Обязан ли работодатель предоставлять отпуск авансом. Можно ли отгулять отпуск «вперед

Отгулять отпуск «вперед», то есть без предварительной отработки необходимых для его предоставления месяцев, как правило, бывает нужно при наступлении экстренных жизненных обстоятельств. В некоторых случаях работодатели обязаны предоставлять подобный отпуск по заявлению сотрудника, однако большинство работников лишены подобных привилегий, поэтому им следует рассчитывать исключительно на добрую волю непосредственного руководителя. Как правило, компании неохотно идут на предоставление отпуска авансом , поскольку при этом возрастает вероятность возникновения дополнительных проблем, связанных с увольнением работника до момента отработки всего ранее оплаченного отпуска.

Кому отпуск «вперед» предоставляется в обязательном порядке?

По общему правилу право на полный отпуск после заключения трудового договора возникает у работника после шести месяцев работы в организации. Некоторые работники могут требовать предоставления отпуска до истечения обозначенного срока, а компания не может им отказать. К таким категориям сотрудников относятся, например, женщины, которым должен предоставляться отпуск по заявлению перед отпуском, связанным с беременностью, родами либо сразу после него. Кроме того, правом на получение отпуска «вперед» обладают работники, не достигшие совершеннолетия, сотрудники, которые усыновили ребенка или нескольких детей до трех месяцев. По соглашению между самим работником и компанией отпуск до истечения положенного срока работы может предоставляться любому сотруднику.

Что грозит работнику при предоставлении отпуска «вперед»?

Многие работники договариваются с работодателем о предоставлении отпуска «вперед» с намерением уволиться непосредственно после окончания такого отпуска. Такой подход является фактически бессмысленным, поскольку трудовое законодательство защищает работодателей в данной сфере, позволяя им делать удержания из зарплаты работника в счет тех дней отпуска, которые уже были оплачены, но еще не были отработаны. Удержания могут осуществляться с учетом установленных законом ограничений, а при отсутствии согласия работника на реализацию подобного удержания денежные средства могут взыскиваться в судебном порядке. Именно поэтому договариваться об оплате отпуска раньше срока следует только в том случае, когда действительно имеются определенные объективные обстоятельства, а сотрудник намеревается продолжить работу в этой компании.

Правила и порядок предоставления отпусков четко регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. Но встречаются ситуации, когда нормы законодательства не совсем четко разъясняют, положен или нет работнику отдых. Ежегодный очередной отпуск может использовать сотрудник уже начиная со второго года своей трудовой деятельности в определенной организации. В некоторых случаях он может использовать и отпуск авансом.

Что говорит ТК?

Самый главный нормативно-правовой акт России – Конституция РФ, а точнее пункт 5 статьи 37, гласит о том, что каждый человек, который трудится на основании договора, имеет полное право на оплачиваемый ежегодный отпуск. Дублирует это право и статья 122 Трудового кодекса Российской Федерации, которая возлагает на работодателей соответствующие обязанности. Но, вместе с тем, ТК России устанавливает некоторые ограничения, которые касаются сотрудников, не отработавших в организации или компании одного года.

В каких случаях дни отдыха можно взять заранее?

Нормы законодательства разрешают использовать отпуск за текущий год только тем, кто непрерывно проработал в данном учреждении шесть месяцев. Однако, если будет достигнуто соглашение сторон, то работнику может быть предоставлен отпуск и до истечения данного срока. Следует обратить внимание, что пойти в отпуск в первый год своей трудовой деятельности могут следующие категории лиц:

• женщина перед тем, как уйти в отпуск по беременности и родам или сразу по выходу из него;
• работники, которым не исполнилось восемнадцать лет;
• сотрудники, которые усыновили ребенка, не достигшего трехмесячного возраста;
• лица, работающие по совместительству с учетом того, чтобы отпуск на двух должностях совпадал;
• сотрудники, имеющие двух и более детей, чей возраст меньше 14 лет;
• работники, воспитывающие несовершеннолетнего ребенка-инвалида;
• супруг или супруга военнослужащего, чтобы отпуск совпадал с отпуском мужа/жены.

Также предоставление авансового отпуска может осуществляться и для других категорий работников, что отражается в коллективном договоре конкретной организации.
Если же работник трудится на одном месте более одного года, то работодатель обязан предоставить ему очередной отпуск за следующий год в любое время, согласовав предварительно график всех трудящихся в организации.

Сотрудники бюджетной сферы не могут быть лишены права на отпуск авансом, так же как и трудящиеся в любой организации. Им предоставляется возможность «отгулять» отпуск заранее, с учетом ограничений, перечисленных в трудовом кодексе. Трудовое законодательство постоянно претерпевает изменения, которые, в первую очередь, затрагивают работников бюджетных учреждений.

Необходимо напомнить, что руководители организаций в бюджетной сфере обязаны предоставить своим подчиненным ежегодный и оплачиваемый отпуск размером не менее 28 календарных дней. За этот период начисляется трудовой стаж.

Какой отпуск нельзя взять авансом?

Трудовой кодекс России предполагает, что оплачиваемый работодателем отпуск нужно сперва заработать. Когда перед бухгалтером или кадровиком встает вопрос о том, можно ли давать сотруднику возможность отдохнуть авансом, необходимо учесть ряд очень важных моментов.

Существует несколько видов отпусков, которые не предоставляются заранее.

Итак, авансовое предоставление возможно только для стандартного ежегодного отпуска . Все остальные виды отпусков должны предоставляться строго по назначению и в предусмотренное нормами законодательства время. Нельзя взять заранее отпуск по уходу за детьми, отпуск для сдачи сессии при заочном обучении.

Вид отпуска. Можно ли взять авансом:

1. Ежегодный оплачиваемый — да
2. Учебный отпуск — нет
3. Отпуск по беременности и родам — нет

Как оформить отпуск авансом в 2017 году

Процедура подготовки документов для авансового отпуска практически ничем не отличается от оформления стандартного отпуска. Основным отличием здесь является текст заявления, которое пишется сотрудником. Если при уходе в обычный отпуск работник ссылается в заявлении на заранее составленный и утвержденный руководством график, то при написании заявления на отпуск авансом, необходимо указывать причину, по которой возникла такая необходимость.

Далее работодатель изучает заявление и выясняет, действительно ли отпуск так необходим сотруднику. После того, как будет получено согласие начальника, представители отдела кадров готовят приказ о предоставлении сотруднику отпуска, а также о его оплате. Работник проходит процедуру ознакомления с приказом и получает положенные ему отпускные.

Нужно учитывать тот факт, что сотрудник, который отработал в организации менее полугода, не имеет права требовать отпуск авансом (за исключением отдельных категорий граждан, о которых говорилось выше). Но в случае необходимости он может достичь договоренности по этому вопросу со своим руководителем.

Очень часто начальство идет на уступки и разрешает новоиспеченным работникам взять отпуск за неотработанное время. Хотя решение данной проблемы является сугубо индивидуальным, так как не все руководители идет на такой шаг и не рискуют потом задаваться проблемой возврата отпуска, выданного авансом.

Таким образом, если начальник дал согласие на получение отпуска заранее, сотруднику нужно правильно составить заявление. Типовой образец выглядит примерно так:

Директору ООО “——“

И.И. Иванову

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне очередной оплачиваемый отпуск в период с 10.01.2017 по 30.01.2017

25.12.2016
Менеджер отдела продаж
ООО ——- Петров А.А.

Руководитель предприятия должен написать на данном заявлении резолюции произвольного характера, например, «включить в приказ» или «приобщить в дело».

Если женщина, устроившаяся на новое место, не отработала полгода и уже планирует , то она имеет право на получение ежегодного отпуска авансом до отпуска по беременности. Для этого ей необходимо написать стандартное заявление на отпуск, пример которого приведен немного выше.

Приказ, в котором будет указано на предоставление сотруднику отпуска авансом, имеет типовое строение и,как правило, разрабатывается в каждой организации с учетом ее особенностей.

Общим примером приказа может служить следующий вариант:

ООО «Созвездие»

26.12.2016 № 126

В связи с поступлением заявления от П.П. Петрова от 25.12.2016

Приказываю:

1. Предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск П.П. Петрову, менеджеру отдела продаж ООО «Созвездие» в период с 10.01.2017 по 30.01.2017.

2. Бухгалтерии произвести соответствующие начисления.

3. Приказ довести до заинтересованных лиц.

Директор ООО «Созвездие» И. Иванов

Что касается отметок о начислении отпуска авансом в графике отпусков, здесь ситуация в различных сферах деятельности расходится. Например, в коммерческих организациях в графике проставляется фактическое количество израсходованных дней в том или ином месяце. Если сотрудник «отгулял» не весь отпуск заранее, то на следующий год в графике отмечается конкретное количество дней, которые ему положены. А вот в бюджетной сфере у кадровиков могут возникнуть сложности.

Очень часто руководство требует писать в графике отпусков «28 дней» и в текущем, и в следующем году, не беря в учет, что в случае увольнения сотрудника до следующего отпуска, расходы понесет учреждение. Именно поэтому руководители многих предприятий крайне неохотно идут навстречу сотрудникам, требующим отпуск авансом, так как могут впоследствии столкнуться с рядом финансовых проблем.

Например: Васильев устроился на работу в компанию в марте 2016 и был включен в график отпусков на декабрь 2016 года. Но его не устроил тот факт, что он будет вынужден отдыхать в зимнее время года. По договоренности с руководством Васильев использовал отпуск авансом в количестве 20 дней в августе 2016 года. На следующий год у него осталось 8 неиспользованных дней и он опять не захотел идти в отпуск в декабре. И тут уже начальник отказал ему в переносе отпуска на более раннее и теплое время в связи с отсутствием веских оснований для такого переноса. В сентябре 2016 года Васильев уволился из организации по собственному желанию.

Что было бы, если бы он перед этим отгулял отпуск авансом? Предприятие оплатило бы ему время, которое он не отработал. Как удержать излишне выплаченные отпускные – этот вопрос волновал бы кадровиков и бухгалтера организации в данном случае.

Сотрудники кадровых подразделений часто переживают из-за того, понесут ли они ответственность в случае увольнения работника до того, как он отработал свой авансовый отпуск. В этом случае беспокоиться не о чем, так как решение о предоставлении отпуска работникам принимает руководитель организации, поэтому он и несет материальную ответственность при любых внеплановых ситуациях. Удержание при увольнении сотрудника ни коим образом не коснется кадровика.

Финансовые вопросы

Пример: руководитель ООО «Бонус» Андреев подписал себе отпуск авансом. Данный отпуск ничем не предусмотрен и не регламентирован, в график не включен. Бухгалтер задается правомерным вопросом: за счет каких средств отразить расходы на выплату отпускных по финансовым и налоговым учетам?

В данной ситуации выданные авансом отпускные следует отражать по дебету зарплатных счетов, не учитывая резерв на выплату отпускных.

Начисление отпускных авансом осуществляется точно также, как и при начислении стандартных отпускных.

Удержание денег с сотрудника, который отгулял отпуск за неотработанные дни, производится далеко не всегда и не всеми работодателями. Избежать такого удержания можно, подписав с сотрудником соглашение о прощении ему долга. Таким образом, руководитель отказывается от права требовать от уволенного сотрудника возврата отпускных.

Если же работодатель не намерен прощать долг бывшему сотруднику, то бухгалтерии придется немного потрудиться. Исчисление задолженности будет осуществляться в несколько этапов:

1. Определение количества неотработанных дней отпуска.
2. Выяснение сведений о среднем заработке за день.
3. Расчет авансовой суммы отпускных.

Получить долг от увольняющегося сотрудника можно потребовав от него сделать это в добровольном порядке или обратившись в судебные органы.

Судебная практика

Если изучить обзоры судебной практики Российской Федерации, то наши суды практически всегда отказывают работодателю в иске о возврате отпускных, выданных сотруднику за неотработанное время. Такие выплаты не являются материальным ущербом, излишне насчитанной зарплатой из-за счетной ошибки.

Алгоритм взыскания таких задолженностей не регламентирован трудовым законодательством. Нередко это приводит к тому, что недобросовестные сотрудники предприятий могут заранее спланировать получение отпускных авансом с последующим увольнением. Поэтому работодатель должен хорошо подумать о том, нужно ли давать работнику отпуск авансом.

Недавно принятый работник договорился с директором об отпуске. Нужно издать приказ на отпуск авансом. Образец такого приказа был бы очень кстати. Поможем кадровику составить нужный документ, обратив внимание, в частности, на графу «за период работы». Ведь именно определение рабочего года традиционно вызывает вопросы у кадровых специалистов.

В графе «за период работы» нужно указать рабочий год

Отпуск – дело решенное, можно подготавливать приказ. На практике организации используют форму №Т-6 (№Т-6а) или модификации на ее основе. Ведь в настоящее время унифицированные документы больше не обязательны для использования, и компания может разработать собственные бланки.

Одно из сложных мест в приказе об отпуске – это раздел, посвященный периоду работы. Итак, каким образом заполнить данную графу, если сотрудник только устроился? Понятно, что нужно указать рабочий год сотрудника (подробнее об этом см., « »). Однако что же указывать, если сотрудник не отработал и одного месяца.

Действуем по общему правилу

Заполняя графу «за период работы», нужно придерживаться общего правила, и отражать рабочий год полностью, даже если сотрудник его еще не отработал.

Например, работник устроился в компанию 6 марта 2017 года. По согласованию с директором с 17 апреля он идет в отпуск на 14 дней. Заполняя приказ, кадровый специалист в графе «за период работы» указал рабочий год сотрудника: с 6 марта 2017 года по 5 марта 2018.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .