Оформление товарной накладной: законодательные пробелы и противоречия. Товарная накладная Порядок подписания товарной накладной торг 12

Товарная накладная - первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности (путем продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца к покупателю.

В накладной указывается наименование (вид) товара, его цена, количество и общая стоимость, а также сумма НДС.

Кроме того, товарная накладная должна содержать реквизиты передающей и принимающей сторон, собственноручные подписи уполномоченных лиц, печать организации.

Форма товарной накладной

В силу норм Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" все факты хозяйственной деятельности организации подлежат оформлению первичными учетными документами, утверждаемыми руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

При этом организация может использовать как самостоятельно разработанные документы, так и , содержащиеся в специальных альбомах и утверждаемые Госкомстатом России.

Так, Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 утвержден Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, среди которых - товарная накладная (форма N ТОРГ-12), применяемая для оформления продажи товарно-материальных ценностей сторонней организации.

Поэтому на практике организации для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяют товарную накладную по форме ТОРГ-12.

Товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном.

Оформление товарной накладной

Составление товарной накладной

Товарная накладная составляется в двух экземплярах, один из которых остается у организации-поставщика и является основанием для списания товарно-материальных ценностей.

Второй экземпляр товарной накладной передается покупателю (грузополучателю) и является основанием для оприходования этих ценностей и вычета по НДС.

Подписание товарной накладной

Первичные документы подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами.

Перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, утверждаются руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Таким образом, руководитель может передать право подписывать товарную накладную и оформляет это право доверенностью или приказом.

При этом в ТОРГ-12 может быть проставлено 5 подписей:

три со стороны продавца: (руководитель, бухгалтер, ответственный за отгрузку). В некоторых крупных организациях подпись в товарной накладной при отгрузке ставит один человек. Обычно это некий «оператор», который на основании информации, полученной от бухгалтерии и склада, формирует документ и подписывает своей подписью. Такой порядок работы должен быть закреплен либо в приказе, либо в доверенности, либо в должностных инструкциях «оператора»;

одна со стороны покупателя (ответственный за прием товара) - в строке «Груз получил грузополучатель». В этой строке должна стоять подпись официально уполномоченного представителя покупателя - это может быть лицо по доверенности или по Уставу. Поэтому расписаться должен либо руководитель организации-грузополучателя (покупателя), либо уполномоченное на то лицо по доверенности на право подписи первичных документов.

еще одна подпись - в строке «Груз принял» - ставится любым материально-ответственным лицом, фактически принимающим груз (в той же строке заполняются данные о доверенности за перевозку ТМЦ). Это может быть как перевозчик сторонней организации-транспортировщика, так и представитель организации-покупателя. Руководитель предприятия может принять товар без доверенности - в таком случае он расписывается в строке «Груз принял» и не заполняет строки по указанию реквизитов доверенности.

При этом, в обеих строках «Груз получил грузополучатель» и «Груз принял» может расписаться одно и то же лицо (если у него есть и на ТМЦ, и право подписи первичных документов). В этом случае подпись ставится только в строке «Груз получил».

Заполнение товарной накладной

В графе «Грузоотправитель» должно быть указано в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное наименование грузоотправителя, юридический адрес (можно вместе с фактическим), телефон и банковские реквизиты (р./сч и БИК обязательно!).

В случае, когда отгрузка товара осуществляется не поставщиком, а его структурным подразделением, то необходимо указывать в графе «Структурное подразделение» его адрес местонахождения.

Графы «по ОКПО» и «Вид деятельности по ОКДП» указывается для организации, которая составляет товарную накладную, то есть для продавца ТМЦ.

В графе бланка товарной накладной «Грузополучатель» указывается в соответствии с учредительными документами его полное или сокращенное наименование, почтовый адрес, телефон и банковские реквизиты (р./сч. И БИК обязательно!).

Графа «по ОКПО», напротив «Грузополучатель», должна быть обязательно заполнена.

В графах бланка товарной накладной «Поставщик» и «Плательщик» чаще всего указывается аналогичная информация, что и в графах «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» соответственно.

Но бывает, что поставщик и грузоотправитель (плательщик и грузополучатель)- разные организации. Тогда в данных графах указывается в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное наименование организации, юридический адрес, номер телефона и банковские реквизиты.

В графе бланка товарной накладной «Основание» должны быть указаны номер и дата договора.

Если организация-поставщик доставку товара осуществляет не самостоятельно, а, привлекая перевозчика (грузоотправителя), то заполняется графа «Транспортная накладная» (номер и дата транспортной накладной).

Перед сводной таблицей бланка товарной накладной в графах «Номер документа» и «Дата составления» указывается порядковый номер накладной и дата его составления соответственно.

Налоговая инспекция настаивает, чтобы дата составления совпадала с датой отгрузки ТМЦ.
При заполнении сводной таблицы следует учитывать следующие моменты:

Данные в сводной таблице формы ТОРГ-12 должны соответствовать данным из бланка счета-фактуры.

При этом:

в столбце 5 бланка товарной накладной указывается код единицы измерения;


в столбце 6 бланка товарной накладной указывается вид тары (сокращенно), в которой перевозится товар (к примеру: ящики, коробки и пр.). Если перевозят неупакованный груз, то прописывается в соответствующей строке «н/у»;

в столбце 9 бланка товарной накладной указывается масса каждого товара с учетом массы тары. Необходимо прописывать единицы массы (кг., т. и пр.).

В графе бланка товарной накладной после слов «Товарная накладная имеет приложение на» указывается прописью число листов приложений к данной форме.

В графе после слов «и содержит» прописью указывается число порядковых номеров столбца 1 сводной таблицы.

в графе «Всего мест» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 8 сводной таблицы;

в графе «Масса груза (нетто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 10 сводной таблицы;


в графе «Масса груза (брутто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 9 сводной таблицы;


в графе «Всего отпущено на сумму» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 15 сводной таблицы, копейки прописываются цифрами;

Со стороны поставщика товарная накладная должна быть подписана всеми, кто разрешил и произвел отпуск груза, а также главным бухгалтером, и заверена печатью.

Даты со стороны продавца и плательщика должны совпадать с датой составления накладной.

Электронная форма торговой накладной

Форма и порядок составления электронной накладной ничем не отличаются от формы и порядка составления ее бумажного аналога, за исключением того, что электронный документ составляется в одном экземпляре, который состоит из двух файлов.

Один из них формируется на стороне продавца, а второй при пересылке документа - на стороне покупателя.

Для подписания электронных накладных вместо собственноручной подписи использоваться электронная подпись (ЭП), причем электронная товарная накладная подписывается одной электронной подписью со стороны продавца, и одной - со стороны покупателя. Итого две подписи.

При этом в строках «Отпуск разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвел», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» указываются ФИО и должности соответствующих лиц, а в строке «По доверенности №» - информация о доверенности уполномоченного лица.

Объединение счета-фактуры и товарной накладной в один документ

Счет-фактуру и товарную накладную (ТОРГ-12) допускается объединять в один документ.

Варианты объединения счета-фактуры и товарной накладной в один документ

Для того, чтобы вместо счета-фактуры и товарной накладной составлять один документ, существует два варианта действий:

Вариант 2. Самостоятельно разработать форму объединенного документа. Для этого следует:

1) дополнить форму счета-фактуры следующими реквизитами (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 9 Правил заполнения счета-фактуры)):

описанием хозяйственной операции - отпуска товаров (например, "товар отпустил" или "отпуск груза произвел");

наименованием должности представителя вашей компании, отпустившего товары, с его подписью, фамилией и инициалами;

описанием хозяйственной операции - приемки товаров (например, "товары принял" или "груз получил");

наименованием должности представителя компании - покупателя или грузополучателя, с его подписью, фамилией и инициалами;

2) приказом руководителя организации утвердить такую дополненную форму счета-фактуры, как первичный документ, в качестве приложения к бухгалтерской учетной политике.

При этом исключать какие-либо реквизиты счета-фактуры из объединенного документа нельзя.

Порядок выставления и регистрации объединенного документа

Дополненный счет-фактуру или УПД надо составлять:

при отгрузке, а не в течение пяти календарных дней со дня отгрузки;

в двух экземплярах, один из которых передается покупателю, а второй регистрируется в книге продаж - так же, как обычный .

Дополненный счет-фактура или УПД в целях исчисления НДС, налога на прибыль, а также бухгалтерского учета будут документами, подтверждающими отгрузку.

Порядок действий с объединенным документом у покупателя

На основании дополненного счета-фактуры или УПД покупатель может:

принять товары к бухгалтерскому учету;

принять к вычету НДС, так же как по обычному счету-фактуре;

учесть стоимость товаров в налоговых расходах.

Учет товарных накладных и хранение

Законодательно не закреплено никаких правил учета товарных накладных.

Поэтому организация вправе сама утвердить правила передачи и хранения документов.

На практике, обычно на складе составляется товарный отчет (первичный документ, на основании которого в учете отражаются данные о реализации товаров и их себестоимости), к которому в хронологическом порядке прикладываются товарные накладные.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Товарная накладная: подробности для бухгалтера

• 12 оттенков «серых» схем

  Оформленных документов: договоры, счета-фактуры, товарные накладные, справки о стоимости выполненных работ... вычета НДС: договоры, счета-фактуры, товарные накладные, акты приемки выполненных работ, протоколы... все необходимые документы: счета фактуры, товарные накладные, приходные ордера с подписью материально... образом оформленными счетами-фактурами и товарными накладными. А проблемность контрагентов не является...

• Обязательно ли проверять полномочия лиц, подписавших первичные документы со стороны контрагентов?

  Коносаментом, товарной накладной по форме, разработанной поставщиком. При разработке бланка товарной накладной может быть... по организации), влечет недействительность таких товарных накладных. Это подтверждает и арбитражная... свои должностные обязанности и подписавших товарные накладные от имени организации, являются... , подтверждающих полномочия лиц, подписавших товарные накладные, факт поставки товара не опровергает... работникам полномочия на подписание товарных накладных путем выдачи доверенности и...

• Можно ли применять электронную цифровую подпись и факсимильную подпись при оформлении бухгалтерских документов?

  Применение факсимильной подписи при оформлении товарных накладных (товарно-транспортных накладных) при... документов (в т.ч. товарных накладных) стороны могут организовать электронный документооборот... в котором поставка оборудования подтверждалась товарной накладной, которая была подписана факсимиле, ... выполненных работ, подтверждается договором, товарной накладной и актом на выполнение работ... порядок применения факсимиле при оформлении товарных накладных (товарно-транспортных накладных) целесообразно...

Когда проводятся любые торговые операции, все участвующие в сделках организации обязаны заполнять документы, которые в установленном законом порядке подтверждают, что продукция перешла из собственности одного субъекта в собственность другого. Один из основных документов, которые надо заполнить, — это товарная накладная ТОРГ-12. Она была утверждена в 1998 году решением Госкомстата России (Постановление № 132).

Общие правила

При заключении сделки форма ТОРГ-12 подписывается в двух экземплярах. Один экземпляр продавец оставляет себе после того, как покупатель поставит на нём подписи и печатью подтвердит факт получения продукции.

Второй же экземпляр служит документальным подтверждением того, что товар был оприходован у покупателя. Наравне со счёт-фактурой этот документ является официальным подтверждением того, что сделка была совершена. В дальнейшем это необходимо, чтобы получить вычет по НДС.

Оформление товарной накладной

По оформлению документ должен точно соответствовать утверждённой форме — в противном случае он будет недействителен.

Вы можете посмотреть, как должна выглядеть накладная и .

Прежде всего, указывается информация об отправителе и о получателе продукции, данные о продавце и покупателя. Вся эта информация должна вноситься в накладную на основании реквизитов, которые содержатся в учредительных документах компаний-контрагентов. К реквизитам относятся:

• полное или сокращённое наименование компании;
• адрес организации. Лучше всего указывать юридический адрес. Это позволяет в дальнейшем избежать проблем с получением вычета по НДС;
• контактный номер телефона;
• банковские реквизиты. Следует указать номер расчётного и корреспондентского счетов, наименование банка и БИК.

В правой части бланка имеется таблица, в которой нужно указать ОКПО и ОКДП отправителя товара. Эти классификационные коды присваиваются уполномоченными организациями и в каждом конкретном случае различаются. Ниже расположены графы «Товарная накладная». Они заполняются в тех случаях, когда форма ТОРГ-12 исполняется вместо товарного раздела ТТН.

Договор или заказ-наряд — это фактическое основание для того, чтобы сделка была совершена. Номер и дата договора — это и есть главные сведения. Их следует вносить в соответствующую строку бланка ТОРГ-12.

Обязательная номенклатура

Каждая накладная обязательно должна быть снабжена номером и датой составления. Табличная часть бланка содержит перечень номенклатуры, которая будет передана покупателю товара. Кроме того, там будет содержаться информация о самом товаре: единицы измерения, форма упаковки, количество товара или его масса, цена единицы продукции, НДС и итоговая стоимость.

В обязательном порядке должны быть внесены следующие данные о товаре:

• порядковый номер;
• название продукции;
• единица измерения;
• количество либо масса нетто;
• цена единицы продукции;
• итоговая сумма без НДС;
• НДС (не указывается, если используется УСН);
• итоговая сумма с НДС.

Остальные графы обязательными не являются. Информация в них вносится только при необходимости.

После того как таблица заполнена, количество позиций записывается прописью (не цифрами) во избежание ошибок. Прописью также пишется масса товара или число единиц продукции. Если товары подлежат сертификации, то указывается число приложенных сертификационных документов.

Если при заполнении документа была допущена хотя бы малейшая ошибка, то следует полностью переделать накладную. Опечатки и исправления не допускаются. Реквизиты и все сведения об организациях должны быть заполнены согласно законодательным требованиям.

Подписи контрагентов

Заполнение товарной накладной завершается тем, что стороны ставят свои подписи. Чаще всего продавец одновременно является в сделке и отправителем груза, но иногда фактическими отправителями могут быть и третьи лица — транспортные и курьерские службы.

Подписи должны быть поставлены в следующем порядке:

• подпись продавца («главный бухгалтер»);
• ответственное лицо продавца («отпуск груза разрешил»);
• ответственное лицо отправителя — тот, кто фактически проводил отгрузку товара («отпуск груза произвёл»).

Подписи заверяются оттиском печати.

Если со стороны покупателя товар принимает не ответственное, а доверенное лицо, то оно должно получить доверенность, и эти сведения также отражаются в накладной. Лишь в этом случае подпись доверенного лица, принимающего товар, будет действительна. В конце документа ставится дата заключения — когда был выдан и получен товар.

При наличии доверенностей на подписание ТОРГ-12 количество подписей можно сократить : до двух — со стороны отправителя и одной — со стороны получателя. Обычно отправитель товара выдает доверенность на право подписи от имени бухгалтера и того, кто разрешил отгрузку, лицу, непосредственного отгружающему товар, а получатель – лицу, принимающему товар.

Оформление доверенности

Правом выдачи доверенности располагают только руководитель организации или предприниматель лично. Выдача доверенности другими лицами допустима только тогда, когда они сами получили право совершать такие действия с возможностью передоверить их третьим лицам.

В доверенности от имени юридического лица указываются:

1. название документа;
2. номер по внутреннему документообороту (при необходимости);
3. место выдачи;
4. дата выдачи (число и месяц указываются прописью);
5. полное наименование и реквизиты (ОГРН, ИНН, КПП, адрес места нахождения);
6. должность, фамилия, имя и отчество выдающего доверенность, документ, подтверждающий его полномочия;
7. сведения о доверенном лице (фамилия, имя и отчество, данные паспорта или иного удостоверения личности, место постоянной регистрации);
8. перечень действий, которые доверенное лицо имеет право совершать от имени доверителя, в том числе какие документы он может подписывать;
9. срок действия (максимальный срок действия доверенности не предусмотрен, если срок не указан, она действительна один год);
10. право передоверия полномочий или запрет на него;
11. удостоверение подписи доверенного лица;
12. должность, подпись, фамилия и инициалы выдавшего доверенность.

Индивидуальные предприниматели вместо сведений об организации и лице, выдающем доверенность, указывают свой статус, полные фамилию, имя и отчество и реквизиты (ОГРНИП, ИНН, адрес постоянной регистрации).

Доверенность необходимо заверить печатью, если организация или предприниматель их используют.

Получатели товара для упрощения документооборота могут использовать унифицированные формы М-2 и М-2а. Это разовые доверенности, в которых отражается дата выдачи, номер счета, перечень конкретных материальных ценностей и их количество, которые доверенное лицо должно получить у конкретного поставщика по указанному в них договору или счету.

При предоставлении поставщику оригинала такой доверенности, подпись руководителя организации или доверенного лица в накладной может не проставляться, так как она содержит все необходимые подписи и реквизиты.

Особенности заполнения ТН

При получении товара по доверенности в товарную накладную вносятся сведения о выданной доверенности (номер и дата), выдавшей её организации и доверенном лице. Название организации может быть приведено в краткой форме .

О доверенном лице указываются следующие сведения:

1. должность;
2. фамилия;
3. инициалы;
4. данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
5. адрес постоянной регистрации.

При получении им доверенности по форме М-2 или М-2а, оригинал которой передается отправителю товара, достаточно указать должность, фамилию и инициалы.

Приказ на уполномоченное лицо

Приказ может быть издан только в отношении работников, подписавших трудовой договор. Его можно составить в произвольной форме , если образец не утвержден локальными нормативными актами.

Такой приказ должен содержать указания на сотрудника, которому предоставляется право подписи документов, и какие именно документы он получает право подписывать. Перечень документов можно детализировать либо указать их основные признаки, например, первичные документы бухгалтерского учета.

Подписание накладной только на основании приказа не допускается, в этом случае она считается недействительной.

Уклонение покупателя от оформления факта приемки

На практике нередко возникают случаи, когда после получения товара покупатель уклоняется от оформления факта приемки. Что делать, если покупатель не подписывает накладную? В данном случае поставщик имеет право требовать оформления факта приемки в судебном порядке .

В суде будет необходимо доказать, что товар находится во владении покупателя или указанного им грузополучателя. В качестве доказательства могут быть привлечены:

• транспортные и почтовые документы, подтверждающие доставку товара по указанному покупателем адресу;
• транспортные и почтовые документы, подтверждающие отправку товарных накладных грузополучателю и требование вернуть документы с его подписью;
• акты сверок;
• переписка с покупателем и указанным им грузополучателем, в том числе претензионная по факту уклонения от подписания товарной накладной.

Перед подачей жалобы в суд также необходимо направить грузополучателю требование в случае неуплаты вернуть полученный товар в исходном виде, возместить расходы на его транспортировку или предъявить обоснованные претензии по качеству товара.

При отказе грузополучателя от подписания накладной в ней делается отметка об этом . Накладная, подписанная одной стороной, может быть признана судом недействительной только, если мотивы отказа второй стороны признаны им обоснованными. Если грузополучатель необоснованно отказывается оформить принятие товара и оплатить его, суд обяжет его это сделать.

Совсем другая ситуация возникает, если отказ в приемке товара возникает по объективным причинам. Тогда получатель должен составить акт об отказе принять товар и направить его поставщику вместе с полученным товаром и поступившими документами.

Составление акта об отказе

Отказ в приеме товара может вынести только комиссия, состав которой утверждается организацией-грузополучателем. Численный состав комиссии – не менее трех человек.

Акт содержит следующие обязательные реквизиты:

1. название документа;
2. дата составления;
3. место составления;
4. сведения о составе комиссии с указанием должностей, фамилий и инициалов;
5. указание на выявленные несоответствия с техническим заданием или договором поставки, а также установленными нормативно-правовыми актами требованиями к качеству;
6. решение комиссии об отказе в приеме товара (с указанием товарной накладной, на основании которой поступил товар) и его возврате поставщику;
7. подписи членов комиссии.

В правильном оформлении учетных документов, подтверждающих передачу товара, заинтересованы обе стороны. Это поможет им избежать лишних трудозатрат не только при взаимоотношениях друг с другом, но и с контролирующими органами, а также в суде.

На любом предприятии осуществляются хозяйственные операции. Результатом чего становится бухгалтерская деятельность. Упрощению этого рабочего процесса способствует во многом заполнение первичной документации. Накладная ТОРГ-12 как раз входит в эту группу документов.

Определение, информация об ответственных за заполнение и подпись

ТОРГ 12 – это первичный документ, который оформляется при отпуске продукции или товаров покупателям. Накладная заполняется с использованием унифицированной формы. Которая является обязательной для каждой организации.

Обязательно оформление двух экземпляров накладной. Один передают покупателю, другой остаётся у продавца. Тогда будет легче оприходовать товарно-материальные ценности. Допустимо формирование таких документов не только в бумажной, но и в электронной форме. Не так давно был утверждён формат XML, который можно использовать для связи в Интернете с Налоговой Службой непосредственно.

Подписи на документе ставит руководитель совместно с главным бухгалтером. Или другие лица, но только наделённые соответствующими полномочиями.

Кроме того, обязательно должны присутствовать пять подписей. Три со стороны продавца. Включая руководителя с бухгалтером, а так же сотрудника, который несёт прямую ответственность в связи с отгрузкой. Подпись может поставить только один сотрудник, если организация крупная. Например, достаточно заверения от оператора, который связан с бухгалтерией, складским учётом. Только руководитель должен выпустить отдельный приказ, наделяющий сотрудника соответствующими полномочиями.

Материально-ответственные лица заполняют строку «груз принял». Если именно они и отвечают за принятие груза. Это могут быть как перевозчики сторонних организаций, так и представители того, кто покупает товар. Доверенность не требуется, если за приёмку отвечает сам руководитель. В этом случае пустыми надо оставить и соответствующие поля.

В графе «груз получил» свою роспись ставят покупатели. Подпись при этом может ставить только лицо, наделённое соответствующими полномочиями.

Что относится к обязательным реквизитам?

Важно с самого начала понять, какие реквизиты обязательны для любого документа, а какие стали дополнительными. Документ не будет считаться действительным, если ошибочно введена хоть одна из необходимых позиций.

Список обязательных данных состоит из:

О правилах заполнения ТОРГ 12

Информация об организации, проводящей отгрузку товаров, располагается на самом верху. Она должна представить сведения о:

• Телефоне и факсе.
• Адресе, по которому находится фактически, и юридически.
• Индексе для почтовых отправлений.
• Банковском БИКе.
• Номере счёта для расчётов.
• Своём наименовании.

Табличная часть в накладной и счёт-фактура должны соответствовать друг другу практически во всём.

Заполнение табличной части

Прайс станет основанием для заполнения графы, в которой следует указать код товара. Но информацию можно взять и из специального классификатора. Этот реквизит с рекомендательным, но не обязательным характером.

А вот наличие единиц измерения – требование, которое нужно выполнять. Для этого рекомендуется так же воспользоваться классификатором.

Далее идёт информация об упаковке. Например, пишут, что используется ящик. Количество в одном месте – так называется колонка, где надо указать, сколько именно изделий уместилось внутри одной тары. Далее идёт колонка с массой. Её надо заполнять, если речь не о штучном, а о весовом товаре.

Стоимость обычно указывается без учёта дополнительных сборов в бюджет субъектов Российской Федерации. Ставку налога пишут в графе с номером 13. Чаще всего она равна 18 процентам. Сама сумма по рассчитанному налогу идёт в следующей графе. Наконец, последняя нужна для определения стоимости товара уже с учётом НДС.

Итого – последняя строка, отображающая суммарные результаты по всем предыдущим операциям.

Как быть с исправлениями ошибок?

Это возможно, но только тремя способами.

1. Аннулировать документ, а затем создать новый.
2. Составить акты о расхождении информации. Тогда в первоначальном документе ставятся отметки, подтверждающие их создание.
3. Вычеркнуть информацию, которая не соответствует действительности. При этом правка делается в обеих версиях документа. Дату и подпись ставят рядом с самими правками в документе.

Получение товара по доверенностям

Получение товаров доступно не только ответственным сотрудникам, но и доверенным лицам. На основании документа, который заполен по форме М2. Сам документ закрепляется только за продавцом. Действуют дополнительные правила заполнения ТОРГ12, если товары передаются именно на основании доверенности. Обязательно наличие номера доверенности и даты, когда она была оформлена. Допустима ситуация, когда на накладной ставят только дату.

Должно присутствовать и имя фирмы, которая выдала доверенность исполнителю.
В графе «груз принял» стоят сведения о лицах-получателях документации. И грузов, которые переданы на основании информации.

Правила заполнения графы 13

Накладная относится к первичной документации. Потому её заполняют только после совершённой, реальной операции. В 13 графе ставят ставку НДС, которая полностью соответствует параметрам отгрузки.

Если ведётся деятельность, на которую распространяются льготы, то указывают 0 процентов. В статье 164 НК РФ легко найти перечень соответствующих занятий.

Без НДС – это пишут те, кто применяет спецрежимы, проводят операции, которые налогом не облагаются.
Недопустимо наличие прочерков и пустых мест в графе 13. Должна отсутствовать и путаница по ставкам, иначе проверяющие органы будут присматриваться к организации.

Приём товара по документу

Выгружаемый товар надо сопоставить с информацией, которая указана в документах. И проверить соответствие фактически отгруженных ценностей с заявкой, оставленной заказчиком.

Проще всего работать с накладными, оформленными в бумажной форме. Водитель должен просто передать документы. Ответственное лицо проводит проверку подлинности и соответствия уже на месте. После этого на бумаге ставят подпись, а затем отправляют её бухгалтерии.

В случае создания электронных версий надо отдельно проработать вопрос о том, как именно проводить процедуру. И работать с самими документами. Например, ввести требование по распечатке. После проставления подписей документ лучше автоматически направлять бухгалтерам. Тогда он не будет задерживаться при передаче, и теряться.

Хранение и учёт документов

Нет никаких особых правил, по которым надо вести учёт для товарных накладных. Организация и её руководство сами устанавливают, в каком именно порядке надо работать с документацией. Практика говорит о том, что на складах составляют так называемые товарные отчёты. Это разновидность первичных бумаг, на основании которых в других документах отражаются сведения по себестоимости, реализационным процессам.

Именно к этим отчётам прикладываются товарные накладные, в хронологическом порядке.

Расходные и доходные учётные книги должны вести ИП, которые используют упрощённые системы налогообложения. Их составляют, основываясь только на первичной документации. Можно использовать электронный формат для ведения таких книг, но тогда их нужно будет распечатывать по окончании налогового периода.

Документы в бумажной форме хранятся с использованием шкафов и коробок, полок. Хранение и передача товарных накладных позволяет использовать как бумажный, так и электронный вид. Это позволит повысить безопасность при передаче, сэкономить время и силы. Главное – закупить официальные электронные подписи перед тем, как переходить на такой вид документооборота. И продумать способ, которым свои подписи должны ставить водители. Порядок оформления возврата по товарам разрабатывается совместно с каждым из контрагентов.

Вконтакте

Товарная накладная ТОРГ-12 - это документ, которым сопровождается поставка товарно-материальных ценностей. Форма не является обязательной для применения.

Что такое форма ТОРГ-12

Товарная накладная ТОРГ 12 довольно часто применяется организациями для оформления товарно-материальных ценностей (ТМЦ), измеряемых в штуках или весе. Руководитель организации может не использовать данную форму (см. ФЗ-402 «О бухучете»). Товарная накладная (скачать ее можно будет ниже) имеет ряд преимуществ, о которых расскажем в этой статье.

Скачать ТОРГ 12 можно в конце статьи.

Форма товарной накладной ТОРГ 12 входит в альбом унифицированных форм (ОКУД 0330212). Однако с вступлением в силу закона 402-ФЗ первичные документы не обязательно должны быть унифицированной формы. Достаточно того, чтобы документ содержал весь перечень обязательных реквизитов, поименованных в законе.

Однако унифицированная форма ТОРГ 12 (скачать бланк можно ниже) настолько удобна, что многие предприниматели не отказались от использования этой товарной накладной по нескольким причинам:

1. Она привычна и понятна.
2. Отвечает требованиям нормативных актов.
3. В случае необходимости товарная накладная послужит основанием при решении спорных ситуаций, например, претензий к качеству приобретенного товара (Закон № 2300-1).
4. Подтверждает факт получения или отгрузки товара (ст. 458 ГК РФ ).
5. Является обоснованием принятия НДС.
6. Служит подтверждением истечения гарантийного срока (Закон № 2300-1) и т. д.

Основание для оформления товарной накладной ТОРГ-12

Если предусмотрена продажа товара, то основанием оформления товарной накладной является договор.

Как правило, цена и количество передаваемой продукции указываются в договоре или в приложениях (спецификациях). Возможен вариант, когда по условиям договора цена товара определяется действующим прейскурантом компании, а количество — в заявке от покупателя.

Альтернативой формой является универсальный передаточный документ (Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/).

Товарная накладная ТОРГ-12, правила заполнения

Товарную накладную ТОРГ 12 составляет продавец. Форма содержит информацию о продавце, покупателе, наименовании товара, его количестве и стоимости, сведения о материально-ответственных лицах, которые товар отгрузили и получили.

Сроки хранения документа

Срок хранения накладной бухгалтер должен начать отсчитывать после окончания отчетного года. Для определения срока обратимся к ст. 17 402-ФЗ: для всех первичных документов этот срок составляет пять лет. Необходимо придерживаться его и для накладной ТОРГ 12, но только в том случае, если данным документом организация не подтверждает размер убытка, переносимого на будущее. Если же это происходит, то, в соответствии со ст. 283 НК РФ , документ может храниться дольше.

Ответственность за составление и учет

Сотрудники организаций должны обращать внимание на детали заполнения документа. Зачастую это помогает минимизировать правовые и налоговые риски компаний.

Обратите внимание на печать! Так, например, печать не является обязательным реквизитом (не поименована в списке обязательных реквизитов в 402-ФЗ). Но в товарной накладной ТОРГ 12 печать должна стоять, т. к. она предусмотрена формой. По данному вопросу могут возникнуть разногласия при зачете НДС с налоговой инспекцией. С другой стороны, если грузополучатель получил товар по доверенности, заверенной печатью организации, то в накладной ее ставить не обязательно. В этом случае достаточно прикрепить к накладной доверенность и обеспечить хранение этих двух документов вместе.

Лица, которые подписали накладную со стороны продавца и грузополучателя, несут, в том числе, и уголовную ответственность в случае, например, хищений или краж товара. Поэтому бухгалтерам необходимо обращать особое внимание на наличие всех необходимых подписей в документе при принятии его к учету.

ТОРГ 12 также заполняется покупателем в случае возврата товара поставщику. В данном случае происходит «обратная» реализация. Правила заполнения документа в этом случае остаются неизменными.

ТОРГ-12, образец заполнения 2019