Оформление дел. Формирование и оформление дел

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ПОРЯДОК
формирования, подготовки и передачи дел в архив

Москва

Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления (ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Основными правилами работы ведомственных архивов.

1. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

1.1. Основные требования к формированию дел

1.2. Группировка различных категорий документов

2. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

2.1. Основные требования к оформлению дел

2.2. Подшивка (переплет) документов в деле (к п. 2.1.4)

2.3. Нумерация листов в деле (к п. 2.1.4)

2.4. Составление внутренней описи (к п. 2.1.4)

2.5. Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4)

2.6. Оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения (к п. 2.1.4)

3. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

5. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

6. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Приложение 1

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
Документов дела

№ ________________

Формат А4 (210х297 мм)

Форма внутренней описи документов дела

Приложение 2

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______

В деле подшито и пронумеровано _______________ ____________________________________________ (цифрами и прописью) листа(ов), в том числе: литерные листы ______________________________ пропущенные номера __________________________ + _________________ листа(ов) внутренней описи. Наименование должности лица, расшифровка составившего лист-заверитель дела подпись подписи Дата

Формат А4 (210х297 мм)

Форма листа-заверителя дела

Приложение 3

______________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения организации)

_______________________________________________________________________

(наименование отдела)

Опись ______ Ед. хр. ______

ДЕЛО № _____

Том № _________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Начато _____________ г.

Окончено ___________ г.

На ________________ л.

Хранить __________ лет

Форма А4 (210х297 мм)

Форма обложки дела

Приложение 4

ОПИСЬ
документальных материалов ______________________________хранения

(постоянного, временного)

___________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(отдела, управления)

за _______ год

Формат А4 (210х297 мм)

Форма описи дел отделов

Хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

• документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
• проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
• технологической и конструкторской документации — 20 лет;
• патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
• научной документации — 15 лет;
• кино- и фотодокументов — 5 лет;
• видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Подготовка документов к передаче в архив

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.

Оформление дел состоит из следующих операций:

• проверка правильности группировки документов в дела;
• брошюровка (подшивка);
• нумерация листов;
• составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
• внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
• составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

• не проводить систематизацию документов в деле;
• не нумеровать листы дела;
• не составлять заверительные надписи;
• не прошивать (не брошюровать).

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

Рис. 6.2. Форма листа-заверителя дел

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

Рис. 6.3. Форма внутренней описи документов дела

В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.

Рис. 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.

Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении

Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов» 1 .

Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.

Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

• наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• делопроизводственный индекс дела;
• заголовок дела;
• срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:

• номер тома, если дело имеет несколько томов;
• крайние даты дела;
• количество листов в деле;
• номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Рис. 6.5. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела переносится на обложку в начале года из . Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Рис. 6.6. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

• порядковый номер дела (тома) по описи;
• индекс дела (тома);
• заголовок дела (тома);
• даты дела (тома);
• число листов в деле (томе);
• срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);
• примечание.

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

Рис. 6.7. Форма итоговой записи и заверительной подписи

Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

Рис. 6.8. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Рис. 6.9. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения

В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- N& 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

В небольших организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления или у секретаря. Если организация крупная, документы руководства формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления, а остальные документы группируются в дела и хранятся в структурных подразделениях, в которых с ними работали.

Правила и порядок формирования дел

Формирование дел проводится по правилам, которые содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки.

На обложках указываются:

• наименование организации (полное и краткое);
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
• срок хранения дела.

При формировании дел следует соблюдать ряд правил. Их выполнение всегда поможет правильно определить место хранения любого документа.

В дело помещают только исполненные и правильно оформленные документы , которые соответствуют по виду и содержанию его заголовку. Запрещается включать в дело черновые и дублетные экземпляры документов.

Необходимо запомнить, что документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело.

Существует правило, по которому в дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см . Это условие обеспечивает оптимальные условия для поиска информации и наименьшие трудозатраты при подготовке дел к архивному хранению. Если создается больше документов, относящихся к этому делу, заводится новый том с тем же заголовком.

Дела формируются в течение одного календарного года . В учебных заведениях обычно документы группируются в течение учебного года (т.е. с сентября по август). Однако существует определенная специфика в формировании ряда категорий дел. К ним относятся судебные дела, дела, решения по которым выходят за рамки календарного (учебного) года. В течение всего периода работы формируются дела выборных органов комиссий, творческих групп.

По основной деятельности должны группироваться отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Внутри дела документы также должны систематизироваться . вместе с приложениями формируют в дело по видам документов и хронологии . То есть сначала помещают документ более ранней даты, затем — более поздней. подшивают в хронологическом порядке и по номерам.

Приложения обычно присоединяются к документам, к которым они относятся. Если приложения имеют большой объем, они могут составлять отдельное дело с соответствующим заголовком.

При формировании в дело переписки следует учитывать, что письмо-ответ помещают за письмом-запросом. Это означает, что принцип хронологии соблюдается в отношении инициативных документов.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся, независимо от времени их создания. Годовые, квартальные и месячные планы хранятся отдельно.

В отдельные дела помещают обращения граждан , располагая их в алфавитном порядке. При этом предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Электронные базы данных формируются в отдельные дела.

Хранение дел

Сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации. Сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли обеспечивается хранением в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках .

Дела располагаются на полках вертикально . На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером.

Документы, уже сформированные в дела, могут понадобиться сотрудникам для работы. В этом случае вместо документа, извлеченного из дела, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. На дело, выданное целиком, заполняется карта-заместитель. В ней указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения дела. Карточка-заместитель помещается в шкафу на месте выданного дела.

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

На этапе подготовки документов к сдаче в архив одновременно в структурных подразделениях проводится контроль правильности формирования дел и их оформления. Как правило, внимание обращается также на правильность оформления дел в текущем делопроизводстве.

Формирование дел – это процесс группирования исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел, и систематизация документов внутри дела. Обычно формирование дел происходит в подразделениях, где были созданы документы или куда были переданы для исполнения. Исключение составляют небольшие организации, где формирование дел может происходить централизованно. В этом случае ответственность за процесс формирования может быть возложена на одно должностное лицо, ответственное за делопроизводство (к примеру, секретаря). Соблюдение правил оформления дел поможет в случае необходимости оперативно найти понадобившийся документ и обеспечить сохранность дел в будущем.

Формирование нового дела (за исключением специфичных сфер деятельности, где дела могут носить преходящих характер – судебно-следственного производства, документы учебных заведений, которые формируются за учебный год и проч. происходит в начале делопроизводственного года.

«?» Вспомните, то такое делопроизводственный год. Чем он может отличаться от календарного?

«Основными правилами работы архива организаций» предусмотрено частичное и полное оформление дел. Частичному оформлению дел подлежат дела со сроком хранения до 10 лет, а также дела, находящиеся в текущем делопроизводстве. Частичное оформление дела предполагает соблюдение неполного состава требований: документы помещаются в одну папку согласно требованиям формирования дела, на обложке дела заполняются основные графы (за исключением сведений о государственном архиве), документы располагают в обратной хронологической последовательности (см. ниже), дело не сшивают, не указывают в нем заверительной надписи, оно может содержать металлические скобки, листы не нумеруют.

Состав требований, предъявляемых к полному оформлению архивного дела, расширен: после надлежащего оформления дело будет храниться долгое время или постоянно. Его формируют по результатам экспертизы ценности при последующей передаче его в архив предприятия или на государственное хранение. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

«Правилами…» предусмотрены следующие требования по полному оформлению архивного дела:

В дело группируют только исполненные документы;

В дело, как правило, помещают один экземпляр (оригинал) документа;

Документы, относящиеся к одному и тому же вопросу, располагают вместе (например, если идет о подготовке одного расширенного совещаний, проведения конференции, подготовки и реализации одного проекта и т.п.);

Документ помещают в дело вместе с его приложениями; приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;

В дело, как правило, помещают документы с одним сроком хранения. Иначе говоря, нельзя помещать под одну обложку документы временного и постоянного сроков хранения. Переписку группируют, как правило, за календарный год и систематизируют в хронологической последовательности. Если переписка продолжается по вопросу, который начался в предыдущем году, документы включают в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности предприятия переписка может группироваться также за один учебный год, театральный сезон и проч. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см

В процессе формирования дела важно также соблюдать соответствующий порядок расположения документов:

По хронологическому принципу: дата принимаемого документа определяется по дате поступления в организацию, отправляемого исходящего – по дате отправки в другую организацию; личные дела сотрудников формируются по мере поступления документов);

В алфавитном порядке (по алфавиту получателя или автора письма);

По вопросно-логическому принципу: внутри каждого дела могут располагаться документы, относящиеся к одному вопросу, в прямом хронологическом порядке: например, конкурсные заявки располагаются в одном деле по алфавиту (фамилиям участников конкурса), внутри каждой заявки документы формируются по заранее утвержденному списку, или по хронологии).

! Важно помнить,что при формировании дел документы располагаются либов обратной (от документа самого «позднего» по дате к самому раннему), либо прямой (от самого «раннего» к самому «позднему») хронологической последовательности. Документы дела в текущем делопроизводстве, или дел с небольшим сроком хранения формируют в обратной хронологической последовательности, в остальных же случаях - в прямой последовательности.

Ряд требований, связанных с оформлением дела, соблюдается еще на стадии текущего (делопроизводственного) хранения, например, если речь идет об оформлении обложки дела. В отличие от дела с частичным оформлением (до 10 лет хранения), в архивном деле заполняют все графы обложки: наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывают новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключают в скобки.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома или части выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома части. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. В случае, если архивные дела будут передаваться на государственное хранение, необходимо заполнить соответствующие графы обложки, в том числе, наименование государственного архива, в который дела организации будут приняты, коды архива и организации.

«!»Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, поскольку они уже отражены в заголовках дел .

В процессе оформления обложки дела важно верно определить крайние даты дела. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – годы его заведения и окончания. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за... годы».

Крайние даты дел будут разными для каждого вида документов:

Для дел, содержащих организационно-распорядительную, и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.) – даты регистрации или составления самого раннего и самого позднего документов;

Для дел, состоящих из нескольких томов (частей) – крайние даты документов дела;

Для журналов регистрации распорядительных документов – точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

При оформлении архивного дела в самом его начале помещают внутреннюю опись документов . В конце ее делается итоговая запись, в которой указывают цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. Подписывает опись ее составитель.

Пример 4. Форма внутренней описи документов дела

Итого ___________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________.

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Обратите внимание на графу «Примечание»: в ней, как правило, отмечают все изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) и делают ссылки на соответствующие акты.

При оформлении архивного дела правильно соблюдать нумерацию листов. Полное оформление дела, как уже было отмечено выше, предусматривает нумерацию документов:

Все листы дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруют арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов и листа заверителя нумеруют отдельно;

Листы каждого дела, состоящего из нескольких томов или частей, нумеруют по каждому тому или части;

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;

Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивают и нумеруют в правой части верхнего поля листа. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и подшитый за середину, перешивают и нумеруют как один лист;

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруют; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером – каждое вложение в конверте;

Если в дело подшиваются документы с собственной нумерацией листов, (включая печатные, типографские издания), нумеруют в общем порядке: иными словами, если собственная нумерация таких документов не совпадает с общей нумерацией дела, их следует перенумеровать. При этом недопустимо стирание, заштриховывание предыдущей нумерации: ведь документы, помещенные в дело постоянного или долговременного хранения, не должны подвергаться механическим манипуляциям. С другой стороны, если нумерация таких документов соответствует порядку расположения листов в деле, ее оставляют прежней. Если в деле допущено большое количество ошибок при нумерации, проводят перенумерацию. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. Литерный лист – это лист с добавлением буквы (от лат. litera-буква). Допустим, если нумерация листов под одним и тем же номером прошла дважды, второй лист нумеруют с буквой. Пример: 12, 12 А, 13, 13 Б и проч. Литерных листов не должно быть много, иначе потребуется перенумеровывать все дело. Вопрос о включении в дело литерных листов, их количестве необходимо решать с государственным архивом, источником комплектования для которого и является организация.

В конце дела делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывают количество прошитых и пронумерованных, попущенных или литерных листов, и особенности физического состояния дела.

«!» Внутренняя опись и лист-заверитель дела составляются на листе формата А 4; Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела

Пример 5. Форма листа-заверителя дела

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Похожая информация.

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются в структурных подразделениях (децентрализованно).

Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дело.

Контроль за правильностью формирования дел осуществляется службой ДОУ.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дела, только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях;

не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дела не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Оформление дел – это процедура подготовки дел к их хранению в соответствии с установленными правилами, состоящая из двух этапов.

Первичное оформление дел производится при их заведении – непосредственно перед тем, как в них будет помещен первый документ, а окончательное (полное) оформление – по завершению календарного года (переходящих дел - при их закрытии). При подготовке дел к передаче на архивное хранение производится дооформление дел.

Первичное оформление дела предусматривает заполнение (за некоторым исключением) реквизитов обложки, и помещение в обложку бланка листа-заверителя дела. На корешок обложки наносится наклейка с указанием номера дела, а для дел, состоящих из нескольких томов (частей), - номер тома (части) дела.

Окончательное (полное) оформление (полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и личные дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются частично, при этом допускается хранить листы документов в составе дела в скоросшивателях без нумерации, а листы-заверители дела не составлять) включает последовательное выполнение комплекса работ:

заполнение ранее незаполненных реквизитов обложки дела (приложение 1); нумерацию страниц дела; составление листа-заверителя (заверительной надписи) дела (приложение 2);

составление (в некоторых случаях) – внутренней описи документов дела; брошюровку (подшивку или переплет) дела; проверка полноты и правильности оформления дела.

Оформление дел производится лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях или работниками службы ДОУ с соблюдением следующих правил:

Заполнение реквизитов обложки дела (лицевая сторона) – при первичном оформлении сначала указываютсянаименование предприятия (полностью в именительном падеже, в соответствии с его официальным полным наименованием (сокращенное наименование указывается в скобках после полного наименования) и структурного подразделения (в соответствии с утвержденной организационной структурой предприятия).

простановка индекса дела предусматривает нанесение цифрового обозначения дела в соответствии с номенклатурой дел. Для дел состоящих из нескольких томов (частей), указывается порядковый номер тома (части).

заголовок дела указывается в соответствии с номенклатурой дел (в первоначально указанный заголовок, при необходимости, могут быть внесены уточнения).

дата при первичном оформлении дела (тома, части) является датой заведения дела (число и год обозначаются арабскими цифрами, а месяц - словом). При окончательном оформлении дела указываетсядата его окончания (закрытия);

срок хранения (сведения о сроках хранения дела указываются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел после сверки со сроками хранения, предусмотренным перечнем типовых документов (образующихся в деятельности предприятия. На обложках делах постоянного хранения делается отметка: «Хранить постоянно»);

архивный шифр - дел постоянного хранения (номерах фонда, описи, дела в составе архива) сначала пишутся карандашом. Окончательный («чернильный») вариант выполняется в ведомственном архиве только после включения этих дел в годовое разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения (на обложках дел постоянного хранения оставляется место для наименования архива, в который будут переданы на хранение дела, а также для кода архива в соответствии с ОКПО);

количество листов – указывается на основании их нумерации (в соответствии с заверительной надписью). Нумерация выполняется простым карандашом в правом верхнем углу каждого листа. При этом соблюдаются следующие правила:

нумерация листов в составе дел выполняется в прямом (возрастающем) порядке;

листы дел в составе разных частей (томов) дела нумеруются в пределах соответствующей

части (тома);

нумерация имеющихся в составе дела фотографий, чертежей, диаграмм и иных

иллюстративных материалов выполняется с обратной стороны с указанием цифр в верхнем левом углу;

нумерация имеющихся в составе дела конвертов с вложениями выполняется в

последовательности «конверт - вложение», при этом каждому вложению присваивается собственный номер;

не нумеруются лист-заверитель и внутренняя опись дела;

по окончанию нумерации листов дела производится полистовая проверка ее правильности. При обнаружении ошибок (пропусков или повторения номеров) неверно пронумерованные и все последующие листы перенумеровываются.

по окончании нумерации листов на отдельном листе заверите дела оформляется заверительная надпись , где указываются сведения о количестве листов в составе данного дела, а также особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки). Заверительную надпись подписывает ее составитель (с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления).

для учета документов определенных категорий в составе дел постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, если они оформлены по разновидностям документов, заголовки

которых не раскрывают конкретного содержания этих документов. А также для документов в составе личных дел предусмотрена внутренняя опись документов. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 3) и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах и заголовках, номера листов дела, на которых расположены соответствующие документы. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись. В ней (цифрами и прописью) указывается количество включенных во внутреннею опись документов и листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем (с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления) и затем подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки.

подшивка и переплет дела производится для более надежной защиты документов от механических повреждений в процессе дальнейшего хранения.

При подготовке дел к подшивке (переплету) из документов должны быть предварительно удалены металлические скрепления (булавки, скрепки). Документы, составляющие дело, подшиваются в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетаются таким образом, чтобы текст при открытии дела в любом месте можно было свободно читать.

После выполнения всех перечисленных процедур в обязательном порядке производится проверка полноты и правильности оформления дела (особое внимание обратить на полноту и правильность заполнения реквизитов лицевой стороны обложки, содержание заверительной надписи и внутренней описи (при наличии последней).

Оформленные дела подлежат текущему хранению по месту их заведения или в службе ДОУ (делопроизводстве), после соответствующей подготовки (дооформления) передаются на временное хранение в архив предприятия.

Приложение 1