Ос 3 кто и когда оформляет. Составление акта о приеме-сдаче отремонтированных объектов основных средств

Формирование акта по форме ОС–3 — завершающий этап ремонта, реконструкции или модернизации объекта, входящего в состав основных средств предприятия. Этот бланк относится к первичной документации, является важнейшим учетным документом и имеет свои особенности заполнения.

ФАЙЛЫ

Что считается основными средствами

В компании включаются любые предметы, используемые в ее повседневной текущей деятельности. Это могут быть инструменты, приборы, техника, транспорт, мебель, оборудование и т.д.

Значение документа

Любые средства труда в процессе эксплуатации неизбежно изнашиваются и стареют. Вследствие этого происходят поломки, случаются неисправности, возникает необходимость в их ремонте и реконструкции. Для осуществления таких работ организации частенько прибегают к помощи сторонних специализированных фирм.

Для обоснования понесенных расходов, после проведения восстановительных работ и составляется акт по форме ОС-3.

Кто участвует в приеме-сдаче

Для того, чтобы зафиксировать движение основных средств от исполнителя к заказчику после ремонта/модернизации/реконструкции, в компании создается специальная комиссия. В ее состав входят работники предприятия из разных структурных подразделений – как правило, технические специалисты, сотрудник отдела бухгалтерии и представитель руководства.

Задача комиссии – удостовериться в том, что все необходимые работы были проведены на должном уровне и объект пригоден к дальнейшему использованию.

Особенности акта, общие моменты

Если вам дано задание сформировать акт по приему-сдаче объекта основных средств, прошедшего ремонтные работы, а вы не знаете как именно это сделать, внимательно прочитайте приведенные ниже рекомендации. Посмотрите и пример заполнения – на его основе у вас легко получится оформить свой документ.

Перед тем, как перейти к подробному описанию акта, приведем общую информацию о документе. Начнем с того, что на сегодня его единого унифицированного образца не существует (отмена обязательных форм первичных документов произошла в 2013 году). Значит это то, что формировать акт можно в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике предприятия.

Однако, наибольшим спросом пользуется вариант использования ранее общеприменимой формы ОС-3 – она удобна по структуре, понятна и содержит в себе все нужные сведения.

При этом метод составления акта должен быть отражен в нормативных бумагах фирмы.

Форму ОС-3 можно заполнять от руки или в компьютере – при этом, если выбран второй путь, бланк после окончательного формирования следует распечатать. Необходимо это для того, чтобы все стороны, задействованные в приеме-сдаче основных средств, могли поставить в документе свои подписи, а том числе лица, непосредственно занятые в приеме-передаче, главный бухгалтер и директор предприятия.

Заверять бланк печатью не обязательно – делать это нужно только тогда, когда такое условие есть в локальной документации компании.

Формируется акт как минимум в трех экземплярах (если акт заполняется от руки, то через копировальный лист) — по одному для каждой из заинтересованных сторон. При определенной надобности могут быть сделаны и дополнительные копии, которые также нужно заверить надлежащим образом.

Образец акта о приёме-сдаче отремонтированных основных средств

В начале документа, на его лицевой стороне, указываются:

реквизиты организации, которой принадлежат основные средства: ее полное наименование, структурное подразделение, к которому причисляется объект;
информация о фирме, осуществившей восстановительные работы.

С правой стороны бланка в табличку вносятся:

коды ОКПО обоих предприятий;
сведения о договоре (номер, дата заключения);
период ремонта (по договору и реальный);
присвоенный акту номер;
дата формирования акта (напомним, что акт должен составляться непосредственно в день возврата основных средств собственнику).

Ниже справа отводится несколько строк для утверждения заполненного бланка руководителем организации, а затем идет первая таблица. В нее вписывается информация о том, в каком состоянии был объект на момент отправки его в ремонт:

указывается его порядковый номер и название;
инвентарный, паспортный и заводской номера;
цена и фактический срок использования.

После этого требуется заполнить еще одну таблицу, которая касается финансовых затрат, понесенных предприятием-владельцем в ходе ремонта. Здесь указывается:

порядковый номер и название объекта;
вид работ, которым он подвергся;
расходы на демонтаж (если таковые были);
стоимости работ по договору и реальная;
примечания – они даются по мере необходимости.

Под таблицей подводится итог: сюда письменно вносится цена объекта основных средств после ремонта и восстановления.

На оборотной стороне бланка дается резюме комиссии, которая присутствовала при приеме-сдаче реконструированных материалов. Здесь указывается, насколько полно были выполнены работы, их тип (ремонт, реконструкция или модернизация), изменения, которые зафиксированы в результате произведенных восстановительных манипуляций.

Затем бланк подписывается всеми участниками комиссии, а также лицами, непосредственно занятыми в процессе приема-сдачи материала и руководством фирмы.

Как учитывать и хранить документ

Акт по форме ОС-3 подлежит обязательному учету и хранению. Сведения о заполненном, подписанном и утвержденном бланке необходимо внести во внутренний журнал учета документации, поставив в нем отметку о дате создания и номере документа.

После этого бланк следует сложить в папку с другими подобного рода бумагами, где он должен находится в течение периода, установленного законодательно или на протяжении срока, прописанного во внутренних нормативных актах организации. По истечении этого времени его можно утилизировать с соблюдением процедуры, указанной в законе.

В пункте 1 статьи 260 НК РФ сказано, что расходы на ремонт основных средств рассматриваются как прочие расходы и признаются при расчете налога на прибыль в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат. Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ все расходы организации, учитываемые в налоговой базе по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Рассмотрим, в каких случаях затраты на ремонт могут быть признаны необоснованными или не имеющими соответствующего документального подтверждения.

Сразу же отметим, что если организация расходы на ремонт основных средств осуществила за счет прибыли, оставшейся после налогообложения, то данные расходы не могут быть учтены в целях расчета налога на прибыль на основании пункта 1 статьи 270 НК РФ (письмо Минфина России от 27.04.2006 № 03-03-04/1/406).

Специфика налогового учета расходов на ремонт собственного имущества

Проблемы с учетом в налоговой базе по налогу на прибыль расходов на ремонт у организации нередко появляются, например, в ситуациях, если нужно отремонтировать основное средство, переведенное на консервацию, или здание (помещение), право собственности на которое еще не зарегистрировано в установленном порядке, либо если у фирмы, производящей ремонт, нет соответствующей лицензии (свидетельства), и др.

Всегда ли нужно оформлять акт по форме № ОС-3

Как уже отмечалось, затраты на ремонт должны быть обоснованны и документально подтверждены. В пункте 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» также указано, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Данные документы принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 названного закона.

Вне зависимости от того, кем осуществлялся ремонт основного средства (собственными силами организации или сторонним лицом — подрядчиком), после его окончания необходимо составить акт по форме № ОС-3. Данная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 и применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта (реконструкции, модернизации). Если ремонт (реконструкцию, модернизацию) выполняет сторонняя организация, следует оформить такой акт в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у организации-заказчика, а второй — передается подрядчику, проводившему ремонт (реконструкцию, модернизацию).

Таким образом, для учета в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, затрат на ремонт необходимо наличие акта по форме № ОС-3. За его отсутствие налогоплательщик может быть привлечен к ответственности согласно статье 120 НК РФ (постановление ФАС Уральского округа от 16.12.2008 № Ф09-9286/08-С2).

Отметим, что затраты на ремонт основного средства можно признать в расходах при отсутствии акта по форме № ОС-3, но только в случае, если было отремонтировано не все основное средство, а только его часть (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 10.09.2009 № А82-1209/2008-99).

Пример

ОАО «Волна» заключило договор подряда с ООО «Ремонтник» на комплексное обследование и ремонт главного двигателя на принадлежащем акционерному обществу теплоходе «Капитан Петров». Необходимость ремонтных работ подтверждена справками о количестве часов работы двигателя судна, топливными отчетами, справкой о потерях от простоев, вызванных поломками главного двигателя судна, свидетельствующими о значительной степени износа двигателя и длительном периоде его эксплуатации. Работы по комплексному обследованию и ремонту главного двигателя теплохода ОАО «Волна» приняло по акту сдачи-приемки выполненных ремонтных работ.

Акт о приеме-сдаче отремонтированного основного средства по форме № ОС-3 у ОАО «Волна» отсутствует. Несмотря на это, оно имеет достаточное документальное подтверждение факта выполнения ремонтных работ и их приемки. Ведь в соответствии с постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 акт по форме № ОС-3 применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации. Однако в данном случае производился ремонт части основного средства — двигателя, при этом выбытие самого основного средства — теплохода для ремонта не происходило.

В рассматриваемой ситуации также не нужно составлять акт о выявленных дефектах оборудования по форме № ОС-16 и вносить соответствующие записи в инвентарную карточку по форме № ОС-6 (эти формы утверждены названным выше постановлением), поскольку акт по форме № ОС-16 составляется на дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля. Необходимость ремонта главного двигателя теплохода «Капитан Петров» вызвана иными причинами — большой степенью износа и перерасходом топлива, что подтверждено указанными выше справками.

В инвентарной карточке по форме № ОС-6 на основании соответствующих документов отражаются прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание. В данной ситуации был произведен текущий ремонт двигателя, что не требует внесения записей в инвентарную карточку.

Ремонт основного средства, находящегося на консервации

Переведенные на консервацию основные средства не используются в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или управления организацией. Рассмотрим, можно ли расходы на ремонт указанных объектов признать экономически обоснованными.

Согласно подпункту 9 пункта 1 статьи 265 НК РФ расходы, связанные с консервацией и расконсервацией производственных мощностей и объектов, в том числе затраты на содержание законсервированных производственных мощностей и объектов, включаются в состав внереализационных расходов. Что следует понимать под затратами на содержание законсервированных производственных мощностей и объектов, в главе 25 НК РФ не сказано. На практике ремонт законсервированного объекта проводится с целью поддержания указанного объекта в работоспособном состоянии. Ведь факт перевода основного средства на консервацию не освобождает собственника от обязанности по поддержанию его в состоянии, пригодном к использованию.

Кроме того, затраты по текущему содержанию, ремонту, энерго- и теплообеспечению, охране объектов, необходимые для содержания простаивающих и законсервированных основных средств, являются затратами на содержание основных средств. Содержание имущества в должном состоянии непосредственно относится к производственной деятельности, направлено на получение дохода, так как поддерживает временно не используемые производственные фонды в надлежащем состоянии. Таким образом, расходы по ремонту законсервированных основных средств можно считать обоснованными. Об этом говорится также в постановлениях ФАС Московского округа от 01.09.2008 № КА-А40/8144-08 по делу № А40-56143/07-99-249, ФАС Западно-Сибирского округа от 25.09.2007 № Ф04-6493/2007(38344-А27-26) и ФАС Центрального округа от 15.02.2007 № А09-4610/06-13-16. Во избежание споров с налоговыми органами указанные затраты следует включать во внереализационные расходы на основании подпункта 9 пункта 1 статьи 265 НК РФ.

Мнение эксперта

"Налоговый кодекс, допуская учет расходов на ремонт основных средств в целях налогообложения прибыли в составе прочих расходов, не ставит факт их признания в зависимость от наличия лицензии у подрядной организации, проводившей ремонт. Как показывает арбитражная практика, некоторые налоговые инспекции на местах считают, что отсутствие лицензии у подрядчика делает невозможным учет расходов на ремонт у заказчика. Однако такая точка зрения, не соответствующая налоговому законодательству, не находит поддержки у судей, которые считают, что глава 25 НК РФ лишь в некоторых исключительных случаях обусловливает право учесть расходы для целей налогообложения с наличием у исполнителя работ (услуг) лицензии. Например, при оплате работодателем страховой премии по договорам добровольного страхования, заключенным в пользу работников со страховыми организациями, а также при оплате услуг по договору на подготовку, переподготовку кадров (п. 16 ст. 255 и п. 3 ст. 264 НК РФ).

По мнению судов, перечень лицензируемых видов деятельности, учет расходов по которым поставлен законодателем в зависимость от наличия лицензии, носит исчерпывающий характер. Поэтому он не может быть произвольно расширен налоговыми органами. Так, в постановлении от 08.12.2004 № Ф04-8759/2004(7029-А27-31) ФАС Западно-Сибирского округа пришел к выводу, что нормы налогового законодательства не запрещают включать в расходы ремонтные работы при отсутствии у подрядчика лицензии на производство строительных работ. Мне самому удалось по рассматриваемому вопросу выиграть дело у ИФНС России по г. Москве. Так, суд не согласился с доводами налоговой инспекции и пришел к заключению, что отсутствие лицензии у подрядчиков не влечет налоговых последствий для налогоплательщика-заказчика и не может влиять на налоговый учет у последнего реально понесенных затрат (решение Арбитражного суда г. Москвы от 03.10.2006 по делу № А40-46438/06-112-235).

Что касается ремонтных работ, являющихся разновидностью строительных работ, отмечу следующее. В настоящее время в строительстве введена система саморегулирования, отменившая систему лицензирования. В связи с этим Минфин России в письме от 09.03.2010 № 03‑03‑06/1/121 указал, что отсутствие свидетельства на допуск к строительным работам не позволяет учесть указанные расходы в целях налогообложения прибыли. Полагаю, что данная позиция не соответствует действующему налоговому законодательству. Ведь несоблюдение требований таких отраслей законодательства, как, например, гражданское или градостроительное, не должно приводить к негативным налоговым последствиям. Исключение составляют случаи, когда такие последствия прямо установлены Налоговым кодексом. Основание — пункт 3 статьи 2 ГК РФ. По моему мнению, отсутствие допуска к строительным работам не свидетельствует о том, что затраты необоснованны. Поскольку глава 25 НК РФ не связывает право налогоплательщика-заказчика на признание расходов с наличием у подрядчика свидетельства о допуске к работам.

Механизм саморегулирования начал применяться совсем недавно, с 1 января 2010 года, поэтому арбитражной практики по данному вопросу пока нет. Однако считаю, что судьи будут поддерживать налогоплательщиков, а не налоговые органы. Дело в том, что ситуация с допусками к работам схожа с ситуацией, возникшей в отношении лицензий, по которым сформировалась устойчивая, единообразная и положительная для налогоплательщиков арбитражная практика«

Виновник повреждения основного средства не может оплатить его ремонт

Нередко виновником повреждения имущества организации, например производственного оборудования или автомобиля, является ее работник. Он не всегда может оплатить ремонт названного основного средства. Иногда организация сама не требует с него денег на проведение восстановительных работ. В подобной ситуации уменьшение налогооблагаемой прибыли на расходы по ремонту данного имущества могут быть признаны неправомерными. Ведь если виновник установлен, он и должен оплатить ремонт, а у организации таких расходов быть не должно. Однако суды отмечают следующее. В пункте 1 статьи 260 НК РФ указано, что расходы на ремонт основных средств, произведенные налогоплательщиком, рассматриваются как прочие расходы и признаются в целях исчисления налога на прибыль в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат. При этом данный пункт не содержит ограничений по включению в налоговую базу расходов на ремонт основных средств в зависимости от причин ремонта, а также от наличия или отсутствия виновников поломки объекта (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 24.06.2009 по делу № А53-6877/2008-С5-37 и ФАС Уральского округа от 07.03.2007 № Ф09-1374/07-С3 по делу № А50-17430/06).

Таким образом, если виновник по каким-то причинам не оплатил ремонт поврежденного им имущества, то организация вправе признать осуществленные за свой счет расходы при налогообложении прибыли. Конечно, при условии соответствия данных расходов требованиям статьи 252 НК РФ.

Ремонт основного средства, право собственности на которое еще не зарегистрировано

Основные средства, права на которые подлежат государственной регистрации в соответствии с законодательством РФ, включаются в состав соответствующей амортизационной группы с момента документально подтвержденного факта подачи документов на регистрацию указанных прав. Основание — пункт 11 статьи 258 НК РФ. Как видим, положения указанного пункта касаются начисления амортизации. А правила налогового учета расходов на ремонт изложены в статье 260 НК РФ. Указанная статья не содержит такого условия, как признание затрат на ремонт в расходах в зависимости от факта государственной регистрации права на соответствующие основные средства (постановление ФАС Поволжского округа от 26.01.2010 по делу № А72-8244/2009).

Кроме того, в постановлении Президиума ВАС РФ от 08.04.2008 № 16078/07 указано, что ни в Налоговом кодексе, ни в законодательстве о бухгалтерском учете не предусмотрено такого условия постановки актива на учет в качестве основного средства, как наличие у организации права собственности на объекты недвижимости, зарегистрированного в установленном порядке.

В письме Минфина России от 17.01.2006 № 03-03-04/1/25 приведены следующие разъяснения. В соответствии с пунктом 1 статьи 257 НК РФ в целях налогообложения прибыли под основными средствами понимается часть имущества, используемого в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или управления организацией. Исходя из этого, одним из обязательных условий для признания имущества основным средством является подтверждение использования его в производстве и реализации товаров (при выполнении работ, оказании услуг) или для управления организацией. С учетом требований статьи 252 НК РФ при наличии у организации документов, подтверждающих факт ввода в эксплуатацию основных средств, у налогоплательщика имеются основания для признания расходов по ремонту и расходов, связанных с эксплуатацией объектов основных средств, в составе прочих расходов. При этом понимается, что указанные расходы не учитывались при формировании первоначальной стоимости основных средств.

Таким образом, организация-налогоплательщик вправе признать расходы на ремонт основного средства независимо от наличия государственной регистрации права на него. Однако ей необходимо подтвердить факт ввода этого объекта в эксплуатацию.

Специфика учета расходов на ремонт арендованного имущества

В соответствии с пунктом 1 статьи 616 ГК РФ арендодатель обязан осуществлять за свой счет капитальный ремонт переданного в аренду имущества, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором аренды. Капитальный ремонт должен производиться в срок, установленный договором, а если он не определен договором или вызван неотложной необходимостью, то в разумный срок. Нарушение арендодателем обязанности по производству капитального ремонта дает арендатору право по своему выбору:

произвести капитальный ремонт, предусмотренный договором или вызванный неотложной необходимостью, и взыскать с арендодателя стоимость ремонта или зачесть ее в счет арендной платы;
потребовать соответственного уменьшения арендной платы;
потребовать расторжения договора и возмещения убытков.

В свою очередь арендатор обязан поддерживать предмет аренды в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды (п. 2 ст. 616 ГК РФ).

Положения статьи 260 НК РФ, в которой указаны правила налогового учета расходов на ремонт основных средств, применяются в отношении затрат как собственника имущества, так и арендатора амортизируемых основных средств с условием, что договором (соглашением) между арендатором и арендодателем возмещение указанных расходов последним не предусмотрено (п. 2 ст. 260 НК РФ).

Рассмотрим особенности учета расходов на ремонт арендованных основных средств в некоторых ситуациях.

Обоснованность расходов

Как уже говорилось, по общему правилу капитальный ремонт переданного в аренду имущества производится за счет арендодателя, конечно, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором аренды (п. 1 ст. 616 ГК РФ). Допустим, договором аренды обязанность по проведению капитального ремонта возложена на арендатора. В данном случае арендатор вправе учесть в расходах затраты на ремонт. Такой позиции придерживается и суд (постановление ФАС Уральского округа от 17.09.2009 № Ф09-6285/09-С3 по делу № А50-351/2009).

Если договор аренды не содержит условия о том, что капитальный ремонт обязан осуществлять арендатор, то согласно нормам Гражданского кодекса такой вид ремонта обязан производить арендодатель. Расходы арендатора в этом случае являются необоснованными.

Мнение эксперта

А.А. Матиташвили, руководитель департамента консалтинговых услуг ЗАО «МББ-Аудит»:

«При исчислении налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ). Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются любые затраты, если они обоснованны, документально подтверждены и произведены для деятельности, направленной на получение дохода. Документально подтвержденные расходы — это затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. По моему мнению, налогоплательщик вправе учесть расходы на ремонт части дороги, являющейся объектом общего пользования, которая ведет к офису организации, если данные расходы удовлетворяют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ.

В арбитражной практике имеется дело № А73-8342/2007-50, по которому ФАС Дальневосточного округа вынес постановление от 04.05.2008 № Ф03-А73/08-2/1322 (Определением ВАС РФ от 03.09.2008 № 11051/08 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ). Конфликтная ситуация, рассмотренная арбитражным судом, заключается в следующем. Налогоплательщик произвел расходы на ремонт прилегающей территории. Налоговый орган, проводивший проверку, отказал ему в учете этих расходов в целях налогообложения прибыли.

Суд признал позицию налогового органа неправомерной. Он указал, что произведенные налогоплательщиком расходы по благоустройству территории являются экономически обоснованными и подлежат включению в налоговую базу. При этом он исходил из положений главы 25 НК РФ, которые содержат открытый перечень расходов, связанных с производством и реализацией, а также внереализационных расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 и п. 20 ст. 265 НК РФ)»

Справка

Кто вправе признать расходы на ремонт автомобиля, сданного в аренду без экипажа?

В статье 644 ГК РФ указано, что арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного имущества, в том числе осуществлять текущий и капитальный ремонт. Как видим, данная норма носит императивный характер.

На основании пункта 4 статьи 421 ГК РФ условия договора определяются по соглашению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами. В силу пункта 1 статьи 422 ГК РФ договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами (императивным нормам), действующим в момент его заключения. Таким образом, условие договора, согласно которому обязанность по проведению текущего и капитального ремонта транспортного средства возложена на арендодателя, а не на арендатора, не соответствует закону. Поэтому все расходы на ремонт транспортного средства должен осуществлять арендатор. Возложить такие расходы на арендодателя стороны не вправе. И если такое условие будет включено в договор, оно будет считаться недействительным. Данной позиции придерживаются и суды (постановления ФАС Северо-Западного округа от 25.06.2007 № А13-10680/2005-21 и ФАС Волго-Вятского округа от 18.09.2006 № А29-3716/2005а)

Ремонт с целью устранения последствий чрезвычайных обстоятельств . Нарушение арендодателем установленной обязанности по производству капитального ремонта дает арендатору право произвести капитальный ремонт, предусмотренный договором или вызванный неотложной необходимостью, и взыскать с арендодателя стоимость ремонта или зачесть ее в счет арендной платы (п. 1 ст. 616 ГК РФ). Ведь пункт 2 статьи 616 ГК РФ обязывает арендатора поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды.

Согласно позиции ФАС Московского округа (постановление от 14.11.2007 № КГ-А40/11543-07) статьей 616 ГК РФ не предусмотрена обязанность арендатора согласовывать с арендодателем выполнение работ, вызванных неотложной необходимостью. Поэтому арендатор вправе произвести капитальный ремонт и взыскать его стоимость с арендодателя, если ремонт был необходим для устранения последствий пожара или другой чрезвычайной ситуации.

Обязанность по ремонту имущества распределена между сторонами договором аренды . В постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 25.02.2009 № Ф04-7347/2008(16707-А45-14), Ф04‑7347/2008(1159-А45-14) была проанализирована такая ситуация. Договором аренды обязанность по ремонту арендованного имущества распределена между сторонами в зависимости от причины возникновения неисправности данного имущества. При этом из условий названного договора следует, что арендатор производит расходы на ремонт арендованного имущества только в том случае, если оно вышло из строя по причине неправильной эксплуатации или хранения.

Арендатор осуществил ремонт имущества за свой счет. Однако из договора, заключенного с подрядчиком, выполнявшим ремонтные работы, и акта выполненных работ не установлено, по какой причине оборудование вышло из строя. В связи с этим суд решил, что расходы по ремонту оборудования в рассматриваемой ситуации арендатор производить не должен. Поэтому расходы арендатора были признаны необоснованными.

Ремонт проведен до госрегистрации договора аренды

Можно ли учесть расходы на ремонт арендованного помещения до госрегистрации договора аренды, в Налоговом кодексе не сказано. Согласно статье 651 ГК РФ договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации. Такое же мнение приведено в пункте 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 01.06.2000 № 53 в отношении договора аренды нежилых помещений, заключенного на срок не менее одного года.

Следовательно, договор аренды, срок действия которого составляет не менее года, не прошедший государственную регистрацию, считается незаключенным, а организация, получившая в аренду здание, сооружение, нежилое помещение, не является арендатором. Поэтому, по мнению налогового органа, она не вправе учесть затраты на ремонт в расходах согласно статье 260 НК РФ. Однако в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 08.08.2005 № Ф08-3567/2005-1437А по делу № А53-5163/2005-С6-38 суд отменил решение налогового органа, не признавшего расходы на ремонт арендованного помещения, которые были произведены до госрегистрации договора. Суд указал, что имущество фактически использовалось налогоплательщиком в период проведения ремонта, а договор в дальнейшем был зарегистрирован. И поскольку расходы на ремонт арендуемого помещения налогоплательщик подтвердил документально, а также имеется их экономическое обоснование, то в этом случае арендные платежи можно включить в состав расходов независимо от государственной регистрации договора аренды. Кроме того, гражданское законодательство не регулирует последствия недействительности сделок, наступающие в области налоговых правоотношений. Из норм части 3 статьи 2 ГК РФ следует, что нарушение порядка регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним не свидетельствует о нереальности расходов по таким сделкам и не влечет запрета учитывать последние для целей налогообложения.

Несмотря на указанное решение суда, у организации, учитывающей затраты на ремонт арендованного нежилого помещения в расходах до государственной регистрации договора аренды, могут возникнуть споры с налоговым органом. Как избежать подобных споров? На основании пункта 2 статьи 425 ГК РФ стороны вправе установить, что условия заключенного договора применяются к отношениям, возникшим до его заключения. Данная норма позволяет вписать в договор аренды условие о том, что действие договора распространяется на период с момента передачи имущества будущему арендатору. При наличии в договоре такого условия и акта о приеме-передаче помещения можно учесть затраты на ремонт в расходах и при отсутствии госрегистрации, то есть с момента получения имущества в пользование. Об этом говорится в письмах Минфина России от 12.07.2006 № 03-03-04/2/172, от 17.02.2006 № 03-03-04/3/3 и ФНС России от 13.07.2005 № 02-1-07/66.

Если в договоре аренды не оговорено, что его действие распространяется на период с момента передачи имущества потенциальному арендатору, но имеется акт о приеме-передаче нежилого помещения (здания, сооружения), то затраты на ремонт учету в расходах не подлежат. Вместе с тем в постановлениях ФАС Московского округа от 24.10.2008 № КА-А40/9881-08 и ФАС Северо-Западного округа от 21.02.2008 № А56-32842/2006 указано на возможность учета в целях налогообложения прибыли расходов на ремонт арендуемого помещения до факта государственной регистрации договора аренды и при отсутствии специальной оговорки в договоре. При этом организация должна подтвердить, что во время ремонта она реально использовала помещение в деятельности, а также представить зарегистрированный впоследствии договор аренды.

Ремонт арендованных жилых помещений

Бывает, что организация использует под офис жилое помещение. Однако следует помнить, что в соответствии с пунктом 3 статьи 288 Гражданского кодекса размещение в жилых домах промышленных производств не допускается. А размещение собственником в принадлежащем ему жилом помещении предприятий, учреждений, организаций допускается только после перевода такого помещения в нежилое.

Кроме того, статьей 17 Жилищного кодекса определено, что жилое помещение предназначено для проживания граждан. Его использование допускается для осуществления профессиональной деятельности или индивидуальной предпринимательской деятельности проживающими в нем на законных основаниях гражданами, если это не нарушает права и законные интересы других граждан, а также требования, которым должно отвечать жилое помещение.

Как видим, гражданское и жилищное законодательство не допускает не только использование жилого помещения юридическим лицом в предпринимательских целях, но и саму сдачу в аренду жилого помещения для иных целей, кроме как для проживания. Поэтому расходы организации на ремонт арендованного жилого помещения, используемого в качестве офиса, не будут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль. Это следует из письма Минфина России от 14.02.2008 № 03-03-06/1/93.

Между тем налоговое законодательство не содержит положений, запрещающих уменьшать налогооблагаемую прибыль на указанные расходы. Но, как показывает судебная практика, налогоплательщику, который признал в расходах затраты на ремонт арендуемого жилого помещения, используемого не для проживания, а для иных целей, придется отстаивать свою позицию в суде.

Отметим, что по рассматриваемому вопросу имеются судебные решения, принятые в пользу налогоплательщика, который уменьшил налогооблагаемую прибыль на расходы по аренде жилого помещения, используемого не для проживания. Например, ФАС Московского округа в постановлениях от 27.07.2009 № КА-А41/7015-09 по делу № А41-19766/08 и от 21.08.2008 № КА-А40/7702-08 по делу № А40-56003/07-20-342 указал, что возможность учесть расходы на аренду помещения не ставится налоговым законодательством в зависимость от отнесения помещений к жилому или нежилому фонду.

Мнение эксперта

А.А. Матиташвили, руководитель департамента консалтинговых услуг ЗАО «МББ-Аудит»:

«Глава 25 НК РФ не содержит разъяснений по поводу учета при расчете налога на прибыль расходов на ремонт объектов внешнего благоустройства. В то же время в письме от 02.04.2007 № 03-03-06/1/203 Минфин России разъяснил, что расходы на ремонт и техническое обслуживание объектов внешнего благоустройства, созданных в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, налогоплательщики могут учитывать в составе прочих расходов на основании статьи 260 НК РФ.

В постановлении ФАС Уральского округа от 23.08.2007 № Ф09-6737/07-С2 по делу № А07-19885/06 судьи указали следующее. Расходы на ремонт объектов внешнего благоустройства могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, если ремонт осуществлялся в соответствии с требованиями санитарных норм по проекту, согласованному с территориальным управлением по охране окружающей природной среды. При этом указанные расходы необходимо учитывать как расходы на ремонт основных средств.

В постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 17.04.2009 по делу № А41-19766/08 была рассмотрена такая ситуация. Налогоплательщик осуществил работы по ремонту внутрихозяйственных асфальтобетонных дорог, проездов, по ремонту наружного уличного освещения территории, по очистке природного водоема, расположенного на территории налогоплательщика, и прибрежной зоны этого водоема от кустарников, а также по озеленению территории и уходу за газонами и зелеными насаждениями. Налоговый орган исключил эти затраты из расходов, учитываемых в целях налогообложения прибыли. Однако суд указал, что в соответствии с требованиями законодательства РФ налогоплательщик как хозяйствующий субъект обязан нести указанные расходы по обеспечению благоустройства территории и земельного участка. Поэтому он обоснованно, в соответствии со статьями 252, 253 и пунктом 1 статьи 260 НК РФ, признал перечисленные выше расходы при исчислении налога на прибыль»

Ремонт основного средства, арендованного у физического лица

На основании статьи 260 НК РФ расходы на ремонт арендованного помещения можно учесть только в том случае, если это имущество у собственника (арендодателя) является амортизируемым основным средством. Имущество физического лица к амортизируемому не относится. Таким образом, положения статьи 260 НК РФ к расходам на ремонт имущества, арендованного у физического лица, не применяются. Аналогичные разъяснения приведены в пункте 2 письма Минфина России от 15.07.2009 № 03-03-06/1/470.

Вместе с тем расходы на ремонт основных средств, не являющихся амортизируемым имуществом в налоговом учете арендодателя (имущество, арендованное у налогоплательщиков, применяющих специальные налоговые режимы, физических лиц и др.), могут быть учтены для целей налогообложения прибыли на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. При этом подобные расходы должны быть обоснованны и документально подтверждены соответствующим образом. То есть расходы на ремонт основных средств, арендованных у физического лица, не подлежащие компенсации арендодателем, можно учесть для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов при условии их соответствия требованиям, установленным пунктом 1 статьи 252 НК РФ. Такая же позиция содержится в письмах Минфина России от 07.06.2009 № 03-03-06/2/131 и ФНС России от 17.08.2009 № 3-2-13/181@.

Если имущество получено в безвозмездное пользование

В пункте 3 статьи 256 НК РФ сказано, что основные средства, переданные (полученные) по договорам безвозмездного пользования (договорам ссуды), исключаются из состава амортизируемого имущества. Следовательно, налогоплательщик не может формировать резерв под предстоящий ремонт таких основных средств. Ведь отчисления в данный резерв рассчитываются исходя из первоначальной стоимости амортизируемых основных средств. Кроме того, если договором о передаче имущества в безвозмездное пользование предусмотрено возмещение ссудодателем расходов ссудополучателя на ремонт, то данные затраты не могут быть учтены в налоговой базе по налогу на прибыль согласно статье 260 НК РФ как прочие расходы.

В то же время в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.07.2007 № А33-8475/06-Ф02-4023/07 по делу № А33-8475/06 отмечено следующее. Главой 25 НК РФ особый порядок отнесения расходов ссудополучателей по ремонту основных средств, полученных по договорам ссуды, не установлен. По таким договорам ссудополучатель не оплачивает пользование имуществом, поэтому затраты на ремонт могут относиться к расходам ссудодателя или ссудополучателя по договоренности сторон. Причем положениями главы 25 НК РФ не установлено, что к договору ссуды применяются ограничения, предусмотренные в пункте 2 статьи 260 НК РФ для договора аренды.

Следовательно, если ссудодатель не компенсировал ссудополучателю расходы на ремонт имущества, полученного по договору ссуды, то последний вправе учесть данные затраты в составе прочих расходов, поскольку они соответствуют требованиям статьи 252 Налогового кодекса. Однако создавать резерв предстоящих расходов на ремонт в отношении основных средств, полученных в безвозмездное пользование, а также учитывать в уменьшение налогооблагаемой прибыли суммы отчислений в такой резерв организация-ссудополучатель не вправе. Ведь подобный резерв может быть создан только в отношении амортизируемого имущества (п. 2 ст. 324 НК РФ), а основные средства, полученные по договорам ссуды, таковыми не являются.

Отметим, что ВАС РФ согласился с позицией ФАС Восточно-Сибирского округа и отказал в передаче названного выше дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора (Определение ВАС РФ от 30.10.2007 № 13936/07).

Прием основных средств из ремонта, после модернизации, реконструкции осуществляется комиссией с оформлением акта о приеме-сдаче форма ОС-3. Скачать бланк этой формы можно в конце статьи. Ниже разберем порядок заполнения документа о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств.

Акт составляется комиссией в день приема объекта. При этом комиссия осматривает основное средство, проверяет его функциональность, работоспособность, эксплуатационные характеристики. Полученные результаты фиксируются в унифицированной форме ОС-3, в том числе пишется итоговое заключение о состоянии объекта основных средств.

Все члены комиссии, в том числе председатель, подписывают заполненный акт.

Чьи еще подписи должны стоять на бланке ОС-3?

Подписывают документ представители сдающей и принимающей сторон. При выполнении ремонта, модернизации, реконструкции силами самого предприятия акт о приеме-сдаче ОС-3 составляется в единственном экземпляре для бухгалтерии. При задействии сторонней организации (подрядчика) акт необходимо оформить в двух вариантах, для бухгалтерии приемщика и для исполнителя ремонтных работ.

Пописывает бланк также главный бухгалтер заказчика.

Утверждает заполненный акт директор предприятия или его ответственный представитель, отметка об утверждении с подписью и датой ставится на титульном листе бланка формы ОС-3.

На заметку! Возможно, вас также заинтересует бланки актов, заполняемых в отношении оборудования, требующего монтажа: на склад такое оборудование принимает на основании акта приема-передачи форма ОС-14 (), далее передается в монтаж на основании формы ОС-15 (), выявленные дефекты фиксируются с помощью форма ОС-16 ().

Оформление акта о приеме-сдаче отремонтированных ОС

Форма ОС-3 составляет в день приема объекта после ремонтных работ, именно эта дата ставится на титульном листе бланка. Кроме того, документу присваивается номер.

В качестве заказчика выступает организация — владелец основного средства.

В качестве исполнителя – либо структурное подразделение этой же организации, либо сторонний подрядчик, с которым заключается договор подряда. Номер и дата договора также отражаются на титульном листе бланка акта о приеме-сдаче объекта.

При планировании работ определяются временные рамки проведения ремонта, реконструкции, модернизации. Запланированные даты начала и окончания ремонта ставятся справа от номера акта. Ниже указываются фактические даты.

Унифицированная форма ОС-3 имеет два раздела: сведения об объекте основных средств на момент передачи в ремонт и сведения о произведенных затратах.

В первом разделе отражается необходимая информация об объекте: название, марка, номера, восстановительная стоимость и фактический срок эксплуатации. При указании последнего параметра важно правильно учесть все периоды фактического использования объекта, сопровождающиеся начислением амортизации. При этом не учитываются периоды консервации ОС, модернизации, реконструкции, капитального ремонта, когда амортизационные отчисления прекращаются.

Во втором разделе указываются затраты для каждого вида работ, произведенных с объектом. Здесь необходимо отразить запланированные по заказу или договору затраты и фактически полученные.

После того, как две таблицы акта ОС-3 заполнены, комиссия указывает, насколько работы выполнены в полном объеме согласно договору или заказу. Если ремонтные работы произведены не полностью, то перечисляет то, что еще не сделано.

После ремонта основных средств, их модернизации или реконструкции, нужно чтобы на предприятии специальной комиссией был оформлен специальный документ по форме ОС-3. Есть некоторые особенности, которые сопутствуют заполнению этой бумаги.

Когда используется унифицированная форма ОС-3

Формы для первичных документов обычно утверждаются внутренними распоряжениями на предприятии. Для этого оформляются правила документооборота, а также инструкции, в которых указаны методические рекомендации. Такие документы должны оформляться непосредственно во время совершения определенных действий или сразу же после их окончания.

Форма ОС-3 является унифицированной. На ней принято оформлять акт о приеме-передаче объектов, являющихся основными средствами, после ремонта или реконструкции. Составление такого акта применяется на предприятиях для того, чтобы соответствующим образом оформить сдачи на ремонт или возвращение после реконструкции основных средств.

Форму ОС-3 можно использовать как примерный образец, а бланк акта допускается разрабатывать на предприятии самостоятельно. Но в этом случае руководству компании обязательно нужно помнить о том, что все указанные в законодательстве реквизиты все равно должны содержаться в документе.

Можно отметить и то, что составлять акт нужно и в том случае, когда балансовая стоимость ремонтируемого объекта уменьшается, и когда изменения не происходят.

Для всех видов основных средств предусмотренный единый порядок оформления акта. Этот документ можно создавать после проведения работ на любом основном средстве: транспорте, здании или оборудовании.

То, что первоначальная стоимость объекта была изменена, отражается той датой, которая отвечает времени окончания ремонтных работ (дата составления акта). Также на основании этого документа признаются и потраченные на ремонт средства.

Кто занимается его оформлением?

Заполнение формы ОС-3 имеет некоторые особенности. Основными из них являются:

оформлять бумагу нужно в тот день, когда был принят объект;
специально созданная для этого комиссия проводит осмотр объекта, подтверждает его проверку;
данные об осмотре записываются в форму ОС-3, после чего нужно сформировать заключение о том, в каком состоянии находится основное средство после проведения ремонтных работ;
все участники комиссии должны заверить акт.

Для заполнения акта на предприятии должна существовать специальная комиссия, которая занимается оформлением таких документов на постоянном основании. Ее обязанностями становится передача основных средств на ремонт и их прием по окончании работ. Но для выполнения этих действий руководство компании может выбрать и одно определенное лицо. Для назначения на эту работу комиссии или ответственного лица выдается внутренний приказ.

Заверением акта на форме ОС-3 должны заниматься такие лица:

сотрудники предприятия, которое принимает объект;
представители сдающей стороны;
главный бухгалтер принимающего предприятия;
руководство организации.

Эти лица получают такие обязанности:

необходимость проверки, выполнены ли все работы в полном объеме;
составление акта приема-передачи объекта основных фондов;
характеристика изменений, которые произошли с оборудованием;
наблюдение за тем, с каким успехом происходят испытания отремонтированного оборудования.

Если оформление этого документа происходит для другой организации, то нужно сделать две его копии. Одна из них должна пойти в бухгалтерию, другая – лицам, исполнявшим ремонтные работы.

Образец заполнения – пошаговая инструкция

Ремонтные работы могут проводиться прямо на предприятии. В этом случае акт можно составлять только в одном экземпляре, который передается в бухгалтерию. Если же модернизация или реконструкция оборудования происходит на стороннем предприятии, то акт должен быть составлен в двух экземплярах, один из которых должен получить исполнитель работ, а второй – бухгалтерия предприятия, владеющего основными средствами.

Документ составлен из двух разделов:

Состояние основных средств перед началом ремонта или реконструкции.
Данные о тратах, которые понесло предприятие во время проведения ремонтных работ.

Шапка формы ОС-3 содержит в себе такую информацию:

название организации, которая является заказчиком проведения работ;
название фирмы, которая является исполнителем работ;
код ОКУД;
код ОКПО.

Кроме того, в шапке документа должны быть приведены данные о договоре, по котором происходит заказ на выполнение ремонтных работ:

номер договора;
дата подписания документа;
фактическое время, выделенное под ремонт;
время, которое выделялось на ремонт по договору.

Все вышеприведенные данные должны быть подтверждены подписью руководства компании.

Оба раздела ОС-3 оформлены в виде таблиц. Первый из них (Данные о состоянии основных средств до того, как они были переданы в ремонт) оформлен в 7 столбцов:

Во втором разделе (Информация о тратах на проведение ремонтных работ, модернизации или реконструкции объектов) выделено 10 столбцов:

Порядковый номер.
Название объекта.
Вид ремонта.
Средства, которые были потрачены на демонтаж.
Цена ремонтных работ, которая была оговорена в договоре.
Цена реконструкции или модернизации по договору.
Реальная цена проведения ремонтных работ.
Реальная цена реконструкции объекта.
Траты, которые предприятие понесло на транспортировку.
Другие примечания.

Отдельной строкой под таблицей нужно указать окончательную стоимость ремонта объекта основных средств.

На другой стороне акта следует привести заключение, к которому пришла комиссия:

были ли выполнены все нужные работы в полном объеме;
что сделано не было;
как изменились характеристики объекта ОС после проведенных работ.

После полного заполнения акт обязательно должен быть подписан.

Дата, которой оформлен акт, обязательно должна отвечать времени, в которое ремонтные работы были окончены. После этого оборудование можно вводить в эксплуатацию.

Важно отметить, что виды проводимых работ в таблицах имеют разграничение. Это:

ремонт;
реконструкция;
модернизация.

Отдельным пунктом является заключение комиссии, которое оформляется после заполнения основных листов. В нем можно описать процедуру испытания объекта основных средств после проведения ремонта (если в них есть необходимость). Здесь же можно привести характеристику тех изменений, которые произошли с объектом (если проводилась модернизация или реконструкция).

Записи действий, проводимых по объекту, на основании формы ОС-3 необходимо внести в Инвентарную карту. Если объект был поддан изменениям, то их нужно внести в технический паспорт.

Особое внимание следует уделить второму разделу акта, где указываются суммы, потраченные на ремонт. Если следовать логике, то стоимость работ указывается без учета НДС. Это следует из статьи 168 НК, в которой говорится, что плательщик налога предъявляет покупателю стоимость налога отдельно. Но это относится лишь до тех работ, которые направлены на реализацию товаров.

Если же выполняется работа по объектам, которые используются в той сфере, где налогообложение не полагается, то из акта будет невозможно получить всю нужную для учета информацию. Поэтому рекомендуется дополнить вторую часть таблиц еще одним столбиком, который будет иметь название «Сумма НДС». Это сделает форму ОС-3 намного более информативной.

Если документ был полностью составлен, его может заверять руководство организации. После этого акт передают в бухгалтерию, где и делаются основные проводки. Также именно здесь сотрудники бухгалтерии вычисляют окончательные суммы, потраченные на ремонт.

Форма ОС-3 существует для заполнения акта о принятии основных средств, которые до этого были переданы на ремонт или модернизацию.

Вконтакте

Акт по итогам выполненных работ, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов и предметов учета основных средств, составляется по форме ОС-3.

Документ применяется как часть системы бухгалтерского учета в случаях принятия имущественных объектов после проведения работ по их восстановлению, усовершенствованию и ремонту. Унифицированная форма акта установлена законодательно.

Образец и пример заполнения формы ОС-3

Оформление

Оформление документа проводится согласно правил заполнения актов приема-передачи. В случае если все работы выполнены с привлечением собственных ресурсов предприятия, достаточно оформить только один оригинал акта. В иных ситуациях осуществление работ может быть проведено с использованием услуг специалистов и оборудования сторонних компаний по заказу предприятия. При таких условиях должен иметь несколько экземпляров, по одному для каждого участника сделки.

Прием объектов после ремонта, реконструкции или модернизации осуществляет назначенная руководителем предприятия комиссия. Все ее члены проводят тщательный осмотр и проверку основных средств, с целью засвидетельствования их технического состояния и возможности дальнейшей эксплуатации.

Акт формы ОС-3 должен быть подписан не только всеми участниками комиссии, но и назначенным лицом – представителем отдела, цеха, службы или ответственным сотрудником сторонней организации, где проводился процесс ремонта, реконструкции или модернизации объектов основных средств. Процедуру утверждения документа проводит руководитель предприятия.