Какие документы нужно требовать с контрагента. Какие документы нужно запросить у контрагента прежде, чем заключить договор? Какие документы нужны для проверки контрагента

Контрагенты-"однодневки" способны нанести ущерб как государству в случае ухода от уплаты налогов, так и налогоплательщику, которому придется доказывать обоснованность полученной налоговой выгоды при возврате НДС или при учете расходов для целей налогообложения прибыли в результате взаимодействия с такими недобросовестными контрагентами.

Инспекции руководствуются Постановлением Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53 " ", закрепившим основные признаки недобросовестности налогоплательщика и правила их определения .

Налогоплательщики же для того, чтобы доказать проявление должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагента, могут обратиться к Общедоступным критериям
самостоятельной оценки рисков для налогоплательщиков, используемым налоговыми органами в процессе отбора объектов для проведения выездных налоговых проверок (утв. приказом ФНС России от 30 мая 2007 г. № ММ-3-06/333@ " "), а также разъяснениям финансовых органов по поводу того, в каком случае налогоплательщик считается выполнившим обязанность по проверке контрагента .

Для того, чтобы обезопасить себя от рисков при ведении хозяйственной деятельности и возможных претензий со стороны налоговых органов, существует немало возможностей удостовериться в добросовестности потенциального бизнес-партнера.

Мы выделили ряд действий, которые, по мнению налоговых инспекций и судов, необходимо совершить, чтобы подтвердить проявление должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагента.

Узнать, выдавалась ли лицензия потенциальному контрагенту, можно на сайтах лицензирующих органов – для каждого вида деятельности лицензирующий орган будет своим. К примеру, сайт Роспотребнадзора позволяет провести поиск по реестрам лицензий , выданных на деятельность, связанную с использованием возбудителей инфекционных заболеваний, и на деятельность в области использования источников ионизирующего излучения.

7. Ознакомиться с годовой бухгалтерской отчетностью контрагента . В соответствии с п. 89 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н), годовая бухгалтерская отчетность организации является открытой для заинтересованных пользователей (банков, инвесторов, кредиторов, покупателей, поставщиков и др.), которые могут ознакомиться с ней и получить ее копии с возмещением затрат на копирование, а организация должна обеспечить возможность для заинтересованных пользователей ознакомиться с бухгалтерской отчетностью.

Кроме того, сведения о годовой бухгалтерской отчетности организаций обязан бесплатно предоставлять Росстат (Положение о Федеральной службе государственной статистики, утв. Правительства РФ от 2 июня 2008 г. № 42, Росстата от 20 мая 2013 г. № 183 "Об утверждении Административного регламента предоставления Федеральной службой государственной статистики государственной услуги "Обеспечение заинтересованных пользователей данными бухгалтерской (финансовой) отчетности юридических лиц, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации").

8. Изучить реестр недобросовестных поставщиков . Конечно, потенциальный контрагент необязательно является участником системы закупок для государственных и муниципальных нужд, однако такая вероятность есть. Поэтому все-таки рекомендуем пройти эту факультативную стадию проверки и провести поиск по соответствующему реестру , обновляемому ФАС России.

9. Проверить полномочия лица, подписывающего договор. Суды нередко указывают на необходимость проверки полномочий как условия для признания налогоплательщика добросовестным ( ФАС ЗСО от 25 мая 2012 г. по делу № А75-788/2011, Восьмого арбитражного апелляционного суда от 20 сентября 2013 г. по делу № А46-5720/2013). Более того, если налогоплательщик получил все необходимые документы и сведения, но не удостоверился в полномочиях представителя контрагента на подписание документов, это будет являться основанием для признания этого налогоплательщика недобросовестным (постановление ФАС МО от 11 июля 2012 г. по делу № А40-103278/11-140-436).

При рассмотрении дела в случае, если подписант отказывается от своей подписи на документах, обычно назначается почерковедческая экспертиза – но иногда обходится и без таковой ( ФАС УО от 30 июня 2010 г. № Ф09-4904/10-С2 по делу № А76-39186/2009-41-833). Однако чаще суды подчеркивают, что простое визуальное сопоставление подписей и показания представителя налогоплательщика нельзя признавать достаточным основанием для признания того, что документы подписаны неустановленными лицами (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 13 октября 2010 г. по делу № А33-4148/2010).

И конечно, суды констатируют факт недобросовестности налогоплательщика в том случае, если уполномоченный представитель контрагента к моменту подписания документов умер ( ВАС РФ от 6 декабря 2010 г. № ВАС-16471/10) или его полномочия были прекращены ( ФАС ПО от 28 февраля 2012 г. № Ф06-998/12 по делу № А65-14837/2011). С другой стороны, последний случай не может, по мнению судов, свидетельствовать о получении необоснованной налоговой выгоды, если до заключения спорной сделки у налогоплательщика сложились длительные хозяйственные отношения с контрагентом ( ФАС СКО от 25 апреля 2013 г. № Ф08-1895/13 по делу № А53-12917/2012, постановление ФАС ЗСО от 27 октября 2011 г. № Ф07-8946/11 по делу № А52-4227/2010).

Перед подписанием документов следует обратить внимание на следующее:

• не является ли заключаемая сделка для вашего контрагента крупной ;
• не истек ли срок полномочий представителя контрагента (он определен уставом организации либо доверенностью);
• не ограничены ли уставом полномочия директора по заключению сделок, сумма которых превышает определенное значение.

10. Сделать запрос в налоговую инспекцию по месту регистрации контрагента . Суды подчеркивают, что это также расценивается как проявление осмотрительности налогоплательщика ( ФАС ЗСО от 14 октября 2010 г. по делу № А27-26264/2009, ФАС ЗСО от 5 марта 2008 г. № Ф04-1408/2008(1506-А45-34) по делу № А45-5924/07-31/153, Третьего арбитражного апелляционного суда от 11 октября 2013 г. по делу № А74-5445/2012, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 5 сентября 2012 г. по делу № А55-1742/2012).

Более того, окружные арбитражные суды подтверждают обязанность налоговых органов предоставить запрашиваемую информацию в пределах круга сведений, не признаваемых в соответствии со налоговой тайной. Так, ФАС ЗСО подчеркнул, что отказ инспекции предоставить информацию о контрагенте налогоплательщика влияет на права последнего, связанные с получением налоговой выгоды, с учетом обязанности налогоплательщика подтвердить должную осмотрительность и осторожность при выборе контрагента (постановление ФАС ЗСО от 14 декабря 2007 г. № Ф04-67/2007(77-А67-32) по делу № А67-1687/2007).

Иногда суды даже подчеркивают, что у налогоплательщика была возможность обратиться в соответствующие службы для проверки контрагента, но он этого не сделал (постановление ФАС МО от 14 сентября 2010 г. № КА-А40/10728-10 по делу № А40-4632/10-115-57).

Правда, изредка суды все-таки приходят к выводу, что налогоплательщик не мог обратиться в инспекцию по месту учета контрагента, поскольку таким полномочием обладают только налоговые органы ( ФАС СЗО от 31 июля 2013 г. по делу № А13-8751/2012).

Но даже если налоговая инспекция откажет в ответе на запрос, сам факт его направления будет свидетельствовать о том, что налогоплательщик желал обезопасить себя при выборе контрагента и сможет послужить в будущем доказательством проявления должной осмотрительности. При этом важно, чтобы запрос был подан лично в канцелярию налоговой инспекции (на руках должна остаться копия запроса с отметкой о принятии) либо почтой с уведомлением о вручении и описью вложения (в этом случае остается один экземпляр описи и вернувшееся уведомление).

Как мы видим, позиции судов по поводу объема действий, которые необходимо выполнить для проверки добросовестности контрагента, разнятся. Правда, иногда суды чуть-чуть лукавят.

Так, они указывают, что налоговой инспекцией не доказано отсутствие должной осмотрительности налогоплательщика – напротив, при совершении спорных сделок им были запрошены нотариально заверенные копии необходимых документов. При этом суды подчеркивают, что в сфере налоговых отношений действует презумпция добросовестности , и правоприменительные органы не могут истолковывать понятие "добросовестные налогоплательщики" как возлагающее на налогоплательщиков дополнительные обязанности, не предусмотренные законодательством (постановление ФАС МО от 31 января 2011 г. № КА-А40/17302-10 по делу № А40-30846/10-35-187, постановление ФАС МО от 16 декабря 2010 г. № КА-А40/15535-10-П по делу № А40-960/09-126-4, постановление ФАС МО от 22 июля 2009 г. № КА-А40/6386-09 по делу № А40-67706/08-127-308).

Такое понимание добросовестности было выработано КС РФ в от 16 октября 2003 г. № 329-О, на которое часто ссылаются налогоплательщики при обосновании своей позиции. В частности, Суд подчеркнул, что налогоплательщик не может нести ответственность за действия всех организаций , участвующих в многостадийном процессе уплаты и перечисления налогов в бюджет.

Вместе с тем, суды часто указывают на необходимость запроса у контрагента соответствующих документов, подчеркивая, что эти действия имеют для налогоплательщика характер обязанности ( ФАС ПО от 14 июля 2010 г. по делу № А57-7689/2009, ФАС ЗСО от 20 июля 2010 г. по делу № А81-4676/2009).

Иногда внимание судов может быть обращено и на другие детали – например, заключение договора "пробной" поставки товаров небольшой партии для проверки контрагента (постановление ФАС Московского округа от 16 декабря 2010 г. № КА-А40/15535-10-П по делу № А40-960/09-126-4), факт регистрации контрагента за несколько дней до совершения сделки ( ФАС УО от 28 ноября 2012 г. № Ф09-11410/12 по делу № А60-7356/2012) и т. д. Налоговые органы могут также сослаться на то, что организация-контрагент имеет "массовых руководителей и учредителей" , и этот факт должен был насторожить налогоплательщика ( ФАС МО от 3 ноября 2011 г. № Ф05-11505/11 по делу № А41-23181/2010).

В заключение отметим, что наличие только одного признака недобросовестности контрагента, как правило, не является препятствием для признания полученной налогоплательщиком налоговой выгоды необоснованной. Однако их совокупность нередко заставляет налоговые инспекции насторожиться, а суды – принять решение не в пользу налогоплательщика.

Приносит свои плоды, так, собираемость налога на прибыль в 2016 году по отношению к 2015 году выросла на 8,5 процента, а НДС по отношению к тому же периоду – на 6,6 процента.

В борьбе за положительную динамику по собираемости налогов инспекторам ФНС помогает программный комплекс АСК НДС 2. Комплекс находит налоговые разрывы, устанавливая недобросовестные компании в цепочке поставки товара на территории страны от импортера, производителя до конечного потребителя, экспортера. Таким образом, все более насущной для бизнеса становится проблема проверки своих контрагентов на предмет добросовестности. Несмотря на то, что законодательного закрепления правил проявления должной степени осмотрительности и осторожности при выборе деловых партнеров пока еще нет, в первую очередь именно на эту обязанность ссылаются контролирующие органы, предъявляя претензии по обоснованности налоговой выгоды.

Проверка контрагента на добросовестность возможна посредством применения комплекса мер, которые направлены на то, чтобы налогоплательщик смог убедиться в порядочности своего партнера. Проверяемая компания должна являться действующей организацией, которая может исполнить взятые на себя обязательства по договору (Постановление ВАС РФ от 20 апреля 2010 г. № 18162/09; письмо ФНС от 23 января 2013 г. № АС-4-2/710@).

Минимизация рисков

Удостоверившись в благонадежности делового партнера, фирма минимизирует риски предъявления претензий по обоснованности налоговой выгоды в части вычетов по НДС и расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Так, в соответствии с пунктом 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 года № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды», факт нарушения контрагентом своих налоговых обязанностей сам по себе не является доказательством получения необоснованной налоговой выгоды. Налоговая выгода может быть признана необоснованной, если инспекторами будет доказано, что фирма действовала без должной осмотрительности и осторожности и ей должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом, в частности, в силу отношений взаимозависимости или аффилированности налогоплательщика с контрагентом. Отмечу, что большее внимание следует уделять проверке контрагентов по сделкам, которые являются для налогоплательщика существенными, так как сумма доначислений по сделке с недобросовестным контрагентом может составить до 50 процентов с оборота.

Проведение мероприятий

Итак, для проверки контрагента следует провести специальные мероприятия, рассмотрим их пошагово.

Шаг 1. Электронная проверка

Для начала необходимо воспользоваться электронными публичными сервисами на сайте налоговой службы: www.nalog.ru (письмо Минфина от 12 июля 2016 г. № 03-01-10/41099). На сайте можно проверить правоспособность контрагента по реквизитам ИНН; ОГРН или по названию (п. 3 ст. 49 ГК РФ), то есть проверить, зарегистрирована ли данная организация в ЕГРЮЛ. В случае ее отсутствия в соответствующем реестре заключать с ней договор нельзя. Сервис также позволяет узнать, отказался ли руководитель или участник контрагента от управления или участия в такой организации (https://service.nalog.ru/svl.do). Необходимо проверить налоговую задолженность, а также своевременность сдачи отчетности (https://service.nalog.ru/zd.do). Там же можно уточнить, принято ли в отношении контрагента решение о предстоящем исключении в связи с неосуществлением последним деятельности (http://www.vestnik-gosreg.ru/publ/fz83).

Шаг 2. Запрос документов

С целью минимизации налоговых рисков перед заключением сделки налогоплательщику рекомендуется запрашивать документы, подтверждающие правоспособность проверяемого контрагента и возможность выполнить взятые на себя обязательства. Так, исходя из сложившейся судебной практики и содержания писем ФНС и Минфина можно рекомендовать компаниям запрашивать следующие документы:

• устав организации;
• свидетельство о внесении сведений организации в ЕГРЮЛ или ИП в ЕГРИП;
• свидетельство о постановке организации или ИП на налоговый учет;
• документ о назначении руководителя (решение общего собрания и приказ о назначении);
• выписку из ЕГРЮЛ по организации или выписку из ЕГРИП по ИП;
• налоговую и бухгалтерскую отчетность;
• лицензии (если деятельность подлежит лицензированию);
• сведения о транспортных средствах (если заключается договор поставки или перевозки);
• сведения о строительной технике (если компания осуществляет подрядные работы).

Все представленные копии документов должны быть заверены надлежащим образом, то есть подписью и печатью (при наличии у ИП) проверяемого контрагента.

Данная рекомендация подтверждается судебной практикой, так, в Постановлении Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 11 апреля 2017 года № 16АП-5007/2016 по делу № А15-2566/2016 апелляционный суд указал, что одним из доказательств недостаточного проявления должной степени осторожности и осмотрительности при выборе контрагента может быть то обстоятельство, что учредительные документы контрагента не были заверены надлежащим образом, не указано должностное лицо, заверившее эти бумаги.

Шаг 3. Проверка на расстоянии

Также следует обратить внимание, что в случае подписания указанных документов не руководителем организации налогоплательщику следует уточнить у контрагента наличие доверенности на их подписание соответствующим представителем компании. При взаимодействии налогоплательщика с контрагентом «на расстоянии», то есть при фактическом нахождении последнего в другом регионе, фирме не помешает попросить продемонстрировать указанные выше документы посредством электронных средств связи и в этот момент зафиксировать их наличие, сделав соответствующие скриншоты. Если вы сомневаетесь в добросовестности контрагента, также можно попросить его руководителя показать документ, удостоверяющий личность.

Шаг 4. Обоснованность выбора

Кроме этого не следует забывать о вопросах обоснованности выбора именно этого контрагента. Так, проверяющие любят уточнить у налогоплательщика, по каким критериям происходил выбор делового партнера. В данном случае нелишним будет сохранить информацию о контрагенте, полученную из Интернета, например, распечатки скриншотов объявлений; следует сохранять и коммерческие предложения, прайс-листы и деловую переписку. Также желательно убедиться в том, что контрагент не входит в состав лиц, связь с которыми по данным налогового органа через юридический адрес отсутствует (письмо ЦБ РФ от 28 февраля 2013 г. № 32-Т). Кроме того, желательно иметь копии паспортов руководителя или лиц, подписывающих первичные документы.

Шаг 5. Запрос в инспекцию

Несмотря на то, что вы можете узнать о наличии или отсутствии налоговой задолженности контрагента через официальный сайт ФНС, желательно сделать запрос в территориальный налоговый орган по месту учета контрагента об исполнении им своих обязательств по уплате налогов, основание – письмо Минфина от 4 июня 2012 года № 03-02-07/1-134 со ссылкой на определение ВАС РФ от 1 декабря 2010 года № ВАС-16124/10.

Шаг 6. Акт и заключение

Вместе с тем желательно составить акт выезда по юридическому адресу контрагента, который должен быть подписан как минимум двумя сотрудниками компании. Кроме этого можно получить от контрагента ответ на запрос о привлечении компании или ее руководителя к налоговой ответственности, а также запросить копию аудиторского заключения по бухгалтерской отчетности контрагента за прошлый отчетный год.

В случае соблюдения указанных рекомендаций риски признания налоговой выгоды необоснованной сокращаются, но не исчезают полностью. Судебная практика по фискальным спорам исходит из того, что при отсутствии реальности по сделке, даже если контрагент первого звена является добросовестным, претензии могут быть предъявлены к контрагентам второго и последующих звеньев и в признании налоговой выгоды обоснованной может быть отказано (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 20 июля 2015 г. № Ф05-8786/2015 по делу № А40-122602/14).

Одна из самых распространенных причин отказа в вычетах НДС и снятия расходов - недобросовестный контрагент. Вы виноваты в том, что не проявили должной осмотрительности при его выборе. Конечно, проверять контрагентов нужно всегда, особенно если вы работаете с мелкими фирмами. В первую очередь для того, чтобы обезопасить себя от мошенников, убедиться в благонадежности партнера. И каждая организация проверяет контрагентов по-своему. Но что означает должная осмотрительность для налоговиков? Как проверить контрагента, чтобы в случае их претензий доказать, что вы были предельно осторожны?

Примечание
В статье пойдет речь о проверке контрагента-организации. Однако многие из этих рекомендаций применимы и в том случае, если ваш контрагент - предприниматель.

Минфин и ФНС считают, что мерами, свидетельствующими о должной осмотрительности и осторожности , являются (Письма Минфина России от 10.04.2009 N 03-02-07/1-177, от 06.07.2009 N 03-02-07/1-340, от 31.12.2008 N 03-02-07/2-231; ФНС России от 11.02.2010 N 3-7-07/84):
- получение копии свидетельства о постановке контрагента на учет в налоговом органе;
- проверка факта занесения сведений о контрагенте в ЕГРЮЛ;
- получение доверенности или иного документа, уполномочивающего то или иное лицо подписывать документы от имени контрагента;
- использование официальных источников информации, характеризующих деятельность контрагента.
Однако на деле нередко оказывается, что поводом предъявить вам претензии является не ваша неосмотрительность, а недобросовестность вашего контрагента . То есть если, например, ваш контрагент не сдает отчетность и не платит налоги, то претензии вам предъявят независимо от того, насколько тщательно вы его проверили и какие документы у вас в отношении его имеются. Если претензий к контрагенту нет, то изучать, проявили ли вы должную осмотрительность, налоговики не будут.
Суды, рассматривая подобные , принимают решения как в пользу организаций, так и в пользу налоговиков. И какого-то единого подхода к оценке должной осмотрительности у них нет.

Из авторитетных источников
Кафтанников Алексей Александрович, руководитель Департамента налоговой безопасности ЗАО АФ "Аудит-Классик"
"Почему-то считается, что можно гарантированно победить в суде по делу о получении товара от "однодневки", лишь доказав, что спорная операция действительно имела место. Якобы такой вывод следует из Постановлений ВАС РФ (Постановления Президиума ВАС РФ от 09.03.2010 N 15574/09, от 20.04.2010 N 18162/09). В результате многие серьезно ослабили контроль за контрагентами при заключении договоров. Однако это неправильно. Если инспекция докажет, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности, знал или должен был знать о "проблемном" статусе контрагента, в вычетах НДС и признании затрат может быть отказано. И многочисленная судебная практика это подтверждает (Постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 N 18162/09, от 25.05.2010 N 15658/09). Поэтому проверка контрагентов в момент заключения договоров - вещь совершенно необходимая для любого налогоплательщика, работающего на общей системе налогообложения и УСНО с объектом "доходы минус расходы".

Проанализировав мнение контролирующих органов и судебную практику, предлагаем вам основные направления проверки контрагента и способы ее проведения.

Основные направления проверки контрагента

Чаще всего у партнеров для подтверждения благонадежности запрашивают учредительные документы, то есть устав. По нему можно сверить наименование организации, ее местонахождение, проверить полномочия руководителя. И даже есть суды, которые считают, что получение только копий учредительных документов свидетельствует о проявлении должной осмотрительности (Постановления ФАС ЗСО от 05.03.2010 по делу N А45-11237/2009; ФАС МО от 02.03.2011 N КА-А41/555-11; ФАС ПО от 14.12.2010 по делу N А65-8579/2010). Однако лучше все же учитывать мнение контролирующих органов и не создавать себе проблем, потому что суды не всегда на стороне организаций. Итак, есть два основных момента, которые нужно проверить.

Проверяем, является ли ваш контрагент действующим налогоплательщиком

Вариант 1. Смотрим сведения из ЕГРЮЛ с сайта ФНС .
Вы просто пробиваете ИНН, указанный контрагентом, на сайте ФНС, убеждаетесь, что его ИНН реальный и на момент заключения договора нет сведений об исключении фирмы из ЕГРЮЛ. В одном из своих Постановлений ВАС РФ посчитал, что такая форма проверки свидетельствует о проявлении должной осмотрительности (Постановление Президиума ВАС РФ от 09.03.2010 N 15574/09). Так же решили и некоторые суды (Постановления ФАС ПО от 01.11.2011 по делу N А65-2843/2011; ФАС УО от 11.08.2011 N Ф09-4478/11; ФАС ЦО от 25.07.2011 по делу N А54-4250/2010С21; ФАС МО от 08.02.2011 N КА-А40/17851-10). Хотя, например, ФАС ВСО считает, что этого мало (Постановления ФАС ВСО от 18.08.2010 по делу N А33-19963/2009, от 24.08.2010 по делу N А10-5604/2009).

К сведению
Проверить ИНН контрагента можно на сайте ФНС www.nalog.ru -> раздел "Электронные услуги" -> раздел "Проверь себя и контрагента" (http://egrul.nalog.ru/).

Кстати, ФНС также рекомендует с помощью ее официального сайта проверять (Письмо ФНС России от 11.02.2010 N 3-7-07/84):
- не входит ли контрагент в число недействующих юридических лиц, в отношении которых налоговые органы приняли решение о предстоящем исключении из ЕГРЮЛ;
- не является ли директор контрагента дисквалифицированным лицом.
Такие сведения также помогут вам подтвердить свою осмотрительность (Постановления ФАС ПО от 28.07.2011 по делу N А57-13884/2010; ФАС МО от 09.09.2010 N КА-А40/10126-10).

Примечание
Результаты проверки контрагента через Интернет лучше всего оформить в виде скриншота (снимка экрана) с полученной информацией. Для этого нужно одновременно нажать на клавиатуре клавиши Ctrl и PrintScreen. Затем открыть в стандартных программах Windows программу Paint и вставить изображение в открытый лист, нажав правую кнопку мышки и выбрав команду "Вставить". Полученный файл следует сохранить в формате *.jpeg с помощью команды "Сохранить как...", находящейся во вкладке "Файл".

Вариант 2. Получаем выписку из ЕГРЮЛ .
Учитывая, что предоставление выписки - это платная услуга, лучше, если ее вам предоставит контрагент. Многие суды считают наличие выписки достаточным проявлением должной осмотрительности (Постановления ФАС ПО от 10.10.2011 по делу N А65-28269/2010; ФАС ДВО от 03.10.2011 N Ф03-4402/2011; ФАС МО от 14.03.2011 N КА-А40/690-11; ФАС СЗО от 21.06.2011 по делу N А05-11486/2010; ФАС УО от 18.06.2010 N Ф09-4486/10-С2). Хотя, опять же, есть те, которым этого недостаточно, поскольку то, что контрагент зарегистрирован в ЕГРЮЛ, еще не означает, что он ведет реальную деятельность (Постановления ФАС МО от 22.06.2011 N КА-А40/6036-11, от 22.02.2011 N КА-А40/18297-10; ФАС УО от 28.11.2011 N Ф09-6952/11; ФАС ВСО от 19.10.2010 по делу N А19-3822/10).

Вариант 3. Запрашиваем копию свидетельства о регистрации и свидетельства о постановке на учет в налоговом органе .
Заверенные копии этих документов вам может предоставить контрагент, причем без каких-либо усилий с его стороны. И это также будет считаться проявлением вами должной осмотрительности (Постановления ФАС ПО от 20.07.2010 по делу N А12-23566/2009; ФАС МО от 30.11.2010 N КА-А40/15207-10, от 24.10.2011 по делу N А40-138664/10-127-789; ФАС СЗО от 15.08.2011 по делу N А56-36565/2010).

Из авторитетных источников

"Не лишним будет проверить соответствие информации в представленных документах действительной информации в ЕГРЮЛ, доступной на сайте ФНС. Это нужно для того, чтобы убедиться, что свидетельство не устарело на момент заключения договора и соответствует действительности. Бывает, что договор заключается с уже ликвидированным лицом. Более того, нередки случаи, когда недобросовестные контрагенты попросту подделывают копии представляемых документов. Кроме того, на сайте http://www.kartoteka.ru можно в режиме реального времени убедиться, что в отношении компании-контрагента не начата процедура ликвидации или банкротства".

Проверяем полномочия лиц, подписывающих документы от имени вашего контрагента

Минфин говорит, что, помимо проверки самой организации-контрагента, нужно еще удостовериться в личности того, кто действует от ее имени, а также в наличии у него соответствующих полномочий. Для многих организаций такая проверка уже давно вошла в привычку. Есть примеры судебных решений, когда суд не принимал сторону налогоплательщика, поскольку он, помимо всего прочего, не проверил полномочия лица, представляющего интересы партнера (Постановления ФАС ПО от 20.04.2011 по делу N А55-16131/2010, от 25.08.2011 по делу N А55-1144/2011, от 07.07.2011 по делу N А55-37642/2009).
Для проверки полномочий можно воспользоваться выпиской из ЕГРЮЛ, которая содержит сведения о руководителе организации (Постановление ФАС МО от 06.09.2011 N КА-А40/9465-11-2). Но лучше запросить у контрагента копии решений и приказов о назначении руководителя и главного бухгалтера (Постановления ФАС ЦО от 06.10.2011 по делу N А62-6220/2010; ФАС ПО от 27.12.2011 по делу N А55-3941/2011). Если документы от имени контрагента подписывает уполномоченный представитель, то попросите у него доверенность (Постановление ФАС ПО от 29.07.2010 по делу N А65-23705/2009).
Кстати, не забудьте сверить данные представителя, указанные в представленных документах, с его паспортом. А еще лучше, если контрагент согласится предоставить вам его ксерокопию (требовать предоставления такой копии вы не можете - в ней содержатся персональные данные, которые могут быть использованы только с согласия владельца (Статьи 3, 6 Закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ)). Это может послужить дополнительным доказательством вашей осмотрительности (Письмо Минфина России от 13.12.2011 N 03-02-07/1-430; Постановления ФАС СЗО от 22.11.2010 по делу N А56-91778/2009; ФАС ПО от 13.05.2011 по делу N А55-16741/2010).

Вывод
Принимая во внимание противоречивую судебную практику и мнение контролирующих органов, безопаснее всего, если у вас будут все вышеперечисленные документы: копии учредительных документов, свидетельств о постановке на учет и государственной регистрации, документы, подтверждающие полномочия лиц, подписывающих первичку, выписка из ЕГРЮЛ, распечатка интернет-страницы сайта ФНС с данными о контрагенте.

Некоторые фирмы, помимо вышеуказанных документов, запрашивают и другие сведения. Посмотрим, есть ли в этом смысл.

Лицензии

Если работы (услуги), которые оказывает вам контрагент, лицензируются или вы закупаете какие-либо товары, продажа которых без лицензии невозможна, то будет нелишним взять у контрагента копию лицензии. Вы должны удостовериться в реальной возможности контрагента исполнить условия договора. В некоторых случаях отсутствие лицензии у контрагента может оказаться той каплей, которая перевесит чашу весов правосудия не в вашу пользу (Постановления ФАС ВСО от 25.03.2010 по делу N А19-15776/09, от 08.10.2009 по делу N А33-17712/08). К тому же ФНС тоже рекомендует иметь копию лицензии контрагента (Письмо ФНС России от 11.02.2010 N 3-7-07/84).

Из авторитетных источников
Кафтанников А.А., ЗАО АФ "Аудит-Классик"
"Наличие лицензии можно проверить через Интернет - на сайте соответствующего лицензирующего органа. Если для выполнения договора ваш контрагент должен быть членом саморегулируемой организации (СРО), проверить членство контрагента в СРО можно также через Интернет - на сайте СРО".

Копии налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности

Данные деклараций являются налоговой тайной, и вы не вправе требовать их от вашего контрагента (Подпункт 13 п. 1 ст. 21, п. 1 ст. 102 НК РФ). Но даже если он их вам предоставит, сведения, отраженные в декларации, не могут свидетельствовать о благонадежности контрагента. Так же, кстати, как и данные бухгалтерской отчетности. Лучше сделать запрос в налоговую, в котором нужно указать:
- цель запроса - получение сведений о нарушениях налогового законодательства, допущенных контрагентом;
- основание запроса - п. 1 ст. 102 НК РФ, ст. 8 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ.

Если налоговики вам ответят, это станет дополнительным доказательством вашей осмотрительности (Постановление ФАС МО от 17.08.2009 N КА-А40/7659-09). Если ответа не последует, сам факт обращения уже доказывает, что вы проявляли осмотрительность (Постановление 9 ААС от 08.12.2009 N 09АП-23342/2009-АК).

Сведения о расчетном счете контрагента

Наличие у вашего контрагента расчетного счета и расчеты безналичным путем свидетельствуют о прохождении как первичной, так и периодической внутренней банковской проверки на легитимность и правоспособность клиента. Поэтому, как считают некоторые суды, само наличие у контрагента расчетного счета (Постановления ФАС МО от 07.02.2011 N КА-А40/17658-10, от 19.04.2011 N КА-А40/2826-11) или проведение им расчетов безналичным путем (Постановления ФАС ЦО от 21.10.2010 по делу N А23-6231/09А-13-280-21-11-ДСП) говорят о вашей осмотрительности при выборе контрагента.

Сведения о том, привлекался ли руководитель к налоговой или административной ответственности

Их рекомендует запросить у своего контрагента ФНС (Письмо ФНС России от 11.02.2010 N 3-7-07/84). Хотя на практике подобная просьба может вызвать у контрагента как минимум недоумение. Неизвестно, чем руководствовалась ФНС, давая такие рекомендации, но, если руководитель не привлекался к ответственности, это вовсе не гарантия того, что фирма окажется добросовестной. И наоборот, если он привлекался, это не значит, что с организацией нельзя сотрудничать.

ВАС РФ считает, что при выборе контрагента среди прочего нужно оценивать его деловую репутацию (Постановление Президиума ВАС РФ от 25.05.2010 N 15658/09). И многие суды придерживаются этой позиции (Постановления ФАС МО от 29.11.2010 N КА-А40/14525-10, от 21.11.2008 N КА-А40/10833-08-П). Подтверждением проверки деловой репутации партнера могут быть, в частности, письменные рекомендации других организаций.

Документы, подтверждающие наличие у контрагента необходимых ресурсов и соответствующего опыта

Под необходимыми ресурсами подразумевается наличие производственных мощностей, технологического оборудования, квалифицированного персонала. Кроме этого, ВАС РФ считает, что нужно проверять платежеспособность контрагента, оценивать риск неисполнения обязательств и при необходимости получать обеспечение исполнения обязательств. И многие суды используют эту позицию (Постановления ФАС ПО от 25.07.2011 по делу N А55-18206/2010; ФАС ЗСО от 28.09.2011 по делу N А27-14854/2010). А некоторые еще указывают, что нужно вдобавок проверить и местонахождение организации (Постановления ФАС ВСО от 16.06.2011 по делу N А19-19805/10; ФАС СЗО от 15.08.2011 по делу N А05-12704/2010).

Предупреждаем руководителя
На небольших и малоизвестных поставщиков еще на преддоговорной стадии нужно собрать небольшое досье , состоящее из копий устава, свидетельств о регистрации, лицензии, выписки из ЕГРЮЛ. Это поможет избежать налоговых проблем, если поставщик окажется недобросовестным налогоплательщиком.

Кстати, и Минфин недавно рекомендовал среди прочего исследовать информацию (Письмо Минфина России от 13.12.2011 N 03-02-07/1-430):
- о фактическом месте нахождения контрагента;
- о его производственных (торговых) площадях;
- об очевидных свидетельствах возможности реального выполнения контрагентом условий договора с учетом времени, необходимого на доставку или производство товара, выполнение работ или оказание услуг.
Хотя как это можно проверить, ни суды, ни финансисты не пояснили.

Из авторитетных источников
Кафтанников А.А., ЗАО АФ "Аудит-Классик"
"Можно также проверить, не фигурировал ли контрагент как фирма-"однодневка" в судебных спорах. Сделать это можно в любой справочно-правовой системе, имеющей базу решений арбитражных судов (например, КонсультантПлюс). Совсем недавно такая информация стала публиковаться на сайтах некоторых областных УФНС (в частности, УФНС Красноярского края)".

Конечно, список получился впечатляющим. Но унывать не стоит. Если вы сотрудничаете с крупными и общеизвестными организациями, то проблемы у вас вряд ли возникнут. А при работе с мелкими или незнакомыми фирмами, особенно если сумма сделки высока, лучше обзавестись как можно большим списком документов.

Из авторитетных источников
Кафтанников А.А., ЗАО АФ "Аудит-Классик"
"Целесообразно разделить для себя всех контрагентов в зависимости от определенных параметров (финансовые показатели, стабильность и т.д.) на группы риска и в зависимости от степени риска собирать максимально полный комплект документов или минимальный. Процедуру проверки контрагентов и критерий их разделения на группы лучше закрепить внутренним регламентом.
Идеальный вариант - дополнительно к перечисленным процедурам - выбирать поставщиков на тендере. Тендерный отбор можно предусмотреть в регламенте".

И помните: в сфере налоговых отношений действует презумпция добросовестности (Определение КС РФ от 25.07.2001 N 138-О). То есть налоговые органы не вправе истолковывать понятие "добросовестные налогоплательщики" как возлагающее на вас дополнительные обязанности, не предусмотренные законодательством (Постановления ФАС ЦО от 29.09.2011 по делу N А48-4435/2010; ФАС МО от 21.06.2011 N КА-А40/5741-11). Налоговики должны доказать, что вы халатно отнеслись к выбору партнера или намеренно сотрудничали с недобросовестным контрагентом (Пункт 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53).

Продолжаем тему проверок по контрагентам (для подтверждения их правоспособности, деловой репутации и финансово-материального обеспечения). В прошлой статье мы говорили о фоновых проверках. А сейчас рассмотрим особенности проведения активных проверок.

Активная проверка проводится с истребованием документов и информации у контрагента, его контрагентов или государственных ведомств.

Проверка правоспособности организации (индивидуального предпринимателя)

• свидетельства о регистрации в ЕГРЮЛ или ЕГРИП (письмо Минфина России № 03-02-07/1-340 от 6 июля 2009 г.);
• свидетельства о постановке на налоговый учет (присвоении ИНН) (письмо Минфина России № 03-02-07/1-340 от 6 июля 2009 г.);
• выписки из ЕГРЮЛ с данными о единоличном исполнительном органе (для организаций);
• устава (для организаций);
• документа, подтверждающего основания для нахождения по юридическому и фактическому адресу, другим адресам (нахождения складов, производственных помещений и т.д.), - договора аренды, пользования помещением и т.д.;
• паспортов руководителя (индивидуального предпринимателя) и лиц, уполномоченных на заключение договора и подписание сопутствующих документов (в частности, счетов-фактур при их выставлении контрагентом);
• приказов о приеме на работу уполномоченных сотрудников контрагента (трудовых книжек, справок о занимаемой должности и т.д.);
• доверенности на представление интересов контрагента (на заключение договора, подписание определенных документов) (письмо Минфина России № 03-02-07/1-340 от 6 июля 2009 г.).

• о повышенном риске неисполнения им своих обязательств;
• о том, что от лица реального контрагента могут действовать не уполномоченные им лица;
• о неисполнении им налоговых обязательств (ведении деятельности с высоким налоговым риском) (п. 12 Общедоступных критериев, утв. Приказом ФНС России № ММ-3-06/333 от 3 мая 2007 г.).

• в месте нахождения самой организации (индивидуального предпринимателя);
• при возможности - в месте нахождения контрагента, что одновременно обеспечит проверку достоверности указанного в ЕГРЮЛ юридического адреса контрагента.

Цель проверки: отсутствие личных контактов с руководством контрагента, претендующего на заключение крупной сделки, может повлечь обвинения в непроявлении должной осмотрительности при выборе такого контрагента (п. 12 Общедоступных критериев, утв. Приказом ФНС России № ММ-3-06/333 от 3 мая 2007 г.). Это, в свою очередь, может иметь налоговые последствия в виде признания соответствующих расходов (вычетов) необоснованными.

Кроме того, уклонение руководства нового контрагента от личных контактов при намерении заключить крупную сделку может свидетельствовать об отсутствии намерений исполнять обязательства по договору.

В судебной практике прослеживается вывод, что активная проверка правоспособности контрагента свидетельствует о проявлении должной осмотрительности. При этом в ходе такой проверки целесообразно проверять и деловую репутацию контрагента.

Проверка налогового профиля

• направлен в налоговую инспекцию по месту учета потенциального контрагента в произвольной форме;
• сформулирован с учетом требований о защите налоговой тайны - его предметом должны быть сведения о нарушении контрагентом налогового законодательства (в т. ч. о наличии задолженности по платежам в бюджет), что не является налоговой тайной (письмо УФНС России по г. Москве № 09-10/093263 от 3 октября 2008 г.).

Цель проверки: сам запрос в ИФНС (даже в случае отказа в предоставлении данных) свидетельствует о проявлении должной осмотрительности при выборе контрагента.

При намерении заключить крупную сделку (на которую придется существенная часть вычетов или расходов) в случае отказа налоговой инспекции целесообразно получить сведения об исполнении контрагентом налоговых обязательств непосредственно у контрагента.

2. Путем запроса у контрагента информации об исполнении им налоговых обязательств. Целесообразно и достаточно запросить:

• копии титульных листов деклараций (за последние периоды) по основным налогам, уплачиваемым контрагентом (налогу на прибыль, единому налогу при УСН) с отметками налоговой инспекции о принятии;
• при подаче контрагентом деклараций в электронном виде - распечатанные электронные квитанции о приеме деклараций налоговой инспекцией, заверенные самим контрагентом;
• справки о состоянии расчетов с бюджетом, справки об отсутствии задолженности перед бюджетом.

Цель проверки: отказ потенциального контрагента, претендующего на заключение крупной сделки, представить такую информацию может свидетельствовать о неисполнении им налоговых обязательств и об отсутствии реальной деятельности. Это может повлечь налоговые последствия в виде признания соответствующих расходов (вычетов) необоснованными.

При этом убедительными будут также доказательства уплаты контрагентом налоговых платежей (соразмерно заявленным масштабам его деятельности) - копии платежных поручений, актов сверок контрагента со своей налоговой инспекцией. Однако, скорее всего, такую просьбу может удовлетворить только контрагент, претендующий на заключение крупной (по его масштабам) сделки.

В судебной практике прослеживается вывод, что активная проверка налоговой добросовестности контрагента свидетельствует о проявлении должной осмотрительности. При этом такая проверка, как правило, дополняет проверку правоспособности контрагента.

Проверка реальности, деловой репутации и имущественного положения контрагента

• работников для непосредственного исполнения обязательств по договору (копия штатного расписания и т.д.);
• активов для исполнения обязательств по договору (копии правоустанавливающих (правоподтверждающих, регистрационных) документов на объекты недвижимости, транспортные средства и т.д.).

• о повышенном риске неисполнения им своих обязательств (отсутствии намерения их исполнить);
• о посредническом характере его деятельности, что повышает как риск неисполнения договорных обязательств, так и риск признания налоговой выгоды по сделкам с ним необоснованной.

Цель проверки: наличие сведений о контрагенте в ЦККИ свидетельствует, что он хотя бы один раз обращался в банк за получением кредита. А значит, положительный ответ на запрос позволит установить как реальность контрагента, так и его финансовую дисциплину (исполнение обязательств перед кредиторами). Запрос кредитной истории целесообразен при намерении кредитовать контрагента (при перечислении аванса, предоставлении коммерческого кредита, выдаче займа и т.д.).

3. Путем поиска сведений в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним. В реестре нельзя запросить данные по конкретному собственнику (получить список объектов, которые ему принадлежат), но можно, в частности, установить собственника здания (помещения), по которому зарегистрирован контрагент. Сведения предоставляются за плату.

Цель проверки: наличие в собственности контрагента недвижимого имущества с большой долей вероятности свидетельствует о его реальности и наличии имущества для исполнения обязательств.

4. Путем проверки данных о сертификате или декларации соответствия контрагента-производителя (импортера) в Едином национальном реестре Росаккредитации:

• в реестре сертификатов соответствия;
• в реестре деклараций соответствия.

5. Путем запроса сведений о деловой репутации у самого контрагента и его контрагентов, данных об исполненных контрактах (их количестве, качестве исполнения, претензиях контрагентов).

Цель проверки: наличие сведений о деловой репутации контрагента, подтвержденных его контрагентами, позволит подтвердить реальность контрагента и оценить риск неисполнения им обязательств по договору.

В судебной практике прослеживается вывод, что активная проверка деловой репутации контрагента (прежде всего, реальной возможности исполнить сделку) свидетельствует о проявлении должной осмотрительности. При этом такая проверка, как правило, дополняет проверку правоспособности контрагента.

Классификация (установление рейтинга) контрагентов по способам проверки

• если минимизируется риск налоговых претензий по сделкам с крупным контрагентом (на которого приходится значительная доля вычетов или расходов), то целесообразно:
• провести активную проверку исполнения им своих налоговых обязательств, то есть запросить в ИФНС или у самого потенциального контрагента сведения о сдаче им налоговой отчетности и (или) нарушениях налогового законодательства;
• при невозможности такой проверки - сформировать максимально полное досье в части правоспособности, налогового профиля и деловой репутации контрагента;
• если минимизируется общий риск предъявления налоговых претензий по сделкам с контрагентами (например, новыми), то достаточно комбинации нескольких способов проверки (проверки правоспособности, запроса документов и т.д.) (письмо Минфина России № 03-02-07/1-340 от 6 июля 2009 г.);
• если минимизируется риск неисполнения контрагентом обязательств по договору, то особое внимание должно быть уделено проверке реальности деятельности контрагента и его деловой репутации.

В России превалирует свобода в выборе делового партнера (ст. 421 Гражданского кодекса РФ), однако надо учитывать, что непроявление должной осмотрительности при этом может повлечь следующие неблагоприятные последствия:

• нарушение или неисполнение договорных обязательств со стороны контрагента;
• невозможность реального возмещения убытков;
• повышение риска проведения выездной проверки;
• получение необоснованной налоговой выгоды с вытекающими последствиями в виде привлечения к ответственности, предусмотренной ст. 122 Налогового кодекса РФ, и доначисления суммы налога (см. в качестве примера постановление АС ЗСО от 03.06.2016 по делу № А75-5310/2015).

ВАЖНО! Во избежание указанных рисков перед заключением сделки следует проверить потенциального партнера.

Одним из способов проверки контрагента на благонадежность является предъявление к нему требования о представлении определенных документов.

Какие нужны документы, можно установить на основании писем Федеральной налоговой службы (от 30.11.2012 № ЕД-4-3/20268@, от 23.01.2013 № АС-4-2/710@, от 24.06.2016 № ЕД-19-15/104, от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547@), судебной практики и обычаев делового оборота. Представляются они в виде надлежащим образом заверенных копий. Далее рассмотрим такие списки подробнее в зависимости от статуса контрагента.

Список для контрактов между юридическими лицами: учредительные и иные документы

• учредительные документы;
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
• выписка из ЕГРЮЛ;
• протокол (решение) о назначении руководителя;
• документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресу (договор аренды или свидетельство о праве собственности);
• документ, подтверждающий полномочия лица на право заключения договора (доверенность);
• бухгалтерская отчетность;
• копия паспорта директора.

В соответствии с письмом ФНС России от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547@ (далее - Письмо ФНС) дополнительно желательно иметь:

• документально закрепленный порядок отбора партнеров;
• документы, в которых отражены результаты отбора партнера, обоснование выбора контрагента;
• источник информации о нем (сайт, письмо о сотрудничестве);
• сведения о мониторинге рынка требуемых работ, товаров, услуг;
• деловая переписка.

Договор с ИП: какие документы нужны, требовать ли копию паспорта при заключении договора

• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе на территории РФ;
• свидетельство о госрегистрации в качестве ИП;
• выписка из ЕГРИП;
• паспорт (рекомендуется запросить у контрагента копию документа и подлинный — для сравнения с копией);
• документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресам;
• документ, подтверждающий полномочия представителя ИП на право заключения договора.

Кроме того необходимо иметь документы в соответствии с письмом ФНС, о котором мы рассказали применительно к выбору контрагента - юрлица. Подробнее с правилами выбора контрагент можно ознакомиться в нашей статье Критерии и обоснование выбора контрагента .

Дабы минимизировать экономические, правовые и иные риски, которые могут возникнуть из-за сотрудничества с неблагоприятным контрагентом, следует проверить его перед оформлением сделки. Сделать это можно, предъявив к нему требование о представлении определенного перечня документов для заключения договора: информацию о государственной регистрации, местонахождении, полномочиях руководителя, лицензии (если сделка подразумевает ее наличие), бухгалтерскую отчетность и иные документы, которые могут подтвердить реальность исполнения сделки.