный счет-фактуру (УПД) регистрирует покупатель в книге покупок, значит, суммы НДС следует предъявлять к вычету в том налоговом периоде, в котором получен исправленный счет-фактура (УПД).

Судебной практики по поводу применения вычета по исправленному УПД в настоящее время нет, по исправленным счетам-фактурам она противоречива.

В целом после появления формы корректировочного УПД и инструкции по его применению применение УПД для оформления хозяйственных операций может стать более массовым, поскольку сейчас нерешенность вопроса внесения исправлений в документ может вызвать споры с налоговыми инспекторами при проверке, а как следствие - отказ в вычете НДС, снятии расходов и штрафы.

Если в УПД техническая ошибка

Если при составлении УПД была допущена ошибка, то компания-продавец должна составить исправленный УПД. Ведь УПД, по сути, это тот же счет-фактура, только представленный в более расширенном виде (с реквизитами, необходимыми для первичного документа). А нормативное законодательство предписывает составлять исправленные счета-фактуры в случае, если была допущена техническая, арифметическая ошибка или опечатка.

Что касается момента отражения вычета по исправленному УПД, то тут все не так однозначно. Законодательно закреплено, что первоначальный ошибочный счет-фактуру нужно сначала аннулировать, отразив показатели в книге покупок (дополнительном листе к книге покупок) со знаком "минус" (п. 9 пост. Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

А исправленные счета-фактуры следует зарегистрировать в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты.

Чиновники считают, что право на вычет НДС возникает в периоде получения исправленного документа (письма ФНС России от 21.04.2014 № ГД-4-3/7593, Минфина России от 02.11.2011 № 03-07-11/294, УФНС России по г. Москве от 06.04.2010 № 16-15/035737). Однако, на мой взгляд, право на вычет НДС по приобретенным товарам (работам, услугам) обусловлено производственным назначением, фактическим наличием приобретенных товаров (работ, услуг) и их оприходованием, в связи с чем суммы вычетов подлежат отражению в том налоговом периоде, в котором выполняются данные условия (ст. 171, 172 НК РФ). Замечу, что большинство судов считает так же (пост. Президиума ВАС РФ от 03.06.2008 № 615/08, ФАС ЦО от 10.07.2013 № А54-5298/2012). В указанных судебных решениях отмечают, что последующее исправление счетов-фактур не влияет на правомерность отражения вычетов в том налоговом периоде, в котором выполнены установленные законом условия.

В любом случае, поскольку ситуация спорная, решение принимать компаниям. Те, кто не желает спорить с налоговиками, могут принимать вычет в периоде получения исправленного УПД. Те фирмы, которые не страшатся споров с ИФНС и готовы отстаивать свою позицию в суде, могут оставлять вычет в прошлых периодах и не заниматься оформлением уточненных деклараций по НДС.

А вот если говорить о моменте принятия затрат по исправленному УПД, то тут чиновники не делают привязку к дате получения исправленного документа. Они разъясняют, что дата признания в налоговом учете расхода подтверждается информацией в первичном учетном документе (УПД) (в т.ч. исправленном в законодательно установленном порядке), определяющей фактическую дату осуществления сделки, и не зависит от даты исправления документа (письмо ФНС России от 21.04.2014 № ГД-4-3/7593).

Альбина Островская , ведущий налоговый специалист консалтинговой компании "ТаксОптима"

Применяют счет-фактуру (СЧФ). Универсальный передаточный документ (УПД) применяется значительно реже, несмотря на способность заменять собой несколько документов: СЧФ и первичную документацию БУ. Что мешает повсеместно применять УПД? Можно ли применять одновременно оба документа и в каких случаях? В каких случаях предпочтительно использовать счет-фактуру? Разберемся.

УПД и СЧФ

Счет-фактура – документ НУ. Он подтверждает отпуск товара покупателю, оказание ему услуг, производство работ по операциям, облагаемым НДС, больше нигде не применяется. Реквизиты СЧФ содержат сведения:

• о предмете сделки;
• о стране его происхождения;
• о сумме;
• о количественных характеристиках хозяйственной операции;
• о ставке налога;
• об акцизе;
• о соответствующей группе товаров;
• позволяющие идентифицировать налогоплательщиков.

Информация, содержащаяся в СЧФ, применяется для расчетов по НДС и контроля этих операций. К СЧФ при оформлении отпуска товара прилагается документ БУ: товарная накладная, акт приема-передачи и пр.

Универсальный передаточный документ (УПД) — бланк, созданный на базе СЧФ. Все сведения из СЧФ отражаются в УПД. Для удобства «зона счета-фактуры» выделена темным контуром. Помимо этого, в УПД присутствуют сведения на отпуск ТМЦ (акта, товарной накладной, частично — ТТН, документа на отпуск материалов ф. и пр.), т.е. информация, когда произведена отгрузка, кто из должностных лиц взял за нее ответственность и скрепил своей подписью, на основании какого договора произведена отгрузка.

УПД может использоваться как в БУ, так и в НУ. Характер использования помечается цифрой (1 или 2) – в левой части бланка, вверху:

1. При статусе 1 УПД исполняет роль одновременно счета-фактуры и документа, подтверждающего передачу.
2. При статусе 2 УПД заполняется только как документ БУ.

Очевидно, что СЧФ может быть заменен УПД с одновременным сокращением документооборота. Однако полного замещения в практике учета не происходит. Этому есть объективные причины.

УПД или СЧФ?

Письмом №ММВ-20-3/96 от 21-10-13 г. налоговая служба рекомендует применять УПД в учете, а применение счетов-фактур закреплено в НК РФ как обязательное. При выборе документа, фиксирующего суммы по НДС, налогоплательщики зачастую отказываются от УПД именно по той причине.

Есть и более веские поводы, указывающие, что счет-фактуру заменять УПД нецелесообразно:

1. Ограничения по формату УПД. Согласно законодательству УПД в бумажном виде может использоваться комплексно в НУ и БУ либо только как документ БУ. Исключительно как счет-фактуру его использовать можно только электронно (согласно Пр. №ММВ-7-15/155 от 24-03-16 г.).
2. Авансовые платежи. В письме №ММВ-20-3/96 зафиксированы случаи, при которых используется УПД (отгрузка товаров, передача имущественных прав, оказание услуг). Авансовые платежи в списке не упомянуты. На аванс выставляется только счет-фактура (ст. 168-3 НК РФ).
3. Корректировки. Изменения стоимости, количества ТМЦ, имущественных прав ведут к необходимости использования корректировочного счета-фактуры. В БУ обычно составляется и подписывается акт или подобный ему документ, отражающий разницу первоначальных и измененных показателей, согласие сторон на изменение условий отгрузки (т.н. кредит-нота и аналогичные ей). При использовании корректировочного УПД все эти сведения (корректировки по НДС, корректировки на разницу показателей) придется отражать в одном документе. Учитывая, что на практике ситуации хозяйственной жизни имеют множество нюансов, это может вызывать затруднения и замедлять оформление документов. Оформить два разных документа, внести в них корректировки и зарегистрировать намного проще.
4. Исправления. При необходимости исправить данные счета-фактуры выписывают новый экземпляр (Правила заполнения СЧФ, п. 7, Пост. Прав. №1137), при этом номер и дату документа менять нельзя. Исправления в бухгалтерских документах вносить проще, например, цифровую информацию просто зачеркивают, помечают дату исправления, и рядом с записью ставит подпись ответственное лицо. Как и в предыдущем случае, здесь проще использовать СЧФ и первичные документы БУ по сделке порознь.

Кроме того, структура бухгалтерской службы на некоторых предприятиях (сельскохозяйственных, производственных) предполагает использование нескольких экземпляров первичных бухгалтерских документов, например, в складском учете и сводных отчетах ответственных лиц подразделений используется одна и та же накладная. Применение УПД в этом случае не имеет смысла.

Универсальный передаточный документ, с этой точки зрения, рекомендуется применять в малом и среднем бизнесе, при наличии ограниченного числа хозяйственных операций и небольшого штата учетных работников.

Важно! Применение УПД, как и применение счетов-фактур, необходимо отразить в учетной политике организации. Целесообразно утвердить локальным нормативным актом используемую форму УПД (корректировочного УПД). При переходе на УПД в середине года следует вводить дополнения к учетной политике до начала налогового периода.

Можно ли использовать два документа одновременно?

Могут возникать ситуации, при которых встает вопрос об одновременном использовании УПД и СЧФ. Например, один контрагент требует оформить сделку счетом-фактурой и товарной накладной, а другой согласен на обмен УПД. С точки зрения законодательства, оба варианта вполне легитимны и могут применяться в одной организации.

Применение одного из вариантов оформления возможно в рамках одного договора, т.е. все отгрузки по одному договору могут, например, оформляться пакетом документов «СЧФ + накладная», а по другому договору – УПД, заполненным в соответствии со статусом «1». Разные партии в рамках одного договора могут оформляться как пакетом документов «СЧФ + первичный документ БУ», так и УПД со статусом «1» (по тексту письма №ГД-4-3/8963 ФНС от 27-05-15 г.).

В НУ эти суммы признаются и в целях расчета , одновременно с учетом по НДС.

Применение УПД не накладывает ограничений на использование в документообороте других учетных форм. Теоретически нет законодательного запрета и на использование УПД со статусом «2» с одновременным оформлением счета-фактуры.

Главное

1. УПД целесообразно применять при ограниченном документообороте и объемах хозяйственных операций.
2. СЧФ может применяться в пакете с документами БУ подтверждающего характера практически повсеместно.
3. В ряде случаев заменить счет-фактуру УПД невозможно.
4. Применение двух видов документов в рамках разных партий по договору либо в рамках разных договоров законом не запрещено.
5. В законодательстве не содержится запрета также на одновременное использование УПД и любых иных документов.

Операции по отгрузке товаров или выполнению работ и услуг должны быть оформлены соответствующей первичной документацией. Затем компания выставляет счет-фактуру, необходимую для оплаты реализации. Однако законодатели предусмотрели упрощенный порядок документооборота с применением универсальных передаточных документов.

О чем пойдет речь

Универсальный передаточный документ объединяет в себе сразу несколько бланков первичной документации, что позволяет существенно сократить издержки предприятия, а также упростить процесс документооборота между поставщиками и покупателями. Далее приведем актуальный на текущий год образец заполнения УПД (универсальный передаточный документ).

Как это работает

Ранее действовал более сложный алгоритм.

Например, НКО «Доброволь» реализовала товары, работы, услуги сторонней компании. Документацией, подтверждающей факт реализации, в данном случае является товарная накладная, которая подписывается обеими сторонами при передаче готовой продукции, товаров и прочих ТМЦ, либо акт выполненных услуг, который также подписывает заказчик и исполнитель по окончанию работ или услуг. Только после подписания накладной или акта исполнитель выставлял счет-фактуру на оплату.

Что происходит теперь? Сокращенный документооборот между компаниями выглядит так. Например, при отгрузке товара исполнитель выставляет универсальный передаточный документ вместо товарной накладной и счета-фактуры. В бланке ПД оба документа объединены. Следовательно, заказчик, получив товары, может сразу приступить к оплате. Аналогичный вариант действует и при реализации работ и услуг.

Действующий бланк универсального ПД утвержден отдельным Письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 и законом № 402-ФЗ «О бухучете».

Бланк универсального ПД

Данный бланк — всего лишь рекомендация чиновников. Компания вправе использовать иные УПД, бланки которых разработаны и утверждены в учетной политике компании. Однако при формировании индивидуальной формы передаточной документации учитывайте обязательные реквизиты для первичных документов (статья 9 закона № 402-ФЗ).

Кто и когда может применять

Форму универсальной первичной документации могут применять практически все организации и индивидуальные предприниматели, в том числе и учреждения бюджетной сферы и некоммерческие организации. Причем выбранная система налогообложение не играет никакой роли.

Применять универсальный ПД можно для отражения следующих операций:

1. При реализации товаров (готовой продукции, ТМЦ, МПЗ), выполнении работ либо при оказании услуг.
2. При передаче имущественных прав по активам.
3. При оформлении сделок по посредническим операциям.

Отдельные виды сделок и операций поименованы во втором разделе письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Правила и образец заполнения УПД

Для УПД правила заполнения утверждены во втором приложении Письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Рассмотрим основные правила:

Универсальный передаточный акт объединяет сразу несколько документов: первичную учетную бумагу и счет-фактуру, отражающую ту или иную операцию. Но в основе УПД лежит сама форма счета-фактуры, дополненная определенными реквизитами.

Все заключается в том, что налогоплательщики не могут самостоятельно разрабатывать данный тип документа в отличие от других форм документов на выполненные работы. (НК РФ ст. 169 п. 8).

На основании данного документа ведется бухгалтерский учет, списываются затраты по исчисленному налогу на полученные доходы, заявляется налоговая льгота по НДС.

Подобное объединение основных функций достаточно закономерно и вполне логично, ведь правильное оформление первичных учетных бумаг необходимо для своевременного финансового учета на предприятии.

В связи с чем, при реализации продукции с использованием подобной бумаги, предприятие имеет право объединять в ней сведения, отражающиеся в формах ТОРГ-12, М-15, ОС-1, 1-Т.

Можно ли использовать бланк УПД вместо товарной накладной?

Предъявление продавцом универсального передаточного акта вместо счета-фактуры не может служить отказом для предоставления вычета по НДС.

Документ содержит все основные данные счета-фактуры , то есть, по сути, является ее дубликатом, но при этом содержит дополнительные реквизиты остальных первичных бумаг.

В каких случаях может понадобиться вы узнаете, прочитав статью по ссылке.

В свою очередь, НК РФ не запрещено заносить в счет-фактуру другие данные, а, следовательно, УПД можно применять в качестве основания для предоставления вычета по НДС.

Преимущества передаточного универсального акта

При составлении налоговой отчетности достаточно удобно использовать подобную бумагу по следующим причинам:

• сокращаются объемы документации;
• уменьшаются трудовые затраты, ведь сокращается время на заполнение, ведение документации;
• снижается объем документов для передачи в ФНС.

Правильно заполненный УПД будет служить основанием для налогового вычета, либо может использоваться для подтверждения произведенных расходов.

• Вступительная часть практически аналогична счету-фактуре, лишь с тем отличием, что в акте имеется «Статус», несколько дополнительных граф «Код работ/продукции, услуг» и «№ п/п» и поле, где указывается количество листов документа. «Статус» предполагает на выбор два варианта: передаточный акт и счет-фактура; передаточный документ. Код «Услуг, работ/продукции» указывается: ОКУН, ОКВЭД в отношении услуг и работ; артикул продукции.
• На основании условий сделки, отражаемых в соглашении, при учете затрат применяется несколько либо одна дата, указываемая в строках 16, 1 и 11. Если согласно договору допустимо использовать все даты, то при учете НДС продавец указывает дату отгрузки (стр. 11), а приобретатель – дату приемки (стр. 16).

Даты необходимо проставить во всех строчках, чтобы не возникло вопросов со стороны налоговой.

• В строках 2 «Продавец» и 6 «Покупатель» отражается информация об участниках правоотношений. К примеру, при передаче прав на владение имуществом – пользователя и правообладателя, а при передаче произведенных работ – заказчика и подрядчика. Остальные данные, соответствующие сведениям, содержащимся в счете, заполняются с учетом требований Приложения № 1 к государственному Постановлению 1137.
• В строчке «Основание передачи» отражаются данные о финансовой деятельности и определенных условиях осуществленной сделки с указанием реквизитов договоренности, соглашения либо поручения.
• В строчке «Сведения об основном грузе и транспортировке» указываются данные транспортных документов, складских списков о перемещениях, информации о грузе (комплектации, весе и количестве).
• В строки 10 и 15 заносятся ФИО, должность и подписи соответствующих лиц. Если продукцию передает один и тот же человек, ответственный за подписание фактура, то подпись можно не проставлять, а только внести должность и инициалы.
• Строчка 12 предназначена для занесения сведений об отгрузке. Соответственно в 17 строке «Другие данные о приемке/получении» указываются данные о наличии претензий либо информация о документации.
• В строчках 18 и 13 отображается информация о должностных лицах, ответственных за правильное оформление факта финансовой деятельности с обязательным указанием ФИО.

Также УПД при необходимости можно дополнить другими строчками, к примеру, если в компании ответственность за оформление документов подобного рода лежит на нескольких лицах, разрешено внести сроки 18а и 13а с указанием подписи, инициалов и должности.

• Строчки 19 и 14 предназначены для указания названия и других реквизитов, определяющих финансовых субъектов сделки, которые составили передаточный документ. Здесь может быть отражена информация о должностном лице, ведущем бухгалтерский учет на основании соглашения либо данные об агенте, передающему другой стороне сделки продукцию, приобретенную у продавца, но уже от своего имени.

Эти два реквизита обязательны, но если в бумаге будут проставлены официальные печати с указанием полного наименования всех заинтересованных сторон сделки, то данные строки можно не заполнять.

УПД — это универсальный передаточный документ . Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Какие документы заменяет УПД?

На бумаге его можно использовать вместо:

• первичного документа.

В электронном виде — вместо:

• пакета «счет-фактура + первичный документ»;
• первичного документа;
• счета-фактуры.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и схемы документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Когда можно применять УПД?

УПД действует с октября 2013 года , его ввело и узаконило письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. С тех пор этим документом можно пользоваться.

УПД можно оформить:

• поставку товаров, услуг или работ;
• передачу имущественных прав.

Бумажный УПД

Образец заполнения универсального передаточного документа (УПД)

Статус УПД показывает, какое у него назначение:

1 — счет-фактура + акт;

2 — первичный документ.

В статусе 1 УПД со стороны продавца подписывает сотрудник, ответственный за подпись счетов-фактур, накладных и актов. В статусе 2 — сотрудник, который отвечает за подпись первичных документов.

В обоих статусах со стороны покупателя УПД подписывает уполномоченное лицо, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Электронный УПД

Действует с 07.05.2016, ему открыл дорогу Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Применяется шире, чем бумажный:

• как счет-фактура (СЧФ);
• как универсальный передаточный документ (СЧФДОП);
• как первичный документ, например, накладная или акт (ДОП).

Если это УПД (СЧФДОП) или акт (ДОП), то документу требуется подпись получателя, поэтому он представляет собой два связанных файла: с данными продавца и с данными покупателя (п. 2.10 Приказа Минфина № 174н).

Если это счет-фактура (СЧФ) — он не требует подписи получателя, поэтому это один файл обмена с информацией продавца.

Как заполнять электронный УПД

Если это СЧФ

Поля, которые в нем необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

1. порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
2. название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
3. названия и адреса отправителя и получателя груза;
4. номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
5. состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
6. количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
7. цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
8. стоимость поставки или имущественных прав без налога;
9. акциз, где это необходимо;
10. налоговая ставка;
11. налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
12. стоимость поставки с учетом налога;
13. страна происхождения товара;
14. номер таможенной декларации;
15. код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Если это ДОП

В нем обязательно заполнить поля, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

1. название документа;
2. число, месяц, год его создания;
3. экономический субъект, который сформировал документ;
4. суть сделки;
5. сумма или объем поставки;
6. ФИО и подписи ответственных лиц.

Если это УПД (СЧФДОП)

В нем должны быть все сведения, перечисленные выше.

Особенности формата

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

• Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
• Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
• Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Для всех типов документов

• Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
• Сведения об участниках сделки содержат поля:

• код ОКПО;
• структурное подразделение;
• информация для участника документооборота;
• для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
• адрес;
• контактные сведения (номер телефона, e-mail);
• банковские реквизиты.

• Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

5 и 6 — если подписывается УПД (СЧФДОП).

Области полномочий подписанта-продавца

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1 — сотрудник продавца;
2 — сотрудник организации, составившей файл продавца;
3 — сотрудник иной уполномоченной организации;
4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает УПД : ФЛ, ИП или представитель ЮЛ. Для ФЛ обязательны к заполнению лишь ФИ, для ИП — ИНН, ФИ, а для представителя ЮЛ — ИН ЮЛ, должность и ФИ.

Подписантов может быть несколько.