Запись в трудовой увольнение в связи со смертью. Увольнение сотрудника в связи со смертью: какой датой оформляется приказ, как оформить

Для кадровика небольшой компании увольнение в связи со смертью работника – довольно редкое явление. Иное дело огромные промышленные предприятия, где могут возникать самые разные ситуации. И все же, подобная причина прекращения трудовых отношений не относится к самым распространенным. Рассмотрим, как правильно действовать, если сотрудник умер.

Поводов для прекращения трудового договора не так много. Они все перечислены в ст. 77 ТК РФ. Это список закрытый и может быть дополнен только статьями специальной части самого кодекса или федеральными законами. Но такой причины для увольнения как смерть работника, там нет. Но зато в п. 10 говорится о независящих от воли сторон обстоятельствах, дающих право расторгнуть договор.

Норма отсылает к ст. 83 ТК, где в качестве одного из таких обстоятельств как раз значится смерть работника. Следовательно, увольнение умершего сотрудника будет произведено по п. 6, ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Это же основание подходит и для ситуаций, когда признание человека умершим или отсутствующим без вести происходит через суд, по иску его близких.

Кто и как может подтвердить смерть работника

Если смерть сотрудника произошла не на рабочем месте от несчастного случая или по иной причине, то сообщить об этом обязаны его родственники. Они представляют в отдел кадров свидетельство о смерти или судебное решение об объявлении гражданина умершим. Этот документ и станет основанием для прекращения трудового договора и увольнения работника в связи со смертью. До получения официального документа, даже если она произошла непосредственно в организации, приказ об увольнении не подписывается.

По вполне понятным причинам, сотрудник уже не может написать заявление о своем увольнении. Его отсутствие не будет нарушением закона, так как речь идет об исключительном случае. Основанием увольнения выступает иной документ, поэтому нет необходимости просить родственников написать заявление от имени покойного.

Пошаговый алгоритм увольнения

Помимо отсутствия заявления, процедура увольнения умершего сотрудника имеет и другие особенности. Разберем ее пошагово, чтобы исключить возможные ошибки.

Снять копию с документа, предоставленного родственниками. В дальнейшем она будет храниться в личном деле сотрудника.
Издать приказ. Опытные кадровики рекомендуют оформлять прекращение отношений не распоряжением, а именно приказом (форма Т-8). Причиной прекращения отношений в нем указывается официальное свидетельство или судебный акт. Важно, чтобы дата увольнения точно совпадала с днем смерти. Дата выдачи свидетельства может быть и более поздней. Дата издания самого приказа не может быть более поздней, чем дата увольнения, поэтому логично чтобы они совпали. Оформляется приказ, как правило, задним числом, но нарушением это не является.
Зарегистрировать приказ, присвоить ему номер, согласовать и подписать у руководителя. Ознакомить сотрудника с таким приказом невозможно, поэтому соответствующая графа остается пустой. Предъявлять документ родственникам не требуется.
Заполнить свою часть справки-расчета для бухгалтерии. В нее вносятся данные о времени отработанном в последнем неоплаченном периоде, имевших место переработках или сверхурочных часах, предоставленном отпуске и неиспользованных на дату увольнения днях отдыха. На основании этих сведений будут произведены начисления расчета.
Выполнить записи в личной карточке (Т-2) и трудовой книжке. Причина увольнения формируется так же как в Трудовом кодексе со ссылкой на п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Запись об увольнении заверяется подписью кадровика или самого руководителя и печатью организации. Штамп кадровой службы не подойдет, требуется именно печать работодателя. Место для подписи сотрудника о знакомстве с записью опять остается пустым.
Подготовить все документы для передачи их родственникам умершего сотрудника, внести сведения о выдаче трудовой книжки в специальный журнал. Известить заинтересованных лиц о необходимости забрать документы.

Кто имеет право получить трудовую книжку и расчет

Трудовая книжка до сих пор остается главным документом, подтверждающим стаж, дающий основание для начисления пенсии. Родственники умершего работника имеют право получить часть причитающейся ему пенсии, точнее накопительной ее части. Поэтому для них важно забрать трудовую книжку.

Сделать это могут члены семьи умершего: родители, супруг, дети. В исключительных случаях могут получить документы и расчет братья или сестры. Свое родство с покойным сотрудником потребуется подтвердить. Работодателю предъявляются:

заявление о выдаче трудовой на руки;
паспорт для подтверждения собственной личности;
свидетельство о браке или другой документ, отражающий степень родства.

С документов необходимо снять копии и вместе с заявлением хранить их в личном деле сотрудника. Родственник, получивший трудовую книжку, расписывается об этом в специальном журнале. Там же должна быть расшифровка фамилии и другие данные.

Если родственники проживают в другом городе, то трудовая книжка и расчет могут быть им отправлены почтой. Для этого потребуется письменный запрос в качестве основания. О необходимости забрать трудовую книжку сообщает работодатель, письмом на адрес из личного дела сотрудника, если родственники не торопятся ее забрать. С момента отправки такого сообщения, работодатель считается выполнившим обязанность по выдаче документа.

Случается, что на получение трудовой книжки покойного сотрудника претендует сразу несколько родственников. Работодатель отдает ее тому, кто обратился первым и предоставил все требуемые документы. В подтверждение факта передачи остальным родным выдается справка, в которой указаны данные лица, получившего на руки документ.

Все люди смертны, и, к сожалению, некоторые не доживают до пенсионного возраста. Если умирает трудоустроенный человек, кроме горя для близких и коллег это рождает закономерный вопрос его работодателя: «как уволить работника в связи со смертью?» Постараемся разобраться.

Порядок увольнения в связи со смертью работника предусмотрен действующим трудовым законодательством РФ. В частности, об этом идет речь в ч. 1 статьи 83 ТК РФ . Если человек был трудоустроен и умер, закономерно, что его нужно уволить. А вот как именно это сделать? Какие нужны документы и какие сроки предусмотрены?

Документы для увольнения

Факт того, что работник умер, должен быть подтвержден официально. Поэтому процедуру увольнения работодатель может начинать, как только в его распоряжении будет одна из бумаг:

свидетельство о смерти;
судебный акт о признании гражданина умершим.

Эти бумаги могут принести в организацию родственники покойного, либо руководство может получить их самостоятельно, если работник был одиноким. После этого необходимо издать приказ об увольнении в связи со смертью. (ст. 84.1 ТК РФ). Для этого можно использовать унифицированную форму Т-8, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 , или разработать этот документ самостоятельно. Выглядеть приказ об увольнении будет так:

Приказ нужно издать незамедлительно, в тот же день, когда стало известно о том, что сотрудник умер, и были предоставлены соответствующие бумаги. Дата увольнения в связи со смертью работника — это день смерти, указанный в соответствующем документе. Никого в этом случае знакомить с приказом не нужно, поскольку лица, которого он непосредственно касается, больше нет.

Трудовая книжка

Итак, прекращение трудового договора в связи со смертью работника состоялось. Теперь необходимо решить вопросы с документами и заработной платой умершего. Ведь у него осталась трудовая книжка, медкнижка и прочие бумаги.

В трудовой книжке необходимо обязательно зафиксировать факт увольнения. Для этого в графе «Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении» делается запись следующего содержания:

Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

Дата ставится аналогичная дате из приказа, запись заверяет специалист по кадрам или руководитель организации с расшифровкой подписи. Печать нужно ставить только в том случае, если организация ее использует. После того, как все записи сделаны, трудовую книжку можно отдать родственникам умершего по их письменному запросу (см. пункт 37 Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). В этом случае нужно проверить паспорт и степень родства (свидетельство о браке или рождении). О получении всех бумаг на руки составляется расписка в произвольной форме. Если никто из родственников не обратился по этому поводу, работодатель обязан их хранить установленный законом срок — 75 лет.

Расчет: зарплата, компенсации и помощь

Что касается заработной платы, отпускных и прочих выплат, то их следует выплатить близким родственникам: супругу, детям, родителям (ст. 141 ТК РФ). Право на получение этих денег также имеют иждивенцы покойного на момент смерти, например, опекаемые им лица. Зарплату можно получить в течение 4 месяцев со дня смерти сотрудника, как это определено в статье 1183 ГК РФ . Это значит, что близкие работника должны успеть обратиться в этот срок к работодателю. С момента такого обращения выдать всю положенную сумму на руки необходимо в недельный срок. Для получения потребуется:

заявление;
паспорт заявителя;
документ о родстве (свидетельство о браке, о рождении или об усыновлении).

Кроме того, близким может причитаться материальная помощь. Это должно быть предусмотрено условиями трудового или коллективного договора. Также работодатель может оформить такую выплату своим внутренним актом. В некоторых случаях по месту работы покойного также можно получить социальное пособие на погребение, которое выплачивается за счет средств ФСС.

В соответствии с нормами статьи 217 НК РФ , все деньги, заработанные умершим человеком, после его увольнения не облагаются НДФЛ. Поэтому на руки нужно выдать всю сумму без удержаний. Страховые взносы на такие выплаты также не начисляются.

В трудовой биографии работников предприятий и компаний происходит множество разных событий. Один уходит в Армию, другой осужден отбывать наказание, третий заболел и признан нетрудоспособным. Все эти события ведут к прекращению трудового соглашения, по обстоятельствам, независящим от воли сторон, которое находит отражение в приказах компании, в записях в трудовой книжке. Увольнение в связи со смертью работника не составляет исключения, и обговорено в ст.83 Трудового Кодекса РФ

Так, какие действуют нормативы и правила, регламентирующие прекращение трудового договора, если сотрудник умер?

Всякое окончание трудового соглашения между сотрудником предприятия и работодателем осуществляется на основании приказа, изданного руководителем предприятия. Какие документы служат основанием для издания такого приказа, и какой датой оформляется приказ об увольнении в связи со смертью работника?

Что является основанием для увольнения

Любой приказ об увольнении с работы объявляется на основании соответствующих документов. Если работник уходит с предприятия по собственному желанию, то основанием для приказа служит его заявление. В случае призыва в армию - повестка. Ну, а если работник умер, основанием для приказа о прекращении трудового договора в связи с безвременной кончиной работника служит один из двух документов:

свидетельство о смерти,
постановление суда о признании сотрудника отсутствующим по неизвестным причинам, или умершим.

Свидетельство о смерти является документом, заверяющим акт гражданского состояния, оформляется в органах ЗАГСа на основании медицинского заключения, полученного из медучреждения, где был зафиксирован факт смерти.

В документе содержится следующая информация:

Фамилию, имя, отчество умершего гражданина;
дату и место рождения;
дату и место смерти;
Основание для составления свидетельства, информация о записи акта о смерти: дата и номер записи;
национальность;
гражданство;
место нахождения гражданина на момент смерти;
Название и место государственного учреждения, зарегистрировавшего акт смерти;
Дату выдачи свидетельства о смерти;
Подпись, фамилию, И.О. руководителя ЗАГСа, выдавшего документ;
Номер свидетельства о смерти;
Причину смерти;

Заверенное печатью и подписанное руководителем загса свидетельство о смерти передается близким родственникам умершего.

Постановление, заверяющее факт смерти человека, пропавшего без вести, суд может вынести на основании заявления близких родственников о том, что данный человек в течение 5 лет не дает о себе знать, и о его местонахождении ничего неизвестно, а попытки найти его, результата не дали. Если гражданин исчез при обстоятельствах, угрожавших его жизни, то суд может признать его умершим после 6 месяцев его исчезновения.

Если военнослужащий, или иной гражданин, пропал, участвуя в военных действиях, или оказавшись в зоне таких действий, то он может быть объявлен умершим по истечении двух лет после случившихся событий.

Признание человека отсутствующим по неизвестным причинам тоже дает основание для окончания трудового контракта, поскольку отсутствующий гражданин не участвует в трудовом процессе, и сможет ли когда-нибудь вернуться, не известно. Суд может признать человека таковым, если в течение года о нем не было никаких сведений.

Как оформляется приказ о завершении трудового контракта

Документ, удостоверяющий кончину работника, будь то свидетельство о смерти, или Постановление суда, рекомендуется предоставлять в отдел кадров в двух видах: оригинал для ознакомления, и копия, которая необходима для хранения в архиве, в личном деле умершего сотрудника. Оригинал после ознакомления возвращается человеку, который принес данный документ.

Получив такой документ от близких родственников, руководитель предприятия издает приказ о прекращении трудового соглашения по причине смерти. Приказ оформляется по стандартной форме Т-8, утвержденной Госкомитетом статистики.

Много разногласий и вопросов возникает по поводу того, от какого числа должен быть оформлен приказ, и каким числом датируется прекращение трудового договора между умершим работником и предприятием.

Важно знать, что приказ датируется тем днем, когда работодателем был получен документ, подтверждающий факт смерти сотрудника. А датой окончания трудового соглашения по причине смерти указывается фактический день смерти, отмеченный в соответствующем документе.

Работодатель не может уволить сотрудника только на том основании, что сотрудник не выходит на работу, а обязан выяснить причины данного отсутствия и подтвердить документально, если работник отсутствует на рабочем месте по неуважительным причинам. В противном случае такое увольнение может быть обжаловано в суде. А до тех пор, пока причины отсутствия работника не выяснены, за ним сберегается рабочее место.

Приказ о прекращении трудового соглашения регистрируется в журнале регистрации распоряжений и приказов. Как правило, лица, должны быть ознакомлены с приказом в установленном законом порядке, о чем они расписываются в журнале регистрации. Но в данном случае, работник не может ознакомиться с приказом, касающимся его. К его родственникам данный приказ тоже не имеет никакого отношения, поэтому в журнале регистрации графа ознакомлен сохраняется незаполненной.

Образец приказа вы видите на снимке:

Запись в трудовой книжке

Опираясь на данный приказ, кадровик делает надлежащую запись в трудовой книжке покойного.

Пометка в трудовой книжке о завершении трудового соглашения должна содержать причину, по какой расторгается данный договор, со ссылкой на номер и дату издания приказа о расторжении договора.

Информация для кадровика. При оформлении последней отметки в трудовой, формулировка «уволен» недопустима, поскольку умерший человек уволиться не может. Запись должна содержать следующую формулировку: прекращено действие трудового договора в связи со смертью.

Трудовая книжка должна быть полностью скопирована для хранения в архиве предприятия, в личном деле сотрудника. Оригинал трудовой книжки передается родственникам умершего сотрудника.

В свою очередь, родственник, получающий на руки трудовую, должен предоставить в отдел кадров документы:

собственный паспорт, военный билет, иное удостоверение личности;
документ, свидетельствующий о родственных отношениях с умершим. Таким документом может служить свидетельство о рождении, свидетельство о браке.

Эти документы также копируются сотрудником от дела кадров для хранения в личном деле выбывшего работника.

По просьбе родственников, трудовую книжку могут прислать по почте с обязательным уведомлением о получении. В заказном письме вместе с трудовой книжкой должна обязательно содержаться опись всех отправленных документов.

Случается, что работник одинок, не имеет родственников первой очереди, а с остальными связи разорваны, они не интересуются жизнью данного лица, и о смерти ничего не знают. Одним словом, трудовую книжку и выплаты никто не запрашивает. В этом случае трудовая хранится в архиве компании в личном деле умершего. Личное дело хранится в на предприятии 2 года, а затем передается в архив.

Может случиться и так, что сотрудник умер, этот факт является установленным, но кто получил из ЗАГСа свидетельство о смерти, выяснить не представляется возможным. Как уволить сотрудника, если нет свидетельства о смерти, и выяснить, у кого он находится, не представляется возможным? Тогда официальный представитель предприятия, где работал данный сотрудник, вправе запросить свидетельство о смерти, обратившись в ЗАГС по месту жительства сотрудника. Ему будет выдана копия документа, которая послужит причиной для завершения трудового договора.

Если умерший сотрудник был одиноким, предприятие, где он работал, имеет право взять на себя ответственность и материальные расходы за его похороны. В этом случае предприятие не несет ни перед кем материальных обязательств, и не должно никому выплачивать оставшиеся деньги работника.

Денежные выплаты

Родственников умершего сотрудника интересуют, в первую очередь, вопросы о выплатах семье, поскольку похороны всегда сопряжены с немалыми затратами. Именно выплаты, как правило, являются главной причиной, по которой родственники обращаются к работодателю умершего. Выплаты составляют:

Оставшуюся заработную плату за отработанные в течение последнего месяца дни;
Возможные районные надбавки и коэффициенты;
Премиальные;
Компенсация за неиспользованный отпуск и др.

Работодатель может начислить единоразовую материальную помощь семье умершего.

Это, если компания - работодатель не имеют отношение к смерти трудоспособного работника. Но печальная статистика свидетельствует о гибели трудоспособных людей на производстве по причине нарушения техники безопасности, и продолжает оставаться довольно высокой. Смерть человека на рабочем месте – по-прежнему не редкость. В этом случае, если подтверждается что человек погиб на работе из-за нарушений условий труда и техники безопасности, предприятие обязано компенсировать семье потерю кормильца.

Денежные выплаты производятся близким родственникам умершего. Приоритетным правом на получение этих денег обладают супруга, дети или родители покойного. Усыновленные дети, и лица находящиеся на попечении умершего работника, тоже являются получателями первой очереди. Для того, чтобы в кассе компании выдали деньги получателю, он, то есть получатель, должен предоставить

паспорт, или другой документ, подтверждающий его личность просителя,
свидетельство о смерти,
документ, подтверждающий близкое родство с умершим, или удостоверяющий факт попечительства.

Только за неимением близких родственников, трудовая книжка и выплаты могут быть выданы родственникам второй-третьей очередей. Преимущественным правом получения денег обладают лица,

проживавшие с работником на одной жилплощади,
находившиеся на иждивении умершего работника.

Подсчет всех выплат выполняется в бухгалтерии, в соответствии с документом, заполненном по форме Т-61. Выдача денег родственникам покойного, должны производиться не позднее четырехмесячного срока.

Если сотрудник был одиноким человеком, и получить деньги некому, тогда средства, положенные данному сотруднику остаются на балансе работодателя.

В сложившихся обстоятельствах главной задачей сотрудников отдела кадров является правильное и своевременное оформление документов, чтобы родственники смогли своевременно, без задержек получить все выплаты от компании.

Увольнение или прием на работу – это привычные процедуры для работодателя. Но не каждый специалист отдела кадров сталкивается с прискорбным обстоятельством – увольнением в связи со смертью работника. У многих возникает затруднение в вопросах оформления документов и сроков, которые необходимо соблюсти при составлении приказа и записи в трудовой. Заявление сотрудник написать уже не может. На основании чего тогда проводить оформление?

Основания для увольнения

Обстоятельства смерти человека могут быть различными, но в любом случае этот факт фиксируется медиками, и у родственников появляется свидетельство о смерти. Этот документ является основанием для проведения различных процедур по захоронению человека, а также для увольнения с работы, если на момент смерти гражданин был трудоустроен.

Этот случай регламентирует отдельная статья ТК, которая позволяет расторгать договор по обстоятельствам, не зависящим от желания работодателя или сотрудника: «Увольнение в связи со смертью работника» (). Работодатель никак не нарушает права умершего и не будет иметь последствий за самостоятельное увольнение человека.

Ситуации смерти сотрудника могут отличаться:

Человек умирает не на рабочем месте и информация об этом не всегда доходит до директора в тот же день. Возникает предположение, что работник просто прогуливает. Но пока не выяснено точное местонахождение человека, руководитель не может начать процедуру увольнения. Основания для этого нет. Свидетельство о смерти может быть передано родственниками значительно позже. Только после этого издается по статье 83.
Совсем другое дело, когда человек умер на работе или выполняя поручение в командировке. Факт ухода из жизни известен работодателю сразу. Но и в этой ситуации увольнять работника можно лишь после получения копии или оригинала свидетельства о смерти, где будет зафиксирована дата события.

Эти 2 варианта смерти сотрудника имеют разные последствия для работодателя.

1. Смерть сотрудника в нерабочее время .

Если несчастный случай произошел, когда гражданин находился вне работы, то такой факт не имеет никакого отношения к работодателю. Выяснение причин проводится без привлечения руководителя или его представителей. Расторжение договора проходит по правилам, установленным ТК РФ.

2. Смерть на работе.

Такая ситуация может иметь 2 варианта развития:

Без последствий для работодателя, если нет признаков, указывающих на причастность руководства или других сотрудников к произошедшему.
С привлечением к ответственности и необходимостью выплаты различных компенсаций, если будет доказано, что смерть наступила из-за несоблюдения мер безопасности, профессионального заболевания или иной причины.

В любом случае, когда гражданин умирает на рабочем месте, назначается расследование, которое должно установить все обстоятельства смерти человека.

Когда гражданин умирает на рабочем месте, назначается расследование, которое должно установить все обстоятельства смерти человека.

3. Смерть в командировке.

Такой прискорбный момент еще сложнее для работодателя, потому что смерть может наступить во время выполнения поручений руководства или в свободное время. Для начала необходимо выяснить этот факт, чтобы понять, несет ответственность работодатель или нет. Каждый случай изучается индивидуально. Только после выяснения причин и обстоятельств смерти работника директору может быть назначена выплата компенсации родственникам умершего.

Документальное оформление факта смерти сотрудника

Независимо от того, где и как умер человек, имеющий трудовые отношения с конкретным работодателем, организация должна зафиксировать прекращение этих отношений документально. Увольнение производится по всем правилам, но с определенными оговорками.

Основное внимание обращаем на приказ, потому что день увольнения и дата составления приказа не могут совпадать. Работодатель не имеет права издавать приказ до тех пор, пока не будет получено свидетельство о смерти, выданное отделом ЗАГСа. Именно свидетельство, а не справка из больницы. Не путайте.

Обстоятельства могут сложиться таким образом, что родственникам будет не до обращения к работодателю умершего и свидетельство поступит в отдел кадров спустя неделю, месяц после прискорбного случая. Поэтому приказ будет издан в этот день, а прекращение трудового договора оформлено задним числом, т. е. датой смерти.

Есть еще один нюанс: фраза, которая должна быть написана в приказе. При стандартных увольнениях используют именно слово «уволить», а по факту смерти с работником могут быть «прекращены отношения» по обстоятельствам. Уволиться умерший человек не может. Поэтому лучше использовать образец приказа при увольнении умершего, который содержит верную формулировку, чтобы не возникло недоразумения.

При стандартных увольнениях используют именно слово «уволить», а по факту смерти с работником могут быть «прекращены отношения» по обстоятельствам.

Приказ о прекращении договора составляется без заявления, потому что никто, кроме работника, не имеет права его написать. Это полномочие директору предоставляет ТК РФ по статье 83 , которая актуальна и для 2017 года.

Какие выплаты должны быть начислены

Дальнейшая процедура прекращения договора соответствует правилам увольнения сотрудников. Этот порядок не меняется. Поэтому после приказа бухгалтерия должна рассчитать все выплаты, причитающиеся умершему работнику.

Если сотрудник работал и не получал еще зарплату

Бухгалтерия начисляет все средства, положенные бывшему работнику по договору:

оклад;
премии;
надбавки.

Расчет берется до дня смерти. Смотрим в табель и высчитываем выплаты. Как и при процедуре увольнения, гражданину полагается начислить компенсацию за неиспользованный отпуск. Здесь ситуация может быть спорной, если человек умер, находясь в отпуске, или им был использован отпуск авансом. Уже полученные средства удержать не получится, а вот доначислить бухгалтер обязан.

Сотрудник болел перед смертью

Возможны и другие выплаты, если работник болел и дата смерти является датой закрытия бюллетеня. Тогда оплата больничного листа производится в соответствии со всеми правилами (согласно 255 ФЗ).

Спорным является день смерти, и многие кадровики не знают, считать ли этот день или нет. Здесь все зависит от заполнения бланка, но на практике день смерти не включается в расчет, потому что человек уже не получал лечения. Не положена оплата больничного, если гражданин самостоятельно создал условия для смерти.

Этап начисления полагающихся средств достаточно сложный и серьезный. Необходимо подойти к этому ответственно, чтобы родственники умершего не имели повода для обращения в суд. Все выплаты полагаются родственникам, которые имеют на это право (). Если у гражданина нет никого, то окончательный расчет передать некому. Средства остаются у работодателя.

Возможны и другие начисления, которые будут положены семье работника. Это может быть пособие на погребение или компенсация семье работника при установлении факта несчастного случая на работе.

Оформление трудовой книжки

Следующим этапом прекращения договора является оформление трудовой умершего работника. В ней должна быть сделана запись с учетом обстоятельств, вызвавших факт заполнения документа (согласно Правилам оформления трудовых книжек от 16.04.2003 № 225).

Это должна быть запись не об увольнении, а о прекращении действия договора согласно статье 83, т. е. по обстоятельствам, возникшим не по воле работника или директора. Рекомендации по заполнению страницы можно посмотреть в инструкции, принятой Министерством труда (№69, пункт 5.1.)

После внесения записи должна быть выдана трудовая книжка. Этот момент тоже имеет свои нюансы. Владелец документа умер, но правом получения могут воспользоваться родственники. Их необходимо уведомить о дате, когда документы будут готовы, или нужно попросить разрешения выслать трудовую умершего родственника по почте. Тогда адресом для отправления письма должен быть адрес любого из членов семьи или близких покойного.

Владелец документа умер, но правом получения могут воспользоваться родственники. Их необходимо уведомить о дате, когда документы будут готовы.

Бывают в практике кадровиков и другие обстоятельства, когда у работника не было родственников и близких или об их существовании неизвестно. Тогда оформленная трудовая остается на хранении у работодателя. Период хранения исчисляется двумя годами. Если за документами никто не обратится, то трудовая книжка сдается в архивное учреждение.

Какие документы требуются работодателю

Чтобы оформление бумаг было проведено без нарушений, у работодателя должны быть следующие документы:

Свидетельство о смерти, выданное уполномоченным органом (ЗАГС). Снимаем копию и прикладываем к приказу. Если бланк не предоставлен родственниками, работодатель должен самостоятельно получить его.
Решение суда или акт, подтверждающий факт несчастного случая, если смерть наступила на работе, в командировке или работодатель виновен в случившемся.
Документы лица (паспорт), претендующего на получение денежных средств умершего.
Квитанции или счета о расходах на погребение, если родственники обращаются за выплатой пособия.
Заявления в произвольной форме от родственников на получение денежных средств, компенсации, пособия и трудовой книжки.
Больничный лист, если смерть наступила в период болезни работника.

Возможно, что понадобятся и другие документы, если этого будут требовать обстоятельства.

Отчеты бухгалтерии

Процедура прекращения трудового договора с сотрудником по причине его смерти не исключает и других мероприятий, имеющих отношение к отчетности в налоговой, Пенсионном фонде (ПФР), Фонде социального страхования (ФСС).

Если бывшему сотруднику были начислены выплаты, то с них должны быть удержаны определенные взносы (согласно ФЗ № 212, 125). На не полученную при жизни зарплату налагается вычет в налоговую, который составляет 13%. Но такие вычеты не могут быть сделаны с пособия на погребение, которое возмещает работодателю ФСС. (письмо Министерства труда № 17.3/292). При подаче документов по форме 4-ФСС необходимо отобразить эту выплату и уменьшить в дальнейшем сумму страховых взносов.

Также должны быть учтены при подаче данных в ФСС.

В ПФР за умершего сотрудника взносы не начисляются, но в отчетные документы необходимо внести информацию о дате его смерти, что является основанием для нулевых взносов.

После передачи точной информации во все фонды процедура расторжения договора завершена.

Подведем итог

Если в вашей компании умер сотрудник, не стоит паниковать. Процедура здесь довольна стандартная, но требующая внимательности при оформлении документов и последовательности шагов:

Заявления об увольнении не требуется, его заменяет свидетельство о смерти, выданное ЗАГСом.
Приказ издается только в день получения свидетельства и может не совпадать с датой смерти работника. Предпринимать какие-либо действия до документального подтверждения обстоятельства не надо.
Остальная процедура расторжения договора стандартная, исключением является выдача денег и документов не сотруднику, а его родственнику.
Особо обстоят дела, если сотрудник умер на рабочем месте, в командировке или отпуске. Но и здесь правила прописаны законодательством.

Любая ситуация, возникшая впервые, вызывает сомнения и страх, что оформление может быть неверным. Смерть человека – это неожиданность не только для родных, но и для работодателя. Если следовать правилам, установленным для регулирования трудовых отношений, проблем возникнуть не должно.

Трудовой договор может быть расторгнут не только по желанию какой-либо из сторон, но и по причинам, независящим от работодателя или сотрудника. Одной из таких причин является смерть сотрудника.

Трудовой договор по причине смерти сотрудника может быть расторгнут только после получения достоверных сведений о смерти человека. Документом, на основании которого работодатель может расторгнуть трудовой договор по причине смерти работника, является свидетельство о смерти или в отдельных случаях решение суда. Как только работодатель получил документы о смерти работника, он может начинать процедуру увольнения работника.

Согласно трудовому законодательству, деньги, которые должны быть выплачены работнику в связи с расторжением трудового договора, должны быть выданы его близким родственникам. Кто из близких родственников может претендовать на получение выплат при смерти работника?

муж или жена умершего;
родители или усыновители;
дети, в том числе приемные.

Документы для получения выплат

Чтобы получить денежные выплаты, родственники сотрудника должны предоставить определенный комплект документов:

копию свидетельства о смерти родственника (в некоторых случаях это может быть решение суда);
письменное заявление о выплате денег, причитающихся работнику;
документ, подтверждающий личность родственника;
документ, подтверждающий степень родства с умершим работником обратившегося (это может быть, например, свидетельство о браке или свидетельство о рождении).

После того, как все необходимые документы от родственников оказались у работодателя, он должен выплатить денежные средства в течение недели.

Выплаты, которые полагаются родным при смерти работника

К выплатам, которые в связи со смертью работника нужно выдать родственникам умершего работника, относятся:

заработная плата, которую работник не успел получить ко дню прекращения трудового договора;
компенсация за «неотгулянные» отпуска;
пособия, которые работник не успел получить ко дню смерти (например, в случае болезни – пособие по временной нетрудоспособности);
иные денежные средства, которые не являются заработной платой, но полагаются работнику согласно трудовому договору (например, премиальные, компенсации и т.д.).

Другие выплаты при смерти работника

Кроме выплат, которые причитаются сотруднику при расторжении трудового договора, родственникам умершего могут полагаться и другие выплаты в связи со смертью работника.

Одной из таких денежных выплат является социальное пособие на погребение, если родственники или супруг похоронили умершего за свои личные средства и обратились к работодателю с просьбой о выплате пособия, оформленной письменно - заявлением. Обратиться за пособием необходимо не позднее полугода с даты смерти человека.

Работодатель выплачивает пособие на погребение жене/мужу или родственникам, которые несут расходы по погребению умершего работника. Базовый размер пособия на погребение составляет 4000 руб. Ежегодно данная сумма индексируется, однако с 1 января 2016 года по 31 декабря 2016 года индексация пособий исходя из прогнозируемого уровня инфляции временно приостановлена. С 1 февраля 2017 года предусмотрена индексация пособий исходя из индекса роста потребительских цен за 2016 год, равного величине 1,054.

Таким образом, размер пособия составляет:

в 2016 году и в январе 2017 года – 5277,28 руб.;
с 1 февраля 2017 года – 5562,25 руб. (5277,28 руб. × 1,054).

Кроме того, в районе, где выплачивается пособие, может быть установлен районный коэффициент. В таком случае коэффициент необходимо применить к сумме выплаты. Некоторых работодателей ставит в тупик вопрос – в каком размере выплачивать пособие родственникам? В размере, действующем на дату, когда они обратились за пособием или на дату смерти работника? Пособие на погребение выплачивается в размере, который установлен на дату наступления смерти работника.

Кроме того, в трудовом договоре или любом другом внутреннем документе работодателя может быть предусмотрена обязанность работодателя выплатить пособие на погребение из собственных средств в размере, который может быть значительно больше пособия, установленного законодательством.

Однако работодателю необходимо иметь ввиду: данные выплаты являются видом страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию и предоставляются гражданам РФ и иностранным гражданам, которые временно или постоянно живут на территории России.

Кроме того, члену семьи работника может быть оказана материальная помощь. Такая выплата в связи со смертью сотрудника может быть предусмотрена в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте работодателя, кроме того решение о выплате помощи семье работника может лично принять руководитель организации.

Образец заявления о выплате при смерти сотрудника денежных сумм:

Генеральному директору

ООО «Людмила»

Д.В. Назарову

от Павловой Ирины Александровны

ЗАЯВЛЕНИЕ

На основании ст. 141 Трудового кодекса РФ прошу выдать мне зарплату и другие выплаты, которые положены моему супругу Павлову Валентину Ивановичу, не полученные им ко дню смерти.