Оформить фирменный бланк ип. Как сделать фирменный бланк

На фирменном бланке печатаются практически все документы компаний, и это придает им уникальный фирменный стиль. В верхней части листа, выше первой строки, находится отдельная область - верхний колонтитул. На фирменном бланке здесь обычно размещают логотип компании или ее название. В нижнем колонтитуле, который находится после нижней строки текста, чаще всего указывают контактную информацию - телефон, адрес и веб-сайт компании. Иногда при создании фирменных бланков также используются подложки - фоновые изображения.
Для создания фирменного бланка в программе Microsoft Office Word 2007 необходимо выполнить следующие действия.

1. Перейдите на вкладку «Вставка», в группу «Колонтитулы», и нажмите кнопку «Верхний колонтитул». На экране появятся готовые варианты дизайна колонтитулов. Вы можете подобрать колонтитул под стиль титульной страницы - в Microsoft Office 2007 все дизайны пересекаются между собой. Щелкните на любом дизайне, и вы увидите, как основной текст вашего документа станет светлым, а выше первой строки появится область, в которую нужно что-то ввести.

2. После того как вы выберете дизайн, на ленте появится новая вкладка - «Конструктор». С помощью инструментов этой вкладки настройте колонтитулы. Например, в группе «Положение» можно задать расстояние от полей до колонтитулов.

3. Чтобы вставить в колонтитул логотип, нажмите в группе «Вставить» кнопку «Рисунок» . На экране появится диалоговое окно открытия файлов. Укажите, где на компьютере хранится изображение логотипа, и нажмите кнопку «Вставить». Логотип вставится в колонтитул.

4. Кроме логотипа, в верхний колонтитул можно вставить дату и время создания документа. Для этого в группе «Вставить» нажмите соответствующую кнопку, например «Дата и время» . На экране появится диалоговое окно, в котором вы можете выбрать формат даты.

Обычно дату вставляют в договоры, чтобы она автоматически менялась.

5. Отредактировав верхний колонтитул, нажмите кнопку «Перейти к нижнему колонтитулу» . Вы автоматически перейдете в нижнюю часть страницы, чтобы оформить нижний колонтитул. Здесь введите контактные данные компании: телефон, веб-сайт, адрес электронной почты.

6. После того как вы введете в колонтитулы нужную информацию, щелкните на кнопке «Закрыть окно колонтитулов» на дополнительной вкладке «Конструктор», и весь текст снова станет доступным для редактирования. Колонтитулы появятся на каждой странице документа в виде автоматически встроенных блоков. Фирменный бланк готов!

Кроме колонтитулов, для создания фирменных бланков часто используются подложки- это рисунки, которые вставляются в документ в качестве фона страниц. Возможно, это будет логотип (конечно, если вы вставили логотип в верхний колонтитул, нет необходимости дублировать это изображение, устанавливая его в качестве фона). Чтобы задать подложку, перейдите на вкладку «Разметка страницы» и щелкните на кнопке «Подложка» в группе «Фон страницы». Выберите в меню пункт «Настраиваемая подложка». В появившемся диалоговом окне установите переключатель в положение «Рисунок». После этого нажмите кнопку «Выбрать», в открывшемся окне укажите место хранения нужного рисунка на компьютере» и нажмите кнопку «Вставить».

Система делопроизводства предприятия предусматривает наличие специальных фирменных бланков, предназначенных для составления различных документов. Чаще всего их изготавливают типографским способом на листах формата А4. Такая полиграфическая продукция является лицом организации, играет роль имиджа и является рекламным носителем.

Бланк отражает неизменный текст с атрибутикой, названием и реквизитами предприятия, а свободное место листа служит для внесения нужной информации. Основная информация должна быть представлена в виде:

• логотипа компании, фирмы (если таковой имеется);
• полном наименовании организации;
• информации о способах связи: адреса головного офиса, филиалов, контактные номера телефонов/факса, электронной почты и иных;
• банковских (платежных) реквизитов, кодов ИНН (КПП).

Оформление и дизайн

Фирменные бланки являются необходимым для любой компании инструментом, выполняющим несколько функций: осуществляют передачу важной, деловой информации посредством писем, договоров, отчетов и пр., создают имидж компании и представляют собой весьма эффективный способ рекламы, как и визитные карточки сотрудников.

К дизайну фирменного бланка следует подходить с особым вниманием. При его создании необходимо учитывать все требования руководства по управлению фирменным стилем (брендбука). У относительно молодых, небольших компаний таких разработок может и не быть, но это не значит, что составление бланка имеет особые сложности. Главное учитывать основные нюансы и требования системы делопроизводства и помнить, что инструмент для деловой документации должен быть строгим, без декоративных деталей.

Однако не стоит забывать, что фирменный бланк осуществляет рекламные функции, а значит необходимо соблюдать правила типографики и стиля. В частности:

• не использовать множество различных видов шрифта и их видоизменения в виде подчеркивания, курсива и пр.;
• не применять на бланках фоновые картинки или фотографии, поскольку документы могут быть отправлены по факсу;
• используемый шрифт должен быть четким и хорошо читаемым;
• от левого края бланка необходимо делать отступ, так как документы в большинстве случаев подшиваются в папку;
• во избежание ошибочной корректировки постоянных данных следует отразить неизменяемые сведения в колонтитулах;
• для изготовления бланков лучше не использовать мелованную или глянцевую бумагу, поскольку такая поверхность будет плохо впитывать чернила, подписи и оттиски печатей могут смазываться или расплываться.

Изготовление

Макет фирменного бланка можно заказать в производственной компании, которая специализируется на оказании типографских услуг. Распечатать нужное количество документов можно двумя видами печати: цифровой или офсетной. Выбор способа зависит от сроков изготовления и тиража полиграфической продукции.

При цифровом методе производства бланков стоимость одного экземпляра составляет примерно три рубля, но временные затраты могут составлять не более одного часа. Выбор офсетного способа печатания целесообразен при производстве больших тиражей. Цена за единицу продукции будет составлять от 0,6 до 0,8 руб., а вот время на изготовление может занять от одного до нескольких дней.

18.08.2014

Сколько бы функциональных и несложных инструментов ни предлагали разработчики, большинство до сих пор использует MicrosoftWord и сталкивается с огромным количеством иногда неразрешимых трудностей. Ребекка Крегер представляет нам решение одной из подобных проблем.

В конце проекта с оригинальным дизайном довольно часто приходится слышать от клиентов: «Я хочу получить редактируемый шаблон этого бланка в Microsoft Word». Они, как правило, не устанавливают и не знают, как использовать передовые программы графического редактирования, такие как Adobe Illustrator, InDesign или Photoshop, и им просто нет смысла приобретать эти дорогостоящие программы.

Microsoft Word включает довольно примитивные технологии по сравнению с Illustrator или InDesign; однако, именно его используют клиенты, и ваш фирменный бланк бесполезен, если они не смогут редактировать и добавлять в него контент, поэтому умение создавать шаблоны бланков Microsoft Word является ключевым. Давайте начнем.

1. Создайте дизайн бланка

Мы создали данный пример в Illustrator, но для создания бланков можно использовать и Photoshop, и InDesign. Мы используем полноразмерный формат с полями 1/8 дюйма, что в итоге даст нам документ 8.63 x 11.13 дюймов.

Создайте дизайн в модели CMYK, и если вы используете фото или сложную графику, убедитесь, что разрешение не менее 300 пикселей, так как Microsoft Word сжимает все изображения, которые вы туда вставляете.

2. Экспортируйте дизайн бланка как файл PNG с высоким разрешением

Для этого выберите Файл > Экспорт > PNG . Убедитесь, что выбрали разрешение не менее 300 пикселей. Также можно сохранить дизайн как JPG и даже TIFF; хотя TIFF во много раз увеличит вашему клиенту размер файла и время загрузки в MicrosoftWord.

3. Настройте документ Microsoft Word

Затем настройте документ, чтобы импортировать туда ваш дизайн. Создайте новый документ, затем на вкладке Разметка страницы выберите пункт Параметры страницы . Установите размер бумаги на 8.75 x 11.13 дюйма,чтобы он соответствовал формату дизайна. Установите значения всех полей на 0. Это позволит установить шаблон без полей, вместо того, чтобы подстраивать его под стандартные поля Word.

4. Разместите дизайн бланка в документе Microsoft Word

Ваш фирменный бланк нужно поместить на место Колонтитулов документа Word, которые будут автоматически повторяться на всех дополнительных страницах. На вкладке Вставка перейдите к пункту Верхний колонтитул либо Нижний колонтитул и нажмите Изменить . В открывшемся конструкторе выберите пункт Вставить рисунок и выберите свой файл PNG. Ваш рисунок появится в центре документа. Теперь кликните на нём правой кнопкой мыши.

Перейдите к пункту Размер . Word автоматически уменьшает масштаб изображений, но вы можете это исправить, установив высоту и ширину на 100%.

Теперь выберите пункт Обтекание текстом и выберите За текстом . Нажмите Дополнительные параметры разметки и убедитесь, что горизонтальное и вертикальное положение рисунка установлено относительно Страницы . Нажмите Ок . Теперь ваш дизайн появился полностью. По необходимости отрегулируйте его расположение.

Так же поступите со вторым колонтитулом.

Выйдите из конструктора колонтитулов. Теперь вы можете редактировать текстовую часть. Сейчас колонтитул кажется затенённым, но на печати он окажется в полном цвете. Предупредите клиентов об этом. Отформатируйте поля и стиль абзацев. Если нажимать Ввод, пока Word не создаст новую страницу, вы заметите, что дизайн появился и там. Это потому что вы поместили его в колонтитул, и он будет дублироваться на каждой дополнительной странице.

5. Сохраните документ как шаблон

6. Подготовьте шаблон Microsoft Word к печати

Если ваш клиент использует принтер с возможностью печати без полей, скажите ему сохранять конечные файлы в PDF для лучшей печати. Печать напрямую из Word может привести к разным результатам. Для сохранения документа в PDF выполните действие Файл > Сохранить как > PDF или XPS . Теперь файл готов к печати 🙂

Важно предупредить клиента , что цвета в шаблоне Microsoft Word будут отображаться немного по-другому, чем цвета оригинального дизайна. Поэтому фокус при создании шаблона в том, чтобы максимально приблизить цвета шаблона к оригинальному дизайну, иначе они будут выглядеть по-другому и, скорее всего, неправильно отображаться при печати. А если вдруг у вашего клиента есть AdobeAcrobat или AdobeReader , порекомендуйте им редактировать шаблон в этих программах, так как они выдают более высокое качество печати, чем Microsoft Word.

К тому же, если дизайн полноразмерный, предупредите клиента, что он не будет корректно печататься на обычном домашнем или офисном принтере, так как при печати будут оставаться белые поля. Ему придётся использовать профессиональный принтер.

Microsoft Word имеет множество недостатков и не идёт ни в какое сравнение с более продвинутыми программами графического редактирования. Но скорее всего, ваши клиенты освоили только его, и вам придётся с этим работать.

Добавлено в закладки: 0

Многие организации используют фирменные бланки в своей работе. Хоть это и не является обязательным с точки зрения закона, однако подобные документы играют важную роль в деятельности компании. Попробуем разобраться, нужен ли фирменный бланк ИП.

Зачем нужен фирменный дизайн документа

В деловом обороте фирменный бланк представляет собой чистый лист, на котором расположены основные реквизиты предприятия . Более точные определения сформулированы в ГОСТ Р 51141-98 и ГОСТ Р 6.30-20035. Они определяют формуляр как лист с нанесенными типографским методом реквизитами, которые позволяют идентифицировать автора документа.

Как правило, на фирменном бланке указываются полное наименование , основные регистрационные данные и адрес хозяйствующего субъекта . При наличии логотипа его также можно разместить на фирменном бланке. Кроме перечисленной информации на формуляре могут размещаться графические отметки. Они обычно нужны для отображения реквизитов обязательных для определенного вида документов.

Для правильной организации делопроизводства желательно унифицировать исходящую корреспонденцию , придать ей более серьезный вид. При этом важно не только содержание, но и внешнее оформление документа.

Чтобы получить наглядное представление о документе, можно скачать фирменный бланк ИП в интернете и изучить информацию, которая содержится на нем. На основании этого можно разработать собственный шаблон фирменного бланка ИП. Единственное условие, документ нужно утвердить соответствующим приказом, после чего его можно использовать в документообороте.

Созданный образец фирменного бланка ИП в Word нужно разослать по внутренней почте работникам, ответственным за документы. К образцу желательно приложить инструкцию, где будет указано, какие именно документы должны оформляться на нем.

На видео: Дизайн и изготовление фирменного бланка организации

Обязателен ли фирменный бланк для ИП

Законодательство не обязывает индивидуального предпринимателя иметь фирменный бланк. Однако это достаточно важный элемент имиджа, визитная карточка . Деловое письмо на специальном шаблоне, создает впечатление серьезного бизнесмена.

Чтобы создать формуляр можно сказать образец фирменного бланка для ИП в сети.

Перечень документов, для которых обычно требуются фирменный дизайн :

1. Внутренние бумаги. На фирменном бланке можно оформлять приказы директора, вести кадровую документацию .
2. Деловые письма. Обычно предприниматель пишет их своим контрагентам, отправляет запросы и отчеты в государственные органы, рассылает коммерческие предложения потенциальным партнерам. Фирменный бланк письма ИП может быть создан отдельным документом с указанием наименования, юридического адреса, контактного телефона, платежных реквизитов .
3. Благодарственные письма. Предприниматели часто пишут их своим партнерам. Это один из обычаев делового оборота. Такой документ должен выглядеть уважительно и презентабельно. Поэтому фирменный бланк тут будет как нельзя кстати.
4. Деловые и рекламные предложения. Это могут быть как адресные письма конкретным предпринимателям и организациям, так и массовая рассылка . В ней описывается товар или услуга, конкретная акция, а также рекламная кампания, которую планирует предприниматель.
5. Бухгалтерские документы . Допускается также оформление некоторых видов бухгалтерских документов на фирменном бланке (например, счет на оплату).

На видео: Как изготовить фирменный бланк своими руками

На видео: Фирменный бланк для ООО и ИП

Что нужно учитывать при разработке формуляра

Законы не устанавливают правила расположения реквизитов на фирменном бланке. Их можно разместить в произвольном порядке, оформить любым шрифтом. Главное – они должны доносить до получателя необходимую информацию. Сам бланк должен выглядеть презентабельно, лаконично, по-деловому. Очень хорошо, если у предпринимателя есть свой логотип. Документ будет иметь более серьезный вид.

Найти образцы бланков в интернете не составит труда. Достаточно ввести запрос в поисковую форму и браузер выдаст множество ссылок. Можно скачать подходящий вариант и внести свои реквизиты в документ.

Предпринимателю не лишним будет знать, как выглядит фирменный бланк ИП в странах СНГ. Отправляя письмо в другое государство, нужно учитывать правила делового оборота. Образец фирменного бланка ИП для Казахстана можно найти на профильных сайтах компаний этой страны.

Сегодня идет достаточно активное деловое сотрудничество российских предпринимателей с хозяйствующими субъектами РБ. Поэтому бизнесмену, который планирует вести здесь свою деятельность нужно подготовить образец фирменного бланка ИП для Беларуси.

Как сделать фирменный бланк ИП

Не обязательно сразу обращаться к дизайнеру и прибегать к услугам типографии. Как сделать фирменный бланк ИП самостоятельно и какую информацию на нем указать? Для этого достаточно уметь работать в ворде на уровне обычного пользователя.

Вверху листа нужно поместить наименование ИП, ИНН, ОГРНИП, юридический и фактический адрес (если они разные), телефон для связи. Можно также создать специальные поля «№» и «Дата». Так удобнее будет вести учет документов.

Можно разработать сразу несколько вариантов фирменного бланка, указав на одном из них банковские реквизиты:

Информация и форма ее подачи не регулируется законом, поэтому предприниматель самостоятельно решает, что нужно указать дополнительно. Шаблон фирменного бланка ИП желательно разрабатывать в электронном виде.

Программа Microsoft Word – не единственный инструмент для разработки текстовых документов. Можно воспользоваться также и приложением Microsoft Paint, которое установлено практически на каждом компьютере. Более продвинутые пользователи могут использовать специальные программы – Corel Draw, ACDSee.