Оригиналы актов сверки. Энциклопедия заблуждений: Акт сверки расчетов составляет и подписывает бухгалтер! А нам нужно другое! Порядок составления документа, кто его подписывает

Для обязательной инвентаризации кредит. и дебет. задолженностей необходимо перед перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проводить сверки и контрагентами. Если не будет сверок, может последовать штрафы? Кто и когда может оштрафовать?

При проведении инвентаризации задолженности (дебиторской, кредиторской) обязательного наличия подписанных актов сверок с контрагентом законодательством не установлено.

Учитывая тот факт, что в разных случаях организации может быть как выгодно, так и невыгодно наличие подписанного акта сверки, Вы вправе сами решать, направлять ли контрагентам акты сверки и настаивать ли на их подписании, или нет.

Санкций (штрафов и пр.) за отсутствие актов сверок с контрагентами (в том числе и при проведении обязательной годовой инвентаризации) не установлено.

Обоснование

Из статьи Инвентаризацию долгов можно провести без сверки с контрагентом

«…Два раза в год проводим инвентаризацию расчетов и списываем просроченную «дебиторку» и «кредиторку». Обязательно ли в этом случае рассылать контрагентам акты сверки? И надо ли сверяться с контрагентами, по которым в учете сложилось нулевое сальдо?..»

- Из письма главного бухгалтера Натальи Колосовой, г. Москва

Наталья, ваша компания не обязана рассылать акты контрагентам, в том числе тем, по которым значится нулевое сальдо.

Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся в бухучете (п. 3.44 Методических указаний по проведению инвентаризации, утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49). Требований к порядку проведения проверки нет, поэтому компания устанавливает их сама. Значит, вправе просто сверить данные учета с суммами в «первичке» (накладных, актах на работы и услуги, платежках, выписке банка и т. д.).

Заметим, что иногда такие акты подписывать невыгодно. Если контрагент подтвердит задолженность, которую не собирается погашать, компания не сможет ее списать как безнадежную (п. 2 ст. 265 , п. 2 ст. 266 НК РФ). Ведь срок давности начнет исчисляться заново (

«Доверяй, но проверяй» – это ключевой принцип в работе с дебиторами и кредиторами. Достоверность бухгалтерского учета достигается путем периодических уточнений учетных записей.

Самым распространенным приемом для этого в отечественной бухгалтерской практике остается обмен актами сверки взаимных расчетов.

Для чего он нужен

Акт сверки взаиморасчетов – это документ бухгалтерского оформления, который отражает:

• движение продукции (работ, услуг) и денежных средств между двумя контрагентами за определенный период;
• наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату.

Акт – это не первичный документ , потому что не подтверждает факт уплаты денежных средств другому лицу, и его использование никак не изменяет финансовое положение сторон. По сути, это технический документ, использование которого в большинстве случаев является добровольной инициативой бухгалтера.

• долгосрочное сотрудничество с наличием регулярных поставок товаров или услуг;
• заключение нескольких договоров с одним партнером или составление дополнительных соглашений к существующим договорам;
• предоставление поставщиком отсрочки платежа;
• перечисление покупателем большой суммы предоплаты (аванса) в условиях регулярных поставок;
• очень высокая стоимость товара;
• предметом договора является продукция широкого ассортимента.

Также он составляется во время ежегодной или ситуационной инвентаризации расчетов. В этой ситуации важно понимать, что отражение в учете долгов перед дебиторами и кредиторами происходит в размере, который признается самим предприятием правильным на основании договоров, приказов руководителей и первичных документов, подтверждающих движение товаров и денег.

Рассылать акты сверки всем своим дебиторам и кредиторам, чтобы убедиться, совпадают ли суммы, не требуется. Тем более, что на их основании нельзя будет сделать никакие бухгалтерские записи, в том числе и откорректировать размер долга.

Исключение сделано только для расчетов с бюджетом и банками, которые нужно подтверждать (п. 74 Положения по ведению бухгалтерского учета).

Если для управленческих целей крайне важно обязать своего партнера обмениваться такими актами, эту процедуру, ее периодичность и штрафные санкции за несоблюдение нужно прописать в договоре.

Роль документа в судебном процессе

Важно помнить, что в случае судебных разбирательств по поводу выполнения условий договора или взыскания задолженности акт сверки может принести пользу. Но отечественная судебная практика содержит разное отношение к его наличию у потерпевшей стороны:

• Подписанный акт сообщает всего лишь о состоянии расчетов, но не подтверждает факт, что один из участников процесса признает долг. Также он не является основанием для прерывания сроков исковой давности (Постановление по делу № А65-7955/2009 ФАС Поволжского округа от 25.12.2009 и Постановление по делу № А29-2498/2012 ФАС Волго-Вятского округа от 14.12.2012).
• Он может служить косвенным доказательством, что одна сторона признает долг перед другой (подписанный акт) или доказательством отказа признавать долг (неподписанный акт) (Постановление по делу № А57-1313/2013 ФАС Поволжского округа от 02.12.2013).

Как видно, каждый хозяйственный спор всегда будет иметь свое индивидуальное решение. Все же лучше попытаться подписать акт сверки со своим партнером на тот случай, если деловые отношения с ним вдруг зайдут в глухой угол. И никогда не будет лишним напомнить дебитору о его долге.

Порядок составления документа, кто его подписывает

Акт сверки в двух экземплярах оформляется любым участником договора . Документ обязательно подписывает уполномоченное лицо, которым может выступать:

• индивидуальный предприниматель;
• руководитель (президент компании, генеральный директор или директор), действующий на основании Устава;
• другой сотрудник, действующий на основании доверенности.

Чаще всего также требуется подпись главного бухгалтера, поскольку он наделен правом второй подписи на финансовых документах.

Наличие подписи только главного бухгалтера допустимо в порядке внутреннего контроля полноты расчетов, но в случае возникновения спорных ситуаций такой документ не будет иметь юридической силы.

Подписи уполномоченных лиц обязательно скрепляются печатью предприятия.

В документе отражается фактическое состояние расчетов, основываясь на бухгалтерских данных, и выводится сумма задолженности на конечную дату указанного периода. После этого оба экземпляра оправляются по почте или в сопровождении уполномоченного представителя контрагенту.

Другая сторона должна сверить предоставленную информацию со своими бухгалтерскими данными. В случае признания правильности расчетов второй экземпляр с подписью руководителя, главного бухгалтера и оттиском печати возвращается тому, кто составил акт.

Если в результате сверки обнаружились расхождения, то они указываются в этом же документе или отдельном реестре расчетов, который прилагается к акту. Отказ подписать документ является законным правом партнера (если это не обязательное условие договора). Но иногда это может означать, что дебитор отказывается признавать свой долг.

Оптимальные сроки сверки

Период уточнения взаимных расчетов определяется потребностью учета или менеджмента. Хотя акт составляется за определенный период, задолженность в пользу одной из сторон указывается на определенную дату (часто на первое и последнее число периода сверки).

Сверку проще всего проводить:

• за отчетный год (с 01.01 по 31.12);
• за определенный календарный период, в конце которого бухгалтер отчитывается перед собственниками предприятия (обычно квартал);
• за период действия конкретного договора.

Формирование документа в программе 1С:Предприятие вы можете посмотреть на видео:

Процесс заполнения

Единой обязательной (унифицированной) формы акта законодательство РФ не предусматривает. Поэтому предприятие может составлять этот документ в произвольной форме (письмо Минфина России от 18.02.2005 № 07-05-04/2).

Традиционно заполняются такие реквизиты:

• наименование документа;
• полные наименования сторон;
• дата составления и подписания акта;
• календарный период уточнения расчетов;
• реквизиты договора, по которому проводится сверка;
• даты и номера первичных документов, которые подтверждают расчеты;
• суммы хозяйственных операций;
• сумма общего оборота за период;
• окончательный размер долга в пользу одной из сторон;
• подписи и информация о представителях контрагентов (должность, ФИО);
• оттиски печатей.

Акт сверки документов оформляет процедуру сравнения взаиморасчетов между двумя деловым партнерами. В статье рассказывается, как правильно составить и оформить акт сверки документов.

Из статьи вы узнаете:

Юридически акт сверки (далее по тексту - АС) не относится к категории первичной документации.Он используется как дополнительное свидетельство в случае необходимости доказать факт задолженности одного из деловых партнеров. Другое назначение АС - продление срока исковой давности. Это связано с тем, что день подписания АС является точкой отсчета данного срока.

Очевидно, что кажущаяся необязательность и невысокий юридический статус данного документа вызваны недопониманием его возможностей как юридического инструмента воздействия на недобросовестного делового партнера. Впрочем, для того чтобы АС действительно стал таким инструментом, особое внимание нужно обратить на его грамотное составление и оформление. Об этом будет рассказано ниже.

Акт сверки: юридический статус

На любом этапе деловых взаимоотношений может возникнуть необходимость проведения процедуры проведения взаимных расчетов.

Взаиморасчеты проводят в том случае, когда один из партнеров оплачивает услуги, работы или товары, поставляемые другим участником деловой операции.

Накладные, чеки и другие документы, которые относятся к категории первичных, выступают подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Эти бумаги служат основой для ведения бухучета . Даже незначительная ошибка в расчетах может существенным образом повлиять на корректность всего учета.

Со временем расхождения и несоответствия в учетных документах деловых партнеров приводят к появлению неучтенных выплат и образованию задолженностей.

Выявление на ранних стадиях некорректных записей и возможных расхождений - является основной задачей и функцией акта сверки. На практике проведение самой процедуры не вызывает затруднений. Технология сверки в общем виде сводится к тому, что учет, проводимый одной стороной, сопоставляется с учетом, проводимым другой стороной. В случае обнаружения расхождений или некорректных записей составляется акт, а все первичные документы сторон подлежат дополнительному анализу.

Что такое акт сверки

Акт сверки взаиморасчетов - документ, представляющий финансовые операции двух организаций-партнеров, совершенные в конкретный промежуток времени. В идеальном случае все данные, собранные в финансовых ведомостях одной стороны, должны полностью коррелировать с данными, собранными другой стороной. При выявлении малейших несоответствий составляется акт сверки.

Унифицированная форма данного акта не регламентирована действующими законодательными стандартами. Предприятия самостоятельно разрабатывают форму данной деловой бумаги и утверждают ее локальной нормативной документацией.

АС подписывается обеими сторонами, если они подтверждают факт согласия с обнаруженной задолженностью. Мы уже говорили выше, что срок давности определяется с помощью даты подписи акта сверки. Далее мы подробнее рассмотрим данный вопрос.

В общем случае, при проведении любой хозяйственной операции оформляется документ, относящийся к категории первичных. С этого момента исчисляется срок давности. Однако есть и частный случай, к которому относится случай составления акта сверки. Этот документ прерывает срок давности и начинает новый отсчет этого срока - с момента подписания АС.

Наличие обязательных элементов АС - реквизиты партнеров, дата и период сверки, перечень операций и расчетов - обеспечивает юридическую силу данной бумаги.

Как инструмент разрешения споров, акт сверки может быть с успехом использован только при наличии в нем всех необходимых реквизитов (это не отменят положения о том, что форма самого акта остается свободной).

К таким обязательным реквизитам относятся:

1. наименование деловой бумаги;
2. наименование стороны (юридическое название компании и ее реквизиты);
3. ссылка на первичную документацию, являющуюся исходной при расчетах и подтверждающую факт проведения хозяйтсвенных действий;
4. расчетные суммы;
5. сальдо-итог;
6. дата составления;
7. подписи лиц, ответственных за проведение расчетов с каждой стороны;
8. оттиски печатей каждой компании-партенра.

Также самими партнерами устанавливается масштаб сверки. Она может быть проведена в масштабе одного наименования товара, в масштабе одной поставки или одного контракта. В рамках проведения ежегодной инвентаризации, как правило, проводится и процедура сверки. Поводом для оформления АС становится любое несоответствие между записями в учетных документах сторон. Это вызвано с целью избежать выявления задолженности или недостачи после ликвидации или банкротства одной из сторон.

Полезная статья: Как правильно оформить акт сверки, образец заполнения в делопроизводстве можно найти .

Заполнение акта сверки документов

Форма составления и порядок оформления АС являются свободной для каждого предприятия. Инициатор проведения проверки поручает бухгалтерии составить акт . Далее документ должен быть заполнен, а два его экземпляра отправлены оппоненту.

В свою очередь, оппонент производит сверку своих данных с цифрами, предоставленными партнером. Если расхождения действительно имеют место, и оппонент признает этот факт, то оба экземпляра документа подписываются им и скрепляются оттиском печати фирма. Компания-инициатор спора получает подписанные и заверенные экземпляры обратно.

Счета-фактуры являются тем источником, которому должны соответствовать все данные из АС. Совпадение всех данных взаиморасчетов является обязательным. В противном случае расхождения должны быть зафиксированы в финальной части АС.

Если речь идет о внутреннем документообороте организаций-партнеров, то здесь достаточно подписи главных бухгалтеров обеих сторон. В случае же судебных разбирательств и тяжб, такой подписи будет недостаточно, и она должна быть подтверждена подпитию руководителя компании.

Образец акта сверки документов представлен ниже:

Как проверять акт сверки

Если вы хотите проверить правильность составления АС, то рекомендуем вам обратить внимание на ряд элементов, наличие которых является обязательным:

1. Заголовок;
2. Даты составления;
3. Полное наименование фирм, участников спора;
4. Данные о должностных лицах;
5. Данные о сотрудниках, несущих ответственность за составление и удостоверение бумаги;
6. Распределенные по договорам данные основной части АС.

За образец при составлении акта следует брать шаблоны первичной документации. Особенно это касается правил оформления реквизитов.

Каждая компания может разрабатывать свою форму акта, но многолетний опыт работы разных компаний подтвердил эффективность и преимущество следующей композиции материала:

1. Вступительная часть (преамбула) содержит обязательные реквизиты;
2. Основная часть содержит данные за выбранный период сверки (например, хронологический перечень сверяемых документов). В ряде случаев необходимо указать название проведенной операции - поставка или приобретение товара, перевод средства, продажа или списание ценностей и т.д.

Сопроводительное письмо по акту сверки

Как правило, к акту сверки прилагается сопроводительное письмо. Оно чаще всего содержит список приложений.

Текст письма обычно состоит из двух частей:

1. Констатация факта передачи (отправки) акта:
   Высылаем вам...., Направляем вам.., Передам вам...и т.д.
2. Цель письма:
   Для ознакомления; Для согласования; Для подписания; Просьба об своевременном ответе по акту.

   Это может быть подтверждение ознакомления, согласования и возврате подписанного экземпляра акта. Здесь уместны будут следующие слова и выражения:

   «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр акта сверки...» «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного акта сверки...»

В конце приводится перечень документов, прилагаемых к письму: акт сверки, первичная документация, приказы, распоряжения и т.д.

Для того, чтобы акт сверки расчетов был признан в качестве относимого и допустимого доказательства, отражающего действительные обязательства сторон и их волеизъявление (в частности, должника на признание долга), он должен содержать следующие реквизиты:

— На проставлении в акте сверки ссылок на первичные документы, подтверждающие основания возникновения задолженности (с указанием номеров и дат первичных документов, по которым произведена сверка), все чаще настаивают суды (см. постановления ФАС Северо-Западного округа от 25.03.2014 N Ф07-1502/13, ФАС Московского округа от 01.11.2012 N Ф05-11669/12 (определением ВАС РФ от 27.02.2013 N ВАС-1472/13 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ).

— Отсутствие в этом акте ссылок на первичные документы, а также даты подписания акта сверки свидетельствует об отсутствии действий, направленных на признание долга должником. — Уполномоченным лицом будет признан работник, действия которого по подписанию акта входят в круг его должностных (служебных) обязанностей, или основываются на доверенности или вызваны обстоятельствами, в которых он действовал (п. 22 постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 N 43 «О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности»)

— Акт сверки взаиморасчетов, подписанный работником, действующим без доверенности, не принимается в качестве основания для прерывания срока исковой давности (постановление Северо-Западного округа от 09.04.2013 N Ф07-1502/13). Так, например, если в акте сверки взаиморасчетов стоит только подпись главного бухгалтера, то такой документ может быть признан недействительным, при условии, что это лицо не было уполномочено руководителем на такие действия. В этом случае акт сверки рассматривается как технический документ бухгалтерского характера, он не является правоустанавливающим документом, порождающим права и обязанности сторон, а лишь подтверждает размер долга на определенную дату и не свидетельствует о признании ответчиком долга (постановление ФАС Дальневосточного округа от 16.02.2009 N Ф03-250/2009, определение ВАС РФ от 06.08.2013 N ВАС-11147/13).

— При этом само по себе наличие акта, подтверждающего принятие исполнения, не лишает кредитора права представлять суду возражения относительно неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства (см., например, п. 12 информационного письма Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 N 51) В некоторых случаях документирование приемки исполнения производится без составления двустороннего акта. Так, в рамках отношений по договорам энергоснабжения, купли-продажи (поставки) электрической энергии (мощности) на собственника энергопринимающих устройств по общему правилу возлагается обязанность снять показания расчетных приборов учета, составить акт снятия таких показаний и направить его другой стороне договора (п.п. 159, 161 Основных положений функционирования розничных рынков электрической энергии, утвержденных постановлениемПравительства РФ от 04.05.2012 N 442). Если приемка исполнения обязательства не предполагается по характеру обязательства, должник должен доказать сам факт исполнения, а если предполагается — также и факт приемки такого исполнения.

— Кроме того, законодатель защищает интересы стороны, столкнувшейся с необоснованным отказом другой стороны от надлежащего оформления документов, удостоверяющих приемку. Так, при отказе одной из сторон договора строительного подряда от подписания акта в нем делается отметка об этом и акт подписывается другой стороной. Односторонний акт сдачи результата работ может быть признан судом недействительным лишь в случае, если мотивы отказа от подписания акта признаны им обоснованными (п. 4 ст. 753 ГК РФ; см. также п. 14 информационного письма Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 N 51).

При этом судьи обращают внимание, что подписанные в одностороннем порядке акты оказанных услуг, могут быть приняты в качестве доказательств объема и качества оказанных услуг по договору, если для подтверждения факта оказания услуг не требуется представления предусмотренных законом или договором иных документов, подтверждающих результаты оказания услуг (постановление АС Уральского округа от 18.03.2016 N Ф09-1164/15). Если характер обязательства таков, что результаты работ (услуг) имеют овеществленный характер (например, предметом договора является санитарное содержание территории), для доказывания того факта, что услуги были надлежащим образом оказаны, составленных в одностороннем порядке актов оказанных услуг может оказаться недостаточно (см. постановление АС Северо-Западного округа от 17.02.2016 N Ф07-3846/15) .

— Закон связывает возникновение обязанности оплатить исполнение с фактом его предоставления кредитору, а не с составлением документов о приемке такого исполнения (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 09.10.2012 N 5150/12, постановления ФАС Уральского округа от 09.12.2013 N Ф09-11711/13, ФАС Поволжского округа от 25.01.2011 по делу N А65-1477/2010). Поэтому отсутствие документов, подтверждающих приемку исполнения, не означает, что стороны не могут ссылаться на другие доказательства, подтверждающие фактическое исполнение, хотя бы закон или договор предписывал необходимость составления соответствующих документов. Такими доказательствами с учетом характера исполнения и обстоятельств спора могут выступать экспертное заключение, свидетельские показания и пр. Поэтому для взыскания долга недостаточно сослаться только на акт сверки, а необходимо представить также документы, подтверждающие исполнение обязательства или иным образом подтверждающие обоснованность предъявленного требования. Однако нередко отсутствие документов, подтверждающих приемку исполнения, может повлечь негативные правовые последствия для одной из сторон, к примеру, парализовать возможность предъявления заказчиком по договору подряда требований, связанных с недостатками результата работ (п.п. 2, 3 ст. 720 ГК РФ).

В статье будут раскрыты главные моменты, касающиеся акта сверки. Что представляет собой документ, каково его назначение, и кто обязан его составлять – далее.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Акт сверки является бухгалтерским документом, который контролирует процесс хозяйственной деятельности организации. Как правильно его составить? Кто должен подписать?

Общие аспекты

Организации постоянно проводят сверки с контрагентами с целью установить наличие задолженности. В этом деле им помогает такой документ, как акт сверки.

– документ, который отображает взаимный расчет нескольких организаций за определенный промежуток времени.

В законодательстве не принята единая форма для акта – предприятия вправе самостоятельно ее разрабатывать. Оформлением занимается бухгалтерия.

Бланк необходимо составить в нескольких экземплярах. Подписывает их главный бухгалтер и (руководитель), ставится печать компании.

Один понадобится предприятию, второй остается у контрагента. Чтобы проконтролировать процесс подписания, необходимо указать сроки. Этот пункт следует отразить в соглашении.

Если его не будет в договоре, суд не сможет принять претензии (в случае просрочки срока). В законодательстве этот документ не регламентируется, поэтому он не считается первичным.

При формировании документа необходимо следовать таким требованиям:

• составлять в двух экземплярах;
• подписать обеими сторонами;
• от организации вправе подписывать документ либо директор, либо главный бухгалтер;
• на документе должна стоять печать.

В акте сверки следует отразить такие сведения:

• номер и дату подписания;
• сроки сверки;
• название контрагентов;
• личные данные лица, которое пописывает документ;
• данные дебета и кредита, сведения о , расчеты, имеется ли задолженность (оформить в виде таблицы);
• сальдо начала периода и конца;
• данные общего оборота;
• продублированную пустую таблицу (для заполнения контрагентом, ели имеются расхождения).

Актов (бланков) сверок несколько типов. Распространенными являются:

Как же происходит процесс сверки? Начинается процедура с составления акта (форма произвольная). В акт вносят данные, ссылаясь на первичные документы. Второй стороной соглашения проверяется акт.

При совпадении данных документ подписывается, скрепляется печатью и возвращается составителю. При обнаружении несовпадений об этом указывается в документе.

Период сверки любой, зависит от числа операций. Может быть ежемесячной, ежеквартальной и так далее.

Определения

Чтобы правильно заполнить акт сверки, необходимо разбираться в основных понятиях.

Назначение документа

Бухгалтеры составляют такой документ, ведь он поможет разрешить спорные моменты, возникающие между контрагентами. Также акт сверки поможет защитить интересы конкретной организации.

Чтобы акт обладал законной силой и имел доказательное содержание, необходимо правильно его составлять. Выполняет важные функции в таких ситуациях:

• когда имеется широкий ассортимент, предлагаемый единственным продавцом;
• если продавец предоставляет отсрочку платежа;
• во время высокой стоимости на конкретный продукт или ;
• если между контрагентами существуют постоянные взаимоотношения;
• чтобы упростить контроль и учет в организации в случае огромного количества соглашений.

Документ поможет отобразить факт наличия задолженности одной стороны перед другой на конкретную дату. Акт необходимо составлять при проведении инвентаризации.

Рассылается документ каждому дебитору и кредитору, чтобы проверить, совпадают ли сведения. Необходим для проверки таких счетов:

• по доходу;
• по выданному ;
• при недостаче;
• по принятому обязательству.

Нормативная база

Согласно письму Федеральной налоговой службы от 6 декабря 2010 года, акт сверки не относится к первичным учетным документам.

В соответствии с , бухгалтер не считается лицом, которое имеет право действовать от лица предприятия без доверенности.

Принятый 21 ноября 1996 года, определяет реквизиты, которые необходимо указать в документе.

Кто может подписывать акт сверки

Акт сверки составляется в двух экземплярах – для каждой стороны договора. Его вправе подписать уполномоченные лица (генеральный директор, директор либо президент организации).

Также имеет право подписывать представитель – в этом случае понадобится на него. Чтобы акт обладал правовой силой, он должен быть подписан обеими сторонами.

Поскольку акт сверки не регламентируется законодательством, то контрагент не подписывает присланный ему документ.

Директор или главный бухгалтер

На любом предприятии существует 2 должности, которые занимаются подписанием документации – генеральный директор и главный бухгалтер. Последний подчиняется директору и отвечает за ведение документации.

Генеральный директор несет ответственность за организацию в общем, бухгалтер – за отображение этой деятельности в документах учета.

Каждый из них подтверждает своей подписью документацию. Подпись можно разделить на такие категории:

Генеральный директор имеет право подписывать все типы категорий, бухгалтер – только 2 и 3. Любое другое лицо (в том числе и бухгалтер) вправе подписывать различную документацию только на основании доверенности от гендиректора.

Как правильно визировать

Акт сверки составляется в бухгалтерии. После этого визируется печатью и подписью главного бухгалтера и руководящего лица. Если на документе будет подпись только бухгалтера, то акт будет считаться техническим – его не примут как доказательство в суде.

Возникновение требования

При возникновении взаимной задолженности между двумя предприятиями сумма зачитывается при помощи составления акта зачета требований (по обоюдному соглашению сторон). Составляется после оформления акта сверки.

Унифицированной формы нет, составлять можно произвольно. При разработке формы акта зачета требований следует использовать такие реквизиты (обязательны к заполнению):

• наименование документа;
• дату составления;
• место оформления;
• название организации, ответственной за составление акта (в полном виде);
• показатели хозяйственной операции – в натуральном и денежном выражении;
• ссылку на документацию, которая доказывает возникновение обстоятельства;
• данные об обстоятельствах;
• сумму взаимного зачета;
• данные лиц, которые ответственны за проведение операций;
• их подписи;
• печать организации, которая составляла акт.

Такой акт не всегда разрешено составлять. Это ситуации:

• когда обязательство касается пожизненного обеспечения людей;
• при возмещении убытков здоровью или имуществу;
• взыскание ;
• когда истек срок исковой давности;
• контрагент был подвержен открытию дела о банкротстве;
• погашение задолженности.

Оформляется также в 2 экземплярах.

С расхождениями

При получении акта контрагент может быть не согласен с некоторыми сведениями. В этом случае необходимо провести сверку и вписать свои данные.

Оформляются расхождения в этом же акте сверки – в специально отведенной строке или оформляется на новом листе. После этого высылается обратно организации.

Полученный акт контрагент обязан подписать, при этом указав, с чем он не согласен. Алгоритм действий таков:

1. Бухгалтер одного предприятия пересылает заполненный акт второму (по почте или факсом).
2. Бухгалтер второго предприятия вносит изменения (разногласия).
3. Происходит сверка, и та сторона, которая допустила ошибку, вносит изменения.
4. Акт подписывается, ставится печать.

Если по взаимным расчетам

Акт сверки при взаимном расчете является первичным документом учета бухгалтерии. Основная цель – зафиксировать состояние расчетов взаимного характера нескольких контрагентов.

Требования к его оформлению отсутствуют. Главное – соблюдать разделение сведений по соглашениям.

Когда организация получает акт от своего контрагента, она должна проверить правильность проверенных данных. При отсутствии претензий акт необходимо подписать и отправить обратно.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить акт в электронном варианте? – Можно, для этого используется программа 1 С. За какой промежуток времени осуществляется сверка? – Прежде чем начать проводить сверку, необходимо определиться с периодом.

Видео: акт сверки взаимных расчетов

Если проверка ранее проводилась, то сведения для новой сверки берутся со дня окончания предыдущей проверки. Кто является инициатором сверки? – В проведении процедуры заинтересована одна сторона (дебитор или кредитор).

Если возник отказ

Бывает, что должник не подписывает акт сверки? Как быть в таком случае? Если он отказывается принимать документ и подписывать его, то он просто не хочет признавать свою задолженность перед организацией (второй стороной соглашения).

Инициатор осуществления сверки не вправе принуждать контрагента делать это. Для предупреждения возникновения подобной ситуации необходимо в договоре учитывать следующее:

• прописать важность проведения сверки;
• указать сроки и периодичность ее проведения;
• уточнить порядок проведения сверки;
• указать, в какие сроки должен быть подписан документ;
• предусмотреть штраф в случае отказа от подписания.

Является ли признанием долга

Одним из предназначений акта (подписанного должником) является подтверждение прерывания периода исковой давности.

Говоря о значении документа с правовой точки зрения, нельзя судить о том, что он является единственным доказательством наличия долга.

Даже если акт подписан контрагентом без претензий. В случае судебного разбирательства акт не может считаться основным документом для признания вины.

Ситуации, при которых акт сверки не говорит о том, что контрагент признал свой долг:

Эти ситуации не освидетельствуют о признании долга должником.

Может ли подписать поручительство

Акт сверки будет обладать законной силой, если будет подписан исполнительным органом организации или лицом, которое имеет доверенность от директора.

Управление не может подписать ваш акт сверки без необходимой для этих целей доверенности. Законодательство не ограничивает список лиц, которые могут выступать как поручители.

Документ должен подписать директор, поставить печать организации. В доверенности указать дату выдачи и список полномочий выбранного лица. При подписании акта сверки доверенное лицо обязано указать этот факт.

Доверенность прекращает действовать, когда:

• истекает срок ее действия;
• лицо, которое выдавало документ, отменяет его;
• человек-поручитель отказывается выполнять свою обязанность;
• юридическое лицо, выдавшее доверенность, закрывается;
• директор (либо тот, кто выписывал доверенность) умирает или признается недееспособным;
• умирает поручитель.

В документе обязательно указать, какими полномочиями обладает поручитель.

Если подписан неуполномоченным лицом (судебная практика)

Во избежание споров необходимо выдать главному бухгалтеру доверенность на право подписи акта сверки. Суд не примет акт как доказательство, если он подписан лицом, не имеющим на это право (если доверенность отсутствует).