Акт сдачи дел главным бухгалтером. Необходима пошаговая инструкция с образцами приказа и акта передачи дел при увольнении главного бухгалтера

Нередко в бюджетных и коммерческих компаниях складывается ситуация, когда главбух уходит на пенсию, в декрет или просто увольняется по собственному желанию или путем перевода. При этом ему необходимо передать дела своему заместителю или человеку, который планирует занять его место. Процедура передачи оговорена законодательством, при этом производится передача соответствующих дел и составляется В нашей статье мы разберем, как проводится эта процедура и что необходимо заполнять при смене бухгалтера.

Введение

Сотрудники компании, решившие уволиться, сообщают об этом руководителя заранее, согласовывая имеющиеся вопросы и решая их. В случае если увольнение проводится срочно и без согласования, то работодатель имеет право потребовать отработать 2 недели. Также если сотрудница уходит в декрет, то все это согласовывается и ей подбирают временную замену, то есть по сути у руководителя есть время на то, чтобы найти замену и оформить необходимые распоряжения.

Главный бухгалтер должен заранее предупредить начальство об уходе

В случае если уходят ключевые фигуры, такие как главный бухгалтер или финансовый директор, то готовиться необходимо тщательнее, чем при увольнении рядового сотрудника. Нужно не просто найти нового сотрудника, но и передать ему все дела для того, чтобы работа компании не остановилась и перестановка не принесла серьезных потрясений. Как правило, в подобных ситуациях оформляется акт приема-передачи документов или дел. Отметим, что законодательно подобная процедура не описывается и в трудовом кодексе нет упоминания о ней, но во многих предприятиях подобная практика существует. Более того, перед подписанием акта обычно проводят аудиторскую проверку (для этого необходимо распоряжение руководства).

Итак, схема передачи следующая:

Проводится аудит или инвентаризацию при необходимости.
Если кандидат на должность имеется, то составляется акт приема-передачи на него (он должен быть официально оформлен как сотрудник).
Если кандидата нет или он пока не оформлен, то дела передаются главе компании, поскольку бухгалтерский учет согласно ТК относится к компетенции главы организации.
Когда соискатель на должность главбуха будет отобран и утвержден, составляется второй акт, по которому дела переходят от главы фирмы конечному исполнителю.

Внимание: профессиональные юристы и бухгалтеры рекомендуют проводить процесс инвентаризации в обязательном порядке, чтобы избежать неприятных последствий и ситуаций в будущем.

Как проходит инвентаризация

Инвентаризацию по закону проводят при любой смене материально ответственного лица, а уж тем более главбуха. Чтобы провести ее, глава компании составляет приказ, назначая инвентаризационную комиссию. Далее действия протекают по следующему алгоритму:

Комиссия изучает документы и обрабатывает их, а также выполняет другие положенные ей действия.
Проводится подсчет остатков (их рассчитывают на дату проведения инвентаризации).
Необходимая информация вносится в реестры, движение активов фиксируется в документах.
Проводится аудит, подтверждающий наличие активов, их состояния и целостности.
Комиссия делает выводы о состоянии и целостности активов и составляет соответствующий протокол, который подписывается всеми членами комиссии.

Инвентаризация позволит навести порядок в делах компании

Рассмотрим, как правильно составить приказ. Он выглядит следующим образом:

В связи с выходом в декретный отпуск главного бухгалтера ООО “Ромашка” Никитиной Светланы Борисовны с 20.05.2018, а также с целью получения достоверных данных по финансовым отчетностям и бухгалтерскому учету на предприятии

ПРИКАЗЫВАЮ:

В срок до 17.05.2018 провести внеочередную инвентаризацию активов, товарно-материальных ценностей и нематериальных активов, денежных средств, бланков строгой отчетности.
В состав комиссии включить следующих сотрудников:

Глава комиссии: финансовый директор ООО “Ромашка” Синицын Игорь Павлович /подпись/

Члены комиссии:

Бухгалтер Семенова Ю.А. /подпись/

Экономист Юрчишин А.Я. /подпись/

Юрист Марченко Ю.К. /подпись/

Инвентаризация проводится при личном присутствии материально ответственного лица.

Контроль за выполнением данного приказа оставляю за собой.

Руководитель ООО “Ромашка”

Приходько А.Ю.

Подготовительный этап

Итак, после того как глава компании издал и подписал приказ о проведении аудита и положения дел, а также назначил членов комиссии, проводится процедура передачи дел главного бухгалтера при увольнении (образец акта мы приведем немного ниже). Ответственным лицам необходимо будет подготовить бумаги для передачи кандидату на должность или руководителю компании. Уходящий главбух должен привести отчетность в порядок, внести всю необходимую информацию, пронумеровать регистры и пр. Это необходимо сделать в обязательном порядке, несмотря на то, что объем работы весьма велик, иначе уволившегося (или вышедшего в декрет) сотрудника будут всячески беспокоить и отвлекать.

Приказ о назначении комиссии

Если в первом пункте руководитель составлял приказ о назначении комиссии для проведения инвентаризации, то после подготовительного этапа составляеся приказ о создании комиссии, контролирующей процесс передачи дел. В нем необходимо указать сроки, до которых их необходимо передать новому сотруднику или руководителю. В состав комиссии должно входить три сотрудника:

Тот, кто передает.
Тот, кто принимает.
Глава компании или ответственное лицо.

Внимание: в комиссию могут попасть и другие работники. К примеру, в нее часто включают юриста, экономиста, аудиторов и пр.

При инвентаризации создается комиссия из материально ответственных лиц

Цель данной комиссии — проверить бумаги, которые передаются от старого главбуха к новому, достоверность указанных в них данных, наличие необходимых бумаг по налоговому и бухгалтерскому учету и пр. По сути, приказ о назначении данной комиссии идентичен с вышеприведенным приказом, единственное что в нем меняются формулировки и цели. Оформляется он руководителем, имеет соответствующий номер и вписывается в книгу учета приказов.

В любой организации выполнение и документальное сопровождение финансовых операций – это важнейшая составляющая всех бизнес-процессов. Функции главного бухгалтера являются во многом ключевыми. Это лицо, имеющее отношение к «святая святых» финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому, несмотря на то, что с точки зрения трудового законодательства это такой же сотрудник, как и все остальные, расставание с ним может быть сопряжено со множеством проблем и трудностей для владельца бизнеса.

ФАЙЛЫ

В чем состоят особенности освобождения главбуха от должности, какие существуют для этого специальные основания, как минимизировать риски смены ключевой фигуры для организации, расскажем в этой статье.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Обязанности главного бухгалтера резко отличаются от круга деятельности других сотрудников, поэтому назначение и увольнение второго лица после начальства имеет ряд особенностей.

Кроме положений ТК РФ, трудовые отношения с главным бухгалтером рассматриваются Федеральным законом № 129 «О бухгалтерском учете».
Главный бухгалтер подотчетен непосредственно гендиректору, который и принимает окончательное решение об увольнении и отвечает за всю процедуру.
Для проверки компетентности этого важного сотрудника установлен срок дольше, чем для других: испытательный период может длиться до 6 месяцев (ч.5 ст.70 ТК) без учетов больничных и отпусков. Во время испытания процедура увольнения упрощенная.
Можно не спешить принимать бухгалтера в штат на постоянной основе: закон разрешает заключить с ним срочный договор. В конце его действия и принимается решение – расстаться, так как истек срок документа, либо продолжить сотрудничество.
Все, что касается материальной ответственности, надо заранее закрепить (в тексте самого трудового договора или отдельным документом).

На чем построить увольнение?

Окончание сотрудничества с главбухом по версии ТК точно такое же, как и с другим сотрудником. Однако, в дополнение к статьям ТК, федеральные законы предусматривают некоторые основания, специфичные для ключевых постов, таких, как директор и главный бухгалтер. Рассмотрим все законодательные поводы для увольнения главбуха.

Главный бухгалтер хочет уйти сам

Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.

ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели.

Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Если он не смог найти заместителя, то должен принять дела сам, в противном случае придется отпускать бухгалтера «как есть».

ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд.

Инициатива руководителя в увольнении главного бухгалтера

Закон предусматривает много оснований, по которым руководитель вправе указать главбуху на двери. Среди них есть те, что применимы как к ключевому, так и к рядовому сотруднику.

Подложные документы при оформлении трудового договора.
Истечение срочного договора. Предупреждение о нежелании продлять договор нужно предоставить сотруднику за 3 дня. Если после истечения срока этого не произошло, договор автоматически превращается в бессрочный.
Невыполнение своих обязанностей или выполнение с нарушениями (несколько раз, подтвержденных взысканиями, или один раз, но грубо).
Прогул.
Появление сотрудника нетрезвым либо под действием наркотических или других токсических препаратов.
Нежелание работать в изменившихся условиях, подчиненности или территориального расположения.
Нарушение положений трудового договора (если они не противоречат ТК РФ).
Несоответствие должности, выявленное в результате проведенной аттестации.
Ликвидация организации.
Сокращение штата или численности.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Сокращение – достаточно редкий повод для увольнения бухгалтера, ведь в любой организации необходим человек, ведущий финансовый учет. Только если предприятие очень маленькое, директор сам может выполнять функции бухгалтера, тогда эту должность допустимо сократить.

Основания, связанные с материальной ответственностью

Главбух вправе быть уволенным, если установлено, что он:

совершил хищение, растрату, уничтожил либо повредил что-либо, принадлежащее фирме или другим сотрудникам (факт должен быть подтвержден судом или другим уполномоченным органом);
своими действиями или бездействием, связанным с обслуживанием ценностей, утратил доверие руководства;
участвовал в принятии решения, повлекшего ущерб имуществу организации.

Основания, связанные с уникальностью бухгалтерских обязанностей

В связи с тем, что трудовые функции главного бухгалтера предусматривают исключительную осведомленность обо всех бизнес-процессах, сменить этого сотрудника допустимо, если:

у организации появляется новый собственник (иметь на ключевой должности «своего человека» – право владельца);
собственник хочет сменить имущество организации и лиц на ключевых постах;
главный бухгалтер разгласил охраняемую законом тайну.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информация, которая есть в учредительных документах, а также подаваемой отчетности, не может считаться секретной. Поэтому сведения о движении денег по закону не признаются коммерческой тайной, и, если бухгалтер проболтался именно об этом, увольнение на этом основании неприемлемо.

Как передать дела в новые руки

Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.

В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:

основание передачи (статью увольнения);
сроки проверки и передачи дел;
состав комиссии, осуществляющей проверку;
личные данные принимающего лица;
подписи сторон, печать организации.

Кому передавать?

Дела принимает будущий главный бухгалтер, подобранный руководством. В крупных фирмах штатным расписанием предусмотрена должность заместителя главбуха, что очень удобно в подобных ситуациях. Если нового сотрудника не успели найти, директор может назначить временного заместителя или принять дела сам.

Проверка дел

Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.

Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:

учет финансов, кассы;
госплатежи;
итог инвентаризации;
обязательства перед контрагентами.

Проверку директор может произвести своими силами или пригласить стороннего аудитора. Если результаты проверки выявят правонарушения со стороны бухгалтера, ему грозит административная ответственность вплоть до уголовной, а также материальная, взыскиваемая в соответствии с законодательством.

Что передавать?

Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:

балансовые и кассовые отчеты;
документы структурных подразделений;
банковские бумаги;
архивные документы со сроком до 5 лет;
ключ от сейфа, печать.

По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.

Образец акта приема-передачи дел

Представляем вниманию скриншот акта приёма-передачи дел. Этот же документ, но в формате .doc доступен для скачивания по ссылке вверху данной страницы.

Акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера — это документ, позволяющий преемнику и руководству увольняющегося главного бухгалтера, в каком финансовом состоянии передается предприятие.

Такой документ нужен, чтобы прекращающий сотрудничество главбух не только передал по описи все папки с документацией, но и провел инвентаризацию всех материальных ресурсов, в том числе и основных фондов.

Отчеты квартальные и годовые, состояние расчетов с работниками, поставщиками, смежниками, подрядчиками, налоговые расчеты, баланс предприятия – эти и иные вопросы должны быть освещены и подтверждены документально. Поэтому необходимо передать новому распорядителю финансов акты сверок, реестры дебиторской и кредиторской задолженностей, налоговые бумаги и пр.

После того, как главбух получит расчет и уйдет, сложно будет наводить справки и выяснять, как и почему образовалась недостача средств. Акт передачи дел даст преемнику понятие о том, как велся бухучет, какова была финансовая политика, не было ли злоупотреблений.

Какие сведения указываются в документе?

Передача дел при расторжении трудового договора главбухом осуществляется на основании по предприятию. В этом приказе указывается состав комиссии, которая будет заниматься приемом, и сроки, когда процесс должен быть закончен с оформленным и подписанным актом передачи дел.

Пошаговая инструкция: как правильно заполняется?

Акт строго регламентированной формы не имеет и составляется произвольно, но такая бумага должна быть наглядной и содержать все, что нужно. Вверху документа по центру располагают название предприятия (полное), его ИНН, почтовый адрес. Ниже слева размещается утверждающая акт подпись руководителя – «Утверждаю» , полное наименование должности, подпись руководителя и в скобках ФИО, под подписью – дата утверждения.

Далее по центру указывают название документа, ниже слева – пункт расположения фирмы, справа – дата составления. С абзаца вписывают: «Согласно приказу такому-то с такого по такое-то число (месяц, год) главный бухгалтер такой-то передал, а заместитель главного бухгалтера такой-то принял такие документы» – и ниже располагают таблицу. Обычно это таблица не более чем на 4 столбца:

Список документов обычно включает (по каждому вопросу указывают период времени проверки):

учетную политику;
бух. отчетность;
налоговую отчетность;
фондовые отчисления;
акты выполненных работ и услуг;
акты сверок взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками и пр.;
инвентаризационные описи;
первичные учетные бумаги;
договора с поставщиками, подрядчиками и пр.

Под таблицей перечисляют, что еще передано – наличные средства, печати, коды и ключи от сейфов, чековая книжка, пароли от входа в систему «клиент-банк» и пр. При выявлении допущенных ранее в отчетах, учете ошибок здесь их перечисляют , с указанием периода и документа, когда ошибки были допущены. Далее приводят перечень приложений к акту.

Состояние учета денежных средств выясняют, проведя ревизию наличности в кассе компании и проверив сверки дебиторской и кредиторской задолженностей на дату начала проверки, о чем составляют отдельные акты.

Расчетные операции проводятся при соблюдении законности в основном по без наличному расчету, о чем свидетельствуют платежки и подтверждение их проведения банком, а также налоговые накладные. Сверив распечатки на бумажных носителях со сводами в отчетах и в программе 1С, делают выводы о состоянии учета расчетных операций.

Справка! Если закупки производились по наличному расчету через подотчетных лиц, то должны быть чеки, квитанции, приходные и расходные ордера, а движение денег отражаться в кассовой книге и в балансе по счету №71.

Теперь вы знаете, как оформить акт при смене одного специалиста другим.

Как оформить передачу дел главным бухгалтером:

Состояние амортизируемого имущества

Амортизация должна насчитываться на основные средства – здания, сооружения, оборудование и пр. необоротные активы. При проверке производится правильность отнесения имущества к амортизируемому (на основании действующего законодательства) и наличие правильного учета, для чего сверяют остатки по счетам учета на начало проверяемого отрезка времени с отчетами на конец предыдущего периода. Важно проверить, происходила ли переоценка балансовых стоимостей, насколько грамотно и обоснованно это было сделано.

Сведения об учете материалов

Все материалы, приобретенные организацией, должны быть оприходованы сначала на склад, а потом распределены по материально-ответственным лицам . Ежемесячно проводится списание материалов по актам выполненных работ или услуг, и выводятся остатки. Именно эти остатки материалов, висящие на подотчете работников и на складе, любой проверяющий может увидеть в натуре и сличить с документальными данными.

Если предприятие крупное, то анализ материального учета можно провести выборочно, чтобы сложить представление об общей картине по фирме. Остатки материалов на конец отчетного периода являются отправной точкой на начало следующего отрезка времени.

Важно! Наличие отчетов о движении материальных средств поможет проследить состояние материального учета.

Информация о расчете работников

Состояние расчетов с работниками фактически обозначает наличие задолженности по зарплате или ее отсутствие. Этот важнейший показатель состояния платежеспособности предприятия отражается в специальном отчете, составляемом ежемесячно. Есть вариант взять несколько фамилий сотрудников и отследить по документам начислением им зарплаты, проведение удержаний и отчислений, а также вывод положенных к выплате средств.

Автоматизированная система начисления зарплаты минимизирует злоупотребления, но для передачи дел главбухом больше интересует наличие задолженности. За каждый месяц должен быть отчет, что и должен предъявить проверяемый главный счетовод за весь период проверки.

Важно, чтобы не было кип валяющихся документов – своевременная их раскладка по порядку хронологии, по подписанным папкам говорит об упорядоченном хранении бумаг. Если места в комнате бухгалтерии недостаточно, то допускается хранение в закрываемом на замок отдельном помещении папок с делами за период не более 5-ти лет, остальное должно быть заактировано и сдано в архив, о чем свидетельствует 2-й экземпляр. В передаточном акте все обнаруженное важно отразить.

Перечень папок по описи

Бухгалтерские и первичные документы следует передать по описи , составив перечень, который будет приложен к акту. Если документооборот насчитывает тысячи первичных бумаг, то составить опись, внося каждую из них, просто нереально, и в таких случаях в описи перечисляют папки с определенными документами за месяц – например, приходные накладные, или счет-фактуры.

Внимание! Когда учет ведется по подразделениям- к примеру, по участкам, то таких папок с одноименными документами будут несколько, и их число указывают в списке.

Остатки по проверенным счетам

Счета можно проверить выборочно, по ним выводят остатки и сверяют их с теми, которые показаны в отчетности на конец предыдущего отчетного периода. Это нужно для того, чтобы преемник дел начинал свою работу, привязываясь к этим остаткам как к отправной точке.

Список отсутствующих бумаг

Проверяя папки месяц за месяцем, сверяют наличие документов в теми, которые включены в сводные перечни. При выявлении недостающих бумаг составляют их список. По возможности увольняющийся бухгалтер может попытаться отыскать копию отсутствующей бумаги и восполнить нехватку хотя бы копией.

Те же бумаги, которые не удалось восстановить, вносятся в перечень – так принимающий дела работник подстрахует себя на случай проверки аудитором, и в своей работе будет иметь представление о том, чего нет в наличии. Список прилагают к акту передачи.

Ещё один весьма важный нюанс

Такие важные атрибуты, как печати, ключи от сейфов, коды, шифры и пароли также мало отдать из рук в руки: следует зафиксировать факт их передачи в акте, внизу таблицы. Это нужно и для увольняющегося работника, и для принимающего дела.

Завершение акта – подписи сдавшего дела и принявшего их сотрудников , с расшифровкой должностей и ФИО. Подписи удостоверяют, что один бухгалтер документы и атрибуты передал, а другой их принял.

Акт передачи позволит прежнему главбуху спокойно уйти и избежать постоянных вопросов, а предприятию – продолжать деятельность с вновь принятым работником на эту должность. Большинство ответов на возникающие в процессе работы можно будет найти в акте.

Сама процедура передачи дел при увольнении главного бухгалтера в законе не описана и обязательной не считается. Но, это вопрос профессиональной этики и профессионализма бывшего работника. Не менее заинтересованы в этом руководитель предприятия и новый сотрудник. Особенно, если работа предполагает материальную ответственность. Так нет опасности, что за ошибки предшественника будет наказан новый невиновный работник.

Действия руководителя при увольнении главного бухгалтера

Прежде, чем увольняемый займётся передачей дел новому главному бухгалтеру, руководитель организации готовит специальный соответствующий приказ. В нём должны быть отражены следующие сведения:

1. Кто несёт ответственность за передачу дел предприятия новому сотруднику.
2. В какой период передача должна быть закончена.
3. В нём же распределяются обязанности, если увольняемый сотрудник какое-то время будет работать вместе с новичком.
4. Дата, к которой предыдущий сотрудник завершит все свои дела и операции.
5. Порядок проведение инвентаризации и её сроки. Это условие обязательное, если главный бухгалтер несёт полную материальную ответственность, т.е. такое условие прописано в трудовом договоре, который с ним был заключён.
6. Порядок оформления всех необходимых при этой процедуре документов.

Акт приёма-передачи дел

Утверждённой формы этого акта нет. Его оформляют, приложив к нему опись переданных документов, или их перечень указывается в самом акте, если этот перечень небольшой. Составляется этот документ в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых передаётся уходящему работнику. Если увольнение главного бухгалтера проводится в филиале компании, ещё одна копия должна быть подготовлена для главного офиса.

В первую очередь при увольнении главного бухгалтера проводится инвентаризация и сверка всех документов. На основании результатов, которые были получены в процессе и составляется соответствующий акт.

Акт приёма-передачи дел должен содержать такие данные:

Дата, когда была завершена передача дел при увольнении главного бухгалтера.
Все сотрудники и нанятые люди, которые принимали участие в передаче дел. Ведь вовлечены в этот процесс могут быть и другие работники бухгалтерии и аудиторы, которые наняты со сторонних организаций. Их количество и полный перечень утверждается руководителем.
Документы, которые были изучены: их даты и наименования. Это только те документы, которые были на ответственности уходящего сотрудника. Причём, новый сотрудник должен быть уверен, что получил доступ ко всем документам, за которые отвечал его предшественник за последние пять лет.
Ошибки, недочёты и нарушения, которые были в результате передачи дел. Особенно, те, которые относятся к денежному и материальному учёту.
Расхождения, выявленные в имеющихся данных бухгалтерской и налоговой отчётности с данными компьютерной бухгалтерской программы.

Если есть такая возможность, к акту нужно приложить письменные объяснения относительно всех расхождений, написанные бывшим сотрудником. Если обязанности кассира так же выполнял бухгалтер, он должен передать новому сотруднику кроме документации деньги, ключи от кассы, бланки строгой отчётности и чеки.

Особое внимание следует уделять документам, относящимся к периоду три предшествующих года. Ведь именно за этот период можгут провести проверку работники налоговой службы.

Заверение документа о передаче дел при увольнении главного бухгалтера

Если на место был найден новый сотрудник, акт заверяет он, его предшественник и руководитель предприятия. Следует отметить, что взять нового главного бухгалтера, если ему придётся работать с ещё не уволенным предыдущим, нельзя. На период передачи дел его следует оформить, например, как помощника. Не заключать договора с новым сотрудником, пока не уйдёт старый – решение ошибочное. Ведь дела в этом случае, передаются постороннему в организации человеку.

При передаче дел при увольнении , когда новый работник ещё не найден, временно дела можно передать другому работнику бухгалтерии или непосредственно руководителю.

Иногда принимается решение передать дела аутсорсинговой компании. Её работник и принимает дела под роспись и на основании заключённого договора между предприятием и компанией, которая будет заниматься ведением дел в дальнейшем.

В любом случае, подпись работника, который покидает свою должность, обязательна. Если подписывать документ он отказывается, составляется акт, фиксирующий его поступок. Он должен быть подтвержден двумя свидетелями. Приказом руководитель назначает комиссию для оценки состояния бухгалтерского учёта. Если каких-то бумаг не хватает, составленный акт, подтверждающий их отсутствие на момент ухода предшественника, снимет ответственность с нового работника.

Следует отметить, что процедура передачи дел занятие ответственное. Поэтому спешить и её нарушать не следует. Как не следует доручать её организацию работнику, которого предстоит уволить. Это обязанность руководителя. А акт приёма передачи дел при увольнении главного бухгалтера, должен быть составлен подробный и содержать верные данные.

Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики. Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха. Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.

В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому. Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.

Что нужно сделать перед подписанием акта

Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:

Люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел;

Период времени, в течение которого будут переданы документы;

Если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними;

Дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом;

Порядок, сроки выполнения инвентаризации;

Порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.

Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность).

Как правильно составить акт и что нужно в нем указать

Исходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера. Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения. Для передачи дел как обычно назначается определённая комиссия, а составленный акт в нескольких копиях заверяется членами комиссии и ответственными сторонами. В акте указывается детальное состояние бухгалтерского учета на момент передачи дел.

В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель. Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо. Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет. Период хранения определённых деловых бумаг установлен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом. Там же определены и сроки сбережения статистической отчетности.

Налоговики вправе проверить организацию за последние 3 года работы. Это правило описано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру следует тщательно проверить наличие документации, имеющей отношение именно к упомянутому ранее периоду времени.

Большое внимание стоит уделить таким документам:

Книги покупок и продаж;

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;

Журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов;

Книги выдачи доверенностей;

Кассовые книги;

Журналы регистрации путевых листов;

Журналы кассира-операциониста.

Если прежний главбух выполняет обязанности кассира на предприятии, то ему следует передать не только необходимую документацию, но и деньги, бланки деловых бумаг строгой отчетности, банковские чековые книжки, ключ от кассы и сейфа.

Возможно, оформить акт приема-передачи дел в краткой форме, к нему приложить опись всех документов, которые передаются. Если перечень таких документов маленький, то их можно будет указать прямо в акте. Тогда не придется делать отдельную опись.

Значит, передаваться могут только те деловые бумаги, за которые он несет ответственность: налоговые документы, бухгалтерская и налоговая отчетность, первичные учетные, бухгалтерские регистры, процедуры кодирования, учетная политика, рабочий план счетов бухгалтерского учета, программы машинной обработки данных и т. д.

Обязательно необходимо обратить внимание, что из-за того, что форма акта сдачи приема дел не утверждена какими-либо нормативными документами, он может быть составлен в произвольной форме, и утвержден позже руководством организации.

Общепринято, что акт и опись (если она составляется отдельно от акта) должны быть в двух копиях, одна из них передается главному бухгалтеру, который покидает свое рабочее место, а вторая должна остаться в бухгалтерии учреждения. В случае если смена бухгалтера происходит в филиале организации, акт с описью должны составляться в трех образцах: первый – для главной компании, второй – для филиала и третий – для уходящего бухгалтера.

В акте сдачи-приема дел нужно в обязательном порядке указать:

Дату окончательного приема дел (это обязательный реквизит акта);

Даты, наименования документов, которые передаются;

Список документов, которые отсутствуют на момент передачи (нужно указать, иначе потом возникнут некоторые существенные трудности при попытках доказать, что документы были утеряны на работе предыдущим бухгалтером);

Все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичной документации, налоговой документации (особенно материальный и денежный учет, включая кассовые документы, накладные);

Расхождения имеющихся данных бухгалтерской, налоговой отчетности с данными компьютерной бухгалтерской программы за сопоставленные проверенные сроки времени.

Также к акту нужно приложить (если есть такая возможность) письменные объяснения главного бухгалтера, который покидает свой пост относительно причин таких расхождений.

Образец акта передачи дел главного бухгалтера

Общество с ограниченной ответственностью "Компания"

Москва, пр-т Вернадского, д. 116, корп. 2

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО "Компания"

____________________ (Петров И.В.)

Акт приема-передачи документов ООО "Компания"

Согласно приказу от 01.04.2018 N 30 бывший главный бухгалтер передала, а действующий главный бухгалтер приняла следующие документы:

Правоустанавливающие документы (учредительные документы – устав, учредительный договор, свидетельства о регистрации юридического лица в ЕГРЮЛ, свидетельства о постановке на учет, документы о регистрации контрольно-кассовой техники, лицензии – если компания осуществляет лицензируемые виды деятельности, и др.) - 1

Учетная политика организации, действовавшая в период с 2009г. по настоящее время - 1

Налоговая и бухгалтерская отчетность за 2гг. и I квартал 2018 г. - 4

Главная книга (или оборотно-сальдовые ведомости), регистры бухгалтерского учета за гг. и I квартал 2018 г. - 4

Налоговые регистры за 2гг. и I квартал 2018 г. - 4

Отчетность по страховым взносам во внебюджетные фонды за 2гг. и I квартал 2018 г. - 4

Документы по работе с налоговой инспекцией (сверки, акты проверок, решения) - 1

Акты сверок расчетов с контрагентами за 2гг. - 1

Инвентаризационные описи за 2гг. - 3

Книги покупок и продаж за 2гг. и I квартал 2018 г. - 13

Журналы регистрации счетов-фактур полученных и выданных за 2гг. и I квартал 2018 г. - 13

Документы от поставщиков - товарные накладные, акты приема-сдачи выполненных работ (услуг), полученные за 2гг. и I квартал 2018 г. - 10

Документы от покупателей - товарные накладные, акты приема-сдачи выполненных работ (услуг), выставленные за 2гг. и I квартал 2018 г.

Договоры с поставщиками и покупателями, прочими контрагентами за 2гг. и I квартал 2018 г. - 4

Кассовые и банковские документы за 2гг. и I квартал 2018 г. - 4

Кадровые документы и документы, подтверждающие право сотрудников на налоговые вычеты по НДФЛ - 1

Журнал учета выданных доверенностей - 1

Также переданы и приняты: банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с N АЕ 15812 по N АЕ 15840), ключи от кассы, денежная наличность в сумме 5000 руб., бланки строгой отчетности __________ (указать какие) в количестве ________________, ценные бумаги ___________________ (указать какие) в количестве _______________.

Также переданы и приняты: печать организации, ключи от сейфа, ключи от системы "клиент - банк", логин и пароль от Интернет-банка, пароль от программного продукта «1:С», корпоративные пластиковые карты к счетам компании в количестве ____________с номерами ___________________________________, топливные карты в количестве ______ с номерами ________________________________. Действительность ключей и полученных паролей проверены в присутствии обеих сторон.

Приложения к акту:

1. Акт инвентаризации денежных средств в кассе, дебиторской и кредиторской задолженности по состоянию на 2 мая 2018 г.

2. Опись первичных документов, содержащихся в передаваемых папках документов.

Документы сдал: Сидорова Н. И. бывший главный бухгалтер

Документы принял: Петрова А.М. действующий главный бухгалтер