Важные моменты приема на работу и перечень необходимых документов. Какие документы предоставляются при приеме на работу

Документирование процедуры приема на работу включает составление и оформление следующих видов документов:

Трудовой договор,

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы Т-1 или Т-1 а),

Табель учета рабочего времени,

Личная карточка Т-2 (в установленных случаях Т-2ГС или Т-4),

Документы личного дела,

Трудовая книжка.

Кроме того, вносятся соответствующие записи в учетные формы (книги, журналы): книгу регистрации трудовых договоров, книгу регистрации приказов по личному составу, книгу регистрации личных карточек, книгу регистрации личных дел, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовой договор составляется по форме, разработанной организацией. Внимание кадровиков следует обратить на обязательное наличие в трудовом договоре следующих реквизитов:

1) вид документа (трудовой договор),

2) дата регистрации,

3) регистрационный номер,

4) место составления документа,

6) реквизиты стороны, т. е. работодателя (организации) и работника, включая личные подписи руководителя организации и работника.

Индивидуальный приказ о приеме на работу оформляется с использованием унифицированной формы Т-1, а сводный (на нескольких работников) -Т-1 а

После издания приказа о приеме на работу по усмотрению организации на работника может быть заведено личное дело. Личное дело - совокупность документов, содержащие наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности

Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативными актами. Как правило, личные дела, ведутся на руководящих работников, специалистов и материально ответственных лиц. Первоначально в личное дело, группируются документы оформляющие процесс приема на работу, а в последствии - все основные документы, характеризующие трудовую деятельность работника в организации.

Наиболее рациональным представляется следующий СОСТАВ И ПОРЯдок расположения документов при заведении личного дела

1) внутренняя опись документов деле

2) дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете)

3) личный листок по учету кадров (анкета)

4) автобиография;

5) копии документов об образование

6) трудовой договор:

7) копия приказа о приеме на работу

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность, и в какую организацию поступает работник.

Так как личные дела имеют длительный срок хранения не желательно включать в них документы второстепенного характер с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения (например справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья и т. д.).

Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

Следует обратить внимание кадровиков, что заведение личного дела на работника не является обязательным, за исключением отдельных категорий работников (например, госслужащие)

Перечень документов, которые могут входить в состав личного дела, является открытым

Документы, включаемые в состав личного дела, не регламентированы по форме и содержанию

После издания приказа о приеме на работу сведения о работнике включаются в табель учета использования рабочего времени. Постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждены две унифицированные формы табеля: Т-12 и Т-13. Эти формы предназначены для учета использования рабочего времени в организациях с повременной системой оплаты труда. Табель по форме Т-12 заполняется вручную, по форме Т-13 - в автоматизированном режиме.

В небольшой организации ведется единый табель на всех работников. В крупной организации табель учета использования рабочего времени может заполняться в структурных подразделениях. В последнем случае в заголовочной части табеля указывается не только наименование организации, но и наименование структурного подразделения.

Ведение табеля может быть возложено на работника, для которого учет рабочего времени является основной обязанностью (табельщика). или одного из работников структурного подразделения, совмещающего эту работу с выполнением своих основных обязанностей (бухгалтера, секретаря и т. д.).

Полученная от работника трудовая книжка регистрируется в кадровой службе в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" утверждена новая форма этой книги, которая теперь включает 13 граф. При заведении каждой новой книги учета проставление регистрационных номеров трудовых книжек продолжается с учетом нумерации в предыдущей книге.

Документ «Прием на работу» предназначен для приема на работу одного или нескольких работников (для удобства ввода нового сотрудника используйте Мастер приема на работу ). Этот документ можно ввести через меню «Кадровый учёт» – «Приемы на работу» .

В шапке документа необходимо заполнить реквизиты «Организация» (это государственное учреждение, в котором будет работать физическое лицо).

Рассмотрим заполнение табличной части «Работники» :

сотрудник – лицо, принимаемое на работу в государственное учреждение;
вид занятости – может принимать следующие значения: основное место работы, внутреннее совместительство и внешнее совместительство;
табельный номер – табельный номер сотрудника;
дата приема – дата приема на работу;
вид работника – этот реквизит может принимать следующие значения: государственный служащий, военнослужащий, преподаватель младших классов, преподаватель старших классов, солдат, штатный сотрудник, внештатный сотрудник и прочие. Очень важно правильно определить вид работника, так как в дальнейшем это повлияет на величину оклада и механизм расчёта заработной платы и налогов. Например, при установке значения «Государственный служащий» , «Военнослужащий» оклад работника будет рассчитан путем умножения базового должностного оклада на базовый коэффициент, а затем на поправочный коэффициент, тогда как для других работников оклад рассчитывается без умножения на поправочный коэффициент. При установке значения «Военнослужащий» заработная плата работника не будет облагаться налогами, а пенсионные взносы будут рассчитываться в размере 20% сверх заработной платы по 114 специфике. Расчёт социальных отчислений также будет иметь особенность: военнослужащим-пенсионерам, стаж которых на 1 января 1998 года составлял более 10 лет, будут начисляться социальные отчисления. Для преподавателей будет использован особый механизм расчёта заработной платы (с учётом недельной ставки преподавателя);
должность – должность работника;
воинское звание – этот реквизит заполняется для военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, Комитета уголовно-исполнительной системы Министерства юстиции Республики Казахстан, органов финансовой полиции и государственной противопожарной службы;
подразделение организации – подразделение, в котором будет работать работник;
тарифный разряд – категория работника согласно штатного расписания;
вид стажа – определяется вид стажа для заполнения формы №Т-2;
количество ставок – указывается количество занимаемых ставок, согласно штатного расписания. Данный реквизит применяется для исчисления должностного оклада или надбавок и обязателен для заполнения, при его отсутствии документ не будет проведен;
график – этот реквизит целесообразно заполнять для тех видов начислений, которые будут рассчитываться в зависимости от времени (оклада по дням или по часам, дневной или часовой тарифной ставки);

После заполнения табличной части «Работники» пользователю следует перейти на закладку «Начисления» и заполнить следующие реквизиты (для автоматического заполнения необходимо нажать кнопку «Перезаполнить начисления» ):

сотрудник – работник, принимаемый на работу;
должность – должность работника;
вид расчёта – плановый вид начисления работника (например, оклад по дням). Следует отметить, что видов начислений может быть несколько (доплата фиксированной суммой, надбавка за вредность, надбавка за классность и т.д.), соответственно, одно и то же физическое лицо в табличной части «Начисления» может встречаться несколько раз;
размер – размер начисления, указанного в качестве значения реквизита «Вид расчёта» . После заполнения табличной части по всем физическим лицам необходимо нажать кнопку «Рассчитать оклады» . Необходимым условием автоматического расчёта оклада является заполнение сведений по стажу в справочнике «Сотрудники» ;
недельная ставка – указывается фактическая недельная ставка, в случае, если вид работника «Преподаватель младших классов» или «Преподаватель старших классов» ;
источник финансирования – источник бюджетных (внебюджетных средств), за счет которых будет начисляться данный вид расчёта;
программа – статья функциональной классификации расходов бюджета, за счет которой будет начисляться заработная плата. Этот реквизит становится доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Бюджетные средства» ;
код платных услуг – код товаров, работ или услуг. Этот реквизит становится доступным для редактирования тогда и только тогда, когда выбран источник финансирования «Средства, полученные от реализации товаров, работ и услуг» . Заработная плата за счет этих средств может начисляться только в том случае, если учреждение оказывает платные услуги или занимается реализацией готовой продукции (например, продукции подсобного хозяйства);
специфика – статья экономической классификации расходов бюджета, за счет которой будет начисляться заработная плата.

В результате проведения документа формируются движения по регистрам сведений «Сотрудники организаций» и «Плановые начисления сотрудников» .

Исчерпывающий перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу, содержит статья 65 Трудового кодекса РФ. Вот эти документы:

Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. К другим документам относятся: свидетельство о рождении для лиц, не достигших 14 лет; заграничный паспорт (для граждан России, постоянно проживающих за ее территорией);

Трудовая книжка, если она есть и сотрудник поступает на основную работу;

Если у сотрудника нет трудовой книжки (ее дубликата, оформленного по последнему месту работы), вы обязаны оформить ему новую книжку по его письменному заявлению. В заявлении должна быть указана причина отсутствия книжки - потеряна, повреждена и т. п. (ч. пятая ст. 65 ТК РФ).

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

Документы воинского учета. Это военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников - удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (п. 15 Положения о воинской службе, утвержденного постановлением Правительства РФ от 25 декабря 1998 г. № 1541);

Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, если будущая работа требует специальных знаний или специальной подготовки. Требовать документы, которых нет в этом списке, можно только в том случае, если это предусмотрено кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Например, если вы принимаете сотрудника на работу с вредными или опасными условиями труда, он должен представить вам справку о прохождении медосмотра (ст. 213 ТК РФ).

Можно ли принять на работу сотрудника (гражданина РФ), у которого нет регистрации по месту жительства и свидетельства о присвоении ИНН?

Отсутствие регистрации по месту жительства не является препятствием для приема сотрудника на работу. Более того, отказывать соискателю на этом основании запрещено (ст. 64 ТК РФ). Это подтверждается и в постановлении Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2. Свидетельство о присвоении индивидуального налогового номера (ИНН) не упоминается в статье 65 ТК РФ как документ, необходимый при приеме на работу, а значит, и требовать его у сотрудника не нужно. Отсутствие у работника страхового пенсионного свидетельства также не может служить основанием для отказа в приеме на работу.

Отказ соискателю в приеме на работу по основаниям, которые никак не связаны с его деловыми качествами, может грозить фирме судебным разбирательством. Если выиграет сотрудник, суд обяжет вас принять его на работу.

Кандидат, которого не приняли на работу, может потребовать, чтобы вы письменно сообщили причину отказа (ст. 64 ТК РФ). Ни в коем случае не указывайте в качестве таких причин беременность, наличие детей, отсутствие регистрации, пол, национальность, вероисповедание. В то же время можно отказывать по таким основаниям, как неподходящее образование, недостаточный опыт работы, отсутствие необходимой профессии, квалификации, медицинские противопоказания (п. 10 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. №2).

Какими документами оформлять прием на работу

Прием на работу нужно оформлять приказом, изданным на основании заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Приказ о приеме на работу должен соответствовать условиям договора. Но для лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые договоры (подряда, возмездного оказания услуг), приказы о приеме не нужны.

Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме № Т-1. Если вы одновременно принимаете на работу нескольких сотрудников, то удобнее сделать приказ по списочной форме № Т-1а. Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5января 2004 г. № 1. После того как будет издан приказ, в трудовой книжке сотрудника необходимо сделать запись о приеме на работу. В завершение процедуры оформляется личная карточка формы № Т-2 (см. главу «Личная карточка»).

Указывайте в трудовом договоре сотрудника конкретную сумму оклада (тарифной ставки), а не пишите фразу «согласно штатному расписанию».

Если вы сделаете отсылку к штатному расписанию, оно станет неотъемлемой частью трудового договора и вам придется знакомить сотрудника под расписку с этим документом и со всеми изменениями в него. Кроме того, будут сложности с оформлением приказа, поскольку строки формы № Т-1 «с тарифной ставкой (окладом)», «надбавкой» рассчитаны именно на запись цифрами. То же самое касается и формы № Т-1а.

Обязательно ли требовать у сотрудника заявление о приеме на работу?

Нет, не обязательно. Основанием для издания приказа о приеме на работу является не заявление, а трудовой договор, который документально закрепляет соглашение между сотрудником и работодателем (ст. 56 ТК РФ). Однако на заявлении очень удобно делать служебные пометки: проставлять резолюцию руководителя организации, визу непосредственного начальника, отметку об исполнении. Если для данных целей вы просите сотрудника написать заявление, в этом нет ничего противозаконного.

Если сотрудник принимается на работу на неопределенный срок, что писать в ячейке приказа по форме № Т-1 «Принять на работу по..»?

В этом случае данная ячейка не заполняется. Такое правило закреплено в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Не следует писать «неопределенный срок», «не определено», «не установлено» и других подобных фраз. Допустимо поставить прочерк.

Что писать в графе приказа «Условия приема на работу, характер работы», если сотрудник принимается на обычных условиях (постоянная работа, восьмичасовой рабочий день и т. п.)?

По смыслу Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты эта графа заполняется, только если условия и характер работы отличаются от общеустановленных. Например, когда сотрудник принимается по совместительству, на неполный рабочий день, в порядке перевода из другой организации и т. п. Однако, чтобы не оставлять строку пустой, допускается сделать запись и о том, что работник принят на обычных условиях (основная работа, постоянно).

Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Наименование программы	Описание программы	Объём программы
	Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках;	26 Мб
	Удобная и простая программа кадрового учёта, позволяющая автоматически формировать большинство кадровых документов (штатное расписание, личная карточка, приказы, отчёты для ПФР). Основные возможности программы "Отдел кадров": хранение в базе личных данных о каждом сотруднике, расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии, учёт отпусков, учёт командировок, отпусков и поощрений. Автоматическое составление штатного расписания, личной карточки и всех кадровых приказов.	2,7 Мб

Поиск новой работы - долгий и сложный процесс. Необходима серьезная психологическая подготовка, которая позволит справиться с собеседованием и получить желаемую должность. Когда отборочный этап пройден, и соискателя утвердили, наступает не менее ответственный момент - оформление. В статье расскажем о том, какие документы при приеме на работу могут потребоваться, и как проходит процесс регистрации соискателя в качестве нового сотрудника.

Какие необходимы документы?

Законом регламентирована ситуация найма работника. Важные требования и положения, регулирующие отношения организации и сотрудника, зафиксированы в Трудовом кодексе (далее по тексту - Кодекс), федеральных законах, постановлениях Правительства и указах Президента. Основной перечень документов содержится в статье 65 Кодекса. Работодатель не может потребовать не установленные законом бумаги. В число , входят:

паспорт или другой документ с фотографией, который удостоверит личность,
(исключая случаи поступления на работу впервые или совместительства),
пенсионное свидетельство - если гражданин устраивается на работу в первый раз (до этого нигде не работал), то данное свидетельство обязан оформить работодатель,
документы воинского учета предоставляются военнообязанными, подлежащими призыву и находящимися в запасе лицами,
медицинская книжка необходима для сотрудников, устраивающихся на работу в определенных сферах деятельности (медицина, торговля, образование и общественное питание),
подтверждающие образование и квалификацию документы - дипломы, свидетельства или аттестаты,
автобиография.

Как оформить правильно вкладыш в трудовую книжку:

Все указанные выше документы получаются в соответствующих инстанциях и имеют установленную форму. Но как грамотно составить автобиографию? Что необходимо включить в нее? Прежде всего, стоит отметить, что унифицированного бланка нет. Каждый работодатель предъявляет свои требования к содержащейся информации и форме ее подачи.

В большинстве случаев она составляется на листе А4. Используется повествовательная форма изложения. Факты пишутся в хронологическом порядке. В нижней части листа ставятся дата и подпись. Существуют общие сведения, которые следует заносить в документ. Среди них:

ФИО соискателя,
дата и место рождения,
информация о близких родственниках (родителях, братьях, сестрах) - имена, возраст, место учебы или работы;
образование - школа, которую окончил соискатель; подробно следует написать о высшем образовании (период учебы, специальность),
трудовая деятельность - указать период работы, должность; можно также упомянуть о выполняемых обязанностях и деловых достижениях,
семья - состоит ли соискатель в браке, информация о супруге (имя, возраст, место работы или учебы), детях,
для мужчин - воинская служба (дата, место службы, звание),
для женщин - периоды нахождения в отпуске декретном или по уходу за ребенком,
личные достижения и увлечения (спорт, общественная работа); желательно указать информацию, которая будет важна для конкретного работодателя.

После того как основные данные изложены нужно поставить слева дату, а справа подпись. При составлении кандидат должен понимать, что некоторые моменты из своего прошлого фиксировать в документе не стоит. Очень тщательно следует подойти к манере изложения информации, также не лишним будет проверить на наличие орфографических ошибок. Когда все данные занесены, а документ соответствует предъявляемым в компании требованиям, можно представить его работодателю.

В некоторых ситуациях может возникнуть необходимость предоставления дополнительных документов и персональной информации. Они предназначены для точного расчета полагающихся гарантий или компенсаций. Документы служат для соблюдения требований закона при подписании договора и предоставлении соответствующих льгот. В их числе:

справка о зарплате,
характеристика сотрудника с предыдущего места работы,
регистрация,
медицинская справка (для некоторых категорий работников в соответствии со статьей 13 Кодекса и несовершеннолетних),
справка о составе семьи,
справка о беременности женщины,
документы, подтверждающие возраст детей,
документы, подтверждающие право на получение специальных льгот (справка об инвалидности, ученой степени и т.п.).

Предоставление сведений о регистрации не является обязательным. Согласно закону работодатель не имеет права отказать в трудоустройстве, если ее нет. На практике отсутствие регистрации может быть серьезной помехой. Желательно заранее узнать о требованиях к ее наличию в компании. С ИНН дела обстоят также как и с регистрацией: закон не обязывает каждого гражданина его иметь. В случае если работодатель попросит предоставить номер, то оформить его можно быстро в налоговой инспекции по месту жительства.

Работодатель вправе истребовать данные сведения только лично у сотрудника. Обращение к третьим лицам для получения указанной информации возможно только с письменного согласия последнего. Разобравшись с основными документами при приеме на работу, приступим к процедуре регистрации. Рассмотрим основные моменты при оформлении сотрудника в штат компании.

Процесс приема на работу

После того как необходимый пакет документов был собран, можно перейти непосредственно к самой процедуре. Для законного регламентирования данного процесса используют 10 и 11 главы Кодекса. В них содержатся основные требования к заключению трудовых договоров. Постановлением от 5.01.2004 № 1 утверждены основные формы первичной документации по учеты труда. Они предназначены для фиксации отработанного времени, оплаты и других важных параметров. В Постановлении также можно найти требования к оформлению документов. Сведения о работе с трудовыми книжками можно найти в Постановлении от 10.10.2003 № 69.

В большинстве случаев алгоритм приема на работу сотрудника одинаков. Рассмотрим основные моменты и соответствующие документы, оформление которых предполагается на каждом этапе. Всего их пять:

подача заявления,
изучение нормативных актов организации,
подписание трудового договора,
издание приказа о приеме на работу,
оформление личного дела сотрудника.

Этап 1. Подача заявления

Данное требование не прописано в законе (Кодексе), и поэтому не является обязательным. Не все компании требуют составления заявления при приеме на работу. Этот вопрос следует уточнить у работодателя, и при необходимости составить документ. Для служащих, которые поступают на муниципальную или государственную службу подача заявления обязательна и зафиксирована в законах (№ 79-ФЗ от 27.07.2004 и № 25-ФЗ от 2.03.2007). Поданный документ фиксируется в установленном порядке.

Этап 2. Изучение нормативных актов организации

Перед подписанием договора сотрудник должен ознакомиться со всеми важными для трудовой деятельности документами. Этот факт должен быть подтвержден подписью работника. Должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор (при наличии) и другие локальные нормативные акты должны быть предоставлены сотруднику для полного ознакомления. На этом этапе важно составить общее понимание структуры работы. Узнать о возможных взысканиях за те или иные провинности и т.п.

В законе не содержится конкретной информации о том, каким образом следует фиксировать факт ознакомления работника с данными документами. По этой причине можно выбрать один из нескольких вариантов:

вести журнал ознакомления с нормативными актами;
прикрепить ознакомительные листы к каждому нормативному акту, сотрудники будут ставить подписи на них (эти листы следует прошивать вместе с актом);
в трудовой договор ввести пункт об ознакомлении с перечислением существующих нормативных актов организации.

Этап 3. Подписание трудового договора

Согласно содержащимся в статье 67 Кодекса требованиям договор составляется в письменном виде в двух экземплярах. В трудовом договоре должны присутствовать как обязательные условия и сведения (статья 57 Кодекса части 1 и 2), так и дополнительные (статья 57 часть 4). Он должен соответствовать нормам закона и в равной степени наделять правами и обязанностями участвующие в подписании стороны. При необходимости заключается договор о материальной ответственности. В законодательстве содержится перечень лиц, с которыми можно оформлять данный вид договоров.

Этап 4. Приказ о приеме на работу

Как правильно оформить приказ о приеме на работу:

После урегулированию всех нюансов в процессе подписания договора, издается приказ или распоряжение о приеме сотрудника на работу. Его условия должны соответствовать закрепленным в трудовом договоре. Приказ регистрируется в установленном порядке. Сотрудник должен ознакомиться с приказом под подпись в течение 3-х дней со дня начала работы.

Этап 5. Оформление личного дела

В соответствии с законом - статьей 66 Кодекса - в трудовую книжку сотрудника вносятся сведения о приеме на работу (если ее нет, то оформляют). Последнее, что осталось сделать, это завести личную карточку на сотрудника и включить его в табель учета рабочего времени и иные документы для учета труда. На этом оформление документов можно считать законченным. Сотрудник может приступать к выполнению своих обязанностей.

Процедура приема на работу хоть и кажется на первый взгляд сложной, но на деле довольно проста. Важно соблюсти необходимые формальности, правильно указать данные и внимательно ознакомиться с договором, а также другими бумагами, имеющими отношение к занимаемой сотрудником должности. Завершение оформления ставит работника перед сложностями, которые будут ожидать его уже в процессе выполнения должностных обязанностей.

Любое мошенничество при приеме на работу, ложь или предоставление заведомо неверных сведений рано или поздно будет раскрыто. В существующем информационном пространстве собрать интересующие данные о претенденте на вакантное место или сотруднике не составляет труда. Разумная честность в отношениях с работодателем поможет спокойно выполнять возложенные на сотрудника обязанности. Все необходимые документы при приеме на работу соискатель должен предоставить в указанные сроки, также он по умолчанию гарантирует их достоверность и подлинность.

Видео - «Документы при приеме на работу»

Программный продукт 1С: Бухгалтерия 2.0 содержит подсистему кадрового учета, однако, данная подсистема включает ограниченный спектр документов, позволяющий сделать прием на работу, кадровое перемещение и увольнение сотрудников. Подобная подсистема подходит небольшим предприятиям, имеющим ограниченное количество сотрудников. Подсистема кадрового учета доступна из меню «Кадры» главного меню программы.
Также подсистему кадрового учета можно найти в закладке «Кадры» панели функций программы.

В подсистему кадрового учета входят два справочника: «Физические лица» и «Сотрудники», в которых содержаться сведения о работниках организации.
В справочнике «Физические лица» отражаются такие персональные данные сотрудников, как дата рождения, пол, место рождения, гражданство, ИНН, СНИЛС, а также адреса и телефоны. Справочник «Сотрудники» предназначен для хранения информации о трудовой деятельности работника в данной организации.

Прием на работу

Программа «1С: Бухгалтерия предприятия» предусматривает два варианта приема на работу. Первый вариант – при добавлении сотрудника программа автоматически предлагает пользователю создать приказ о приеме на работу.

Появление помощника приема на работу настроено по умолчанию. Для того чтобы им воспользоваться, следует ввести табельный номер, фамилию, имя, отчество, дату рождения и пол сотрудника. Если сведения об этом сотруднике уже занесены в справочник «Физические лица», всплывет окно со списком физических лиц с похожими данными. В этом случае следует выбрать отмеченное в списке и нажать на кнопку «Далее». Во избежание задвоения физических лиц создавать новые позиции в данном справочнике не рекомендуется.

Следующим шагом работы с помощником приема на работу выступает ввод кадровой информации. В появившемся окне следует отметить вид занятости работника, выбрать подразделение, должность, дату приема, а также занести информацию об оплате труда. Если снять галочку «Создать приказ о приеме на работу», работа с помощником будет завершена, а приказ о приеме создан не будет.

На следующем этапе указывается дополнительная информация, необходимая для расчета заработной платы, а также для налогов и страховых взносов.

После заполнения всех реквизитов следует нажать на кнопку «Готово». Также данный помощник предлагает сразу же получить печатную форму приказа о приме на работу.
Помощник приема на работу можно отключить. Для этого следует воспользоваться изменением настройки пользователя, которую можно найти через меню «Сервис» – «Управление пользователями и доступом» – «Список пользователей».

В появившемся списке следует выбрать пользователя, которому требуется отключить автоматическое появление помощника о приеме на работу, и нажать на кнопку .

В появившемся окне следует поставить галочку напротив реквизита «Не использовать помощника приема на работу», а затем сохранить сделанные изменения с помощью кнопки «Ок».

Второй вариант приема на работу сотрудников – ввод приказов о приеме на работу в соответствующем журнале.

Если использование помощника приема на работу в настройках пользователя не отключено, то придется проделать вышеописанную процедуру, так как в этом случае прием на работу будет осуществляться в три этапа, предложенные помощником.
Если использование помощника приема на работу отключено в настройках пользователя, программа создаст новый документ приема на работу, в котором пользователю следует выбрать сотрудника и внести кадровые данные и сведения о расчете зарплаты. В подобном режиме возможно ввести приказ на группу сотрудников.

Из документа приема на работу также можно распечатать приказ о приеме на работу.

Кадровое перемещение

Документ «Кадровое перемещение» предназначен для изменения кадровой информации сотрудника либо сведений о расчете его заработной платы. Данный документ можно получить из соответствующего журнала.

При выборе сотрудника в документе появляется вся информация о нем, взятая из соответствующих справочников и приказа о приеме на работу. Для того чтобы изменить эти данные полностью или частично, необходимо указать дату перевода, а также изменить сведения на более актуальные, после чего провести документ. Возможно сделать кадровое перемещение для группы сотрудников. Из данного документа доступна печатная форма приказа о переводе работника на другую работу.

Увольнение

Документ «Увольнение» предназначен для прекращения трудовых отношений с работником и доступен из соответствующего журнала.

Для увольнения сотрудника необходимо выбрать его из справочника, указать дату увольнения и основание увольнения, после чего сохранить свой выбор с помощью кнопки «Ок». Возможно сделать приказ на группу сотрудников. Из данного документа возможна печать приказа о прекращении трудового договора с работником (увольнении).

Другие печатные формы для специалистов кадровых службы

Просмотреть список доступных отчетов по кадрам можно в закладке «Кадры» панели функций программы.

Личные карточки печатаются для каждого сотрудника по унифицированной форме Т-2. Для получения данного отчета следует выбрать работника и нажать на кнопку «Сформировать».

Отчет «Списки сотрудников» предназначен для формирования списка сотрудников предприятия на конкретную дату. Сотрудников для включения в данный отчет возможно отбирать и группировать по различным критериям, доступным при нажатии на кнопки «Отбор» и «Настройка».

Заявление о добровольном вступлении в правоотношения с ПФР (ДСВ-1) формируется посредством выбора работника и нажатия кнопки «Сформировать». Также возможно получить чистый бланк заявления.

Резюмируя вышеизложенное, стоит отметить, что в подсистеме кадрового учета «Бухгалтерии предприятия 2.0» содержится ограниченный список кадровых документов. Поэтому для ведения полноценного кадрового учета придется искать другие печатные формы самостоятельно либо использовать другой программный продукт.