Примерная номенклатура дел финансового (финансово-бюджетного) управления (отдела) в муниципальном образовании. Номенклатура дел по формированию документооборота по закупкам Устанавливаем сроки хранения дел

О.Л. Лобанова,
консультант по управлению закупками Академии промышленного менеджмента им. Н.П. Пастухова, г. Ярославль

Е.А. Пластинина,
кандидат экономических наук, заведующий кафедрой государственного и муниципального управления ФГБОУ ДПО «Государственная академия промышленного менеджмента имени Н.П.Пастухова»

В процессе закупочной деятельности у заказчиков формируется значительный массив документов. При этом закупочным законодательством устанавливаются требования о необходимости создания того или иного документа и частично требования к его содержательной части. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут вновь потребоваться после окончания работы с ними, поэтому в организациях должна быть организована работа по текущему хранению документов.

Архивные нормы

Вне зависимости от сферы деятельности, в которой создаются те или иные документы, действуют общеустановленные нормы. Вопросы, связанные с порядком организации и хранения значимых для общества и государства документов, регулируются непосредственно Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ). При этом таким документам придается статус «архивный».

А рхивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства<*>
<*> Подробнее читайте в статье О.Л. Лобановой "Как сохранить документы?" в журнале "Советник бухгалтера государственного и муниципального учреждения" № 6 за 2013 год. Статья включена в систему "Советник бухгалтера" и доступна по коду подписчика на нашем сайте.

Утверждение конкретного перечня архивных документов с указанием сроков их хранения закреплено за специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Например, приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден перечень архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Приказ № 558)<**>. Отметим, что указанный перечень содержит также упоминание закупочных документов, например:

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно

Номенклатура дел отдела эксплуатации мелиоративных систем, водопользования и кадастра

Федеральное государственное бюджетное учреждение «Управление мелиорации земель и сельскохозяйственного водоснабжения по Саратовской области» (ФГБУ «Управление «Саратовмелиоводхоз») в соответствии с Уставом выполняет функции государственного заказчика по объектам строительства и реконструкции в области мелиорации земель, сельскохозяйственного водоснабжения и социального развития села за счёт средств федерального бюджета. Следовательно, проводит различного рода закупки в соответствии с Федеральным законом «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»1. Приказом директора Управления от 10.04.2013 № 99 утверждён состав Единой комиссии по осуществлению закупок (далее - Единая комиссия) и Положение о ней. Документационное обеспечение деятельности Единой комиссии осуществляет секретарь комиссии.

С 1 января 2014 г. вступила в силу основная часть положений Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»2 (далее - Закон № 44-ФЗ), который регулирует государственные закупки от этапа планирования до этапа оценки их эффективности. Указанный закон заменил Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ.

Согласно Закону № 44-ФЗ предусмотрены значительные изменения правил осуществления государственных закупок. Поправки затрагивают как деятельность государственных и муниципальных заказчиков по организации и проведению закупок, так и деятельность участников государственных закупок. Например, в дополнение к старым способам определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) вводятся новые, такие как конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, запрос предложений. Заказчики будут обязаны утверждать, помимо плана-графика, составление которого предусмотрено действующим законодательством, план закупок на срок действия соответствующего закона о бюджете. Также заказчикам вменено в обязанность обоснование закупок, которое заключается в установлении соответствия планируемых закупок целям их осуществления и требованиям законодательства.

Следовательно, будут образовываться и новые виды документов.

Номенклатура Единой комиссии по осуществлению закупок

Ранее документы Единой комиссии формировались в дела в нескольких подразделениях Управления по месту их составления: отделе капитального строительства, производственном отделе, отделе правового обеспечения. В связи с увеличением объёма документооборота Единой комиссии, с целью концентрации документов по осуществлению закупок было принято решение выделить указанные документы в отдельный раздел номенклатуры дел. Составление указанной номенклатуры было поручено секретарю Единой комиссии и секретарю руководителя Управления.

На первом этапе были проведены консультации с членами Единой комиссии, детально изучены положения Федерального закона № 44-ФЗ в части документационного обеспечения деятельности комиссии, Положение о Единой комиссии по осуществлению закупок и проект Положения о Контрактной службе Управления, проект Регламента взаимодействия Контрактной службы со структурными подразделениями, должностными лицами и Единой комиссией, а также повторно проанализированы Устав Управления и Положения об отделах. Главная задача изучения данных документов - сбор полных сведений о функциях Единой комиссии, полномочиях, взаимосвязи со структурными подразделениями Управления, а также порядке документирования осуществления закупок.

На основании проведённого анализа были сделаны следующие выводы.

Первое. В соответствии с целями деятельности ФГБУ «Управление «Саратовмелиоводхоз» установлены следующие виды закупок:

открытый конкурс;

электронный аукцион;

запрос котировок;

запрос предложений и закупка у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя).

Второе. Составлен перечень документов, образующихся при проведении указанных закупок (см. табл. 1)

Таблица 1. - Перечень комплексов документов, образующихся в результате проведения определённого вида закупок

Документы, сопровождающие процедуру открытого конкурса	Извещения о проведении открытого конкурса Заявки на участие Журнал регистрации заявок Конкурсная документация и изменения к ней Заявления о предоставлении конкурсной документации Журнал регистрации заявлений о предоставлении конкурсной документации Запросы о даче разъяснений положений конкурсной документации Журнал регистрации запросов о даче разъяснений положений конкурсной документации Протоколы рассмотрения и оценки заявок на участие в открытом конкурсе Протоколы рассмотрения единственной заявки на участие в открытом конкурсе Запросы о даче разъяснений результатов открытого конкурса Журнал регистрации запросов о даче разъяснений результатов открытого конкурса Проекты контрактов, протоколы разногласий к ним Контракты
Документы, сопровождающие проведение электронного аукциона	Извещения о проведении электронного аукциона Документация об электронном аукционе и изменения к ней Разъяснения положений документации Протоколы рассмотрения первых частей заявок Протоколы рассмотрения единственной заявки на участие электронном аукционе Протоколы подведения итогов аукциона Журнал регистрации выдачи ключей усиленных неквалифицированных электронных подписей Сертификаты ключей проверки электронных подписей Контракты
Документы, создаваемые при проведении запроса котировок	Извещения о проведении запросов котировок Заявки на участие Журнал регистрации заявок Аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в запросе котировок и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам Протоколы рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок Запросы о даче разъяснений результатов рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок Журнал регистрации запросов о даче разъяснений результатов рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок Проекты контрактов и протоколы разногласий к ним Контракты
Документы, сопровождающие проведение процедуры запроса предложений	Извещения о проведении запроса предложений Приглашения принять участие в запросе предложений Документация о проведении запроса предложений Заявки на участие Журнал регистрации заявок Протоколы проведения запроса предложений Окончательные предложения участников Итоговые протоколы проведения запроса предложений Проекты контрактов и протоколы разногласий к ним Контракты
Документы, создаваемые в процессе закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)	Извещения об осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) Уведомления контрольного органа о намерении осуществления закупки Проекты контрактов и протоколы разногласий к ним Контракты.

Классификация комплексов документов по видам закупок позволила выявить общий состав документов и специфические виды документов для конкретного вида закупки. В рассматриваемый перечень также были внесены данные о форме их представления (например, проекты контрактов создаются в электронном виде).

В дальнейшем на основании составленного списка документов были сформулированы заголовки дел, подавляющее большинство которых соответствует приведённым в Законе3.

Наименования дел в номенклатуре Единой комиссии расположены по значимости: сначала организационные документы (Положение о Единой комиссии), затем распорядительные (приказы о создании комиссии, о проведении закупок), планово-отчётные (план закупок, отчёты об исполнении государственных контрактов, статистические отчёты), а затем документы о проведении закупок по их видам (открытый конкурс, электронный аукцион и т. д.) и по порядку проведения (извещение о проведении, заявки на участие и т. д.).

Основой для определения сроков хранения дел явились положения действующего законодательства и нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела. Так, в соответствии с положениями Закона № 44-ФЗ документы, образующиеся в процессе осуществления закупок, хранятся заказчиком не менее чем три года4. Однако в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов5 среди указанной документации имеется целый ряд документов с более длительными сроками хранения, свидетельствующими об их ценности.

Например:

Положения о Единой комиссии по размещению заказов - постоянно (ст. 274)

Государственные контракты - 5 лет, ЭПК (по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам - постоянный) (ст. 272)

Конкурсная документация, протоколы, извещения, уведомления, аудиозаписи, планы-графики, доверенности и другие документы - 5 лет, ЭПК (по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам - постоянный) (ст. 273).

Приведённые примеры из статей Перечня были учтены при разработке номенклатуры дел Единой комиссии по осуществлению закупок.

В результате проведённой работы по разработке номенклатуры дел Единой комиссии в сводной номенклатуре дел ей присвоен индекс «09», а её раздел включает 59 дел. Фрагмент номенклатуры представлен на рисунке 1.

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание

Единая комиссия по осуществлению закупок
09-19	Документы о подтверждении внесения денежных средств в качестве обеспечения заявки		5 лет, ст. 316
09-20	Протоколы вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе		5 лет, ЭПК, ст. 273-а
09-21	Аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе		5 лет, ЭПК, ст. 273-а	По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам - пост. эл. документ

Рис. 1 Фрагмент номенклатуры дел Единой комиссии по осуществлению закупок

Следует обратить внимание на тот факт, что в заголовках дел и графе «Примечание» имеются сведения об обязательном формировании дел с электронными документами. Одновременно имеются указания об установлении постоянного срока хранения для документов, сопровождающих крупные поставки и наиболее важные работы и услуги. В связи с этим возникает проблема обеспечения постоянного срока хранения для документов на электронных носителях.

Разработка номенклатуры дел отдела эксплуатации мелиоративных систем, водопользования и кадастра

Важными функциями ФГБУ «Управление «Саратовмелиоводхоз» является подача воды в районы Заволжья на питьевые и хозяйственно-бытовые нужды сельского населения, а также орошение земель. Контроль за осуществлением этих функций закреплён за Отделом эксплуатации мелиоративных систем водопользования и кадастра.

Исполнение закреплённых за отделом функции регламентируется рядом законодательных и иных нормативных актов: Водный кодекс Российской Федерации6, Федеральные законы «О мелиорации земель»7, «О безопасности гидротехнических сооружений»8; Федеральные целевые программы «Развитие водохозяйственного комплекса России в 2012-2020 годах»9 и «Развитие мелиорации земель сельскохозяйственного назначения в 2014-2020 годах»10, Положение о декларировании безопасности гидротехнических сооружений11 и другими.

После изучения указанных документов, а также Положения об Отделе водопользования был составлен перечень документов, обязательных для составления, и проведён его сравнительный анализ с имеющимися в наличии документами отдела. В результате было установлено, что в номенклатуре дел подразделения отражён не весь комплекс документов, возникающих в результате его деятельности. Например, в номенклатуру дел не включены схемы оросительных систем; сводные годовые планы водопользования Саратовской области были сформированы вместе с отчётами об их выполнении и оперативной информацией о наполнении водохранилищ; не были сформированы в дела документы по разработке Деклараций безопасности гидротехнических сооружений и т. д.

Были сформулированы заголовки вновь сформированных дел и переформулированы заголовки отдельных дел в соответствии с установленными наименованиями документов в законодательных актах. Порядок расположения дел в номенклатуре определялся степенью важности документов и их взаимосвязями.

Для установления сроков хранения использовались Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций12 и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций13.

Следует отметить, что большинство документов Отдела водопользования являются специфичными и применяются исключительно в сфере водопользования. Поэтому для установления сроков хранения некоторых категорий документов, отсутствующих в типовых перечнях, приходилось использовать метод аналогии. По каждому конкретному виду документов проводились консультации со специалистами отдела, сопоставление с другими документами, определялась роль документа в решении конкретной задачи, а также учитывалось дублирование информации. Например, для «сводного плана водопользования» был установлен постоянный срок хранения, как для годовых планов организации по профильным направлениям деятельности (ст. 285-а Перечня типовых архивных управленческих документов); для «решений о предоставлении в пользование водных объектов» установлен срок хранения «постоянно» по аналогии со ст. 791 того же Перечня, как для договоров и соглашений о приёме и сдаче земельных участков в аренду.

Так как ФГБУ «Управление «Саратовмелиоводхоз» является одновременно и организацией-заказчиком, и эксплуатирующей организацией, то при определении сроков хранения по «Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций» выбирался наибольший срок, установленный для указанных организаций.

Итогом проведённой работы стала переработанная номенклатура дел Отдела водопользования, включающая 31 дело, фрагмент которой представлен на рисунке 2.

03. Отдел эксплуатации мелиоративных систем,

водопользования и кадастра

03-12	Сведения о паспортизации государственных оросительных систем	Постоянно, ст. 802, 859, 928, 929	(Перечень НТПД)
03-13	Кадастр учёта мелиорированных земель	Постоянно, ст. 874, 875	(Перечень НТПД)
03-14	Оперативная информация об объёмах воды в водохранилищах	5 лет, ЭПК, ст. 87
03-15	Графики планово-предупредительных ремонтов	1 год, ст. 1024	После окончания ремонта (Перечень НТПД)
03-16	Акты предпаводковых и послепаводковых обследований ГТС	5 лет, ст. 1020	(Перечень НТПД)
03-17	Декларации безопасности ГТС водохранилищ	До замены новыми, ст. 1442	(Перечень НТПД)
03-18	Расчёты вероятного вреда, который может быть причинен жизни, здоровью физических лиц, имуществу физических и юридических лиц в результате аварии ГТС водохранилищ	До пересмотра критериев безопасности ст. 1466	(Перечень НТПД)
03-19	Утверждённые экспертные заключения Деклараций безопасности ГТС водохранилищ	3 года, ст. 1466	После окончания срок действия декларации (Перечень НТПД)

Рис. 2. Фрагмент номенклатуры дел отдела эксплуатации мелиоративных систем, водопользования и кадастра

Таким образом, технология разработки сводной номенклатуры дел предполагает выявление видового состава документального фонда организации (её структурных подразделений) в соответствии с её целями и направлениями деятельности с учётом действующего законодательства, содержанием локальных правовых актов, нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела, специфики деятельности организации и роли конкретного документа в реализуемой функции, применяемых технологий при создании документов. В процессе разработки номенклатуры недопустимо формальное отношение к перечисленным компонентам. В противном случае отсутствие систематизированного полноценного документального фонда организации отразится на результатах её деятельности.

1 Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (в ред. от 02.07.2013 № 171-ФЗ) // СЗ РФ. - 2005. - № 30. Ст. 3105.

2 Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (в ред. от 02.07.2013 № 188-ФЗ) // СЗ РФ. - 2013. - № 14. Ст. 1652.

3 Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (в ред. от 02.07.2013).

4 Там же, ст. 53 ч. 15.

5 Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2010. - № 38.

6 Федеральный закон от 3 июня 2006 г. № 74-ФЗ «Водный кодекс Российской Федерации» (в ред. от 21.10.2013 № 282-ФЗ) // СЗ РФ. - 2006. - № 23. Ст. 2381.

7 Федеральный закон от 10 января 1996 г. № 4-ФЗ «О мелиорации земель» (в ред. от 28.11.2011 № 337-ФЗ) // СЗ РФ. - 1996. Ст. 142.

8 Федеральный закон от 21 июля 1997 г. № 117-ФЗ «О безопасности гидротехнических сооружений» (в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ) // СЗ РФ. - 1997. - № 30. Ст. 3589.

9 Постановление Правительства РФ от 19 апреля 2012 г. № 350 «О Федеральной целевой программе «Развитие водохозяйственного комплекса Российской Федерации в 2012 – 2020 годах» // СЗ РФ. - 2012. - № 18. Ст. 2219.

10 Постановление Правительства РФ от 12 октября 2013 г. № 922 «О Федеральной целевой программе «Развитие мелиорации земель сельскохозяйственного назначения России на 2014 – 2020 годы» // СЗ РФ. - 2013. - № 43. Ст. 5544.

11:Постановление Правительства РФ от 6 ноября 1999 г. «Об утверждении Положения о декларировании безопасности гидротехнических сооружений (в ред. от 27.10.2012 № 1108) // СЗ РФ. - 1998. - № 46. Ст. 5698.

12 Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2010. - № 38.

13 Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения» (с изм. от 28.04.2011) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2007. - № 46.

УТВЕРЖДЕНА

приказом Министерства финансов

Екатеринбург

Список сокращений

Примерная номенклатура дел финансового (финансово-бюджетного) управления

(отдела) в муниципальном образовании

Организационно-распорядительная деятельность

Казначейское исполнение бюджета

Планирование и анализ доходов бюджета

Финансирование предприятий муниципальной собственности

Финансирование государственных, муниципальных органов власти и государственных функций

Финансирование социальной сферы

Финансовый контроль

Правовое обеспечение деятельности

Бюджетный учет и отчетность по исполнению бюджетов различного уровня

Бюджетный учет и отчетность по исполнению сметы расходов управления

Управление персоналом

Материально-техническое обеспечение, транспорт, связь

Информационно-техническое обеспечение деятельности и защита информации

Социально-бытовое и медицинское обеспечение

Деятельность профсоюзной организации

Приложение 1. Форма номенклатуры дел организации

Приложение 2. Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Список сокращений

	Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения, М., 2003
	до замены новыми
	до минования надобности
	для служебного пользования
	Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, М., 2004
	постоянно
	Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, М., 2000
	Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального Банка РФ, с указанием сроков хранения, М., 1994
	Федеральная налоговая служба России
	экспертно-проверочная комиссия

Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный список заголовков дел, образующихся в делопроизводстве финансового (финансово-бюджетного) управления (отдела) в муниципальном образовании (далее - управление).

Примерная номенклатура дел является методическим пособием и используется при составлении конкретных номенклатур дел.

Финансовые управления, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, должны иметь конкретные номенклатуры дел, которые составляются лицами, ответственными за делопроизводство и архив, в соответствии с разделом 2 Основных правил работы ведомственных архивов, М., 1986.

При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику делопроизводства, сложившуюся в данном управлении и требования архивных учреждений к номенклатурам дел.

Примерная номенклатура построена по функциональной схеме (по направлениям деятельности). Конкретная номенклатура строится по структурному принципу, в соответствии с утвержденным штатным расписанием, и должна отражать все документы, образующиеся в деятельности управления, в том числе специфические, не предусмотренные примерной номенклатурой.

Заголовки дел переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями, т. к. в примерной номенклатуре некоторые заголовки приведены в обобщенном виде. Кроме того, состав документов, образующихся в делопроизводстве управления, может со временем меняться. Эти изменения также должны быть учтены при составлении конкретных номенклатур. При этом не следует механически переносить в конкретную номенклатуру те дела, которые в данном управлении не образуются.

В конкретной номенклатуре заголовки дел могут конкретизироваться. Одному заголовку дела примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры.

В то же время несколько заголовков дел с одинаковыми сроками хранения при небольшом объеме документации могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело.

При небольшом объеме статистических отчетов управления с одинаковыми сроками хранения, они могут формироваться в одно дело с перечислением указанных статей и форм.

В графе 3 примерной номенклатуры указаны сроки хранения дел и номера статей «Перечня документов, образующихся в деятельности Центрального Банка РФ, с указанием сроков хранения» (ПЦБ), М., 1994, «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», М., 2000, «Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения» М., 2003, «Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения», М., 2004.

Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в конкретную без изменения. В необходимых случаях по согласованию с архивными органами и учреждениями сроки хранения некоторых документов могут быть увеличены. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с перечнями типовых документов, либо путем оценки специалистами, экспертной комиссией, исходя из их научной и практической ценности, и согласуются с ЭПК Управления архивами.

Документы с грифом «ДСП» группируются в отдельные дела. При небольшом количестве таких документов допускается группировать их в дела вместе с другими, по тому же вопросу, при этом данному делу присваивается гриф «ДСП» и соответствующие изменения вносятся в номенклатуру дел.

Конкретная номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистами данного управления, ответственными за делопроизводство и архив.

Форма конкретной номенклатуры дел определена «Основными правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Данные 1, 2 и 4-й граф конкретной номенклатуры проставляются на обложках дел.

В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

В отличие от примерной в конкретной номенклатуре 5 граф, в графе 3 конкретной номенклатуры против каждого заголовка дела по завершению его проставляется количество частей, томов.

Уточнения к срокам хранения, указанные в графе 4 «Примечание» примерной номенклатуры, переносятся в конкретную, иные примечания могут быть опущены, однако учитываются при составлении конкретной номенклатуры. Кроме того, в последней графе рекомендуется производить отметку о лицах, ответственных за формирование дел, о переходящих делах, об ограничении доступа к документам, о выделении дел к уничтожению. По истечении года, на который была составлена номенклатура, в конце ее ответственным за делопроизводство лицом подводится итог количества отложившихся в истекшем году дел, отдельно постоянного и временного хранения.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке управления в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Примерная номенклатура дел финансового (финансово-бюджетного) управления (отдела)

в муниципальном образовании

Индекс дела	Заголовок дела	хранения и № статьи по	Примечание


	01. Организационно-распорядительная деятельность

	Нормативно-правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения) органов законодательной и исполнительной власти Российской Федерации
	Нормативно-правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения) органов законодательной и исполнительной власти Свердловской области		* Относящиеся к деятельности управления – пост.
	Нормативно-правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения) органов местного самоуправления		* Относящиеся к деятельности управления – пост.
	Протоколы совещаний, приказы Министерства финансов Свердловской области		* Относящиеся к деятельности управления – пост.
	Инструкции, регламенты, методические указания Министерства финансов Свердловской области по основной деятельности		* После замены новыми
	Положение об управлении, свидетельства о регистрации
	Положения о структурных подразделениях управления
	Приказы (распоряжения) начальника управления по основной деятельности
	Приказы (распоряжения) начальника управления по административно-хозяйственным вопросам
	Протоколы совещаний у начальника управления
	Протоколы оперативных совещаний структурных подразделений управления
	Годовой план работы управления
	Годовые планы работы структурных подразделений управления
	Оперативные планы работы управления, структурных подразделений
	Годовой отчет о работе управления
	Квартальные отчеты о работе управления		* При отсутствии годовых, полугодовых – пост.
	Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководства управления
	Приемо-сдаточные акты, составленные при смене должностных и материально-ответственных лиц		* После смены должностного, материально-ответственного лица
	Докладные, служебные записки сотрудников управления
	Документы (акты, заключения, предписания, справки и др.) о проверках работы управления
	Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы); документы по их рассмотрению		* В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего рассмотрения
	Документы (справки, обзоры, вырезки из газет, аудиовизуальные документы и др.) по истории управления
	Документы (информации, вырезки из газет, обзоры и др.) по основной деятельности		* Освещающие историю управления – пост.
	Переписка с Министерством финансов Свердловской области по основной деятельности
	Переписка с органами законодательной и исполнительной власти Свердловской области, органами местного самоуправления по основной деятельности
	Переписка с предприятиями, учреждениями, организациями по основной деятельности
	Журнал регистрации приказов (распоряжений) начальника управления по основной деятельности		* Хранится в управлении. При ликвидации передается в государственный архив, если может быть использован в качестве научно-справочного аппарата
	Журнал регистрации приказов (распоряжений) начальника управления по административно-хозяйственным вопросам
	Журнал регистрации поступающих документов
	Журнал регистрации отправляемых документов
	Журнал (карточки) учета исполнения документов, поставленных на контроль
	Журнал регистрации обращений граждан
	Журнал регистрации приема посетителей
	Журнал учета принятых и отправленных телефонограмм, телеграмм
	Журнал учета принятых и отправленных факсограмм
	Журнал регистрации докладных, служебных записок сотрудников управления



	02. Формирование и исполнение бюджета

	Положения, инструкции, методические рекомендации, правила, порядок, информационные письма федеральных, областных и муниципальных органов исполнительной власти о бюджетном процессе , бюджетной классификации		* После замены новыми
	Бюджет муниципального образования, документы к нему
	Проект бюджета муниципального образования, документы к нему
	Сметы доходов и расходов распорядителей бюджетных средств и бюджетных учреждений *
	Пояснительная записка к годовому отчету управления об исполнении бюджета муниципального образования, документы к ней

	Переписка с бюджетополучателями об исполнении бюджета и финансировании
	Переписка с муниципальными органами исполнительной власти, учреждениями, предприятиями муниципального образования о выдаче и возврате кредитов
	Сводные реестры лимитов бюджетных обязательств муниципального образования
	Сводные реестры расходных обязательств муниципального образования
		* После закрытия счета
	Аннулированные карточки с образцами подписей клиентов
	Заявки учреждений, предприятий муниципального образования на финансирование

	Реестры финансирования организаций-бюджетополучателей
	Книга регистрации лицевых счетов






	04. Планирование и анализ доходов бюджета

	Нормативно-правовые акты органов государственной власти и местного самоуправления. Копии		* Относящиеся к деятельности управления – постоянно
	Прогноз поступления доходов в бюджет муниципального образования, документы к нему
	Документы (заявления, акты сверки, уведомления и др.) по вопросам возвратов налогоплательщикам налогов, сборов и др. обязательных платежей
	Документы (копии решений, распоряжений; согласования, отчеты, договоры) о предоставлении инвестиционного налогового кредита
	Документы (анализы, сведения, итоги недоимки с разбивкой по налогам и переписка) о недоимке в бюджетную систему
	Документы (информации, сведения, переписка и др.) о поступлении доходов в бюджет муниципального образования
	Документы (анализы, пояснительные записки и др.) об исполнении доходной части бюджета муниципального образования
	Документы инспекции ФНС России, предоставляемые для анализа и составления проекта бюджета (отчеты ф. , 4-НМ)
	Документы (протоколы, решения, сведения и переписка) о признании безнадежными к взысканию и списании недоимки, задолженности по налогам, пеням и штрафам

	Документы (копии решений, договоры, отчеты, расчеты) о предоставлении рассроченных кредитов предприятиям агропромышленного комплекса		* После истечения срока действия договора
	Документы (копии решений, договоры, отчеты, расчеты) о выдаче кредитов предприятиям торговли, потребкооперации, крестьянским, фермерским хозяйствам		* После истечения срока действия договора
	Переписка о предоставлении кредитов, субсидий предприятиям агропромышленного комплекса




	09. Финансовый контроль

	Квартальные планы контрольно-ревизионной работы
	Годовой отчет управления о результатах контрольно-ревизионной работы, объяснительная записка к нему
	Квартальные отчеты управления о результатах контрольно-ревизионной работы
	Документы (акты, справки, переписка и др.) о проведении проверок по заданиям Министерства финансов Свердловской области*		* По каждому учреждению, предприятию может быть заведено отдельное дело
	Документы (акты, справки, переписка и др.) о проведении проверок по заданиям правоохранительных органов*		* По каждому учреждению, предприятию может быть заведено отдельное дело
	Документы (распоряжения, планы, программы проведения проверок, акты, справки, объяснительные записки и др.) о проведении плановых проверок учреждений, организаций-бюджетополучателей*		* По каждому учреждению, предприятию может быть заведено отдельное дело
	Постановления о взыскании штрафных санкций за нецелевое использование бюджетных средств
	Информации, доклады о результатах проверок и ревизий, направленные в органы местного самоуправления
	Переписка по вопросам финансового контроля
	Книга учета нарушений, выявленных в ходе проверок



	10. Правовое обеспечение деятельности

	Нормативно-правовые акты законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов, органов местного самоуправления. Копии
	Устав муниципального образования. Копия		* После замены новым
	Заключения управления на проекты решений, постановлений, распоряжений
	Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, протоколов, определений, решений, характеристик и др.) представляемых в правоохранительные, судебные органы		* После вынесения решения
	Переписка по правовым вопросам
	Журнал регистрации исков и претензий



	11. Бюджетный учет и отчетность по исполнению бюджетов различного уровня


	Сводки о выполнении планов по доходам и расходам денежных средств бюджета муниципального образования
	Акты, справки документальных проверок постановки бюджетного учета и отчетности управления Министерством финансов Свердловской области
	Акты сверки управления с отделением Федерального казначейства и инспекцией ФНС России о перечисленных и поступивших платежах и других доходах в бюджет муниципального образования
	Акты инвентаризации задолженности по бюджетным кредитам и состояния муниципального долга по полученным и предоставленным кредитам
	Заключения управления по возвратам неналоговых платежей (доходов)
	Выписки из банковского счета местного бюджета
	Выписки из лицевого счета отделения федерального казначейства по исполнению областного бюджета и документы к ним
	Выписки из лицевого счета отделения федерального казначейства по исполнению местного бюджета и документы к ним
	Оборотные ведомости по доходам местного бюджета
	Ведомости учета внутренних расчетов между органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджета
	Ведомости учета невыясненных поступлений
	Переписка с предприятиями, организациями муниципального образования о финансировании, организации и ведении бюджетного учета и отчетности
	Главная книга по исполнению бюджета муниципального образования		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Главная книга по ведению учета финансирования муниципальных учреждений, выполняющих государственные функции		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Муниципальная долговая книга
	Карточки учета выданных кредитов		* После погашения кредитов
	Карточки учета получателей бюджетных средств и кассовых расходов
	Журналы бухгалтерских операций и документы к ним		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Книга учета платежных поручений		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Журнал регистрации договоров о предоставлении бюджетных кредитов
	Книга учета долгов муниципальных предприятий по кредитным договорам		* После окончания срока действия последнего договора
	Сводные реестры поступления и выбытия бюджетных средств
	Реестр поручительств, выданных администрацией муниципального образования по кредитным договорам		* После окончания срока действия последнего договора
	Журнал учета чековых книжек



	12. Бюджетный учет и отчетность по исполнению сметы расходов управления

	Приказы, распоряжения, инструктивные письма Министерства финансов Свердловской области о бюджетном учете и отчетности, присланные для сведения
	Положения о премировании работников и оказании материальной помощи		* После замены новыми
	Годовая смета расходов, штатное расписание управления и документы к ним
	Годовой бухгалтерский отчет управления об исполнении сметы расходов на содержание аппарата управления
	Квартальные бухгалтерские отчеты управления об исполнении сметы расходов на содержание аппарата управления		* При отсутствии годовых – пост.
	Ежемесячные бухгалтерские отчеты управления об исполнении сметы расходов на содержание аппарата управления		* При отсутствии годовых – пост.
	Налоговые декларации управления по уплате налога на прибыль , имущество, НДС и транспортного налога
	Квартальные отчеты управления по уплате налога на прибыль, имущество, НДС		* При отсутствии годовых – пост.
	Налоговые декларации по единому социальному налогу, по государственному пенсионному страхованию
		* После истечения срока действия договора
	Акты, справки документальных проверок исполнения сметы расходов управления Министерством финансов Свердловской области и другими контролирующими органами

	Исполнительные листы и реестр исполнительных листов		* Не менее 5 лет
	Оборотные ведомости по балансовым и забалансовым счетам		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов
	Документы (протоколы, акты, сличительные ведомости и др.) об инвентаризации имущества управления		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения








	13. Управление персоналом

	Нормативно-правовые акты законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов, органов местного самоуправления по вопросам организации работы с персоналом. Копии*		* Относящиеся к деятельности управления – пост.

	Журнал учета личных дел работников управления



	14. Материально-техническое обеспечение, транспорт, связь

	Приказы, распоряжения, инструктивные письма Министерства финансов Свердловской области по вопросам материально-технического и хозяйственного обеспечения, присланные для сведения
	Свидетельства о владении, пользовании, распоряжении имуществом
	Положение о конкурсной комиссии по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг управления
	Протоколы заседаний конкурсной комиссии по проведению торгов (конкурсов) на закупку товаров и документы к ним
	Годовые сведения управления об автотранспорте и о протяженности ведомственных и частных автодорог (ф. (автотранспорт)
	Договоры о материально-техническом обеспечении и документы к ним		* После истечения срока действия договора
	Договоры о сдаче зданий, помещений в аренду (субаренду) и документы (технические паспорта, планы, схемы) к ним
	Паспорта зданий* и оборудования		* Памятников архитектуры – пост. ** После ликвидации здания, оборудования
	Договоры подряда на строительство, реконструкцию и ремонт объектов
	Паспорта транспортных средств	До списания транспортных средств
	Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии, ремонте и списании транспортных средств		* После списания транспортных средств
	Переписка управления об административно-хозяйственной деятельности
	Карточки учета материальных ценностей у работников управления		* После списания материально-имущественных ценностей. При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Акты, справки об уничтожении печатей, штампов		* При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков – пост.
	Журнал оттисков печатей и штампов
	Журнал учета выдачи печатей и штампов, ключей



	15. Информационно-техническое обеспечение деятельности и защита информации

	Приказы, распоряжения, инструктивные письма Министерства финансов Свердловской области по вопросам использования технических и программных средств, организации автоматизированного информационного обмена		* После замены новыми
	Приказы, распоряжения, инструктивные письма Министерства финансов Свердловской области по вопросам информационной безопасности и защиты информации		* После замены новыми
	Положение об организации информационной безопасности управления
	Перечень сведений конфиденциального характера*
	Технический паспорт на защищаемое помещение*		** После ликвидации здания, списания оборудования
	Документы (акты, протоколы, справки) о проверках обеспечения защиты информации
	Переписка по вопросам защиты информации
	Протоколы приема-передачи данных на электронных носителях
	Журнал учета доступа к информационным ресурсам, содержащим сведения, составляющие служебную тайну*	62к ПД МНС



	16. Социально-бытовое и медицинское обеспечение


	Положение о комиссии по социальному страхованию
	Протоколы заседаний комиссии по социальному страхованию		* При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Документы (списки, справки, ведомости, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании, отдыхе работников управления и членов их семей





	17. Деятельность профсоюзной организации

	Протоколы профсоюзных собраний, заседаний профсоюзного комитета, документы к ним
	Документы (справки, акты, докладные записки, заявления, переписка и др.) об осуществлении профсоюзной деятельности
	Ведомости учета членских взносов



	18. Архив

	Нормативные и методические документы (правила, положения, инструкции, методические указания и рекомендации) по организации делопроизводства и архивного дела, присланные для сведения
	Положение об архиве, экспертной комиссии управления
	Инструкция управления по делопроизводству
	Протоколы заседаний экспертной комиссии управления
	Документы (справки, акты и др.) о проверке состояния делопроизводства и условий хранения документов в архиве управления
	Номенклатура дел управления
	Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния приема и передачи, выделения документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов,)		* При ликвидации управления передается на государственное хранение
	Описи дел постоянного хранения управления
	Описи дел по личному составу управления		* После уничтожения дел
	Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения		* После уничтожения дел
	Журнал регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
	Книга (журнал) учета выдачи дел во временное пользование



Составитель: Ведущий специалист Управления архивами Свердловской области






СОГЛАСОВАНО Протокол экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области от 01.01.2001 № 14

Приложение 1

Формат А4 (210х297)

Форма номенклатуры дел организации

Приложение 2

Формат А4 (210х297)

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Примерная номенклатура дел по формированию документооборота по закупкам в соответствие с нормами 44-ФЗ? Срок хранения этих документов?

Ответ

Оксана Баландина , шеф-редактор Системы Госзаказ

С 1 июля 2018 года по 1 января 2019 года у заказчиков переходный период – разрешено проводить и электронные, и бумажные процедуры. С 2019 года конкурсы, аукционы, котировки и запросы предложений на бумаге запретят, кроме восьми исключений.
Читайте, какие закупки проводить на ЭТП, как выбрать площадку и получить электронную подпись, по каким правилам заключать контракты в переходный период и после.

В соответствии ч. 1 ст. 2 Закона № 44-ФЗ законодательство РФ о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд основывается на положениях Конституции РФ, Гражданского кодекса РФ, Бюджетного кодекса РФ и состоит из Закона № 44-ФЗ и других федеральных законов, регулирующих отношения, указанные в ч. 1 ст. 1 Закона № 44-ФЗ. Одним из таких федеральных законов является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ).

Так, согласно ч. 3 ст. 6 Закона № 125-ФЗ, п.п. 5.2.6. Постановления Правительства РФ от 20 июля 2011 г. № 590 "О Министерстве культуры Российской Федерации", полномочиями по утверждению перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения наделено Минкультуры России. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Данный перечень подготовлен в соответствии с Законом № 125-ФЗ с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов, и включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Для получения полного доступа к порталу ПРО-ГОСЗАКАЗ.РУ, пожалуйста, зарегистрируйтесь . Это займет не больше минуты. Выберите социальную сеть для быстрой авторизации на портале:

Согласно п. 273 вышеуказанного перечня документы (конкурсная документация, протоколы аудиозаписи, запросы, извещения уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания , графики - календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации в организации - заказчике и в других организациях должны храниться 5 лет. При этом по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам решениями экспертно-проверочных комиссий срок хранения может устанавливаться постоянным.

В свою очередь, в Законе № 44-ФЗ также предусмотрены сроки хранения различных документов. При этом в отличие от конкретного срока, указанного в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, сроки, установленные в Законе № 44-ФЗ, определяют минимальный срок хранения каждой категории документов. *

Так, согласно ч. 15 ст. 53 Закона № 44-ФЗ протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем 3 года.

В соответствии с ч. 2 ст. 24 Закона № 44-ФЗ конкурсы бывают следующих категорий: открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс , закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс. В свою очередь, согласно ч. 3 ст. 56 Закона № 44-ФЗ при проведении конкурса с ограниченным участием применяются положения Закона № 44-ФЗ о проведении открытого конкурса с учетом особенностей, определенных в ст. 56 Закона № 44-ФЗ. В соответствии с ч. 3 ст. 57 Закона № 44-ФЗ при проведении двухэтапного конкурса применяются положения Закона о контрактной системе о проведении открытого конкурса с учетом особенностей, определенных в ст. 57 Закона № 44-ФЗ. Согласно ч. 2 ст. 85 Закона № 44-ФЗ при проведении закрытого конкурса применяются положения Закона о контрактной системе о проведении открытого конкурса с учетом положений ст. 85 Закона № 44-ФЗ. В соответствии с ч. 11 ст. 85 Закона № 44-ФЗ при проведении закрытого конкурса с ограниченным участием применяются положения Закона о контрактной системе о проведении конкурса с ограниченным участием и закрытого конкурса с учетом положений ст. 85 Закона № 44-ФЗ. Согласно ч. 15 ст. 85 Закона № 44-ФЗ при проведении закрытого двухэтапного конкурса применяются положения Закона о контрактной системе о проведении двухэтапного конкурса с учетом положений ст. 85 Закона № 44-ФЗ и положений о закрытом конкурсе.

Таким образом, срок хранения документов, указанный в ч. 15 ст. 53 Закона № 44-ФЗ (не менее, чем три года), применяется к открытому конкурсу, конкурсу с ограниченным участием, двухэтапному конкурсу, закрытому конкурсу, закрытому конкурсу с ограниченным участием, закрытому двухэтапному конкурсу. *

В соответствии с ч. 10 ст. 60 Закона № 44-ФЗ документы и информация, связанные с проведением электронного аукциона и полученные или направленные оператором электронной площадки в форме электронного документа в соответствии с данным законом, хранятся оператором электронной площадки в соответствии с едиными требованиями, предусмотренными ч. 4 ст. 59 Закона № 44-ФЗ. *

Так, например, согласно Регламенту организации и проведения открытых аукционов в электронной форме для размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд, разработанного электронной площадкой ЗАО "Сбербанк-АСТ", хранение электронных документов осуществляется на электронной площадке оператора в течение 10 лет.

Исходя из ч. 13 ст. 90 Закона № 44-ФЗ протокол рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокол закрытого аукциона, заявки на участие в закрытом аукционе , документация о закрытом аукционе, изменения, внесенные в документацию о закрытом аукционе, и разъяснения документации о закрытом аукционе хранятся заказчиком в течение 3 лет. *

Таким образом, в настоящее время, срок хранения документов, указанных в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, составляет для заказчика 5 лет и не противоречит требованиям Закона № 44-ФЗ, за исключением документов в отношении закрытого аукциона, а именно протокола рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокола закрытого аукциона, заявок на участие в закрытом аукционе, документации о закрытом аукционе, изменений, внесенных в документации о закрытом аукционе, и разъяснений документации о закрытом аукционе, которые хранятся заказчиком в течение 3 лет согласно ч. 13 ст. 90 Закона № 44-ФЗ.

Что касается документов по запросу предложений, то, заказчику следует, применив ст. 6 ГК РФ (аналогия закона), хранить документы по данному конкурентному способу также 5 лет.

Следует отметить, что в графе № 3 вышеуказанного перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. То есть, если документация о закупке оформлена и отработана в 2014 году, то срок ее хранения начинается с 1 января 2015 года и соответственно по 31 декабря 2019 года, далее документация готовится к архивированию или уничтожению согласно перечню, установленному законодательству и положениям делопроизводства заказчика.

Учитывая изложенное, документы о проведении открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса, электронного аукциона, запроса котировок, запроса предложений заказчику следует хранить 5 лет. Документы в отношении закрытого аукциона, а именно протокола рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокола закрытого аукциона, заявок на участие в закрытом аукционе, документации о закрытом аукционе, изменений, внесенных в документации о закрытом аукционе, и разъяснений документации о закрытом аукционе, заказчику следует хранить в течение 3 лет.

В качестве примерной номенклатуры дел по формированию документооборота по закупкам в соответствие с нормами Закона № 44-ФЗ может быть комплектация и хранение документов по способу закупки. Например, отдельно копии всех документов, созданных при проведении электронного аукциона; отдельно документация, протоколы, заявки и др. документация по открытому конкурсу; по закупке у единственного поставщика и т.д. Так же целесообразно отдельно хранить отчетность заказчика (отчет по объему закупок у СМП и СОНКО, отчет об исполнении контрактов и т.д.)

Документы о проведении открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса, электронного аукциона, запроса котировок, запроса предложений заказчику следует хранить 5 лет. Документы в отношении закрытого аукциона, а именно протокола рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокола закрытого аукциона, заявок на участие в закрытом аукционе, документации о закрытом аукционе, изменений, внесенных в документации о закрытом аукционе, и разъяснений документации о закрытом аукционе, заказчику следует хранить в течение 3 лет.

Журнал - единственный журнал, на страницах которого практические разъяснения дают не только ведущие эксперты отрасли, но и специалисты ФАС России и Минэкономразвития России.