График документооборота предприятия пример. График документооборота утверждается

Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

Таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

Группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

Контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Сроки хранения первичных документов

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

В соответствии с п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98) (утв. Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60н) в составе учетной политики организации утверждаются в том числе и правила документооборота и технология обработки учетной информации. В различных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н), неоднократно упоминаются график документооборота и необходимость его соблюдения. Однако как составляется такой график, какие требования предъявляются к его оформлению, в данных документах не разъяснено.

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, изложен порядок организации документооборота, в соответствии с которым движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.

График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Обращаем ваше внимание, что пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204)

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23 июля 1998 г.) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

На данный момент ведение различной коммерческой, иной деятельности индивидуальных предпринимателей, юридических лиц должно сопровождаться формированием специальной документации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В первую очередь это касается именно первичных учетных документов. Они необходимо для формирования отчетности, а также решения различного рода иных немаловажных задач.

При этом обязательно формируется специализированный график документооборота первичной учетной документации.

Он не имеет жестко установленного формата, но должен соответствовать некоторым обязательным требованиям, отраженным в законодательных нормативно-правовых документах.

Базовые моменты

Одним из обязательных условий ведения различного рода деятельности на территории Российской Федерации является формирование соответствующим образом отчетности разного вида.

При этом касается это в первую очередь бухгалтерской и налоговой. Для подтверждения верности составления её необходимо формировать специальные документы – первичные.

В перечень таких документов входят следующие:

• счет-справка;
• счет-фактура;
• кассовый, товарный чек;
• иные.

Все они служат для решения различного рода задач. Но при этом важно помнить о необходимости соответствующего учета самих этих документов.

Именно для этой цели формируется специальный . Ведение данного графика строго обязательно и регламентируется законом.

Чтобы избежать различного рода проблем и затруднений, связанных с составлением данного графика, необходимо изучить вопросы:

• основные понятия;
• каковая его роль;
• законные основания.

Основные понятия

В первую очередь необходимо будет изучить законодательные нормы, которые регламентируют порядок составления графика документооборота, а также иные немаловажные моменты.

Но для правильной трактовки, понимания основных моментов необходимо будет заблаговременно изучить основные используемые понятия.

К таким понятиям на данным момент относится следующее:

• «график документооборота»;
• «первичные документы»;
• «рабочее место»;
• «бухгалтерский учет»;
• «накладная, счет-фактура»;
• «акт оказания услуг».

Обозначенные выше термины чаще являются наиболее существенными.

Под понятием «график документооборота» понимается специальная схема, которая разработана для всех без исключения подразделений определенного предприятия с момента создания до момента передачи в архив.

«Первичные документы» — документы, которые отражаются какие-либо хозяйственные операции. Это может быть продажа товаров/услуг, приобретение материалов и иное.

«Рабочее место» — представляет собой неделимое звено организационного процесса на предприятии. Оно может быть рассчитано на одного или же нескольких рабочих.

Первичная документация служит для организации рабочих мест также. «Бухгалтерский учет» — учет всевозможных хозяйственных, финансовых операций на предприятии.

« » — один из самых важных первичный учетных документов, имеющий установленный на законодательном уровне формат.

Служит для подтверждение свершения различных хозяйственных операций. « » — первичный документ, подтверждающий факт выполнения каких-либо работ для клиента.

Какова его роль

На сегодняшний день график учета документооборота решает одновременно большое количество самых разных задач. Полный их перечень отражается в законодательных актах.

На данный момент график документооборота дает возможность:

Таким образом, благодаря верно составленному графику документооборота возможно решить большое количество самых разных задач.

Именно поэтому применение его необходимо на всех предприятиях, которые ведут коммерческую и хозяйственную деятельность.

Во избежание различного рода затруднительных ситуаций стоит заблаговременно ознакомиться со всеми нормативными документами, регламентирующими этот график.

Законные основания

На данный момент существует большое количество различных документов, регламентирующих составление графика данного вида.

При этом разделить их можно на следующие отдельные группы:

• устанавливающие общие принципы организации;
• указывающие на особенности различных типов документооборота;
• регламентирующие особенности первичной документации;
• устанавливающие особенности документооборота бухгалтерской отчетности.

К наиболее важным документам, содержимое которых следует учитывать в первую очередь, можно отнести:

1. Положение по ведению бухгалтерского учета, утвержденное

Также не менее пристальное внимание необходимо уделить именно документам, которые регламентируют вопрос формирования самих первичных документов.

Так как многие такие документы являются основанием для получения вычетов налогового характера, иных.

При несоблюдении формы таких документов воспользоваться такими будет попросту невозможно.

К таким нормативно-правовым документам на данный момент можно отнести следующие:

В законодательстве достаточно подробно рассматривается сам вопрос порядка организации документооборота.

Именно поэтому необходимо будет обязательно соответствующим образом изучить все нормативно-правовые документы. Так можно будет избежать возникновения множества затруднений.

И в первую очередь – вопросов со стороны контролирующих органов. Так как ошибки, возникающие в связи с неправильным формированием первичной документации, графика ведут к серьезным штрафам.

Порядок формирования документа

Порядок формирования графика документооборота имеет большое количество самых разных нюансов, особенностей.

Потому с порядком осуществления данной процедуры стоит разобраться заранее. Так можно будет избежать множества затруднений.

К наиболее существенным вопросам, рассмотреть которые необходимо будет заранее, до начала составления данного графика, стоит отнести следующее:

• на кого возлагается ответственность;
• составление графика;
• образец заполнения графика документооборота первичных учетных документов.

На кого возлагается ответственность

Сегодня за составление графика документооборота отвечает компетентные работник. В законодательстве не установлено какое именно должностное лицо обязано выполнять работы по составлению подобных документов.

Но при этом чаще всего подобного рода деятельностью занимаются следующие должностные лица:

• главный бухгалтер;
• руководитель предприятия;
• исполнительный орган.

Вне зависимости от того, кто именно составил график, он несет непосредственную ответственность за его правильность и содержимое. Обязательно наличие подписи составляющего график лица.

Также важно помнить о наличия подписи исполнительного органа. Только после этого данный документ становится действительным.

Видео: первичные документы

В случае возникновения каких-либо вопросов по поводу верности такого графика ответственность будут нести именно составитель и руководитель предприятия.

Составление графика

Главной сложностью и в то же время плюсом графика рассматриваемого типа является отсутствие унифицированного формата данного документа.

Каждое предприятие самостоятельно занимается разработкой графика документооборота. Причем чем большее количество видов деятельности ведет предприятие, тем подробнее должен быть документ.

Процедура составления данного документа включает в себя следующие основные этапы:

Главной проблемой выполнения сроков, обозначенных в данном документе, является их несбалансированность.

График документооборота - это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех подразделений предприятия от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения).

График документооборота может быть составлен как для каждого структурного подразделения предприятия (например, для бухгалтерии), так и для того или иного нормативного либо внутреннего распорядительного документа (например, относительно заключения договоров).

За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота составляется в виде таблицы, на основе которой, в случае необходимости, могут быть созданы разного рода схемы и графики.

Существуют следующие виды графиков документооборота:

• типовые,
• унифицированные,
• индивидуальные.

Применение типовых и унифицированных графиков практикуется в основном на предприятиях, подчиняющихся одному органу управления, и т. п. Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия.

График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204)

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы и оформляется график документооборота.

Понятие документооборота предусматривает составление графика прохождения документов, контроль за правильным оформлением документов и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета.

График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель. Главный бухгалтер может привлечь для составления графика другие службы.

Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой организацией учетной политики.

Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов.

Документы должны создаваться в соответствии с утвержденным приказом или распоряжением графиком документооборота организации.

Отсутствие графика документооборота не влечет за собой административной или финансовой ответственности, но значительно усложняет работу не только сотрудников бухгалтерии, но и всего менеджмента организации в целом.

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (менеджеры по продажам, коммерческие агенты и др.).

В рабочем порядке до их сведения доводятся правила оформления первичных документов и сроки их представления в бухгалтерию (нередко на практике это положение не включается в общий график документооборота).

В связи с этим целесообразно составить соответствующий приказ руководителя, в котором установить ответственность за непредставление или несвоевременное представление документов в бухгалтерию (выговор, лишение премии и др.).

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, т. е. предусматривается оптимальное число структурных подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в структурном подразделении организации.

Документооборот на предприятии регламентируется графиком, который по каждому документу должен содержать следующие разделы:

• наименование документа;
• порядок создания документа, включающий количество экземпляров, ответственных за выписку, оформление и исполнение документа и срок исполнения документа;
• порядок проверки документа с указанием ответственных за проверку, тех, кто его представляет, порядок представления и срок представления;
• порядок обработки документа с указанием исполнителей и срока исполнения;
• порядок передачи документа в архив с указанием исполнителей и срока передачи.

Работники организации (руководители структурных подразделений, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.

Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и структурные подразделения организации, в которые представляются указанные документы.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы, таблицы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также со всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, их своевременную передачу для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, которые создали и подписали документы.

Соблюдение исполнителями графика документооборота в части, касающейся бухгалтерии, контролируется главным бухгалтером организации.

Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех структурных подразделений и служб организации.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Снежинка» Приказ № 87

Приказываю:

• 1. В целях обеспечения своевременной и эффективной работы структурных подразделений ООО «Снежинка» и рациональной организации документооборота всем ответственным лицам сдавать отчеты по своей деятельности согласно утвержденному графику документооборота:
  • - коммерческий директор - до 5-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет об объемах, количестве поставок товарно-материальных ценностей, аккуратности расчетов покупателей - оптовых фирм;
  • - руководитель службы экономической безопасности - до 3-го числа каждого месяца сдает отчет коммерческому директору о состоянии дел кредитуемых торговых фирм, о количестве положительных кредитных историй и положительных заключений на выдачу товарного кредита;
  • - менеджеры по продажам - до 3-го числа каждого месяца сдают отчеты коммерческому директору о параметрах кредитования в рамках товарного кредита - лимиты по объемам, сроки кредитования, нормы процентов в день в разрезе розничных магазинов;
  • - коммерческие агенты - до 3-го числа каждого месяца сдают отчеты руководителю службы безопасности о количестве заявок, переданных менеджерам по продажам, на предоставление товарного кредита, с указанием суммы заявки по каждому розничному магазину;
  • - менеджер по кадрам - до 5-го числа каждого месяца представляет для утверждения генеральному директору трудовые контракты с новыми сотрудниками и их должностные инструкции, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности материально-ответственных лиц; 1 -го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру табель рабочего времени; до 5-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру документы на сотрудников, принятых на работу в течение последнего месяца;
  • - главный бухгалтер - до 10-го числа каждого месяца составляет для генерального директора сводки, содержащие данные о прибыли, полученной за месяц, сумме затрат и налогах; до 28-го числа первого месяца квартала сдает бухгалтерские балансы в налоговую инспекцию после обработки полученных данных из отчетов сотрудников, предварительно ознакомив с ними генерального директора.
• 2. Все вышеперечисленные отчеты сдаются в строгом соответствии с формами, утвержденными в соответствующих приложениях к приказу по учетной политике ООО «Снежинка». Ответственность за разработкой форм несут уполномоченные лица. Контроль за разработку форм возлагается на главного бухгалтера.
• 3. За несвоевременную сдачу отчетов ответственность возлагается на виновных лиц (вплоть до увольнения).
• 4. Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера.

Генеральный директор ООО «Снежинка»

Корытко А.Е. подпись_

Приложение: график документооборота.

Для чего нужен график документооборота в учетной политике

Компания обрабатывает несколько сотен видов документов. Каждое подразделение составляет и исполняет как типовые, так и собственные виды документов, которые сопровождают и подтверждают его деятельность. При этом специалисты должны составить, исполнить, передать на хранение и уничтожить каждый документ своевременно. Особенно важно вовремя обрабатывать бухгалтерские, финансовые и кадровые документы, потому что сроки их исполнения часто устанавливают законодательно. Чтобы не пропустить нужную дату и четко регламентировать исполнение документов предприятия, используют специальный график.

★

График документооборота – это полный перечень всех документов предприятия. Его разрабатывают и утверждают в соответствии с Положением и Инструкцией по документообороту. В графике указывают, кто отвечает за разработку и оформление документов, устанавливают сроки, в которые их нужно составить и передать исполнителям. График документооборота 2019 относят к основным элементам системы внутреннего контроля в компании и считают одним из показателей ее надежности. Аудиторы во время проверок с большей вероятностью вынесут положительное заключение организации, в которой такой график составили.

Образец инструкции по делопроизводству

Наличие в компании графика документооборота позволяет:

• упорядочить документопоток и все процедуры документооборота;
• оперативно контролировать, в срок ли составляют, обрабатывают и исполняют документы;
• своевременно формировать отчетные формы;
• исключить авралы и обеспечить ритмичность работы исполнителей;
• в установленные сроки формировать дела и передавать их на архивное хранение;
• гарантировать своевременную обработку документов;
• в срок получать информацию, которая необходима, чтобы оперативно принимать управленческие решения.

Кто разрабатывает график документооборота

График можно разработать для всех подразделений, как единый документ, и для одной службы. Последнее подходит для отделов с большим документооборотом. Например, для кадровой или HR-службы, бухгалтерии, финансового отдела, а так же подразделений, в функции которых ходит учет и хранение продукции, комплектующих и товарно-материальных ценностей.

График документооборота первичных учетных документов в подразделении может разработать специалист, который хорошо знает пакет документов службы и установленные для их разработки и исполнения сроки.

Разработку графиков документооборота на крупных предприятиях часто отдают на аутсорсинг - нанимают экспертов или заключают договор с консалтинговой компанией. Оптимальный вариант - сотрудничество экспертов и работников служб компании, которых руководитель назначит ответственными своим приказом.

Чаще компании стараются экономить и обходиться своими силами. В таком случае, будет лучше, если сводный график документооборота на основании графиков подразделений организации составит служба делопроизводства. Но с этим поручением справится и секретарь, если поток документов в компании небольшой.

6 полезных схем-памяток от журнала «Справочник секретаря», которые помогут вам правильно работать с документами

Как составить график документооборота

Унифицированной формы для этого документа нет. В качестве примера вы можете использовать образец графика документооборота, который Минсельхоз РФ утвердил в «Методических рекомендациях по разработке учетной политики в сельскохозяйственных организациях» от 16 мая 2005 года .

То, какие сведения нужно включить в график документооборота вашей компании, зависит:

• от объема документопотоков и специфики производственной деятельности подразделений;
• состава подразделений;
• типов и видов первичной учетной документации, которые используют в подразделении;
• регламентов составления, обработки и исполнения документов компании;
• наличия средств автоматизированного учета и документооборота, используемого программного обеспечения.

Полезная подсказка от журнала «Система Кадры». Перечень обязательных и рекомендованных кадровых документов

Пошаговый алгоритм составления графика документооборота

Шаг 1. Определите перечень документов, которые сопровождают деятельность компании и разрабатывают внутри нее. Кроме регулярной первичной документации по кадрам и бухгалтерии включите в перечень разовые документы и те, которые составляют время от времени.

Шаг 2 . В подразделениях, которые работают с первичной документацией, назначьте ответственных. Они будут составлять, оформлять и передавать документы на утверждение и исполнение.

Шаг 3 . Установите сроки, в которые необходимо согласовать, утвердить и передать на исполнение каждый документ.

Шаг 4 . Оформите график по удобной вам форме. Чаще всего используют таблицу, содержание граф в которой определяют по потребностям организации и подразделения.

Пример заполненного графика документооборота

Как оформить график документооборота

Используйте упрощенную форму графика, если у вас маленькая компания с небольшим документооборотом. Образец бланка смотрите

Для большой компании график документооборота можно составить для каждого подразделения, по форме с разбивкой на операции.

График документооборота для бухгалтерии