Применение унифицированных форм первичных документов.

Приказом об учетной политике утверждено, что в организации в качестве форм первичных учетных документов используются унифицированные формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России.Для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяется унифицированная форма № ТОРГ-12, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 с добавлением колонок «Артикул» и «объем.м. куб.».В самой накладной Торг-12 в правом верхнем углу оставлена надпись: Унифицированная форма № Торг-12Утверждена постановлением Госкомстат.России от 25.12.98 №132Транспортная компания отказывается принимать у нас товар к перевозке, мотивируя это тем, что в накладной в правом верхнем углу должен быть указано: "Утверждено приказом об учетной политике №.... "Правомерно ли это?

В унифицированные формы можно при необходимости добавлять реквизиты (вносить дополнительные строки, колонки и т. п.).

При добавлении определенных колонок в унифицированную форму накладной, не меняя основной структуры документа, гриф «УТВЕРЖДЕНЫ постановлением Госкомстата России
от 25.12.98 N 132» не меняется, так как форма документа не разработана самостоятельно организацией.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

Типовые формы

Унифицированные формы документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России, не являются обязательными к применению. Вместе с тем, обязательными к применению остаются формы, установленные уполномоченными органами на основании федеральных законов. Такие разъяснения содержатся в информации Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.Таким образом, организация обязана применять типовые формы документов, утвержденные Правительством РФ, Банком России (например, платежные поручения, расходные и приходные кассовые ордера) и другими уполномоченными органами во исполнение федеральных законов.

Унифицированные формы документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, утвержденные постановлениями Госкомстата России, применять не обязательно. То есть если для какого-либо факта хозяйственной жизни постановлением Госкомстата России установлена унифицированная форма первичного документа, то организация вправе по собственному выбору:

либо разработать форму документа самостоятельно;
либо использовать унифицированную форму.

По общему правилу формы первичных документов утверждает руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). То есть руководитель должен утвердить либо самостоятельно разработанную организацией форму, либо факт использования организацией унифицированных форм.

В любом случае в первичном документе должны содержаться все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Включенные в этот перечень сведения по своему составу и содержанию тождественны реквизитам документов, составленным по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм. То есть действующие унифицированные формы соответствуют требованиям части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*

В унифицированные формы можно при необходимости добавлять реквизиты (вносить дополнительные строки, колонки и т. п.) либо исключать их. Исправленную унифицированную форму утвердите приказом (распоряжением) руководителя в качестве первичного документа.

Такие выводы следуют из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

Пример добавления в унифицированную форму дополнительной информации

В ЗАО «Альфа» погашение задолженности перед подотчетными лицами иногда происходит в безналичной форме. Чтобы отобразить данную операцию в унифицированной форме авансового отчета, было принято решение добавить в нее дополнительную строку «Перерасход в сумме___ перечислен на зарплатную карту сотрудника по платежному поручению от «__» ________ 200__г. № ___». Данную форму утвердили приказом руководителя организации.

Как утвердить формы

Формы первичных документов утвердите в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

При этом типовые бланки без изменений к учетной политике прикладывать не нужно. Факт применения унифицированных форм можно отразить в учетной политике следующими способами:
– написать: «В качестве форм первичных учетных документов используются унифицированные формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России, без изменений». В этом случае нужно будет применять унифицированные формы для каждой операции, для которой форма существует;
– прописать для разных объектов учета, какие унифицированные формы организация будет применять, примерно так: «...применять унифицированную форму _____, утвержденную постановлением Госкомстата России от______№_______». Например, при использовании унифицированной формы № ТОРГ-12 можно сделать такую запись: «Применять унифицированную форму № ТОРГ-12, утвержденную постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации».

Образцы самостоятельно разработанных форм, утвержденные руководителем, включите в приложение к приказу об утверждении учетной политики.*

С.В. Разгулин

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

Первичный учётный документ – носитель информации о хозяйственной операции экономического субъекта. Перечень лиц, которые являются экономическими субъектами, определен ст. 2 ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте». Этим же законом определены требования к форме и заполнению учётных актов, а также базовые правила их отражения в бухгалтерском учёте.

Современное законодательство не обязывает субъектов частного права (созданных на частных вкладах) использовать при оформлении операций унифицированные формы первичных учётных документов. Но если читатель – субъект публичного права (с долей муниципального или федерального участия) или заключает сделки с такими субъектами, то без унифицированных форм не обойтись.

Организация первичного учёта

Чтобы определить, что относится к первичным документам, а что – нет, можно пользоваться простым правилом: документ отражает реальную операцию по изменению состава имущества предприятия – значит «первичка». Конечно, это очень упрощённый подход (и у него есть исключения), но он практически всегда даёт правильный результат.

Так, нельзя относить к первичным актам: приказы и распоряжения администрации, бухгалтерские справки, счета (см., в чём ), расписки и т. п. На основании этих бумаг не должны заполняться бухгалтерские регистры. Но и умалять их значение нельзя, поскольку именно они формируют предпосылки для реализации хозяйственных операций и, следовательно, могут служить доказательствами намерений сторон сделки.

В статье 9 ФЗ-402 дан исчерпывающий перечень требований к первичным документам. На основании «первички», составленной с соблюдением этой нормы, предприятие может без риска отображать сведения о своих операциях, не переживая, что их признают фиктивными.

Основные правила составления:

реальность событий (документ должен составляться по факту совершения действия – передачи имущества, выявления недостачи, приёмки товара и т. д.), если событие только планируется, то оформлять его «первичкой» нельзя, и тем более нельзя вносить его в данные учёта;
акт должен содержать информацию о сторонах, которые участвовали при его составлении (кто передаёт и кто принимает), указываются все данные, идентифицирующие субъект хозяйствования;
реальные время и место совершения операции (если товар передавался в городе Н, то ни в коем случае нельзя указывать, что акт передачи составлен в городе Р, так как контролирующие органы имеют право потребовать объяснения, каким образом товар со склада в городе Н оказался в городе Р. И если предприниматель не сможет обосновать это обстоятельство, передача может быть признана фиктивной);
содержание операции (если у предпринимателя возникают сомнения по поводу того, как называется операция, к которой он составляет «первичку», нужно просмотреть договор между сторонами и по нему определить, что обязаны сделать контрагенты: выполнить работы, предоставить услуги или поставить товар);
натуральные и денежные единицы операции;
наименование должности, инициалы, подписи лиц, уполномоченных сторонами на подтверждение факта осуществления операции (см. ).

Документ, соответствующий перечисленным требованиям, подлежит включению в регистры бухгалтерского учёта субъектами частного права практически всегда. Исключение могут составлять те случаи, когда стороны в договоре согласовали форму составления первичных актов, но по каким-то причинам эта форма не была соблюдена одной из сторон. В этом случае тот контрагент, который получил неправильную «первичку», может обжаловать действия виновника через суд.

Полезно узнать, как правильно оформить . Структура документа, порядок составления и подписания.

На заметку участникам юридических лиц: и как правильно его заполнить.

Команда сайта Мир Бизнеса рекомендует всем читателям пройти Курс Ленивого Инвестора, на котором вы узнаете как навести порядок в личных финансах и научиться получать пассивный доход. Никаких заманух, только качественная информация от практикующего инвестора (от недвижимости до криптовалюты). Первая неделя обучения бесплатная! Регистрация на бесплатную неделю обучения

Виды документов

Классификация первичных документов – исключительно теоретический аспект, который мало влияет на практическую работу бухгалтера. Условно можно выделить следующие виды «первички»:

строгой отчётности/ не строгой отчётности;
двусторонние/односторонние;
разовые/сводные;
на бумажном носителе/электронные.

Сегодня в учёте субъектов частного права практически не используются бланки строгой отчетности. Доверенности, кассовые ордеры, накладные предприниматели могут формировать самостоятельно, с соблюдением общих требований законодательства.

Что такое двусторонний или односторонний первичный документ, определяется по количеству участвующих сторон. Так, платёжное поручение – односторонний первичный документ, так как указывает на действие только одной стороны – плательщика. А например, накладная – двусторонний, так как по этому документу поставщик выполняет активное действие – передаёт, а получатель – принимает.

Как оформлять первичные документы

Компьютеризированный бухгалтерский учёт обеспечивает практически автоматический порядок оформления первичных актов. Каждая бухгалтерская программа предлагает формы «первички», начиная от договоров и заканчивая рекламациями (см. ).

Бланки из актуализированных компьютерных программ вполне удовлетворяют всем требованиям отражения хозяйственных операций в учёте предприятия. Но если эти формы не отражают в полной мере все действия сторон, тогда нужно самостоятельно составлять тот документ, который полностью подтвердит реальность всех аспектов операции.

При самостоятельном составлении бланков можно отталкиваться от их унифицированных форм, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ №7 от 21.01.2003 года. В связи с тем, что эти формы не являются обязательными для субъектов частного права, каждый предприниматель может их доработать под свои нужды, не забывая при этом соблюдать обязательные требования (ст. 9 ФЗ-402).

Важно! Формы первичных документов, разработанных специально под условия работы конкретного предприятия, утверждает не кто иной, как руководитель этого предприятия своим приказом об организации учёта. Требований к этому приказу тоже нет, но лучше его составлять каждый новый год с учётом предписаний динамично меняющегося законодательства.

Но даже если по какой-либо причине в бухгалтерском учете предприятия используются бланки «первички», не утверждённые руководством, но им подписанные, значит, эти документы имеют юридическую силу.

Заполнять бланки первичных актов необходимо с соблюдением следующих правил:

не допускать исправлений;
вводить достоверную и понятную информацию (никаких ненормативных кодировок или непонятных сокращений);
все пустые графы должны быть заполнены прочерком;
если в форму бланка нужно внести дополнение, то оно указывается до подписей сторон (полезно узнать, ).

Для каждого подписанта изготавливается оригинал первичного акта. Если бланк подписывают две стороны, то изготавливается два оригинала, если одна – то оригинал может быть только один.

Испорченный бланк следует перечеркнуть и отправить на утилизацию.

Хранение «первички» и предоставление информации о хозяйственных операциях

Оригиналы первичных документов хранятся у каждого участника хозяйственной операции. Постановлением Госкомстата №7 определено, что «первичка» хранится в подшивках в хронологическом порядке по каждому регистру бухгалтерского учёта. Это самый удобный формат накопления и обработки информации по учёту.

Подшивки хранятся в архиве предприятия. Срок и порядок хранения каждого вида первичных документов и учётных регистров определён Приказом Минкультуры РФ №558 от 25.08.2010 (с изменениями и дополнениями). Обычно срок хранения составляет три года, но есть ряд документов, которые должны храниться гораздо дольше.

В копилку работодателю: как составить . Порядок оформления совместителей и начисления зарплаты таким сотрудникам.

Возможно ли . Особенности назначения и продления испытания работникам при трудоустройстве.

Первичные бухгалтерские документы имеют важное значение не только в вопросах учета, но и касательно налогового законодательства, в частности определения объема обязательств. Потому ответственному за составление первичной документации крайне важно знать все нюансы ведения учета, а кроме того, понимать их классификацию для упрощения работы.

Что такое первичные документы бухгалтерского учета

Первичными принято считать те документы, которые регистрируют определенные хозяйственные действия, уже осуществленные. Оставить запись в бухгалтерском учете и внести ее в регистр можно исключительно при наличии документации первичного учета. Она считается неотъемлемой частью системы управления предприятием. Исходя из этого можно смело утверждать, что первичные документы бухгалтерского учета - это документальное подтверждение осуществленных сделок, связанных с хозяйственной деятельностью субъекта и принесших некий экономический эффект.

Классификация

Все моменты, затрагивающие вопрос касательно первички, подчиняются положениям и нормам 402-ФЗ. В нормативе обозначено, что данные справки нужны при взаимодействии с налоговыми структурами в качестве подтверждения правильности расчетов. А это означает, что у налоговиков не возникнет никаких нареканий касательно процесса определения базы налогообложения.

В соответствии с действующими регламентами, первичная документация подлежит обязательному хранению в течение 4-х лет . В этот период налоговики могут в любой момент запросить документы для изучения и проверки. Кроме того, первичная документация часто выступает в качестве доказательной базы в судебных тяжбах.

Стоит отметить, что на законодательном уровне не закреплены конкретные формы первичной документации. По данному вопросу у хозяйствующего субъекта появляется возможность выбора того варианта, который удовлетворит его запросы и будет служить хорошим подспорьем в дальнейшей работе.

Первичные документы бухгалтерского учета: перечень

Как правило, полный список справок, выполняющих основополагающие функции, остается неизменным и утверждается на высшем уровне. На текущий момент к данной категории относят:

Договора. В них оговариваются конкретные условия сделки, ответственность сторон и финансовые вопросы. В целом, тут указываются все условия, которые тем или иным образом имеют отношение к проводимой сделке. Отметим, что для некоторых операций письменная форма договора не обязательна. Так, с момента получения покупателем товарного чека, сделка признается заключенной.
Счета. При помощи документов данного типа покупатель подтверждает готовность оплатить товар (услугу) продавца. А помимо того, в счетах могут быть представлены дополнительные условия сделки и зафиксированы конкретные расценки, которые продавец устанавливает на свою продукцию и услуги. Если по каким-то причинам покупателя не устроит представленный ему товар (услуга), на основании счета он имеет право требовать возврат своих средств.
Товарная накладная. В ней отображается полный перечень всех товаров или материалов, которые передаются. Накладная должна быть составлена в нескольких вариантах в зависимости от количества участников сделки.
Акт приема-передачи. Он составляется по итогам по итогам предоставления услуги в качестве подтверждения того, что результат труда соответствует ранее заявленным критериям и полностью одобрен принимающей стороной.
Расчетные ведомости. В них отображаются все вопросы, связанные с расчетом с наемным персоналом по оплате труда. Причем здесь должна быть отображена вся информация, касающаяся премий, доплат и прочих механизмов финансового стимулирования работников.
Акты приемки-передачи № ОС-1. Данный тип документации используется для фиксации любых мероприятий, связанных с вводом или выводом основных средств.
Кассовые документы , к которым принадлежат приходные и расходные кассовые ордера, а кроме того, кассовая книга. В них содержатся сведения относительно финансовых, проведенных в рамках реализации, разнообразных сделках.

Классификация

Виды первичных документов в бухгалтерском учетов довольно разнообразны и прежде всего зависят от конкретной цели использования документа в обозримом будущем. Однако самый популярный классификационный признак заключается в разделении первичной документации на внутреннюю и внешнюю.

Внутренний документ является собственностью компании и выпускается ею для разрешения определенных вопросов. Он составляется специалистами фирмы и распространяет свое действие исключительно в пределах юрисдикции данной фирмы. Таким образом, указанная категория состоит из тех документов, которые необходимы для эффективного ведения хозяйственной деятельности в рамках одной компании. В то же время, если документ поступает на фирму со стороны или же составляется специалистами компании и впоследствии передается другим юрлицам (налоговым органам, клиентам и т. д.), то он будет признан как внешний.

В свою очередь, внутренние документы также имеют свои классификационные признаки, которые дают возможность сгруппировать их в три категории:

Распорядительные (организационные). В них указывается информация, которая должна быть донесена до ведома сотрудников компании, структурных подразделений и филиалов и их руководителей. При их помощи компания отдает определенные распоряжения, которые должны будут тщательно выполняться. К данной группе можно отнести разнообразные приказы, распоряжения и многое другое.
Исполнительные (оправдательные) , в которых изначально отображаются факты, подтверждающие проведение определенных операций хозяйственного назначения и их завершение.
Документы бухгалтерского оформления. Данная категория является обобщающей и нужна для систематизации сведений, содержащихся в других бумагах и их дальнейшего сбора в единый документ.

При определенных обстоятельствах документация также может быть комбинированной. В данную группу можно отнести те бумаги, которые могут одновременно содержать в себе ключевые признаки организационной и оправдательной документации. Самыми яркими примерами здесь являются различные кассовые ордера, требования, авансовая отчетность и многое другое.

Учетные регистры и их классификация

При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.

Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:

Хронологические , в которых все произошедшие события указываются со строгим соблюдением временных рамок. То есть сначала нужно указать те операции, которые произошли раньше и так далее. Подобные регистры наиболее сложные, так как в них содержится огромный массив информации, и довольно часто можно не учесть какое-либо действие.
Систематические, в которых изначально все сделки вносятся в виде экономических показателей. Таким образом, регистры данного типа отображают экономический эффект от свершившихся хозяйственных сделок и анализируют показатели расходов и доходов. Самым ярким примером систематического регистра выступает кассовая книга.
Комбинированные , которые имеют основополагающие признаки как систематических, так и хронологических регистров.

Содержание первичной документации

У многих пользователей возникает вопрос о том, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, и какие требования к ним предъявляются. На законодательном уровне закреплено несколько положений, которые устанавливают, что в документах первичного чета в обязательном порядке должны присутствовать определенные сведения. В частности, в соответствии с п.2 ст.9 ФЗ-402, первичная документация должна содержать следующую информацию:

наименование документа;
дата составления;
сведения о лице, которое составило указанный документ (полное наименование предприятия);
суть хозяйственной деятельности, связанной с данным документом;
финансовые расчеты относительно произошедшей сделки;
подписи должностных лиц, несущих ответственность за сделку, и их инициалы.

Образец первичного бухгалтерского документа

Правила оформления документов

Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток. Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:

Допускается использование шариковых и чернильных ручек, специальной вычислительной техники и компьютеров.
Составление можно начинать тогда, когда предполагается проведение неких хозяйственных операций, которые нужно будет отобразить. При этом, в исключительных ситуациях вполне допускается оформление документа после завершения сделки.
Все расчетные данные должны быть отображены как в числовой форме, так и в письменной. Таким образом, около каждой цифры должна стоять пропись.
Крайне важно заполнить все реквизиты, указанные на бланке. Если по каким-то причинам сведений нет, нельзя оставлять пустую строку. В ней должен появится прочерк.

Если не придерживаться данных рекомендаций, можно столкнуться со значительными сложностями. Так, если налоговая служба при проверке признает документ некорректным, появятся сомнения в правильности проведенных расчетов и определении налоговой базы.

Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы . Исправления можно сделать следующими способами:

Контурное исправление. Если указаны неверные сведения, их необходимо перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные данные. При этом обязательно на месте каждого такого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить» с указанием даты исправления и подписи должностного лица, который внес правку. Однако отметим, что в случае с документами, отображающими поступление и расходование денежных средств, такой способ будет нецелесообразным.
Дополнительная запись. Этот способ применяют в тех ситуациях, когда суммарные значения сделок оформляются с существенно сниженными показателями. Чтобы не составлять документ по-новому, можно сделать дополнительные проводки на недостающие суммы в текущем периоде или следующим за ним.
Сторнировка. Неправильная запись исправляется с применением отрицательных значений. Все неверно указанные сведения повторяются красными чернилами, а рядом указываются правильные записи.

Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.

Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.

1. Для чего нужны первичные учетные документы и что будет в случае их отсутствия.

2. Что учесть при разработке собственных форм первичных документов.

3. В каких случаях применение унифицированных форм обязательно.

Как известно, действующий в настоящее время закон о бухгалтерском учете (№ 402-ФЗ) не содержит требования об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. То есть организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов с учетом своих потребностей и особенностей деятельности. Однако такое право кроет немало «подводных камней». Например, все первичные документы, в том числе самостоятельно разработанные, должны отвечать определенным требованиям, а некоторые документы должны составляться только по унифицированным формам в силу других федеральных законов. Знать о таких нюансах оформления первичных документов необходимо как при составлении своих документов, так и при принятии документов контрагентов, ведь первичные учетные документы – это фундамент, на котором строится не только бухгалтерский, но и налоговый учет. Как сделать этот фундамент надежным – разберемся в этой статье.

Для чего нужны первичные учетные документы

Для начала, давайте вспомним, для чего в принципе нужны первичные учетные документы, и почему так важно уделять внимание правильности их оформления. Как сказано в Законе № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9). При этом под фактом хозяйственной жизни понимается любое событие, операция, сделка, которые оказывают или могут оказать влияние на финансовое состояние экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. К фактам хозяйственной жизни относятся, например, приобретение основного средства и начисление амортизации по нему, начисление заработной платы работникам и ее и т.д. Таким образом, практически все бухгалтерские записи должны быть основаны на соответствующих первичных учетных документах.

В налоговом учете первичные документы также играют важную роль: согласно положениям НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. То есть наличие первичных учетных документов является одним из оснований для признания расходов а, соответственно, для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль (или по УСН «доходы-расходы»).

Отсутствие первичных документов рассматривается НК РФ как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, за которое предусмотрен штраф (ст. 120 НК РФ):

от 10 до 30 тыс. руб. – если отсутствие первичных документов не привело к занижению налоговой базы;
от 40 тыс. руб. до 20% суммы неуплаченного налога – если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы.

Кроме того, отсутствие первичных документов может служить основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности за грубое нарушение правил бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в виде штрафа от 2 до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности считается:

занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Из всего вышесказанного следует два основных вывода:

1. первичные учетные документы должны иметься в наличии;

2. первичные учетные документы должны быть оформлены надлежащим образом.

Если с первым требованием все понятно, то на втором, касающемся правильности оформления первичных учетных документов, следует остановиться подробнее. Дело в том, что в соответствии с действующим Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, формы применяемых первичных документов определяет сам руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Возможны следующие варианты установления форм первичных документов:

использование унифицированных форм первичных документов;
использование самостоятельно разработанных форм первичных документов (полностью самостоятельно разработанных, либо созданных путем внесения изменений в унифицированные формы);
возможно также сочетание этих двух вариантов в отношении разных документов. Например, использование самостоятельно разработанных форм бухгалтерской справки и акта на списание материалов и унифицированных форм всех остальных документов.

! Какой бы вариант применения форм первичных документов ни был выбран, его необходимо отразить либо в самой учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, либо в отдельном приказе . При этом самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов обычно приводятся в приложении, если же используются унифицированные формы – делается ссылка на соответствующий документ (Постановление Госкомстата). Если применяемые формы первичных учетных документов не утверждены руководителем, то в случае проверки инспекторы могут посчитать, что документы составлены по неустановленной форме, то есть с нарушением норм законодательства, и, соответственно, не являются основанием для принятия расходов.

Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов

При разработке собственных форм первичных учетных документов возможны два варианта:

полностью самостоятельно разработанная форма;
форма, разработанная на основе имеющейся унифицированной формы (например, путем удаления или добавления реквизитов).

В любом случае, получившаяся в итоге форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты , установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

наименование и дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформления свершившегося события. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, так же, как и формы документов, должен утверждаться руководителем.

! Обратите внимание: Закон № 402-ФЗ не относит к обязательным реквизитам проставление оттиска печати на первичном документе. Поэтому включать этот реквизит в форму документа или нет – выбор самой организации. Организациям, которые отказались от использования круглой печати (такое право предоставлено Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ) целесообразно исключить этот реквизит из всех применяемых форм первичных учетных документов.

Для некоторых документов приведенный перечень обязательных реквизитов может быть расширен в соответствии с другими нормативными актами. Например, путевой лист должен в обязательном порядке содержать следующие реквизиты (п. 3 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе.

Таким образом, разработка собственных форм первичных учетных документов требует глубоких знаний и анализа действующего законодательства. Поэтому в некоторых случаях предпочтительнее воспользоваться уже готовыми формами. Например, формой универсального передаточного документа, рекомендованной ФНС РФ (Письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Этот документ сочетает в себе реквизиты первичного учетного документа на передачу материальных ценностей, а также реквизиты счета-фактуры, поэтому может применяться как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогового учета (в целях исчисления НДС). Помимо универсального передаточного документа ФНС России разработала также рекомендованную форму универсального корректировочного документа, который составляется в случае изменения стоимости поставки после отгрузки (Письмо от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@). Тот факт, что организация решила использовать формы УПД и УКД должен быть закреплен в учетной политике или в отдельном приказе руководителя.

Унифицированные формы

Закон № 402-ФЗ не содержит обязательного требования применять унифицированные формы первичных учетных документов, но в то же время не содержит и запрета на их применение. Поэтому экономический субъект вправе использовать унифицированные формы тех документов, для которых они установлены. Применение унифицированных форм имеет ряд преимуществ:

унифицированные формы являются привычными для большинства контрагентов, поэтому их применение позволит избежать вопросов и недопонимания при оформлении сделок;
программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета, как правило, ориентировано на применение унифицированных форм. Внедрение же самостоятельно разработанных форм потребует дополнительных затрат на настройку программ.

Кроме того, замена всех унифицированных форм на самостоятельно разработанные рискованна, поскольку обязательными к применению до сих пор остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами и на их основании (Информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 к Федеральному закону № 402-ФЗ). К таким документам относятся, например, документы по оформлению . Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» предусматривает использование следующих унифицированных форм:

приходные и расходные кассовые ордера (формы № КО-1 и КО-2);
кассовая книга (форма № КО-4);
книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);
расчетно-платежные и платежные ведомости (формы № Т-49 и Т-53).

Таким образом, кассовые операции должны в обязательном порядке оформляться документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным Постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, от 05.01.2004 № 1.

С особой осторожностью нужно подходить к разработке кадровых документов, а также документов по учету труда и его оплаты, а по возможности – использовать унифицированные формы таких документов. Это связано с тем, что кадровые документы и документы по учету труда должны отвечать требованиям трудового законодательства, которые не всегда совпадают с требованиями Закона № 402-ФЗ: начиная от состава реквизитов (например, табель учета рабочего времени, личная карточка работника и т.д.) и заканчивая формой документа (ТК РФ не предусматривает составление кадровых документов в электронном виде).

Итак, в этой статье мы вспомнили, какое значение имеют первичные учетные документы для бухгалтерского и для налогового учета, а также убедились, что в случае с первичными документами «форма имеет значение». Подводя итог, еще раз тезисно сформулируем основные выводы :

Каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом.

Форма первичного учетного документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные Законом № 402-ФЗ, а в отдельных случаях – реквизиты, установленные другими нормативными актами.

Используемые формы первичных учетных документов должны быть утверждены руководителем в учетной политике или в отдельном приказе – это касается как самостоятельно разработанных форм, так и унифицированных.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

НК РФ
КоАП РФ
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ»
Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»
Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»
Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Письма ФНС РФ

от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@
от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе

♦ Рубрика: , .

(п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).

При этом в самом законе не сказано, как утверждать «первичку». Указано только, что формы утверждает руководитель, которые представляет ему сотрудник, ответственный за бухучет, то есть главбух (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). При этом по этому поводу нет ни одного официального разъяснения.

Правила об утверждении первичных документов прописаны в пункте 4 ПБУ 1/2008, в котором указано, что документы надо утвердить . Эти положения продолжают действовать и в настоящее время. Следовательно, формы первичных документов необходимо утвердить в учетной политике организации.

Несмотря на то, что новый закон о бухучете дает возможность самостоятельно разработать формы первичных документов, он и не отменяет ранее утвержденные типовые формы. Поэтому организация может применять как унифицированные формы документов, так и разработать свои.

Существует мнение, что в унифицированных формах документов нет всех обязательных реквизитов согласно новому закону о бухучете. Например, наименований экономического субъекта, составившего документ, и факта хозяйственной деятельности. Однако, на самом деле в старых формах, утвержденных Госкомстатом, есть все обязательные реквизиты первичных документов, в том числе и по новому закону № 402-ФЗ.

Теперь организации имеют право заменять одни унифицированные формы другими, если утвердить это в своей учетной политике.

Унифицированные формы первичных документов, которые опасно заменять самостоятельно разработанными

Приходный кассовый ордер Унифицированная форма К0-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88
Расходный кассовый ордер Унифицированная форма КО-2 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88
Кассовая книга Унифицированная форма КО-4 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88
Книга учета наличных денег Унифицированная форма КО-5 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88
Платежная ведомость Унифицированная форма Т-53 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1
Расчетно-платежная ведомость Унифицированная форма Т-54 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1
Платежное поручение Унифицированная форма б/н Утверждена Положением, утвержденным Банком России 19.06.12 № 383-П
Транспортная накладная Унифициронанная форма б/н Утверждена постановлением Правительства РФ от 15.04.11 №272

В случае, когда организация применяет унифицированные формы, то надо использовать их в том виде, в котором они утверждены. Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм нельзя. Об этом говорится в постановлении Госкомстата России от 24.03.99 № 20., а также в письме Минфина от 08.07-11 № 03-03-06/1/414. При необходимости утвержденные Госкомстатом формы можно дополнить, т.е. внести новые строки, добавить графы, но не удалять.

Некоторые организации стали заменять в унифицированных формах реквизиты.

Например, в шапке вместо того, что форма утверждена постановлением Госкомстата, указывают «Утверждена приказом руководителя №», а из формы удаляют информацию о коде формы по ОКУД. В данном случае у контрагента могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов. Если компания хочет что-то убрать и добавить, можно на основе унифицированных форм разработать свои и их утвердить. Таким образом, реквизиты унифицированных форм первичных документов надо оставить без изменения.

Из пункта 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ следует, что в первичных документах надо указать должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления. На самом деле указывать в первичном документе необходимо только наименование должности, а конкретизировать, что именно этот сотрудник совершил сделку, а другой является ответственным — не надо. Например, в товарной накладной ТОРГ-12 есть три строки с должностями: сотрудник, который отпустил груз, специалист, который разрешил отпуск, и должность главного (старшего) бухгалтера. Тогда тот сотрудник, который отгрузил товар, - это совершивший сделку. А главбух и специалист, который разрешил отпуск, - ответственные за правильность оформления. Переименовывать строки с должностями в унифицированной форме нет необходимости. Как вариант можно включить формулировки из закона № 402-ФЗ в отдельный порядок оформления документов. Например, издать приказ директора о том, что ответственным за правильность оформления первичных документов является главбух. А совершать сделки может менеджер, кладовщик и т. д. Следовательно, на первичном документе достаточно должности и подписи сотрудника.

Согласно п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ печать на первичном документе, формы которого утверждает сама организация, не обязательна. Поэтому от поставщиков можно принимать документы и без печатей. При этом контрагент может закрепить в учетной политике, что помимо своих форм будет пользоваться еще и унифицированными, на некоторых из которых, например на ТОРГ-12, печать является обязательным реквизитом. Таким образом, можно принимать к учету первичные документы без печатей, если в форме печать не предусмотрена.

Перечень обязательных реквизитов, которые должны быть на первичном документе.

Наименование экономического субъекта, составившего документ, - это название компании поставщика или исполнителя. Название можно вписать как полное, так и сокращенное. Никаких ограничений здесь нет.
Содержание факта хозяйственной жизни - это сама операция, например, отгрузка или выполнение работ. Писать содержание в отдельной строке не надо, факт хозяйственной жизни понятен из других реквизитов документа.
Натуральное и (или) денежное измерение факта хозяйственной жизни с единицами измерения - это цена или количество товара, объем работ.
Дату составления надо поставить ту, которая соответствует дню совершения операции, например, отгрузке, окончанию работ и т. д.
Наименование документа компания может поставить любое. Но если организация использует унифицированную форму, то надо оставить ее официальное название.
Должности сотрудников, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, надо приводить в любом первичном документе. Для этого руководитель должен утвердить список должностей и работников, которые вправе совершать конкретные операции, а также ответственных за оформление сделки.
Подписи сотрудников с расшифровкой (фамилия и инициалы) - это обязательный реквизит любого первичного документа, а вот печать на первичном документе не обязательна.

Закон № 402-ФЗ допускает оформление первичного документа, как на бумаге, так и в электронном виде, но при этом в любом случае документ должен быть только оригиналом.

Чтобы виртуальный документ был действителен, — его надо удостоверить электронной подписью (письмо Минфина России от 23.01.13 N° 03-03-06/1/24). На формы электронных документов распространяются те же правила, что и на бумажные. Значит, компания вправе сама решить, как будут выглядеть компьютерные формы документов. При этом передать в инспекцию документы по интернету можно только при условии, что она составлена по форматам, утвержденным налоговиками. К примеру, для накладных ТОРГ-12 и актов выполненных работ электронные форматы утверждены приказом ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/Г72®. Если компания обменивается с контрагентами документами не в этом формате, то их можно будет сдать в инспекцию только на бумаге, тогда пропадает весь смысл электронного обмена.

Некоторые организации считают, что раз можно утвердить формы первичных документов, то и можно определить, в каком виде ее отправлять, например, в виде факсовых копий.

Это мнение приведет к тому, что покупатель не сможет принять расходы, т.к. на факсовом документе отсутствуют подписи (оригинальные или электронные). Расходы по документам с факсимиле списать нельзя. Следовательно, налоговая инспекция вправе снять такие расходы. Так же считают и судьи (постановления Президиума ВАС РФ от 27.09-11 № 4134/11, Федерального арбитражного округа Северо-Западного округа от 11.04.12 № А56-69600/2010). Следовательно, первичные документы нельзя заменить факсовой копией.

Утверждать формы первичных документов можно не только в учетной политике, но и в соглашении с контрагентом. Для этого необходимо в договоре предусмотреть, какие формы используют организации в своих отношениях, а форму документа сделать приложением к контракту. При этом она станет такой же обязательной для сторон, как формы, утвержденные в учетной политике.

В унифицированных формах первичных документов предусмотрена подпись главбуха. Виза главного или рядового бухгалтера не нужна, только если в компании этого специалиста нет (п. 2.2 Положения, утв. Банком России от 12.10.11 № 373-П). Иначе документы без подписи главбуха будут недействительны. В случае,когда организация решила использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов, то закон требует наличия подписи сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления (п. 2 ст. 9 за-кона № 402-ФЗ). Таким специалистом не обязательно должен быть главбух. Например, это может быть начальник склада или менеджер. Таким образом, подпись главбуха в собственных первичных документах не обязательна .

На бланки строгой отчетности не распространяются правила оформления для обычных первичных документов.

Порядок применения бланков строгой отчетности регулируется постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359. Если бланк строгой отчетности утвержден до вступления в силу этого постановления, то надо применять именно его. В настоящее время действуют, в частности, турпутевка, квитанции на оплату услуг газоснабжения, на получение страховки. Разрабатывать и применять вместо них свои бланки нет оснований. Такого же мнения придерживаются и налоговики на местах (письмо УФНС России по г. Москве от 26.01.11 № 17-15/6866). В данном случае проблемы могут возникнуть у контрагентов с подтверждением расходов, если он принимает от своих подотчетников нестандартные бланки. Минфин утверждает, что бланки, оформленные с нарушениями, не подтверждают затраты (письмо от 16.10.09 № 03-03-06/1/666).

Если же бланк официально не утвержден, то компания вправе разработать свой собственный. В него надо включить вид услуги, размер оплаты наличкой и по карте, дату расчетов, предусмотреть наличие печати компании (п. 3 Положения, утв. постановлением N° 359).

Утвержденные формы надо закрепить в учетной политике организации.

Организации вправе использовать свои формы первичных документов по учету труда и его оплаты вместо унифицированных. Официальная позиция Роструда указана в письме от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1.

Из письма следует, что формы кадровых первичных документов (личная карточка работника, штатное расписание, табель учета рабочего времени, график отпусков и т. д.) организации также вправе разрабатывать сами. Главное — наличие всех обязательных реквизитов первичного документа (ч.2 ст.9 Федерального закона от 06.11.11 №402-ФЗ).

Теперь организации могут упростить сложные унифицированные формы кадровой «первички» и оставить в них только те данные, которые им необходимы, либо использовать лишь некоторые утвержденные бланки, а от других отказаться, заменив собственными.

При этом специалисты Роструда предостерегают от излишнего упрощения. В утвержденных бланках есть все сведения, которые необходимы на проверке трудовым инспекторам. Если исключить многие реквизиты, то проверяющие будут вынуждены требовать дополнительные сведения, что затянет проверки.
В настоящее время существуют различные мнения о том, надо ли покупателю требовать от контрагента копию приказа или выписку из учетной политики, если он применяет нетиповые формы.